Деловой Этикет и протокол

     Подготовку  документов, содержащих важные сведения, следует доверять проверенным людям. Количество экземпляров должно быть строго ограниченным. При необходимости следует определять степень конфиденциальности документа, а также срок действия ограничительных грифов.

     Множительная  техника должна находиться под надёжным контролем. Количество копий должно строго учитываться, их уничтожение – контролироваться. Существует правило – наиболее ценные документы руководители копируют сами.

     Черновики секретных документов должны готовиться в тетрадях с пронумерованными листами. После подготовки документов «набело» черновики уничтожаются.

     В процессе хранения и пересылки секретных документов могут быть применены средства защиты и сигнализации при несанкционированном доступе к ним.

     Работа  с персоналом. Главное место в  организации надёжной защиты секретной информации должно отводиться работе с кадрами. Работа должна быть организована таким образом, чтобы сотрудник имел доступ только к той информации, которая необходима ему в процессе выполнения прямых служебных обязанностей.

     Специалисты в области противодействия промышленному  шпионажу дают следующие рекомендации:

     использовать  любую возможность для пропаганды программ обеспечения режима секретности;

     всемерно  стимулировать заинтересованность сотрудников в выполнении режима секретности;

       периодически вознаграждать сотрудников за успехи в защите секретной информации.

     Информация о клиентах и конкурентах. В капиталистических странах сведения о клиентах принято считать не коммерческой тайной фирмы, а скорее, её капиталом. Поэтому список клиентов фирмы и иные сведения о них составляются в первую очередь усилиями руководителя, и эта информация не доверяется даже его ближайшему окружению.

     На  каждого клиента собирается информация о его привычках, характерных  чертах поведения, интересах в личной жизни, о предоставляемых ему  фирмой привилегиях. В этой информации отражаются также сведения о требованиях клиента к качеству товаров и услуг, о режимах доставки ему товаров, периодичности поставок, сведения об особенностях оплаты и иных специфических чертах контрактов с этим клиентом. Здесь обозначаются и данные, определяющие прибыльность сотрудничества с ним.

     Сбор  информации о клиентах и конкурентах  должен быть упорядочен самым тщательным образом и эта информация должна находиться только у руководителя фирмы.

     Рынок, его информационные структуры ещё находятся на начальной стадии развития, поэтому получение достоверной информации может осуществляться:

     собственными  силами через создание аналитического отдела, отдела маркетинга, службы изучения спроса и предложения;

     получением  нужной информации у тех коммерческих структур, которые ей располагают (банки, страховые компании, биржи);

     обращением  за помощью к службам промышленной контрразведки, к частным сыскным  агентствам. 

      4). Заключение 

     Итак, хотелось бы подвести итог вышесказанному и дать несколько советов деловому человеку.

     Бизнесмен переводится с английского языка  как «деловой человек», а правильнее было бы – «человек дела», но чтобы  им стать, необходимо изжить два качества, присущие большинству из нас: некомпетентность и необязательность.

     Всегда  немедленно отвечайте на любое проявление заинтересованности, даже если Вы ещё не приняли окончательного решения. Было бы неплохо взять на вооружение лозунг японских бизнесменов: реагировать немедленно, действовать молниеносно.

     Прежде  чем устанавливать контакты с  партнёрами, необходимо знать, смогут ли они без особых проблем связаться с Вами – обратите внимание на средства связи.

     Особое  место в деятельности делового человека занимает подбор партнёров. Поэтому  Ваша задача установить, что фирма, с которой Вы собираетесь иметь  дело, действительно существует, что она надежна и преуспевает.

     В деловом мире широко распространены «письма о намерениях». Компании пишут друг другу, чтобы проинформировать о своих намерениях относительно сотрудничества в каком-то деле. Это  ни на кого не налагает никаких обязательств. Такие письма указывают лишь на то, что люди серьёзно относятся к бизнесу, и если у Вас действительно есть, что предложить, то провести переговоры для заключения сделки следует без промедления. Учитесь искусству переговоров, тщательно готовьтесь к любой деловой встрече и тесной работе с любым партнёром и обязательно просчитайте всё вплоть до мелочей, прежде чем начать любое дело. Не приступайте к производству товаров и услуг, пока не убедитесь, что сможете реализовать свою продукцию. Если на неё нет спроса, то нет смысла её выпускать. Узнать, что нужно людям, можно после тщательного изучения рынка, что требует времени и денег. Но эти средства многократно окупятся в будущем – рынком владеет тот, кто владеет информацией.

     Неплохо задуматься о том, как бы Вы хотели себя представить, какой образ фирмы создать. Имидж можно создать с помощью запоминающихся слоганов, фирменных бланков, конвертов, визиток. Не следует недооценивать воздействия, которое оказывает на получателя внешний вид Вашего письма, Вашей визитной карточки.

     Не  помешает и знание иностранного языка, так как переговоры через переводчика  – не лучший вариант.

     Ваше  рабочее место должно излучать радость  и покой как для Вас, так  и для посетителя. Интерьер формирует внутреннее состояние. Это ведёт к росту продуктивности труда и улучшению самочувствия людей. Поэтому забота о придании привлекательности рабочему месту должна в значительной мере определять деятельность каждого делового человека. Позаботьтесь об интерьере.

     В 1912 году российскими предпринимателями были выработаны семь принципов ведения дел в России:

     уважай  власть;

     уважай  право частной собственности;

     уважай  человека труда;

     будь  целеустремленным;

     будь верен своему слову;

     будь  честен;

     живи  по средствам.

     К вышесказанному можно добавить:

     не  раздражайтесь, не теряйтесь, не распыляйтесь;

     помните, что нет ничего болезненнее для  человека, чем унижение;

     будьте терпимы к недостаткам партнёров, если эти недостатки не мешают Вашему бизнесу.

     5). Список использованной литературы 

1). Соловьев  Э. Я. «Современный этикет. Деловой протокол» – М., 2003.

2). «Этика  российского рынка. Антология», редакторы  Марк Р. Эллиотт, Скотт Лингенфельтер  – М., 1992.

3). Холопова  Т. И., Лебедева М. М. «Протокол  и этикет для деловых людей»  – М., 1995.

     Размещено на Allbest.ru