Управление запасами. Организация эффективного управления запасами

Система с фиксированным  размером заказа при периодической  проверке фактического уровня запаса (с пороговым уровнем запаса). Фактический уровень запасов проверяется через равные промежутки времени. Решение о заказе постоянного объема товара принимается при условии, что товарный запас на момент проверки оказывается меньше или равен установленному пороговому уровню товарных запасов. В противном случае принимается решение «не заказывать».

Период, через который  предприятие направляет заказ поставщику, не меняется. Например, каждый понедельник  менеджер фирмы просматривает остатки товаров и дозаказывает их до заранее определенной максимальной нормы.

Размер заказываемой партии товара определяется разностью предусмотренного нормой максимального товарного  запаса и фактического запаса на момент проверки. Поскольку для исполнения заказа требуется определенный период времени, то величина заказываемой партии увеличивается на размер ожидаемого расхода за этот период. Размер закупаемой партии определяется по следующей формуле:

Р = Змакс – (Зф – Звз),

где,

Змакс — предусмотренный  нормой максимальный запас,

Зф — фактический запас  на момент проверки,

Звз — запас, который будет  израсходован в течение размещения и выполнения заказа.

Естественно, применять  эту систему можно тогда, когда  есть возможность заказывать партии, различные по величине. Например, в случае применения контейнерной доставки заказываемого товара, эта система неприемлема.

Кроме того, систему  не применяют, если доставка или размещение заказа обходится дорого. Например, если спрос за прошедший период был  незначителен, то заказ также будет  незначителен, что допустимо лишь при условии не существенности транспортно — заготовительных расходов, связанных с выполнением заказа.

На практике по данной системе можно заказывать:

- один из  многих товаров, закупаемых у  одного и того же поставщика;

- товары, на  которые уровень спроса относительно постоянен;

- малоценные  товары и др.

Система с фиксированным  размером заказов при непрерывной  проверке фактического уровня запасов (с пороговым уровнем запаса). — В момент достижения запасов  порогового значения заказывается партия постоянного объема.  
Как только запас какого-либо товара достигает заранее определенного минимального значения, этот товар заказывается. При этом размер заказываемой партии все время один и тот же (система с фиксированным размером заказа).

В этой системе контроля состояния запасов размер заказа на пополнение запаса является величиной постоянной. Интервалы времени, через которые производятся размещение заказа, в этом случае могут быть разные.

Постоянными величинами в  этой системе являются объем заказа, который определяется размером запаса в момент размещения заказа (пороговый уровень запаса или так называемая точка заказа) и величиной страхового запаса. Заказ на поставку размещается при уменьшении наличного запаса до точки заказа. После размещения заказа запас продолжает уменьшаться, так как заказанный товар привозят не сразу, а через какой-то промежуток времени. Величина запаса в точке заказа выбирается такая, чтобы в нормальной, рабочей ситуации за время доставки товара, запас не опустился ниже страхового. В случае непредвиденного увеличения спроса или нарушения сроков поставки начнет работать страховой запас. Коммерческая служба предприятия в этом случае должна принять меры, обеспечивающие дополнительную поставку. Как видим, данная система контроля предусматривает защиту предприятия от образования дефицита.

При наличии широкой номенклатуры материалов (или ассортимента —  для торгового предприятия) необходимым  условием непрерывного учета фактического уровня запаса, т.е. условием применения данной системы, является использование технологии автоматической идентификации штриховых кодов.

К системам со смешенным  контролем состояния запасов  также относится система с  двумя уровнями:

Система с двумя  уровнями при периодической проверке фактического уровня запаса (с пороговым уровнем запаса) — фактический уровень товарных запасов проверяется через равные промежутки времени. Если он оказывается меньше минимального или равен ему, то принимается решение заказывать партию, равную разности максимального товарного запаса и фактического запаса на момент проверки с увеличением на ожидаемую реализацию за время выполнения заказа. Если фактический товарный запас меньше минимального, то принимается решение «не заказывать».

Система с двумя  уровнями при непрерывной проверке фактического уровня запасов (с пороговым  уровнем запасов) — решение заказать партию принимается при достижении порогового запаса. Размер заказываемой партии определяется разностью максимального товарного запаса и порогового уровня, с увеличением на ожидаемую реализацию за время выполнения заказа.

Выбор системы  контроля состояния запасов является действенным механизмом повышения эффективности функционирования логистической системы.

Рассмотрим  основные эксплуатационные различия между  описанными системами:

Системы с непрерывной  проверкой фактического уровня запасов  позволяют работать в условиях сравнительно низкого запаса, защищая в то же время, предприятие от дефицита.

Следовательно, условиями применения этих систем являются:

- большие потери  от отсутствия запасов; 

- большие затраты  на содержание запасов; 

- высокая степень неопределенности спроса (т.е. спрос на товар плохо прогнозируется).

Применение  данных систем позволяет экономить  затраты по содержанию запасов за счет сокращения отвлекаемых в запасы финансовых ресурсов, а также сокращая потребность в складских площадях и людских ресурсах.

К недостаткам  систем с непрерывной проверкой  запасов относят необходимость  постоянного контроля размера запасов.

Системы с периодической  проверкой состояния запасов (с  фиксированным интервалом) позволяют  проводить учет остатков лишь периодически.

Эти системы  отличают более высокий средний  уровень запаса.

Применяют их при  низких удельных издержках на хранение.

Данные системы  хорошо работают в условиях, когда  можно с достаточной степенью уверенности предугадать размер спроса. В противном случае неожиданно возросший спрос в период между заказами может увести логистическую систему в дефицитное состояние.

Основным условием для применения систем с периодической  проверкой состояния запасов  являются:

- низкие затраты  по содержанию запаса,

- хорошая предсказуемость  спроса.

К преимуществам  системы относят отсутствие необходимости  в постоянном контроле наличия запасов  на складе. К недостаткам — сравнительно высокий уровень среднего запаса.

Система управления запасами

Учитывая потенциальное значение запасов, исследование логистической системы должно включить проблему управления запасами, которая конкретизируется в следующих вопросах:

- Какой уровень  запасов необходимо иметь на  каждом предприятии для обеспечения  требуемого уровня обслуживания потребителя?

- В чем состоит  компромисс между уровнем обслуживания  потребителя и уровнем запасов  в системе логистики? 

- Какие объемы  запасов должны быть созданы  на каждой стадии производственного  процесса?

- Должны ли  товары отгружаться непосредственно с предприятия?

- Каково значение  компромисса между выбранным  способом транспортировки и запасами?

- Каковы общие  уровни запасов на данном предприятии,  связанные со специфическим уровнем  обслуживания?

- Как меняются  затраты на содержание запасов  в зависимости от изменения количества складов?

- Как и где  следует размещать страховые  запасы?

Перспективным вариантом решения проблем складирования  является «производство без складов», внедрение которого невозможно без  кардинальных изменений во всем комплексе процессов, обеспечивающих производство и требующее значительных финансовых вложений. При этом необходимо было решить несколько задач, среди которых, прежде всего, выделим задачу создания высокоточной информационной системы по управлению запасами, позволяющей использовать банк данных в реальном масштабе времени.  
Логистическая система управления запасами проектируется с целью непрерывного обеспечения потребителя каким-либо видом материального ресурса. Реализация этой цели достигается решением следующих задач:

- учет текущего  уровня запаса на складах различных  уровней; 

- определение  размера гарантийного (страхового) запаса;

- расчет размера  заказа;

- определение  интервала времени между заказами.

Для решения  проблем, связанных с запасами предназначены модели управления запасами. Модели должны отвечать на два основных вопроса: сколько заказывать продукции и когда. Есть множество разнообразных моделей, каждая из которых подходит к определенному случаю, рассмотрим четыре наиболее общих модели:

- Модель с фиксированным размером заказа

- Модель с  фиксированным интервалом времени  между заказами 

- Модель с  установленной периодичностью пополнения  запасов до установленного уровня 

- Модель «Минимум  — Максимум» 

Модель с  фиксированным уровнем запаса работает так: на складе есть максимальный желательный запас продукции (МЖЗ), потребность в этой продукции уменьшает ее количество на складе, и как только количество достигнет порогового уровня, размещается новый заказ. Оптимальный размер заказа (ОР) выбирается таким образом, чтобы количество продукции на складе снова ровнялось МЖЗ, так как продукция не поставляется мгновенно, то необходимо учитывать ожидаемое потребление во время поставки. Поэтому необходимо учитывать резервный запас (РЗ), служащий для предотвращения дефицита.

Для определения  максимального желательного запаса (МЖЗ) используется формула:

МЖЗ = ОР + РЗ.

Модель с  фиксированным интервалом времени  между заказами работает следующим  образом: с заданной периодичностью размещается заказ, размер которого должен пополнить уровень запаса до МЖЗ.

Модель с  установленной периодичностью пополнения запасов до установленного уровня работает следующим образом: заказы делаются периодически (как во втором случае), но одновременно проверяется уровень  запасов. Если уровень запасов достигает порогового, то делается дополнительный заказ.

В зафиксированные  моменты заказов расчет размера  заказа производится по следующей формуле:

РЗ = МЖЗ –  ТЗ + ОП,

где,

РЗ — размер заказа, шт.;

МЖЗ — желательный  максимальный заказ, шт;

ТЗ — текущий заказ, шт;

ОП — ожидаемое  потребление за время.

В момент достижения порогового уровня размер заказа определяется по следующей формуле:

РЗ = МЖЗ – ПУ + ОП,

где,

РЗ — размер заказа, шт.;

МЖЗ — максимальный желательный  заказ, шт.;

ПУ — пороговый уровень запаса, шт.;

ОП — ожидаемое потребление  до момента поставки, шт.

Модель «Минимум — Максимум»  работает следующим образом: контроль за уровнем запасов делается периодически, и если при проверке оказалось, что  уровень запасов меньше или равен  пороговому уровню, то делается заказ.

При ближайшем рассмотрении этих моделей видно, что первая модель довольно устойчива к увеличению спроса, задержке поставки, неполной поставке и занижение размера заказа. Вторая модель устойчива к сокращению спроса, ускоренной поставке, поставке завышенного объема и завышенного размера заказа. Третья модель объединяет все плюсы двух первых моделей.

Для получения ответа на вопросы: когда и сколько заказывать материалов, необходимо рассчитать объем  резервного запаса и оптимального размера заказа. При расчете объема резервного запаса (РЗ) рассматривается два случая: спрос на продукцию (Tд) — детерминированная или случайная величина. В первом случае: PЗ = Пд x Tзп, где Tзп — время возможной задержки поставки. Во втором, время поставки и время возможной задержки поставки — детерминированы. Значит ежедневный спрос за предыдущий период определяется как математическое ожидание и дисперсия . Время между моментом размещения заказа и моментом его получения (Q): Q = Tп + Tзп. Спрос за время равен сумме ежедневных спросов, если более 4-х дней, то суммарный спрос распределен по нормальному закону с математическим ожиданием M(Пq) = Q * M(Пд), и дисперсией D(Пq) = Q * M(Пд).

Зададимся вероятностью возможного дефицита , по таблице нормального распределения находим , значит

Таким образом, находим уровень  резервного запаса из условия, что вероятность  возможного дефицита будет не более  заданного.

Оптимальный размер заказа находится по формуле Уилсона:

где,

К- затраты на размещение одного заказа;

h — издержки на хранение 1 ед. продукции в ед. времени. 

Выше были рассмотрены  однопродуктовые модели. В реальных ситуациях заказы делаются не на отдельные  виды продукции, а на множество с  одними транспортными расходами. При  переходе к многопродуктовой ситуации расчеты резервного запаса и оптимального размера заказа не меняются. В этих случаях более жизненными являются вторая и третья модели.

Расчет  товарных запасов

 
    

 
Анализ массогабаритных  данных по товарам, хранимым на текущий  момент, позволяет определить характеристики той продукции, которая присутствует на складе в текущий момент (либо может быть экстраполирована на товарные запасы планируемые к поступлению на склад). Такой анализ с учетом массы нетто, количества штук в упаковке, вида и типа продукции, изготовителя.  
 
хранения, запасов, товарных, складе, товара, динамика, группам, расчет, период, оборачиваемости  
 
 
ABC анализ 
Внешняя обработка для 1С версии 8.1 наиболее эффективная для управления товарным ассортиментом. Анализируются данные документов "Реализация товаров и услуг". Подходит для любой типовой конфигурации.  
 
 
Динамика остатков товарных запасов отображает изменения структуры и объемов хранимого на складе товара в течение расчетного периода. Она помогает определить какой товар, в каком количестве хранился на складе; оценить его потенциальное размещение в планируемом периоде.  
 
Вариативность изменений удельного веса товара (или группы товаров) в общей товарной массе хранимой на складе в различные моменты времени, позволяют оценить волатильнось рассматриваемого объекта (товара или группы товаров по определенному признаку)- т.е. определить его коэффициент сезонности, т.е. провести XYZ анализ. Основная идея XYZ анализа состоит в группировании объектов анализа по мере однородности анализируемых параметров (по коэффициенту вариации).  
 
Расчет коэффициентов сезонности различной товарной номенклатуры хранимой на складе, позволяет выяснить вариабельность долей этой номенклатуры в общей сумме товарных запасов, рассчитанной как стандартное отклонение вариационного ряда средне-недельных запасов от их среднеарифметического значения за годовой период. Иными словами, такой расчет показывает, насколько стабильным являлось хранение того или иного товара на складе.  
 
Соответственно товары с наименьшими коэффициентами вариации (сезонности) являются наиболее «надежными», с точки зрения планируемых под них складских площадей хранения. Товары же с высоким коэффициентом, следует рассматривать в контексте динамики их присутствия на складе, в различные отрезки времени (динамика остатков), с целью выявления возможных нагрузок на склад в планируемом периоде.  
 
При рассмотрении показателей оборачиваемости товарных запасов, рассчитываемых по товарной номенклатуре за период времени, необходимо учитывать длительность хранения приходных партий товара, хранимых на складе. Расход таких партий в разрезе их составляющих ( единиц товара), за расчетный период времени, позволяет определить длительность хранения той или иной партии на складе в днях.  
 
Определение длительности хранения товарных запасов поп приходным партиям, отражает динамику присутствия на складе товара в той группировке, в которой данный товар поступил на склад. Такая динамика позволят оценить возможную загрузку складских площадей, учитывающую партионный способ хранения и учета товарных запасов.  
 
Расчет коэффициентов оборачиваемости товарных запасов по наименованиям и группам товарных запасов, позволяет оценить степень ликвидности того или иного рассматриваемого объекта. При исчислении коэффициента оборачиваемости товарного запаса использовалось отношение объемов отгруженной продукции за отчетный период в натуральном выражении к ее среднегодовым запасам за расчетный период.  
 
Чем выше коэффициент оборачиваемости запасов, тем меньше их потребуется для обеспечения оптимального объема складского хранения и реализации товаров.  
 
Расчет коэффициентов оборачиваемости товарных запасов, позволяет выявить наиболее ликвидные с точки зрения складского хранения наименования и группы товарных запасов. Соответственно, товарные запасы имеющие высокие коэффициенты оборачиваемости, будут требовать соответствующих способов и условий размещения на складе, с учетом их массогабаритных характеристик. Это, в свою очередь. также будет являться одним из определяющих факторов планируемого размещения товарных запасов.  
 
Динамика расхода хранимых на складе партий товарных запасов, в разрезе составляющих эти партии наименований товарных позиций, отражает изменения нагрузки на складские площади в количественном и физическом выражении, с использованием партионного способа хранения и учета. При этом, следует учитывать непрямую зависимость снижения запасов внутри хранимых партий и занимаемых складских площадей, ввиду сохранения за этой партией целых мест хранения до полного выбытия товара с этого места.  
 
Идея метода АВС анализа строится на основании принципа Парето: «за большинство возможных результатов отвечает относительно небольшое число причин», в настоящий момент более известного как «правило — 20 на 80».  
Данный метод анализа получил большое развитие, благодаря своей универсальности и эффективности. Результатом АВС анализа является группировка объектов по степени влияния на общий результат.  
 
Путем вычисления доли каждого товара в общей массе хранимого на складе Заказчика товарного запаса (в штуках, объеме- м3, весе- кг), и сортировки значений рассчитанных параметров в порядке убывания, были определены группы A, B и C:  
 
* Группа А — объекты, сумма долей с накопительным итогом которых, составляет первые 50 % от общей суммы параметров.  
* Группа В — следующие за группой А объекты, сумма долей с накопительным итогом которых, составляет от 50 % до 80 % от общей суммы параметров.  
* Группа С — оставшиеся объекты, сумма долей с накопительным итогом которых, составляет от 80 % до 100 % от общей суммы параметров.  
 
Расчет АВС рейтинга товаров, призван выявить хранимые на складе товары, имеющие наибольшую долю в общей массе товарных запасов. Сгруппированные согласно известным правилам, товары получившие А, В или С рейтинг, могут быть наиболее адекватно рассмотрены в контексте их размещения на складских площадях. АВС рейтинги, рассчитанные по доле в общем товарообороте, объемных и весовых нагрузках — позволяют определить возможные операционные нагрузки на персонал; требуемые складские площади, объемы и оборудование; нагрузки на складскую технику, оборудование и архитектуру по массе.  
 
Динамика изменений АВС рейтингов за расчетный период, помогает определить «устойчивость» того или иного товара с данным рейтингом внутри его рейтинговой группы, в течении расчетного периода. Такой анализ способствует более точному планированию загрузки склада в разрезе отдельных наименований и групп товаров.  
 
Если размеры хранимого товара позволяют осуществлять его хранение паллетным способом, наиболее рациональным, в большинстве случаев будет использовать стеллажное хранение. В процессе выбора способа паллетирования, следует учитывать эффективность применения только одного из вариантов, т.к. использование однородной тары (паллет) позволит унифицировать складские операции, сократить трудоемкость работ, позволит снизить себестоимость планируемого складского оборудования.  
 
Динамика изменений структуры складского хранения рассчитываемых товарных запасов по массогабаритным характеристикам, позволяет оценить возможные максимальные нагрузки на складское оборудование в различные периоды времени. Динамика изменений структуры товарных запасов по расчетным группам хранения, позволяет определить потребность склада в местах хранения, для типов складского оборудования, отвечающего тем или иным массогабаритным требованиям таких групп.  
 
Определение максимумов хранения товарных запасов, представляет собой расчет предельной единовременной загрузки складских мощностей, основанный на определении максимумов средне-недельного хранения запасов в течении всего расчетного периода. Такой расчет позволяет оценить потребность в резервах складских площадей. А его рассмотрение совместно с динамикой остатков, коэффициентами сезонности и оборачиваемости, позволит достоверно определить в какое время, и для какого товара, такой резерв будет наиболее востребован.  
 
Определение максимумов хранения товарных запасов по группам хранения, показывает возможную предельную потребность в местах хранения для каждой из таких групп.  
 
Динамика изменений запасов по группам хранения за расчетный период и определение максимумов хранения по этим группам, позволили оценить возможное количество складского оборудования.  
 
Динамика изменений структуры товарных запасов по группам хранения, отражает вариабельность той или иной группы хранения за различные отрезки расчетного периода.  
 
Такие изменения требуемых количеств мест хранения по группам, указывают, в частности, на возможность снижения количества мест хранения для отдельных групп, в пользу более массо- и габаритоемких. Такое перераспределение, в свою очередь, позволит использовать однотипное складское оборудование. При высокой степени вариабельности количества мест хранения по отдельным группам хранения и (или)значительном долевом весе одной или нескольких схожих групп, возможна и полная унификация планируемого складского оборудования.