Автоматизация бизнес-процессов с помощью систем электронного документооборота

Преимущества. При импорте  данных в хранилище дублирующая  информация устраняется автоматически  по заранее установленным правилам. На этом этапе контролируется большая  часть несоответствий: незаполненные  аналитические справочники, неправильная корреспонденция счетов, не говоря уже о более грубых нарушениях (например, ручная правка сальдо). В  результате достоверность итоговой информации значительно возрастает. Кроме того, объем обработанных данных становится примерно в 10 раз меньше объема первичной информации, что  позволяет разгрузить аналитическую  систему.

Недостатки. Основным недостатком  является необходимость создания дополнительного  хранилища данных, а также невозможность  получения управленческой отчетности в реальном времени. Срок запаздывания информации из-за необходимости ее экспорта в хранилище, а затем  обработки и обратного импорта  в отчетные системы составляет минимум  сутки. Кроме того, создание хранилища  вместе с покупкой аналитической  системы обойдется примерно вдвое  дороже, чем просто покупка и внедрение  аналитической системы.

Вывод. Компаниям, для которых  суточное запаздывание информации не критично (исключая банки, инвестиционные компании, компании мобильной связи  и некоторые другие), а объем  первичной информации велик, имеет  смысл использовать корпоративные  хранилища, поскольку, с одной стороны, это позволяет избежать искажений  данных, а с другой - обойдется  дешевле, чем внедрение ERP-системы.

Пример. Для многих компаний отчетность в режиме реального времени  не дает достоверной картины. Автор  убедился в этом, когда проанализировал  число проводок за сутки на одном  крупном предприятии. Выяснилось, что  наибольшее количество введенных проводок приходилось на 10-е число и  на конец месяца. Именно в эти  дни вводились все исходные данные - так был устроен документооборот. Понятно, что в эти периоды  суточная отчетность показала бы сильные  колебания всех показателей, не имеющие  никакого экономического смысла. Поэтому  управленческую отчетность стоит создавать  только по закрываемым периодам. В  банках это сутки, в промышленных компаниях - месяц. А запаздывание системы  на срок, гораздо меньший, чем продолжительность  такого периода (например, сутки для  промышленной компании), никакого значения не имеет.

Личный опыт

Александр Бондаренко, руководитель блока экономики и финансов ФК "НИКойл" (Москва)

Если в компании больше одной учетной системы, несколько  юридических лиц и направлений  деятельности, хранилище является единственно  возможным способом получать достоверные  данные управленческого учета. Это  мнение не только нашей финансовой службы, но и IT-специалистов и консультантов, с которыми мы советовались по данному  вопросу.

Правда, внедрить такое хранилище  непросто. В частности, сложно формализовать  данные и настроить форматы хранения и порядок формирования информации обо всех продуктах, с которыми работает крупная компания. Например, у нас  таких продуктов около двухсот, каждый из них должен иметь примера  по двадцать-тридцать характеристик. В  такой ситуации для начала имеет  смысл описать порядка двадцати ключевых продуктов, которые имеют  наибольший вес в обороте, а затем  распространить полученный опыт работы на все остальные продукты.

Еще одна сложность: если компании, как и нам, требуется оперативная  информация, то использовать бухгалтерские  системы в качестве основы для  получения данных нельзя (в лучшем случае их можно применять для  сверки). Поэтому для использования  КХД необходимо наличие хороших "бэк-офисных" систем, данные из которых попадали бы непосредственно в хранилище. Кроме того, для создания корпоративного хранилища бизнес-процессы на предприятии должны быть стабильными. Так, нам пришлось приостановить проект внедрения КХД из-за вхождения в ФК "НИКойл" Автобанка и "Промышленно-страховой компании". Пока процесс объединения, в том числе и перехода на единые стандарты отчетности, не будет завершен, продолжать этот проект не имеет смысла.

Автоматизация системы управленческого  учета на базе КХД

Процесс внедрения ERP-систем, как и аналитических систем, описан во многих изданиях, поэтому в данной статье основные принципы построения автоматизированной системы управленческого  учета автор рассматривает на базе корпоративного хранилища данных.

Система сбора и обработки  информации с помощью КХД состоит  из четырех основных частей: объединенной системы нормативно-справочной информации (ОС НСИ), системы ввода первичных  документов (СВПД), непосредственно  корпоративного хранилища данных и  аналитической системы (АС). Рассмотрим каждую из них подробнее.

Система НСИ

Объединенная система  нормативно-справочной информации необходима для того, чтобы обеспечить одинаковые справочные данные во всех используемых программах. В ней содержатся всевозможные справочники аналитического учета, информация о планах счетов, методические рекомендации и т. д. Все остальные  подсистемы при этом должны быть совместимы с ОС НСИ: при изменении в справочниках НСИ автоматически должны изменяться соответствующие справочники других систем.

Любые изменения в ОС НСИ  могут вноситься только согласно регламенту, который должен быть тщательно  разработан. Например, в одном из холдингов, с которым автору приходилось  работать, для внесения изменений  сотруднику подразделения нужно  было подать заявку установленной формы. Руководство подразделения рассматривало  эту заявку, визировало и направляло ее на утверждение в финансовый департамент  головного офиса. После утверждения  изменения вносились в систему. Таким образом, рабочая версия НСИ  обновлялась раз в месяц и  сотрудникам становились доступны уже скорректированные методики, справочники и другие документы.

Система ввода первичных  документов.

Практика показала, что  сотрудники, создающие или получающие первичные документы (договоры, акты, счета-фактуры), наиболее правильно  их классифицируют. Поэтому ввод таких  документов имеет смысл поручать именно сотрудникам на местах. Он осуществляется с помощью существующих учетных  подсистем (например, подсистемы учета материалов или системы для учета работы с клиентами) или же специальной программы, интегрированной с бухгалтерской. Затем введенные данные попадают в бухгалтерию. Бухгалтер просматривает полученные записи, сверяет их с бумажными оригиналами, при необходимости вносит правку и импортирует их в учетную систему, где документы трансформируются в набор проводок.

В производственных компаниях  практически не бывает случаев, когда  нужно вводить данные о совершившихся, но еще документально не подтвержденных событиях. Однако при необходимости  такую функцию можно добавить, например, введя дополнительный аналитический  признак "Неподтвержденные документы" и обеспечив возможность экспорта таких документов в КХД без  проверки в бухгалтерии.

Корпоративное хранилище.

После того как первичная  информация была введена в учетную  систему, она импортируется в  корпоративное хранилище данных в следующем формате: проводка, дата, автор, когда была изменена, данные о счетах/аналитиках, примечание, сумма. КХД автоматически проверяет  правильность вводимой информации, устраняет  лишние проводки и при необходимости  агрегирует данные в соответствии с  принятым в компании уровнем детализации (например, амортизационные отчисления по станкам одного типа объединяет в одну статью).

Чтобы не останавливать работу учетных систем, экспорт и импорт данных может происходить ночью. Стоит отметить, что наряду с учетными данными и карточками учета основных средств в КХД можно хранить планы и бюджеты.

Аналитическая система.

Аналитическая система в  соответствии с заложенным в нее  инструментарием по запросу формирует  отчеты на основе информации, хранящейся в КХД. В результате менеджеры  получают отчеты в требуемом формате  и с необходимой периодичностью.

Требования к учетным  системам.

Для эффективной работы описанной  системы бухгалтерские и иные учетные программы должны удовлетворять  определенным требованиям.

Наличие уникальных идентификаторов  проводок. Не во всех бухгалтерских  системах каждой проводке присваивается  уникальный номер. Если это условие  не соблюдается, некоторые проводки могут быть ошибочно дважды экспортированы из учетной системы.

КХД должно отличать отредактированную  проводку от вновь введенной, что  легче всего сделать по номеру. Кроме того, для контроля необходимо хранить в системе дату изменения проводки и идентификатор пользователя, внесшего исправление.

Невозможность правки закрытых периодов, в том числе сальдо. Практика показывает, что если у  человека есть возможность сделать  что-либо противоправное, то рано или  поздно он это сделает. Поэтому лучше, если ограничения будет накладывать  сама учетная система (например, на ручную правку сальдо). Исправления  же в закрытых периодах делаются только при помощи сторнирующих проводок.

Возможность воспринимать новые  версии нормативно-справочной информации. Система должна автоматически или  под управлением администратора воспринимать новые версии справочной информации, которые ей присылает  ОС НСИ.

Возможность экспорта информации. Учетная система должна экспортировать данные из объединенной системы нормативно-справочной информации и корпоративного хранилища  данных в соответствии с установленным  регламентом.

Практический опыт.

В 2001 году ЗАО "АКТ "Развитие бизнес-систем" ("РБС") выступало в роли консультанта при внедрении системы управленческого учета в нефтегазовом холдинге. Холдинг в полной мере столкнулся со всеми проблемами, описанными выше. До внедрения автоматизированной системы работа учетных служб дочерних предприятий была описана другой консалтинговой компанией. Масштаб проделанной консультантами работы был огромен: только финансовые отчеты, разработанные ими, содержали около 6000 показателей. Однако все попытки заставить предприятия холдинга заполнять требуемые отчетные формы приводили к запаздыванию отчетности более чем на два месяца и к огромному количеству ошибок. Задачей консультантов "РБС" было внедрить автоматизированную систему управленческого учета для сбора и обработки достоверных управленческих данных. Условиями компании-заказчика были ограниченные сроки и бюджет проекта. Количество первичной информации не позволяло напрямую задействовать аналитическую систему, а использование с этой целью бухгалтерских отчетов привело бы к значительным искажениям данных. Поэтому было решено автоматизировать процесс сбора и обработки управленческой отчетности на основе первичной информации, то есть с помощью корпоративного хранилища данных. По итогам реализации проекта получилась полноценная система подготовки консолидированной управленческой отчетности, в которую поступают исходные данные из уже имеющихся учетных систем. При этом работа по ее созданию заняла меньше года и обошлась в сумму на порядок меньше, чем внедрение ERP-системы. Время на подготовку консолидированной отчетности холдинга значительно сократилось: если раньше, для того чтобы получить месячный отчет, требовалось около 20 дней, то сейчас руководитель получает финансовый отчет из 6000 показателей второго числа каждого месяца. Кроме того, повысилась учетная дисциплина. Тройная проверка данных (СВПД, бухгалтер, КХД) сделала возможной комплексную проверку достоверности отчетности. При обнаружении несоответствий сотрудник, виновный во вводе некорректной информации, обязан написать объяснительную записку. Благодаря такому контролю количество ошибок значительно уменьшилось.

Как выбрать нужное программное обеспечение?

Разумно предположить, что  для обучения и получения первого  опыта оптимальны простые, базовые  версии программного обеспечения (далее  ПО), имеющие уже готовую настройку  для ведения управленческого  учета в части хозяйственных  операций, но обладающие возможностью конфигурирования, изменения хотя бы части имеющихся настроек. Это необходимо для первоначального запуска и приобретения навыков работы с автоматизированной системой, а также развития навыков и получения первого опыта настройки ПО для решения конкретных задач. Хорошо, если для выбранного программного продукта будет существовать более сложная версия, предназначенная уже для решения реальных задач. В будущем, после освоения базового функционала, можно будет усовершенствовать свою программу, т.е. сделать "upgrade".

Для систем среднего класса (по степени комплексности решения  задач) самым важным является их подготовленность к решению поставленных задач. С  учетом того, что ПО должно бороться именно с проблемами и причинами  их возникновения, а следствиями, функциональность программы должна предполагать усложнение и увеличение количества решаемых задач  в пределах определенной зональной  области. Например, если сейчас стоит  задача ведения бюджета выплат, то в будущем надо предполагать ведение  бюджета движения денежных средств  и управления платежеспособностью  в целом.

Системы для решения комплекса  задач по информационной поддержке  цикла управления, должны быть на 20-50% избыточнее по функционалу, чем требуется  в момент внедрения, надежны как  в эксплуатации, так и с точки  зрения поставщика и внедренца. Такие системы должны позволять вести весь список хозяйственных операций в компании, включая внутрихолдинговые, составлять всю систему бюджетов и показателей (индикаторов) финансово-хозяйственной деятельности. Гибкость таких систем должна быть максимальна, так как для российских холдингов характерно частое возникновение новых бизнесов и изменения правил управленческого учета с тенденцией к их усложнению. Здесь очень важное свойство - это ведение всего спектра хозяйственных операций с получением настраиваемых форм бюджетов, включая бюджет по балансу. Полную и актуальную информацию по текущему состоянию предприятия может представить только Баланс. Причем данный отчет должен быть построен на основании управленческой информации.

Соответственно, система  без составления всех управленческих форм отчетности с выходом на управленческий баланс, не может, по определению, считаться  оптимальной для комплексной  автоматизации управленческого  учета.

Практические  аспекты автоматизации управленческого  учета