Этикет письменного делового общения

Негосударственное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

“Московский институт лингвистики” 
 
 

Специальность_____________________________________________________           

Дисциплина _______________________________________________________ 

РЕФЕРАТ

на  тему:

             __________________________________________________________________

             __________________________________________________________________

             __________________________________________________________________ 

Выполнил  студент … курса (Группа)

ФИО (полностью)

Проверил ________________________________________________________________________________________________ 

МОСКВА 2012 г.

 

Содержание 

Введение

1. Этикет письменного  делового общения………………………….……….

1.1 Бланк…………………………………………………………………………

1.2 Визитная карточка…………………………………………………………

1.3 Деловое письмо……………………………………………………………..

1.4 Личное письмо………………………………………………………..

1.5 Рекомендательное  письмо………………………………………………..

1.6 Благодарственное  письмо…………………………………………………

1.7 Поздравительные  письма…………………………………………………

1.8 Открытка…………………………………………………………………..

1.9 Телеграмма…………………………………………………………………

1.10 Факс и  электронная почта………………………………………………….

Заключение…………………………………………………………………….

Список использованной литературы………………………………………… 

 

     Введение 

    Современный этикет наследует обычаи практически всех народов мира с очень давних времен до наших дней. Сегодня, когда возможности общения с людьми из разных стран заметно расширились, важно знать не только иностранный язык, но и особенности национального этикета разных народов, чтобы не попасть впросак, посещая ту или иную страну.

Современный этикет - составная часть внешней  культуры человека и общества. В  него входят те требования, которые  приобретают характер более или  менее строго регламентированного  церемониала и в соблюдении которых  имеет особое значение определенная форма поведения.

Тому, кто  владеет знаниями в области современного этикета, оценивать ситуацию и выбирать стиль поведения намного легче.

Главное - помнить, что в любой ситуации и в любой стране нужно руководствоваться  здравым смыслом, рациональностью поведения и проявлять искреннее уважение к окружающим.

Мы привыкли к тому, что ежедневно каждый из нас общается со многими людьми. Мы делаем это не задумываясь, общение кажется нам естественным и обыденным. Но для того, чтобы нас правильно понимали и воспринимали, следует соблюдать определенные нормы и правила, регулирующие социальное и профессиональное поведение, которые называют этикет.

Бурное  развитие деловых отношений с  другими странами привело к необходимости  знакомства с правилами делового этикета, которым до последнего времени уделялось мало внимания, точнее, существовавшие внутренние правила плохо походили на те, что были приняты за рубежом.

Современный этикет - это своеобразный кодекс хороших  манер и правил поведения. Тема этой контрольной работы заключается в более глубоком изучении делового этикета, а именно этикета письменного делового общения.

 

     1. Этикет письменного делового  общения 

    1.1 Бланк 

    Одна  из первых деловых бумаг, с которыми сталкивается клиент, - это бланк  фирмы. Бланк фирмы во многом характеризует  ее: по нему может сложиться первое впечатление о деловых партнерах. Поэтому по возможности не стоит  экономить на фирменных бланках - следует использовать лучшую бумагу, прибегнуть к услугам хорошей типографии. Как правило, бланк печатается типографским способом на белой или цветной бумаге в один или несколько цветов.

На бланке должны присутствовать название фирмы, регистрационный номер и дата регистрации, адрес, телефон и факс. Иногда указывают имена директоров фирмы (обычно это делается в нижнем колонтитуле). В последнее время на бланке все чаще ставится адрес электронной почты в формате Интернета.

Не рекомендуется  указывать на бланке фирмы банковские реквизиты - лучше при необходимости впечатать их в конце письма соответствующего содержания. На бланке может находиться логотип фирмы, что будет выгодно отличать его от других. При этом важно соблюсти соразмерность и сбалансированность рисунка и текста. Логотип должен быть простым, легко узнаваемым и выполненным на профессиональном уровне. В ряде случаев бланк может быть номерным, т.е. внизу или на обороте указывается его уникальный порядковый номер. Такие бланки подлежат строгой отчетности. Иногда использование номерного бланка заменяет использование печати.

В дополнение к бланку хорошо воспринимается выполненный  в том же стиле конверт с  логотипом фирмы.

Для передачи факсимильных сообщений лучше пользоваться бланком упрощенной формы в черно-белом  исполнении, избегая мелкого шрифта и тонких деталей рисунка, учитывая тот факт, что факсимильные аппараты плохо передают полутона и мелкие штриховые линии.

В личной переписке также могут употребляться  бланки и однотипные конверты. В  этом случае вполне уместно ограничиться указанием имени или монограммы владельца. На личном бланке может указываться также и почтовый адрес.

Для бланков  нужно правильно выбрать бумагу. Если фирма имеет "блестящий" имидж, то будет разумно отразить это  в выборе бумаги с блеском, и, наоборот, если фирма предлагает такой вид услуг, как утешение, то лучше выбрать более грубую, матовую тяжелую бумагу, которая выглядит так, как будто в ней есть глубина. Для дизайнера по интерьеру вполне уместно использовать бумагу "под мрамор", но для аудиторской фирмы это будет недопустимо.

Цвет  шрифта также имеет большое значение, например, темно-коричневые или темно-серые  буквы на кремовом фоне выглядят традиционно, а черные на белом - очень по-деловому. Используя цветную бумагу, следует  учитывать, что ее цвет может менять цвет краски и чернил, которым выполнен текст, - так, темно-синяя краска потеряет свою синеву на желтом фоне. Если бизнес имеет динамичный и энергичный имидж, то можно использовать желтый и красный цвет, а если бизнес "успокаивающий", то можно. Включить консервативные цвета типа темно-синего или серого.

Рисунки шрифтов - это "тайные пружины", которые  следует выбирать очень продуманно. Так, например, прописные буквы посылают сигнал авторитарности, строчные говорят  о дружелюбии. Печать уже представляет собой корпоративный имидж, когда название напечатано черными буквами на белом фоне. Шрифты могут выходить из моды, но ряд шрифтов четко ассоциируется с эпохой, так, например, "элегантные" шрифты стиля мотерн придадут всем бумагам соответствующий имидж. Важно также, чтобы шрифт был разборчивым - даже самый красивый, но неразборчивый шрифт может произвести плохое первое впечатление.

К особому  виду деловых бумаг относятся  благодарные открытки с тесненным  шрифтом, которые заказываются фирмой вместе с бланками, визитными карточками, конвертами и пр. Их отправляют в ответ на личного рода поздравления, получаемые должностными лицами от незнакомых людей в честь победы на выборах, по случаю присвоения почетных званий и назначения на государственные должности. 
 
 

    1.2 Визитная карточка 

    Визитные карточки также способствуют созданию положительного имиджа, как личного, так и фирмы. История использования визитных карточек достаточно глубока, но к настоящему времени сложились определенные общепринятые нормы их применения. В основе их лежит простое понимание, что визитная карточка - это то, что остается у знакомого, собеседника, делового партнера после очной или заочной встречи с человеком.

Карточка  должна не только содержать те сведения, которые он хотел бы о себе оставить, но и содействовать сохранению у партнера того имиджа, к созданию которого человек стремится.

Как правило, визитная карточка - это небольшой  прямоугольник белого полуплотного картона хорошего качества с текстом, отпечатанным типографским способом. Четких правил в отношении размеров визитных карточек нет, но обычно у мужчин они могут быть несколько больше, чем у женщин, - скажем, 90 Х 50 мм и 80 Х 40 мм (в Великобритании визитные карточки женщин больше чем у мужчин). Визитная карточка молодой девушки может быть еще меньше - как правило, 70 Х 35 мм.

С распространением специальных альбомов для хранения карточек стандартного размера визитные карточки больших размеров постепенно выходят из практики. Шрифт карточки должен быть легко читаем. Имя, как  правило, выделяется полужирным шрифтом  чуть большего размера.

Визитная  карточка может печататься на языке  страны, где живет или пребывает  в настоящее время владелец, либо на английском языке. В стране, где  два официальных языка (например, в Бельгии - фламандский и французский), целесообразно иметь отдельные визитные карточки на каждом языке.

На внешний  вид карточек (размер, шрифт, язык текста и его размещение) и на пользование  ими могут влиять местные традиции. Сейчас стали использовать двусторонние карточки - с текстом на другом языке  на оборотной стороне. Если придерживаться строгих протокольных норм, то это не совсем верно, поскольку оборотная сторона предназначена для того, чтобы на ней можно было сделать какие-то записи.

Как правило, визитная карточка должна иметь черный текст на белом фоне, нормы строгого этикета не рекомендуют отходить от этой гаммы. Бумагу лучше выбирать слегка тонированную с сатинированной поверхностью, на глянцевой бумаге карточки выглядят хуже.

Деловые визитные карточки являются неотъемлемым атрибутом современного делового общения. Отправляясь на встречу с деловыми партнерами, во избежание неловкой ситуации лучше запастись соответствующим количеством визитных карточек.

Первое  представление чаще всего начинается с обмена ими. Особое значение они  имеют при общении с иностранцами, людьми, не говорящими на вашем родном языке. На визитной карточке должны быть четко обозначены фамилия и имя (отчество) владельца, название фирмы или организации и должность, полный почтовый адрес и другие сведения. Также на ней вполне уместно поместить логотип фирмы или организации.

У государственных  чиновников, депутатов на визитной карточке могут быть изображены государственный флаг или герб. На деловой визитке иногда указываются звание или титул, должность, номера телефона (телефонов), факса, электронной почты. Если сменился телефон или наименование должности, то следует позаботиться о том, чтобы как можно скорее заказать новые визитные карточки.

Деловая визитная карточка без указания адреса не соответствует нормам этикета (исключения составляют дипломаты и высшие государственные должностные лица). Если организация имеет несколько филиалов, то на деловых визитных карточках ее представителей могут быть указаны несколько адресов.

Визитные  карточки сотрудников магазинов, предприятий  сферы услуг, коммивояжеров по своему оформлению часто отступают от строгих норм этикета, поскольку это не только информационная, но и рекламная продукция. На таких карточках на обороте может быть помещена небольшая схема окрестностей, на лицевой стороне можно встретить фотографию ее владельца, красочный символ, девиз фирмы.

Кроме деловых отношений визитная карточка, оправдывая свое название, может использоваться и в иных, более обыденных, ситуациях. Ее можно вложить в букет цветов или приложить к подарку, чтобы  человек мог узнать, от кого они. При этом обратную сторону можно использовать в качестве мини-открытки, написав несколько слов с выражением пожеланий, поздравлений или благодарности.

В ряде стран принято помещать в левом  нижнем углу визитной карточки сокращения, которые позволяют безошибочно  определить, по какому случаю ее прислали. В сокращениях используются первые буквы французских слов.

P. F. - pour feliciter - поздравление; на счастье

P. C. - pour condoleance - с соболезнованием

P. R. - pour remercier - в знак благодарности

P. P - pour presenter - разрешите представиться

P. F. C. - pour faire connaissance - в честь прекрасного знакомства