Функционально-стоимостной анализ

   • полнота (предусматривается достаточно полное описание анализируемого объекта).

   Помимо  этого, формулировка функций управления должна быть лаконичной, отражающей сущность объекта анализа или его составной части. В формулировке функции не должно быть указания на конкретное структурное построение объекта анализа.

   Главных функций в подсистеме или носителях  этих функций — в головных подразделениях может быть не одна, а несколько (например, в отделе МТС и сбыта их две, а в ОТК — одна). Главная функция выполняется реализацией нескольких основных, а основные функции достигаются выполнением вспомогательных. Если главная функция управления может быть осуществлена без какой-либо основной функции, то эта функция относится к вспомогательной.

    Среди основных и вспомогательных функций  могут быть излишние, несвойственные, вредные и дублируемые. Несвойственная функция управления не отражает сущность объекта, его назначения; она подлежит передаче другому носителю функции. Дублирующая функция управления (излишняя функция), по сущности и назначению принадлежит одному из выполняющих её объектов, ведет к увеличению затрат на его содержание.

   Каждая  из комплексных функциональных, целевых  и обеспечивающих подсистем СУ имеют свои главные функции.

     
 

   Для определения полноты состава  функций анализируемого объекта метод ФСА позволяет изобразить их графически и строить функционально-стоимостную диаграмму (ФСД, по зарубежным источникам называемую ФАСТ — FAST).

 

      На  этой диаграмме все анализируемые функции логически располагаются между двумя пунктирными вертикальными линиями, причем основные функции — на горизонтальной линии в центре диаграммы, а все вспомогательные — или над основными функциями, или под ними.

   С помощью тестов «как, зачем, когда?» на ФСД выявляются бесполезные, вредные, несвойственные и дублируемые функции, т.е. те, которые не отвечают ни на один из этих вопросов. Они являются излишними и исключаются из диаграммы. Функции, отвечающие на вопрос «когда?» (когда возможно осуществление основной функции?), следует относить к вспомогательным. При необходимости количество вопросов можно расширить.

   ФСД — эффективный инструмент определения  излишних функций, способствующий снижению затрат на выполнение функций управления.

   Таким образом, аналитический этап позволяет выявить резервы совершенствования, недостатки, «узкие места» в СУ или в отдельных ее составных частях. Завершается этап постановкой задач по поиску идей и путей улучшения СУ, которые будут решаться на творческом этапе работ ФСА.

   Теперь  раскроем содержание этапов второй стадии ФСА.

   Творческий  этап — наиболее ответственный, здесь осуществляется:

• разработка предложений, идей и путей в соответствии с поставленными на предыдущем этапе ФСА задачами по совершенствованию объекта анализа;

   • анализ и предварительный выбор  предложений для реализации;

   • систематизация предложений по функциям управления;

• формирование и оценка вариантов реализации предложений по совершенствованию СУ или ее составляющих частей.

   Для выполнения работ на данном этапе, кроме специалистов анализируемой СУ, следует привлекать квалифицированных экспертов, специалистов и консультантов сторонних организаций.

   Одной из форм работы исследователей может  быть проведение коротких специальных совещаний, на которых для выдвижения и выбора идей, предложений и путей следует использовать творческие методы исследования.

   В конечном итоге на данном этапе на основе основных критериев (среди которых первостепенное место занимают затраты на управление, уровень качества выполнения функций и результативность функционирования СУ и всего предприятия) осуществляется

отбор вариантов совершенствования системы.

   На  исследовательском  этапе проводится:

• предварительная  оценка и исключение нерациональных вариантов

совершенствования СУ и их эскизная проработка;

• рассмотрение, обсуждение и отбор вариантов;

• разработка проекта совершенствования СУ или  ее составных частей.

   Варианты  совершенствования СУ оцениваются  на основе заключений экспертизы с проведением расчетов по их эффективности при использовании наиболее авторитетных методик. Для принятия максимально эффективного варианта их рассмотрение и обсуждение следует проводить с участием широкого круга специалистов, в том числе сторонних исследователей.

   На  данном этапе разрабатывается техническое задание, технический и рабочий проект со всеми необходимыми обоснованиями. Разработка проекта может проводиться в поэлементном разрезе (по функциям управления, управленческим кадрам, технологии управления, ТСУ, информации, ОСУ и пр.).

   Рекомендательный этап предусматривает рассмотрение и утверждение проекта совершенствования СУ руководством организации здесь принимается и решение о порядке его внедрения. На данном этапе составляется и утверждается также план-график реализации проекта.

Этапы третьей стадии ФСА имеют следующее содержание.

   Реализационный  этап проекта предусматривает непосредственно реализацию всех разработанных проектных документов на основе плана-графика работ. При этом выполняются мероприятия по социально-психологической подготовке работников, имеющих отношение к объекту анализа, их профессиональной и материально- технической подготовке. Необходимо также разработать систему материального стимулирования проведения внедренческих работ.

   На  этом этапе проводится контроль выполнения проектных мероприятий и при необходимости корректировка работ по проведенному ФСА.

   Последним этапом работ является оценка фактической эффективности внедрения результатов ФСА СУ, которая предусматривает расчет социальных, экологических, экономических и других видов эффектов и эффективности.

   Использование метода ФСА в условиях инфляции

   Исследование  метода ФСА и использование его  применительно к условиям перехода к рыночным отношениям, характеризующимся достаточно высоким уровнем инфляции и соответствующим высоким темпом роста как цен на товары, так и стоимости выполнения функций управления, показало следующее.

1. ФСА  как метод исследования функций  управления на основе только их стоимости не позволяет объективно определить пути совершенствования СУ и снижения затрат на управление. Это обусловлено тем, что стоимость функций в условиях инфляции не может адекватно отражать реальное состояние дел по их формированию.

2. Несмотря  на указанный выше недостаток, основные методические положения метода ФСА в условиях перехода к рыночным отношениям не теряют своей значимости и целесообразности, но требуют делать выводы по результатам исследования одновременно как по стоимости функций, так и по трудоемкости их выполнения. При этом все затраты на выполнение функций управления необходимо в обязательном порядке привести к одному моменту времени, т.е. провести дисконтирование затрат.

   Таким образом, использования ФСА при исследовании СУ в условиях перехода к рыночным отношениям, а также в случаях существенной нестабильности цен и соответственно изменчивости стоимости выполнения функций управления, этот метод представляется не только стоимостным, но в не меньшей мере и трудоемкостным. Точнее, он представляется функциональным трудоемкостно-стоимостным, т.е. методом ФТСА. Следовательно, при каждом использовании этого метода для принятия решений в СУ необходимо учитывать как трудоемкость, так и стоимость выполнения функций управления.

   Трудоёмкость  выполнения функций СУ должна определяться на основе фактической трудоемкости, определяемой любым из наиболее приемлемых способов. С наименьшими трудностями и временными затратами она выявляется методом опроса работников, непосредственно осуществляющих функцию. Однако при этом следует принять во внимание то обстоятельство, что сотрудники, как правило, завышают трудоемкость (обычно на 10—18%). Кроме того, необходимо учитывать возможность дублирования выполнения функций другими работниками подразделений, а также наличие несвойственных, ненужных, т.е. излишних, функций.

   Организация работ  по ФСА

   Организация работ по ФСА содержит комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на создание необходимых условий по реализации данного метода анализа.

   При проведении работ по ФСА следует  широко использовать следующие методы коллективного творчества:

   • творческих совещаний,

   • «мозговая» атака,

   • конференции идей,

   • коллективного блокнота,

   • контрольных вопросов,

   • 6-3-5,

   • морфологический анализ,

   • независимых критериев,

   • многократных последовательных классификаций,

   • варьирования по одному признаку и  др.

   Организация и проведение ФСА управления в организации обычно возлагается на специалистов службы управления и экономики или специальную службу ФСА. В последнем случае в состав службы ФСА должны входить штатные менеджеры и экономисты по организации управления или другие специалисты управления.