Управление запасами. Организация эффективного управления запасами

Управление  запасами. Организация эффективного управления запасами 

Управление  запасами - это оптимизация запасов  произведенных товаров, незавершенного производства, сырья и других объектов деятельности предприятиями с целью  уменьшения затрат хранения при обеспечении уровня обслуживания и бесперебойной работы предприятия. Управление запасами в логистике — оптимизация операций, непосредственно связанных с переработкой и оформлением грузов и координацией со службами закупок и продаж, расчет оптимального количества складов и места их расположения.

Эффективное управление запасами позволяет организации удовлетворять  или превышать ожидания потребителей, создавая такие запасы каждого товара, которые максимизируют чистую прибыль.

Корпоративная политика, способствующая эффективному управлению запасами, - первая составляющая успешного управления запасами. Другие необходимые составляющие – хорошее аппаратное и программное обеспечение и знания, необходимые для использования программного обеспечения.

Значение продуманной  корпоративной политики в деле эффективного управления запасами неоценимо. Все  сотрудники организации должны понимать фундаментальные основы по которым составляется корпоративный бизнес план.

Прежде, чем изучать новые  революционные способы определения, когда и сколько товаров заказывать, нужно удостовериться, что на складе - порядок. А для этого необходимо следовать определенной корпоративной политике и процедурам. Контролировать запасы и управлять ими.

Управление запасами –  это та область менеджмента, в  которой можно много выиграть от использования эффективных методов, и этот выигрыш непосредственно измеряется в денежном выражении. Эти методы изложены Джоном Шрайбфедером доступно и полно. Вместе с тем необходимо отметить, что применение того или иного подхода к управлению запасами должно определяться стратегией компании и вытекающей из нее стратегией управления запасами. На практике мы часто видим, например, что компания не определив, что для нее важнее: удовлетворение спроса потребителей или минимизация издержек, пытается выстроить систему управления запасами. Без четкой постановки целей и определения критериев эффективности эта задача не имеет решения.

Виды запасов

Прежде чем готовая  продукция попадет конечному  потребителю, она проходит производственный цикл, начиная от сырья (полуфабриката) и заканчивая готовой продукцией. Учитывая, что ситуация на рынке носит непредсказуемый характер это отражается на производственном процессе. Назвать точную цифру, сколько будет продано готовой продукции в следующем месяце, не берется ни один специалист.

Чтобы не остановилось производство из-за отсутствия запасов сырья, по причине увеличения резкого спроса или перебоев в снабжении, то на производстве создаются запасы. Если бы производственный процесс функционировал бы как единый конвейер, то потребности в запасах сводились к нулю. В реальной жизни этого не происходит.

Создание запасов всегда сопряжено с дополнительными  финансовыми расходами.

Затраты, связанные с созданием  и содержанием запасов можно  разбить на несколько групп:

- отвлечение части финансовых  средств на поддержание запасов;

- расходы на содержание  специально оборудованных помещений  (складов);

- оплата труда специального  персонала; 

- дополнительные налоги;

- постоянный риск порчи,  нереализации просроченного товара, хищения. 

В свою очередь отсутствие необходимого объема запасов приводит также к расходам, которые можно определить в следующей форме потерь:

- потери от простоя  производства,

- потеря от упущенной  прибыли из-за отсутствия товара  на складе в момент возникновения  повышенного спроса,

- потери от закупки мелких партий товаров по более высоким ценам;

- потеря потенциальных покупателей и др.

Кроме финансовых расходов, связанных с формированием  запасов, предприниматель должен руководствоваться  конъюнктурой рынка. Т. е. На рынке действуют  побудительные мотивы.

Перечислим  основные мотивы, которыми руководствуется предприниматель, создавая материальные запасы:

- возможность  колебания спроса;

- сезонные колебания  спроса на некоторые виды товаров; 

- скидки за  покупку крупной партии товаров; 

- спекуляции  на росте цен; 

- снижение издержек, связанных с размещением и доставкой заказа;

- снижение издержек, связанных с производством единицы  изделия; 

- возможность  равномерного осуществления операций  по производству и распределению; 

- возможность  немедленного обслуживания покупателей; 

- сведение к  минимуму простоев производства из-за отсутствия запасных частей;

- упрощение  процесса управления производством. 

По перечисленным  выше причинам предприниматели, как  в торговле, так и в промышленности, отдают предпочтение созданию запасов, так как в противном случае увеличиваются издержки обращения, т.е. уменьшается прибыль.

По тем же самым причинам вместо запасов можно  создавать логистические технологии быстрого ответа, позволяющие достигать  те же производственные или торговые результаты. Например, если срок оформления или доставки заказа для торговой точки сократить с трех дней до трех часов, то на случай непредвиденно большого покупательского спроса потребуется гораздо меньший страховой запас.

Пол назначению запасы делятся на два основных вида: производственные и товарные, которые в свою очередь делятся на три подвида: текущие, страховые, сезонные.

Управление  запасами на каждом из этих участков имеет  свою специфику.

Рассмотрим  каждый из этих видов запасов.

Производственные  запасы, находящиеся на предприятиях всех отраслей, предназначены для производственного потребления. Цель создания производственных запасов — обеспечить ритмичное функционирование производственного процесса.

Товарные запасы представляют собой уже готовую  продукцию предназначенную для  конечного потребителя, а также запасы находящиеся на пути следования товара от поставщика к потребителю, т.е. на предприятиях оптовой, мелкооптовой и розничной торговли, в заготовительных организациях и запасы в пути.

Товарные запасы, в свою очередь, подразделяются на запасы товарные средства производства и товарные предметы потребления.

Как уже отмечалось, производственные и товарные запасы делятся на:

Текущие запасы — главная часть всех запасов. Обеспечивает непрерывность производственного  или торгового процесса между очередными поставками.

Страховые запасы — обеспечивают материалами или  товарами производственный или торговый процесс в случае непредвиденных обстоятельств.

Страховой запас, является своеобразным амортизатором, который позволяет предпринимателю  чувствовать себя комфортно. Однако за пользование комфортом положено платить.

При нормальном ходе производственного или торгового  процесса объем страхового запаса, в отличие от текущего, не меняется.

Сезонные запасы — появляются при сезонном характере  производства, потребления или транспортировки.

По отношению  к производству или торговле материальные запасы разделяют на следующие виды:

- переходящие; 

- подготовительные;

- неликвидные; 

- запасы в  пути и др.

К переходящим  запасам относятся остатки материальных средств на конец отчетного периода. Данный вид запасов обеспечивает непрерывность производственного или торгового процесса от начала периода, следующего за отчетным, до момента поставки очередной партии товара.  
Подготовительные запасы — это часть текущих запасов, которые требуют дополнительной подготовки перед использованием их в производственном или торговом процессе.

Неликвидные запасы — это неиспользуемые длительное время производственные или товарные запасы.

Запасы в  пути — запасы находящиеся на момент учета в процессе транспортировки.

В любой момент времени в системе материально-технического снабжения обычно имеются определенные запасы, движущиеся из одной части  этой системы в другую. При больших  временных интервалах между моментом выхода товара со склада и моментом его получения заказчиком будет накапливаться большое количество переходных запасов. Например, при среднем уровне спроса на данный товар, равном 200 изделий в неделю, и сроке его поставки заказчику, равном двум неделям, общий объем переходных запасов этого товара составит в среднем 400 изделий.

Для определения (оценки) среднего количества технологических  или переходных товарно-материальных запасов в данной системе материально-технического обеспечения в целом используется следующая формула:

J= ST,

где,

J — общий  объем технологических или переходных (находящихся в процессе транспортировки)  товарно-материальных запасов; 

S — средняя  норма продаж этих запасов  на тот или иной период времени; 

Т — среднее  время транспортировки.

Оптимальный размер запасов

Страховые запасы служат своего рода «аварийным» источником снабжения в тех случаях, когда  спрос на данный товар превышает  ожидания. На практике спрос на товары удается точно спрогнозировать  чрезвычайно редко. Это же относится  и к точности предсказания сроков реализации заказов. Отсюда и необходимость в создании страховых товарно-материальных запасов.

Можно выделить несколько причин по которым предприниматели  заказывают больше объем товаров, чем  требуется на данный момент. Во-первых, это связано с задержкой получения заказанных товаров. Во-вторых, возможность получить товар в неполном объеме, что вынуждает заказчиков (в особенности посредников) хранить какое-то время те или иные товары на складе. В-третьих, предоставление скидок, получаемые заказчиком при покупке им крупной партии товаров. В-четвертых, транспортные, накладные и др. расходы остаются одинаковыми независимо от объема партии. Например, стоимость одного контейнера будет одна и та же независимо от того, загружен полностью контейнер или нет.

Создание запасов  требует дополнительных финансовых затрат. Поэтому возникает необходимость  в сокращении этих финансовых затрат с помощью достижения оптимального баланса между объемом запаса, с одной стороны, а с другой — финансовыми затратами.

Этот баланс достигается выбором оптимального объема партий заказанных товаров, или определением экономического (оптимального) размера заказа — EOQ (economic order quantity), который вычисляется по формуле:

EOQ = 2AD/vr

где,

А — затраты  на производство;

D — средний уровень спроса;

v — удельные  затраты на производство;

r — затраты  на хранение.

Предлагаемые  компанией услуги в той или  иной степени, представляют собой функцию  ее резервных запасов, и наоборот: резервные запасы компании являются функцией ее услуг. Ясно, что компания будет пытаться минимизировать уровень своих резервных запасов в соответствии с декларированной ею стратегией обслуживания заказчиков. И здесь опять возникает необходимость компромисса — на этот раз между издержками хранения резервных запасов, предназначенных для приспособления к неожиданным колебаниям спроса, и выгодами, получаемыми компанией при поддержании такого уровня обслуживания своих клиентов.

Следовательно, определение точного уровня необходимых  резервных запасов зависит от трех факторов, а именно:

- возможного  колебания сроков восстановления  уровня запасов; 

- колебания спроса на  соответствующие товары на протяжении  срока реализации заказа;

- осуществляемой данной  компанией стратегии обслуживания  заказчиков.

Определить точный уровень необходимых резервных запасов в условиях нестабильности сроков реализации заказов, изменчивого спроса на товары и материалы досчтаточно сложно. Для нахождения удовлетворительных решений проблем, связанных с резервными товарно-материальными запасами, необходимо использовать моделирование или имитацию различных сценариев.  
Поскольку на предприятиях различных отраслей создание товарно-материальных запасов определяется той специфической ролью, которую они играют в процессе выпуска продукции, то объяснимы и различия в подходах к политике капиталовложений в данной области и к определению приоритетности задач, решаемых в ходе производства. Например, на некоторых предприятиях народного хозяйства основной задачей является контроль за сырьем, в других — за готовой продукцией, а на предприятиях отраслей, производящих инвестиционные товары, большая часть организационных усилий концентрируется на контроле за незавершенным производством.

Контроль состояния  запасов

Управление запасами предусматривает  организацию контроля за их фактическим состоянием. Необходимость организации службы контроля за состоянием запасов обусловлена повышением издержек в случае выхода фактического размера запаса за рамки, предусмотренные нормами запаса.

Контроль за состоянием запасов и формирование заказа может осуществляться периодически, по одной из представленных систем:

Система оперативного управления — через определенный промежуток времени принимается оперативное  решение: «заказывать» или «не заказывать», если заказывать, то какое количество единиц товара.

Система равномерной поставки — через равные промежутки времени  заказывается постоянное количество единиц товара.

Система пополнения запаса до максимального уровня — через  равные промежутки времени заказывается партия, объем которой, т.е. число единиц товара, равен разности установленного максимального уровня запасов и фактического уровня запасов на момент проверки. Размер заказа увеличивается на величину запаса, который будет реализован за период выполнения заказа.

На практике применяются различные методы контроля, которые могут осуществляться непрерывно, либо через определенные периоды.

Рассмотрим наиболее часто  встречающиеся системы контроля состояния запасов: