Деловое общение

       - Стиль под названием «торговля за себя». У такого стиля нет крайностей. Оба показателя умеренные. Такие люди неплохо ориентируются в ситуации, прислушиваются к чужим мнениям и мыслям, стараются показывать только лучшие свои качества. У людей о них создается благоприятное впечатление, и они признают его своим лидером. 

       3. Деловые переговоры как основная форма делового общения. 

       3.1 Переговоры: понятие и сущность 

       Переговоры  – это деловое взаимное общение  с целью достижения совместного  решения. На протяжении всей нашей жизни  мы ведем переговоры, обмениваемся обязательствами и обещаниями. Всякий раз, когда двум людям нужно прийти к согласию, они должны вести переговоры.

       В переговорах принимает участие  группа, представляющая интересы организации. Возглавляет ее, как правило, руководитель. Здесь очень важны его навыки в общении с людьми, умение вести  себя гибко в зависимости от ситуации. От этого на деловых переговорах будет зависеть результат, который непременно скажется на всей организации.

       Переговоры  протекают в виде деловой беседы по вопросам, представляющим интерес  для обеих сторон, и служат налаживанию кооперационных связей.

       Переговоры  существенно различаются по своим  целям: заключение договора о поставках, на проведение научно-исследовательских  или проектных работ, соглашение о сотрудничестве и координации деятельности и т. д. В процессе переговоров люди хотят:

       -добиться  взаимной договоренности по вопросу  в котором, как правило сталкиваются интересы;

       -достойно  выдержать конфронтацию, неизбежно  возникающую из-за противоречивых  интересов не разрушая при этом отношения.

       Чтобы достичь этого надо уметь:

       а) Решить проблему;

       б) Наладить межличностное взаимодействие;

       в) Управлять эмоциями.

       За  столом переговоров могут сойтись  люди, имеющие различный опыт ведения  переговоров. Они могут иметь  различный темперамент (например, сангвиник  и холерик) и различное специальное  образование (например, техническое и экономическое). В соответствии с этим большим разнообразием отличается и сам ход переговоров. Они могут протекать легко или напряженно, партнеры могут договориться между собой без труда или с большим трудом или вообще не прийти к какому-либо соглашению 

       3.2 Подготовка и порядок ведения переговоров. 

       Подготовка переговоров включает:

       -анализ  проблемы (определение предмета  переговоров, информация о партнере, наличие альтернатив, ваши интересы  и интересы партнера);

       -планирование переговоров (выработка переговорной концепции, определение целей, задач, стратегии переговоров, экономические расчеты, основные позиции, возможные варианты, подготовка необходимой технической и справочной документации);

       -планирование  организационных моментов;

       -первые  контакты с партнером. 

       Ведение переговоров.

       Нельзя  предложить точную модель проведения любых конкретных переговоров, если не считать, конечно, крайне обобщенные схемы:

       -приветствие и введение в проблематику;

       -характеристика  проблемы и предложения о ходе переговоров;

       -изложение  позиции (подробно);

       -ведение  диалога;

       -решение  проблемы;

       -завершение. 

       Переговоры  предназначены в основном, для  того чтобы с помощью взаимного  обмена мнениями (в форме различных  предложений по решению поставленной на обсуждение проблемы) “выторговывать” отвечающее интересам обеих сторон соглашение и достичь результатов, которые бы устроили всех участников переговоров.

       Переговоры  проводятся:

       -по  определенному поводу (например, в  связи с необходимостью налаживания кооперационных связей);

       -при  определенных обстоятельствах (например, несовпадение интересов);

       - с определенной целью ( например, заключение соглашения);

       -по определенным важным вопросам (политического, экономического, социального или культурного характера).

       Зачастую удается достичь договоренности лишь после всестороннего обсуждения проблемы; в ходе всяких переговоров обнаруживаются различные интересы, и партнеры пропускают их через призму собственных потребностей. Немало важную роль играет и то, с какими преимуществами (или негативными моментами) связано для партнеров заключение того или иного соглашения, особенно при оценке новых, выдвинутых лишь в процессе переговоров, вариантов решения. 
Всякие переговоры требуют тщательной подготовки: чем интенсивней они ведутся (с использование анализов, расчетов экономического эффекта, заключений и т. д.), тем больше шансы на успех. Обратная же картина наблюдается в том случае, когда при ведении переговоров в должной мере не учитываются различные объективные и психологические аспекты. В чем же состоят эти недостатки?

       “Холодный запуск”. Партнер вступает в переговоры, не обдумав предварительно в достаточной степени, их необходимость,  цель, сложности и возможные последствия.

       В этом случае за ним лишь “ответный ход”, т.е. он будет реагировать, а не действовать (инициатива будет исходить не от него).

       “Отсутствие программ” - У партнера нет четкого плана действий в пределах максимальных и минимальных требований. Легче вести переговоры имея в голове (или на бумаге) различные варианты действий. Обычно (вне переговоров) для осуществления необходимых решений достаточно распоряжения.

       “Главное чтобы меня это устраивало” - Партнер настолько выпячивает собственные интересы, что представители другой стороны не видят для себя никаких преимуществ. Подобное несовпадение интересов, зачастую вызываемое узко эгоистичными ведомственными соображениями блокирует собеседника, отбивая у него охоту вести, переговоры вообще.

       “Пускать  все на самотек” - Партнер не имеет четкого представления о собственных конкретных предложениях и аргументах детальных требованиях и критериях оценки предмета переговоров позиции и ожидаемой реакции противоположной стороны. Эффективность переговоров снижается из-за недостаточной их подготовки.

       “Коммуникативные  заморыши” - Неправильное поведение одного из партнеров, отрицательно сказывается на атмосфере переговоров, мешает достижению их цели.

       «Партнер разучился слушать» (или некогда не владел этим искусством).

       Участник  переговоров в ответ на высказывание партнера:

       - ведет себя не по-деловому, а излишне эмоционально не сдержано;

       - не аргументирует, а своенравно отстаивает свою позицию;

       - не приводит новые факты, не  выдвигает новые предложения,  а излагает известные мешающие решению проблемы позиции;

       - участник переговоров не руководствуется общими интересами совместной ответственности за общее дело, не выделяет этот аспект.

       С помощью анализа реального положения  дел выявляется несовпадение интересов  участвующих в переговорах сторон, что ведет к возражениям, встречным  требованиям, отказам и т. д. Недооценивается значение психологических моментов (например, готовности участников переговоров пойти на встречу партнеру). У многих руководителей эти способности развиты недостаточно.

       Успех переговоров не в последнюю очередь  зависит от принципиального отношения собеседников к переговорам вообще и от их поведения в конкретной ситуации.

       б) Поведение при ведении переговоров

       Надо  исходить из того, что переговоры необходимы и полезны для решения кооперационных задач отдела предприятия комбината. Если мы хотим чтобы переговоры прошли конструктивно и с пользой для обеих сторон надо учитывать приведенные ниже рекомендации.

       Надо  настойчиво добиваться намеченной цели, убедительно аргументировать свои предложения, но не будьте слишком упрямы и глухи к мнению партнера: на переговорах, как известно приказов не отдают. Достойно представлять свои интересы, вносить предложения по решению обсуждаемой на переговорах проблемы. Стремится достичь таких соглашений, которые бы отвечали интересам не только вашей службы, но и общества в целом.

       Надо  помнить, что субъективными важнейшими условиями успешного ведения переговоров являются:

       - политическая компетентность и сознательность;

       - реалистичный подход и заинтересованность в деловом общении;

       - сила воображения и дар комбинирования.

       Было  бы иллюзией полагать, что собеседника  можно перехитрить с помощью  разных условий и трюков или с  “ломом в руках” заставить его пойти на чрезмерные уступки. На любых переговорах не обойтись без терпеливой целенаправленной аргументации.

       Что не следует делать на переговорах:

       - использовать временный фактор для давления на собеседника;

       - “давить” на собеседника сроками;

       - добиваться для себя преимуществ путем имитации “недопонимания”, одурачивания, лести и т. д.

       Чтобы переговоры развивались успешно необходимо сразу же после их начала постараться найти общую с партнером позицию. В начале переговоров затроньте бесспорные не вызывающие разногласий аспекты обсуждаемого предмета. После этой фразы переходите к обсуждению таких пунктов, договориться по которым можно относительно легко. И только после этого остановитесь на важнейших вопросах повестки переговоров требующих подробного обсуждения.

       С самого начала серьезно воспринимайте  высказываемые партнером по переговорам  мнениям обоснованиям проблемы требованиям оговоркам пожеланиям и т.д.

       Чтобы не мешать развитию переговоров не акцентируйте внимание на расхождение  во взглядах, если они не принципиальны. Надо говорить спокойно и контролировать свою речь; когда вы знакомите партнера с соответствующей проблемой, характеризовать причины ее возникновения и возможные последствия, а также невыясненные пункты переговоров.

       Обобщая сказанное, следует выделить, что  поведение должно соответствовать  возникающим на переговорах ситуациям. Они оцениваются через визуальный контакт с собеседником: участники переговоров должны говорить убедительно, но не навязчиво.

       в) Психологически целесообразное и целенаправленное ведение переговоров.

       Прежде  всего, надо обращать внимание на относящиеся  к комплексу проблемы аргументы, выдвинутые вашим партнером при изложении своей точки зрения. Не пытайтесь парировать утверждения партнера с помощью встречных утверждений. Попросить его уточнить, почему он придерживается изложенной точки зрения. Руководители, обладающие опытом ведения переговоров, придерживаются следующего принципа: они концентрируют внимание на предмете и одновременно учитывают личностные качества партнера. Надо позаботиться о том, чтобы партнер мог спокойно изложить свои аргументы возражения предложения.

       Для всех участников переговоров, прежде всего, важно “уловить” конкретную ситуацию, т. е. выяснить позицию собеседника по отношению к предмету переговоров и сопоставить эту оценку с собственными целевыми ориентациями. Поэтому всегда будьте, настроены на “прием”. Если внимательно выслушать партнера это создаст основу для прогресса на переговорах, поможет понять проанализировать и оценить позицию собеседника. Это позволит избежать ненужных встречных вопросов недоразумений и обеспечит плавный ход обсуждений затронутых на переговорах вопросов. Если же переговоры зашли в тупик положение можно поправить. 
Рассмотрите проблему с другой стороны. С помощью встречных вопросов уточните, правильно ли вы поняли партнера: “Если я вас правильно понял, у вас есть некоторые сомнения относительно сроков поставки...” Проявите решительность в деле и сдержанность в тоне.

       Может случиться, что переговоры увязнут  в обсуждении второстепенных вопросов, хотя стороны не пришли еще к согласию по основным пунктам. А ведь именно такое согласие является предпосылкой для успешного хода переговоров. В этом случае необходимо “отсортировать” уже достигнутые (главные) результаты переговоров и на основании этого определить следующие подлежащие обсуждению пункты.