При деловой встрече с иностранными партнерами первыми визитные карточки вручают хозяева. На переговорах после процедуры обмена визитками, чтобы правильно произносить и не путать имена, карточки целесообразно расположить на столе перед собой в таком порядке, в каком сидят партнеры.

     Не  принято вручать лично визитную карточку с выражением благодарности или иных чувств.

     Посетитель  в фирме, учреждении может предъявить свою визитную карточку секретарю для  доклада о себе, особенно в случае незаявленного ранее визита. Карточка может открыть посетителю дверь  кабинета занятого должностного лица.

     Принявший визитную карточку должен ее прочесть. Фамилию партнера, чтобы быть уверенным  в ее правильном произношении –  произнести вслух.

     Получив визитку никаких пометок на ней  в присутствии вручившего делать не стоит также нельзя вертеть визитку в руках, мять ее. В ходе разговора, сопровождающего знакомство, карточку лучше сразу не убирать, а держать перед собою на столе или в руках. Это, в частности, поможет вам не забыть и не перепутать имя нового знакомого – оно всегда перед вами. Но вот забыть на столе карточку или, едва отойдя от нового знакомого, выбросить ее – вопиющий знак неуважения.

     Во  время переговоров следует положить визитные карточки перед собой, соответственно рассадке партнеров. Если требуется надписать на визитке какое-либо уточнение, то лучше попросить хозяина карточки самому сделать это.

     Если  визитная карточка прилагается к  подарку, ее вкладывают в коробку  с подарком. Конверт с визиткой заклеивают только в том случае, когда послание носит сугубо личный характер.

     Если  визитную карточку вкладывают в букет  цветов, посылаемый по официальному поводу, к празднику, то на карточке, чуть выше набранного имени, нужно сделать  короткую приписку. Если цветы посылают по случаю похорон, никакой приписки делать не надо. Карточку в конверте прикрепляют к бумаге, в которую упакованы цветы.

     В некоторых случаях визитная карточка служит рекомендацией. Например, если у делового человека нет времени  для составления рекомендательного  письма, он может просто передать свою визитную карточку по назначению, написав на ней фамилию человека, которого рекомендует.

     Для того чтобы пригласить кого-либо на неофициальный прием, следует написать его имя и фамилию вверху на визитной карточке, а внизу указать  наименование приема, место его проведения, число и время.

     Если  на вашей визитной карточке не хватает  места для этой информации, можно  написать текст приглашения на открытке и отправить, приколов к ней визитную карточку, приглашаемому.

     При перемене адреса следует послать деловому партнеру старую визитную карточку вместе с новой, на которой имеются новые реквизиты.

     Новый номер телефона можно, в крайнем  случае, вписать и от руки. А вот  вписывать от руки новую должность  считается неприличным. При изменении  должности необходимо срочно печатать новые визитки.

     Визитные  карточки, которые посылаются по почте  или с посыльным, вкладываются в  специальный конверт, на котором  от руки чернилами, на пишущей машинке, компьютере пишутся имя, фамилия  и должность адресата.

     В один конверт могут быть вложены визитные карточки для нескольких лиц. В этом случае в левом верхнем углу каждой карточки карандашом или ручкой пишется фамилия лица, которому она адресована. В одном конверте на имя одного лица могут быть посланы визитки от разных лиц.

     На  визитные карточки ответ полагается давать визитной карточкой в течение 24 часов после их получения.

     После представления женщине мужчина  должен как можно скорее, не позднее, чем через неделю, послать ей свою визитную карточку и карточку для  ее супруга, даже если супругу он не был представлен.

     При проведении больших мероприятий  типа симпозиумов, конференций и  т.п. их организаторы заказывают большие  визитные карточки – бейджи, с указанием  имени, фамилии, ученого звания, должности, организации, учебного заведения или научного центра. Бейджи прикалывают на левой стороне груди. Их носят только в здании, где проходит мероприятие.

     В ряде пособий для деловых людей  можно встретить рекомендацию пользоваться любым случаем, чтобы предложить свою визитную карточку.

   Пометки и надписи на визитных карточках

 

     Визитные  карточки, оставляемые при отсутствии адресата в офисе или дома (в  резиденции) лично их владельцами, принято  загибать в соответствии с местной  традицией. В России принято в  подобных случаях загибать (а затем распрямлять) правый верхний угол карточки или ее правую сторону по всей ширине. Фамилия того, кому оставляется карточка, на ней не пишется.

     В подобной ситуации в России конца XIX века использовались «практичные и  удобные визитные карточки, имеющие  на четырех углах начальные буквы различных случаев, могущих быть причиной посещения. Например, «П» означает поздравление, «О» – отъезд и, следовательно, прощальный визит, «Ж» – желание осведомиться о состоянии здоровья, «В» – возвращение из продолжительной отлучки, – и в случае отсутствия хозяев дома загибают угол, где находится буква, означающая цель визита».

     В наши дни в левом верхнем или  нижнем углу визитной карточки могут  быть сделаны пометки, установившиеся в международном протоколе сокращения, условно обозначающие повод, по которому посылаются карточки. Эти сокращения являются первыми буквами соответствующих французских слов. Поскольку они используются в дипломатической, деловой и светской практике, необходимо знать значение этих сокращений.

     P.F. (pour feter) – чтобы поздравить с праздником. Поздравлять принято по случаю Нового года, Рождества, национального праздника. Для поздравления по случаю Нового года к надписи P.F. добавляется N.A - P.F.N.A. (pour feter le Nouvel An). Если партнеры прислали поздравления с новым годом первыми, то следует их поблагодарить и в свою очередь поздравить - P.R.F.N.A. (pour remercier et pour feter le Nouvel An).

     P.R. (pour remercier) – чтобы поблагодарить. Эта надпись делается в знак благодарности за поздравления или выражение соболезнования, за подарки и другие какие-либо мелкие услуги, в течении 24 часов посылается как ответная визитная карточка.

     P.F.C. (pour fairе connaissance) – чтобы выразить удовлетворение знакомством.

     P.C. (pour condole`ances) – чтобы выразить соболезнование. Визитку с такой пометкой следует посылать в случае смерти делового партнера.

     P.P.P. (pour prendre part) – для выражения соболезнования и с готовностью помочь.

     P.P. (pour presenter) – для представления. В этом случае визитка лица, которое желает быть представленным, посылается для заочного представления вместе с визиткой человека, хорошо известного тому, кому представляют, или официального лица. На этой второй визитке и проставляются буквы р.р. На визитке представляемого никаких пометок не делается;

     P.P.C. (pour prendre conge`) – чтобы попрощаться. Визитная карточка с этими сокращениями направляется в связи с длительным отпуском или окончательным отъездом из страны. Это делается в том случае, когда не наносится прощальный визит.

     Визитные  карточки с буквами p.r., p.p.c. остаются без ответа. В ответ на визитные карточки с сокращениями p.p.c., p.c., p.f. посылают свою визитку с буквами p.r., то есть благодарят. На визитку с сокращениями p.p. ответ дается в адрес представляемого лица визитной карточкой без подписи. Это означает, что представление принято и в дальнейшем можно налаживать личные контакты.

     На  визитных карточках, которые использует в своих контактах все более  широкий круг людей, часто пишут  краткие сообщения без названных  сокращений, на родном или иностранном языке. Текст всегда пишется в третьем лице, и подпись не ставится.

   Применение  визитных карточек.

 

     Все полученные визитки целесообразно  систематизировать с учетом сферы  деятельности их владельцев, по организациям, по алфавиту. Удобны для хранения карточек специальные визитницы или визиткарды. Если руководитель имеет секретаря, эту работу можно поручить ему.

     Анализ  визитных карточек – следует сказать, что во многих фирмах за рубежом  такая работа ведется постоянно, – может дать дополнительную информацию о статусе ее владельца, организации, которую он представляет. Адрес показывает территориальное расположение – центр города, окраина, новые перспективные районы и т.п.

     Можно узнать, является ли человек, вручивший  визитную карточку, представителем фирмы, имеющей собственное здание, т.е. солидной фирмы, арендует ли она этаж в элитном офисном здании или имеет небольшое служебное помещение, затерянное среди корпусов жилой застройки.

     То  же – с телефонами. Чем больше телефонных номеров, номер с секретарем, номер АТС и т.п., тем более крупной и серьезной представляется фирма.

     Визитные  карточки, собранные на протяжении ряда лет активной деятельности фирмы, делового человека, могут составить  ценное досье, стать основой картотеки  действующих или потенциальных партнеров, клиентов, различных «полезных» людей и организаций. Визитки могут лежать без движения в вашем текущем архиве, но в случае необходимости быть востребованы как информационная единица, как инструмент для восстановления знакомства.

     Профессиональному секретарю нужно понимать роль и значение визитных карточек, различать их виды и функциональное назначение, процедуры их использования. Понимать «зашифрованные» символы надписей на карточках, все случаи, когда на присланные визитки следует дать ответ и, как положено, не позднее, чем через 24 часа после ее получения.

     В приемной у секретаря всегда должен быть запас представительских карточек фирмы и руководителя. Желательно, чтобы компания считала нужным заказать специальную визитку для секретаря, в организаторской и представительской работе которого она будет очень полезной.

   Недостатки  визитной карточки

 

     1. Визитка имеет нестандартный  размер

     Она выбивается из общей стопки всей коллекции  визиток. Она слишком длинная, и  поэтому торчащий край загнут и запачкан. Она слишком короткая, и постоянно выпадает из стопки визиток. Она не влезает в визитницу.

     2. Визитка имеет неровные края.

     Судя  по всему визитка создана и  растиражирована в домашних условиях. Никто бы даже и не догадался, если бы не:

     a. тупые ножницы;

     b. тупая бритва;

     c. кривая линейка; 

     d. неаккуратность автора.

     3. Визитка выполнена на тонкой  бумаге.

     Рассматриваемый объект потому и называется «визитной  карточкой», что он выглядит как  карточка. «Бумажка» и «карточка» как-никак разные вещи.

     4. Визитка напечатана на разноцветной бумаге.

     Стандартно, визитка выполнена на чисто-белой  бумаге любой неброской фактуры. Эта же визитка выглядит как вкладыш  от BubbleGum'а.

     5. Визитка некачественно отпечатана.

     Судя  по всему визитка создана и  растиражирована в домашних условиях. Никто бы даже и не догадался, если бы не:

     a. безграмотность в работе с  принтером; 

     b. нехватка краски для принтера;

     c. старый или испорченный принтер; 

     d. некачественная бумага;

     e. неаккуратность автора.

     6. Визитка похожа на шпаргалку.

     Текст слишком мелкий или слишком крупный, информация хаотично разбросана, логотип  также неаккуратно «брошен» и  имеет слишком крупный (мелкий) размер, визитка имеет тонкую чёрную рамку (линия обреза), нарушены пропорции, задействованы все цвета радуги, полная безвкусица.