Этикет письменного делового общения

Адрес на конверте, отправляемом за рубеж, пишется  не так, как принято в России: сначала  пишут фамилию и имя того, кому направлено письмо, затем номер дома и улицу и только потом город, штат и страну (для США очень важен индекс). Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма.

Обычно  фирмы и организации направляют свою корреспонденцию в конвертах, на которых типографским способом обозначен их адрес. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз - в левом верхнем углу письма. Письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя просвечивал через окошко конверта. Фамилия адресата пишется с инициалами: первыми пишутся инициалы, а затем - фамилия. Вежливость требует поставить перед инициалами одно из сокращений: "г-ну" (господину), "г-же" (госпоже), или "г-дам" (господам) Эти сокращения не употребляются самостоятельно, без фамилии.

Если  у адресата есть титул или звание, то вместо обращения "г-ну" можно  их указать, причем такие звания и  титулы, как генерал, полковник, профессор  или президент, предпочтительно  писать полностью, особенно на конверте письма. Во всех западноевропейских странах, так же как и в США, в устном и письменном обращении опускать титулы и звания считается невежливым. Однако писать и говорить "господин + титул или звание + фамилия" принято лишь в Германии. В Англии часто употребляется вежливое обращение "эсквайр", сокращенно "эск." (Esquire - Esq), например: "Джону Смиту, эск."

Причем  обращение "эсквайр" никогда не употребляется в совокупности со словом "господин". В США, как  правило, следуют английской практике переписки, однако английская форма  обращения "эсквайр" не употребляется. В США и Англии, если адресат - замужняя дама, то пишется имя и фамилия ее мужа, а в адресе писем незамужним дамам всегда должно указываться их имя. Во Франции, так же как и в Англии, дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, однако его не принято упоминать в тексте письма.

Искусством  писать письма владеют далеко не все. Когда человек пишет письмо, он должен думать не о себе, а о том, кому оно адресовано. Чтобы возникло волшебное ощущение беседы с помощью письма, нужно использовать некоторые приемы, например, употреблять в личных письмах характерные для вашей речи обороты; периодически упоминать имя человека, кому адресовано письмо, это создаст эффект разговора; не стоит думать слишком долго над тем, как именно выразить свою мысль, так создается впечатление, что вы действительно беседуете со своим другом; краткий рассказ намного интереснее долгого "переживания", не стоит об этом забывать.

На полученное письмо по правилам этикета требуется  ответить в течение недели. Если письмо получено в присутствии посторонних, его нужно распечатать и мельком взглянуть на текст, оставив внимательное прочтение на потом. Давать адресованное вам письмо другому человеку на принято. Абсолютно недопустимо вскрывать и читать письма, адресованные другому человеку, пусть даже и самому близкому. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    1.5 Рекомендательное письмо 

    Рекомендательные  письма были обязательны в дореволюционной  России, например, при устройстве на работу, затем эта традиция была утрачена (ее в некотором смысле заменили характеристики с последнего места работы), а за рубежом она не прерывалась. Сейчас она снова возрождается в России.

Если  вы даете рекомендательное письмо тому, кого знаете лично, оно приобретает  форму делового, поэтому его следует  напечатать на машинке и адресовать конкретному лицу. В письме должно содержаться неявное одобрение рекомендуемого и подразумеваться просьба обратить внимание на этого человека. Однако рекомендательные письма не стоит давать тому, кто рекомендации не заслужил.

Идеальное рекомендательное письмо состоит из четырех разделов:

вводного, в котором вы представляетесь адресату и в сжатой форме описываете обстоятельства знакомства с рекомендуемым вами лицом;

характеристики, в которой приводятся сведения об образовании, уровне подготовки и опыте  рекомендуемого, его черты характера и способности, которые могут пригодиться той фирме, куда соискатель стремится попасть;

просьбы ознакомиться с прилагаемым послужным  списком (резюме) и краткими анкетными  данными, а также назначить рекомендуемому лицу встречу для собеседования;

заключительного, где вы выражаете свою признательность. Иногда вместо рекомендательного письма достаточно визитной карточки с пометкой: "Рекомендую вам Джека Уайта".

Рекомендовать можно не только для устройства на работу, а также одних своих  знакомых - другим, своего друга - родственникам и т.п. 
 
 
 
 

    1.6 Благодарственное письмо 

    Во  многих странах благодарственные письма являются необходимым элементом  общения. Не прислать благодарственное письмо за приглашение, поздравление, оказанное гостеприимство - значит проявить себя крайне невоспитанным человеком, с которым потом не будут поддерживать отношения.

В России сейчас такие письма на уровне личного  общения распространены очень мало, однако надо учитывать, что для поддержания хороших деловых отношений с иностранными партнерами владеть культурой благодарственных писем совершенно необходимо. За оказанные услуги всегда нужно благодарить письмом или лично.

Считается обязательным элементом этикета  отправить благодарность за свадебные  подарки, даже если благодарность уже  была выражена устно, причем не позднее  чем через три месяца, а лучше  сразу же после получения подарка. Письмо с благодарностью за оказанное гостеприимство высылается в течение недели после отъезда.

     1.7 Поздравительные письма 

    На  все поздравительные письма, за исключением  стандартных или официальных, необходимо посылать ответы. Поздравительные письма отправляют по поводу помолвки и оформления брака, при рождении ребенка, в связи с продвижением по службе или другими достижениями. Письмо с поздравлением по случаю вступления в брак принято отправлять в течение восьми дней с момента получения сообщения об этом событии.

Письмо  с выражением соболезнования

В России письма с выражением соболезнования обычно пишут от руки, стараясь, чтобы письмо не получилось черствым и официальным. Можно также отправить телеграмму с теплыми словами утешения. За рубежом часто присылают по поводу смерти знакомого (но не родственника) стандартную, напечатанную типографским способом открытку, куда только вписывают имя, от кого эта открытка. Обычно это нужно сделать в течение 10 дней с момента получения сообщения о случившемся. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    1.8 Открытка 

Цветные открытки, в изобилии продающиеся  во всем мире, предназначены для  того, чтобы посылать короткие приветы  и сообщения о себе из путешествия, отпуска, поздравления к празднику или дню рождения, они служат приятным знаком внимания со стороны родственников и друзей.

Сейчас  появилось большое число открыток с уже напечатанным красивым шрифтом  текстом поздравлений и пожеланий по самым разнообразным поводам. На таких открытках обязательно нужно сделать маленькую приписку от руки, выразив личные чувства по праздничному поводу. Даже самое выразительное напечатанное стандартное послание не может компенсировать знаки личного внимания. Если открытка посылается от имени супружеской пары, то тот, кто ее пишет, обычно ставит свое имя последним. В англоязычных странах слова "мистер и миссис" в подписи на поздравительных открытках никогда не ставятся.

Если  на фирме существует традиция отправлять клиентам и партнерам поздравительные открытки к Рождеству и Новому году, то их следует посылать не на домашний адрес получателя от лица президента или другого ответственного сотрудника фирмы, а на адрес офиса и от лица фирмы. Если партнер по бизнесу является одновременно вашим хорошим знакомым, то можно направлять поздравления ему и его жене на их домашний адрес, даже если вы с его женой незнакомы.

В том  случае, когда открытка фирменная, т.е. на ней уже типографским способом напечатано название вашей фирмы, необходимо лично подписать каждую посылаемую открытку и неплохо добавить от себя хотя бы несколько слов, например: "Наилучшие пожелания в Новом году". Если этого не сделать, то поздравление лишится того чувства доброжелательности, которое оно должно символизировать. 
 
 
 
 

    1.9 Телеграмма 

    Телеграммы  как способ корреспонденции появились  около ста лет назад, и за это  время устоялись определенные правила  их текста. При передаче телеграммы оплачивается каждое слово, поэтому  текст телеграмм обычно не имеет  знаков препинания, а составляется так, чтобы передаваемая информация была понятной при минимальном количестве слов. Если телеграмма отправляется за рубеж и пишется, например, на английском языке, можно опускать артикли, некоторые предлоги и другие служебные слова, однако нужно следить, чтобы в результате такой экономии смысл оставался понятным.

Обычно  в телеграммах опускают слова  приветствия и прощания, поскольку  основная цель телеграммы - донести  срочную информацию. Кроме того, можно использовать некоторые общепринятые сокращения (такие как официальные сокращения названия стран, штатов в США, названия графств в Великобритании и проч.). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    1.10 Факс и электронная почта 

    Одним из самых быстрых способов передачи информации, в частности документации, является отправление информации по факсу. Для этого используются факсимильные копировальные аппараты (телефаксы). С их помощью можно за 12 сек. Отправить посредством каналов факсимильной связи точную копию какого-либо документа: контракт, запрос, диаграмму, фотографию и т.п., если он срочно требуется, например, фирме-партнеру для изучения или обсуждения.

Если  у фирмы есть такой способ связи, то на ее бланке в заголовке вместе с номером телефона дается и номер  факса. Обычно телефаксное сообщение  оформляется в виде делового письма, в котором даны все необходимые реквизиты: дата, внутренний адрес, обращение, заключительная формула вежливости и т.п. Стилистически такие сообщения могут быть менее официальными, чем деловые письма.

Электронная почта (E-mail) - способ моментальной передачи информации. При передаче информации с помощью этого средства связи нужно следить за тем, чтобы сообщение не содержало информации, не предназначенной для чужих глаз, максимально соответствовало форме печатных документов и было кратким. Существующая модель электронной почты предполагает два концептуальных уровня обработки сообщений. Отправитель (или источник) создает электронное сообщение и передает его на первый уровень обработки агенту-пользователю, который от имени отправителя передает его на второй уровень транспортному агенту.

Последний передает сообщение транспортному агенту следующего почтового сервера и т.д., пока оно не попадет транспортному агенту адресата. Полученное сообщение передается агенту-пользователю получателя для хранения. Получатель может обратиться к агенту-отправителю для того, чтобы прочитать сообщение, сохранить или ответить на него.

Сообщения, принимаемые транспортным агентом, имеют специальный формат, детали которого зависят от особенностей почтового  протокола. При обмене сообщениями формат должен быть известен всем агентам.

     Заключение 

    Современные формы деловой переписки, принятые теперь в международном общении, сложились около 150 лет назад в  Англии. Именно там зародились основные правила этикета составления  корреспонденции. Эпистолярный жанр был очень популярен в ХІХ - начале ХХ в., до появления других форм корреспонденции.

В России за советское время культура составления  личных и деловых писем была утрачена. Нормальную деловую переписку часто  заменяли циркуляры или письма без строгой формы, в то время как за рубежом формальным сторонам деловой и личной корреспонденции по-прежнему уделялось большое внимание. Чтобы не упасть в грязь лицом и не испортить по неведению хороших взаимоотношений с иностранными партнерами, обязательно нужно соблюдать этикет переписки. Безусловно, сейчас значительная часть информации передается с использованием электронных средств связи, но любому человеку всегда приятно получить написанные рукой друга письма, различного рода открытки, красиво выполненные приглашения. Соблюдение правил переписки добавит дополнительные плюсы к как деловому, так и личному имиджу.

Список использованной литературы 

1. И.Н. Кузнецов Современный этикет, 2003