Автоматизация бизнес-процессов с помощью систем электронного документооборота

Міністерство Освіти та Науки України

Одеська Національна Академія Харчових Технологій

Кафедра Автоматизації Виробничих Процессів

 

 

 

 

Реферат

Автоматизация бизнес-процессов  с помощью систем электронного документооборота

 

 

 

 

 

Студент:

Тросiн I.В.

Викладач:

Жигайло О.М.

 

 

 

 

 

Одеса 2013

Введение

В условиях развивающихся  рыночных отношений в нашей стране предприятие становится юридически и экономически самостоятельным. Эффективное  управление производственной деятельностью  предприятия все более зависит  от уровня информационного обеспечения  его отдельных подразделений  и служб.

В настоящее время немногие российские организации имеют, таким  образом, поставленный бухгалтерский  учет, чтобы содержащаяся в нем  информация была пригодна для оперативного управления и анализа.

Как показывает практика, предприятия, имеющие сложную производственную структуру, остро нуждаются в  оперативной экономической и  финансовой информации, помогающей оптимизировать затраты и финансовые результаты, принимать обоснованные управленческие решения. К сожалению, принимаемые  руководством решения по развитию и  организации производства не обосновываются соответствующими расчетами и, как  правило, носят интуитивный характер.

Информация, необходимая  для оперативного управления предприятием, содержится в системе управленческого  учета, который считают одним  из новых и перспективных направлений  бухгалтерской практики.

Управленческий учет можно  определить как самостоятельное  направление бухгалтерского учета  организации, которое обеспечивает ее управленческий аппарат информацией, используемой для планирования, управления, контроля и оценки организации в  целом, а также ее структурных  подразделений. Автоматизация как  бухгалтерского, так и управленческого  учета позволит ускорить процесс  предоставления информации необходимой  для целей управления.

Таким образом, актуальность данной темы обусловлена потребностями  предприятия в качественной информации необходимой для целей управления.

Цель данной работы –  изучить теоретические и практические аспекты автоматизации управленческого  учета.

Из поставленной цели вытекают следующие задачи:

1) ознакомится с проблемами, возникающими при автоматизации  управленческого учета и рассмотреть пути их преодоления;

2) изучить способы автоматизации  управленческого учета;

3) ознакомится с видами  программного обеспечения.

Проблемы автоматизации  управленческого учета и способы  их преодоления

Вести управленческий учет в системе, не связанной с системой финансового учета, могут позволить  себе лишь небольшие предприятия. Для  крупных и средних компаний такая  организация учета (двойной ввод информации, различные системы автоматизации, две базы данных и т.д.) будет попросту неэффективной и дорогой. Поэтому, как правило, на крупных и средних  предприятиях в систему управленческого  учета используется информация из бухгалтерского учета или база данных для всех видов учета. Это неизбежно приводит к ряду проблем при автоматизации  управленческого учета.

Бухгалтерский учет не предоставляет  всей информации, необходимой для  принятия управленческих решений, либо предоставляет ее в иных разрезах. Соответственно автоматизация управленческого  учета будет затруднена по следующим  причинам.

1. Сложность учета по  проектам. Бухгалтерский учет обычно  ведется в разрезе структурных  подразделений. Для управленческих  целей наибольший интерес представляет  учет доходов и расходов в  рамках проектов. Получить такие  данные из бухгалтерского учета  очень сложно, а чаще всего  просто не возможно.

2. Различия в оценке  активов. В первую очередь это  касается основных средств с  длительным сроком службы (например, активов советских времен), истинная  стоимость которых может существенно  отличаться от бухгалтерской, несмотря на переоценку.

3. Различия в определении  амортизационных отчислений. В бухгалтерском  учете амортизация рассчитывается  по нормативам, установленным в  учетной политике. Если эти нормативы  не совпадают с реальными срока  ми службы основных средств в компании, то приходится пересчитывать амортизацию, отражаемую в бухгалтерском учете, по реальным нормам для целей управленческого учета, что "частую очень трудоемко.

4. Трудность учета внутреннего  перемещения средств. Эта проблема  актуальна для крупных холдингов,  внутри которых происходит множество  перемещений основных и денежных  средств, продукции и т. д.  между различными дочерними структурами.  Для этого в бухгалтерском  учете используется счет 79 "Внутрихозяйственные  расчеты", но при большом количестве  проводок аналитика этого счета  разрастается настолько, что разобраться  в ней становится очень сложно, а "очистить" от внутренних  проводок управленческий учет  практически невозможно, особенно  если таких сделок тысячи.

Большинство описанных проблем  можно избежать, введя определенные правила в учетную политику бухгалтерского учета. Так, кроме традиционных разрезов аналитического бухгалтерского учета (по центрам финансовой ответственности, статьям, элементам) предприятиям можно  вести аналитический учет затрат в разрезе отдельных инвестиционных проектов (ИП). Для каждого ИП утверждается разрешение на расходы (текущие и  капитальные), и все поступающие  в бухгалтерию документы, относящиеся  к данному разрешению, кодируются соответствующим образом. Затем  в компьютерной программе путем  запроса по конкретному утвержденному  разрешению можно легко выявить  все расходы, произведенные в  рамках проекта. Сложнее с учетом доходов в разрезе ИП, но эта  задача не решена даже в большинстве  компаний, где управленческий учет ведется отдельно от бухгалтерского. Что касается установленных Налоговым кодексом норм амортизации, то они в целом удовлетворяют и ведение двойного расчета амортизационных отчислений не обязательно. Тем более что это очень трудоемко: так, например, на одном нефтедобывающем предприятии в среднем 80-100 тыс. объектов основных средств, а по номенклатуре их 20-30 тыс. видов. В таких условиях не до скрупулезной оценки корректности установленной нормы амортизации по тому или иному объекту. Проблемы пересчета амортизации некоторых видов основных средств возникают только при трансформации отчетности в соответствии с ГААП США.

Российский бухучет регулируется ПБУ и другими нормативными актами. Что касается управленческого учета, то порядок его ведения зависит  только от специфики работы предприятия. У крупной компании, состоящей  из нескольких предприятий, или у  средней фирмы, разделенной в  целях оптимизации управления на несколько юридических лиц, неизбежно  возникают проблемы консолидации управленческих данных, которые поступают из разных подразделений.

Для того чтобы избежать этих проблем, у всех юридических  лиц необходимо, во-первых, привести управленческие планы счетов в соответствие друг с другом, а во-вторых, обеспечить одинаковую структуру и содержимое аналитических справочников учета. В противном случае финансисты каждой дочерней компании будут составлять отчетность по собственным правилам и для ее консолидации придется анализировать  первичные документы.

Автоматизация управленческого  учета, основанная на преобразовании данных бухгалтерских систем, не гарантирует  получения достоверной информации о работе компании, так как эти  данные могут быть неверными. В практике были случаи, когда в бухгалтерской  учетной системе в конце месяца не сходились сальдо, и тогда бухгалтеры просто правили его, не желая разбираться  в причинах нестыковки. В результате остаток на счете на конец месяца не совпадал с остатком на начало следующего месяца. Поэтому и управленческая информация, полученная путем переработки таких проводок, оказывалась неверной. Также часто встречаются ошибки, связанные с вводом неверных значений справочников аналитического учета.

Таким образом, для того чтобы  получить достоверную информацию о  работе компании, необходимо организовать единую базу первичных данных, которая  могла бы использоваться для составления  как бухгалтерской, так и управленческой отчетности. Первичные данные должны вводиться по единым для всей компании правилам, любое нарушение которых  контролируется учетной системой.

Способы автоматизации  управленческого учета. Единая учетная  система

Построение учетно-аналитической  системы на основе "тяжелой" ERP-системы  типа SAPR/3, Oracle Applications, BAAN IV и др. является наиболее радикальным способом решения названных проблем. Для этого нужно не только унифицировать методику учета во всех дочерних структурах, но и перенести данные из всех используемых систем в новую систему. Расходы на внедрение полномасштабной ERP-системы довольно значительны (от миллиона долларов), поэтому, чтобы их оправдать, компании стараются использовать все ее учетные возможности.

Преимущества. При грамотном внедрении помимо обеспечения данными о деятельности любого сотрудника компании в реальном времени в любом разрезе (то есть развернутого управленческого учета) ERP-система способствует значительному повышению эффективности работы компании, ее прозрачности, а также росту финансовой и производственной дисциплины работников. Бухгалтерская и управленческая отчетность при этом составляются на основе одной и той же первичной информации.

Недостатки. Описание бизнес-процессов  и внедрение единой учетной системы  занимают несколько лет. В течение  этого времени учет приходится вести  с помощью старых средств. Кроме  того, детализация, которую обеспечивает масштабная ERP-система, зачастую оказывается  ненужной - объем экономии в этом случае будет меньше, чем расходы  на внедрение.

Вывод. Внедрять ERP-систему  для автоматизации управленческого  учета имеет смысл, только если предприятие  планирует оптимизировать все бизнес-процессы. Если же стоит задача автоматизировать только учетные функции, то достаточно внедрить учетные модули ERP-систем или  же использовать более гибкие и в  то же время более дешевые аналитические  системы, речь о которых пойдет ниже.

Личный опыт.

Сергей Воробьёв, заместитель генерального директора по экономике и финансам ОАО "Метафракс" (г. Губаха, Пермская обл.).

Главной целью автоматизации  было повышение управляемости всего  предприятия путем создания инструмента  управленческого учета, планирования и анализа движения материальных и финансовых ресурсов на базе Oracle Applications. Первоначально предполагалось автоматизировать следующие блоки:

ü основное производство;

ü вспомогательное производство;

ü планирование;

ü финансы;

ü снабжение;

ü склады;

ü сбыт.

Дело в том, что в  начале проекта мы сами не до конца  понимали, что именно нам нужно  перестроить в финансовой структуре  и каким мы хотим видеть учет. Поэтому начали с того, что было понятным, и нарабатывая собственный опыт, корректировали первоначальный подход к проекту. Сейчас управленческий учет автоматизирован полностью, автоматизация бухгалтерского и налогового учета еще ведется. Но даже если бы мы начинали с автоматизации учетных функций, то вопрос о том, какую систему внедрять - только для ведения учета или ERP-систему - не стоял бы: собирать информацию о работе крупного производственного предприятия можно только в ERP-системе.

Аналитическая система.

Получать и анализировать  управленческую отчетность можно при  помощи системы на базе OLAP-технологии (OLAP - особая компьютерная технология, позволяющая анализировать данные в любых разрезах. В настоящее время на базе OLAP работают практически все аналитические системы.). В этом случае информация из бухгалтерских программ и других учетных систем выгружается в аналитическую систему и на основе полученных данных по установленным правилам в ней формируются управленческие отчеты. В качестве аналитической системы могут использоваться как тиражируемые системы (Oracle Financial Analyzer, Comshare, Prophix, Adaytum e. Planner, Hyperion Pillar, "Инталев", "Контур Корпорация. Бюджет"), так и системы, разработанные для конкретной компании.

Преимущества. При внедрении  таких систем менять существующие бухгалтерские  программы обычно не нужно - следует  только навести в них порядок, то есть создать единые классификаторы и аналитические счета для  обеспечения выгрузки сопоставимых данных.

У большинства описанных  систем есть разнообразные инструменты  для составления отчетов, что  способствует пониманию руководством тонкостей финансового управления компанией.

Внедрение таких систем обходится  значительно дешевле (несколько  десятков или сотен тысяч долларов США) и осуществляется быстрее (3-6 месяцев), чем внедрение ERP-систем. Кроме того, методики внедрения опробованы многими  консультантами и практически не дают сбоев.

Недостатки. При разумном количестве операций OLAP-система может  импортировать и анализировать  первичные данные. Однако при большом  числе проводок (которое в крупных  компаниях может доходить до миллиона в месяц) система будет перегружена. Если же вводить в систему не первичные  данные, а сформированные бухгалтерские  отчеты, то неизбежно возникнут проблемы с консолидацией отчетности различных  подразделений. Кроме того, бухгалтерские  отчеты можно сформировать лишь по закрытии периода, поэтому вся информация будет попадать в систему с  большим опозданием.

Вывод. Данный вариант автоматизации  целесообразно использовать в средних  компаниях и холдингах, где количество первичных данных сравнительно невелико.

Личный опыт

Геннадий Волегов, заместитель генерального директора по экономике и финансам "Ватойл" -филиала ЗАО "ЛУКойл-Пермь" (Пермь) На нашем предприятии система Hyperion Pillar для ведения управленческого учета и бюджетирования была интегрирована с системой финансового учета Platinum. При этом Platinum пришлось дорабатывать: частично менять план счетов, наводить порядок в справочниках аналитического учета, вводить единые центры затрат и т.д. Сейчас в Platinum бухгалтерия вводит первичные документы, и поскольку эти данные запаздывают, то для получения оперативной отчетности экономисты вводят в систему управленческого учета данные о событиях, которые уже произошли, но еще не подтверждены документально.

Несмотря на то, что сейчас приходится много внимания уделять  интеграции существующих программ, их работой мы в целом довольны. Конечно, если бы мы решили сейчас автоматизировать учет с нуля, то предпочли бы ERP-систему. Но десять лет назад, когда мы впервые  столкнулись с необходимостью автоматизации  учета, ERP-системы, способные решать комплексные задачи, не были адаптированы к российским условиям.

Корпоративное хранилище  данных и аналитическая система

Чтобы избежать проблем с  перегрузкой аналитических систем из-за большого объема первичной информации, в цепочку анализа и обработки  данных можно добавить еще одно звено - корпоративное хранилище данных (далее - КХД). КХД представляет собой  специально разработанное специалистами  предприятия (реже купленное) программное  обеспечение, которое одновременно выполняет функции фильтра первичных  данных и архива. Схема работы КХД  такова: первичные данные попадают в бухгалтерские и иные учетные  системы, оттуда - в хранилище, а затем  в обработанном и упорядоченном  виде переносятся в OLAP-систему.