Управление эффективностью деятельности персонала

Качество функций  управления зависит от качества оргструктуры организации и процесса управления.

Анализ  затрат на реализацию функций управления - определение затрат на содержание носителя функции, затрат на реализацию функции, сопоставление их со степенью значимости анализируемых функций при помощи специальной диаграммы.

Диаграмма значимости функций  и затрат на их реализацию - совмещенная диаграмма для оценки соответствия значимости функций и затрат на их осуществление. В верхней части диаграммы функции управления располагаются по степени их значимости, а в нижней - приводятся затраты на их реализацию.

Диаграмма значимости функций и уровня их качества - совмещенная диаграмма для оценки соответствия значимости функций управления и уровня качества функций. В верхней части диаграммы функции управления располагаются по степени их значимости, а в нижней - дается оценка уровню их качества.

Функционально-стоимостная  диаграмма - графическое изображение функций управления. Имеются специальные правила построения диаграммы. При помощи таких диаграмм выявляются бесполезные, вредные, несвойственные, дублируемые функции.

Функционально-стоимостный анализ включает в себя следующие этапы: подготовительный, информационный, аналитический, творческий, исследовательский, рекомендательный, внедренческий. Они хорошо вписываются в принятую последовательность разработки проекта совершенствования системы управления организацией. Предпроектная подготовка охватывает подготовительный, информационный и аналитический этапы ФСА; проектирование - творческий, исследовательский и рекомендательный этапы ФСА; а внедрение – этап внедрения результатов ФСА. 

Сбор, изучение и систематизация информации для анализа  деятельности управленческого персонала.

1. Подготовительные работы к проведению функционально-стоимостного анализа.

На подготовительном этапе выбирается объект анализа, определяются конкретные задачи проведения ФСА, и составляется рабочий план.

     Объектом  анализа может быть аппарат управления организации в целом или отдельное функциональное подразделение, аппарат управления цехом, участком, отдельный управленческий работник. На этом этапе проводится комплексное исследование состояния производства и управления организации.

В результате исследования выявляются узкие места в сфере  производства. Наиболее распространенные недостатки в сфере производства: высокая текучесть кадров, недостаток квалифицированных работников, большие простои оборудования, отсутствие отдельных комплектующих изделий и материалов, низкий уровень специализации и ритмичности производства, неудовлетворительный уровень технологии и производительности труда, производственной культуры рабочих, высокая трудоемкость и себестоимость продукции, низкий уровень качества изделий, большой удельный вес брака и т.д.

     Наличие узких мест в производственной системе, как правило, является следствием недостаточно четкой работы (или просчетов) системы управления организации в целом, а также цехов, участков, бригад. Поэтому анализ и выявление недостатков в производстве позволяют находить узкие места в управлении им (например, низкий уровень качества продукции может явиться следствием плохой работы конструкторско-технологических подразделений).

     Затем выявляются недостатки в управлении тем или иным производственным подразделением (цехом, участком, бригадой), в функционировании той или иной подсистемы управления (линейного руководства, функциональной, целевой, обеспечивающей). В свою очередь, в каждой подсистеме выявляются недостатки по отдельным элементам (кадры, технические средства управления, информация и т.д.). При комплексном исследовании широко используется экспертный (устный или анкетный) опрос руководителей, специалистов управления, рабочих. В результате обследования выбирается объект для первоочередного проведения ФСА.

Перечень  конкретных задач  проведения ФСА зависит от выбранного объекта анализа. Важнейшие задачи, решаемые с помощью ФСА системы управления: снижение расходов на управление, совершенствование управления организацией в целом и ее отдельным подразделением, а также цехом, участком, бригадой; улучшение организационной структуры аппарата управления, уточнение функций отдельных подразделений и должностных лиц, повышение качества процессов выработки, принятия и реализации управленческих решений, совершенствование кадрового, технического, информационного обеспечения системы управления.

     Для соблюдения единого порядка про  ведения ФСА составляется рабочий план. В нем дается подробное описание работ по этапам, перечень необходимых информационных материалов. План распределяет все работы по исполнителям с указанием сроков проведения ФСА.

     Объектом  исследования является служба персонала продюсерского центра, возглавляемая президентом. В соответствии с уставом организации основной деятельностью продюсерского центра является производство аудиовизуальной продукции (кино, видео, мультипликация, радио, фото), организация шоу и презентаций, изготовление полиграфической продукции высокого качества. Также в процессе своей деятельности продюсерский центр может заниматься сдачей оборудования в аренду, оказанием консалтинговых и кастинговых услуг.

     Организационная структура управления продюсерским центром включает функциональные подразделения: службу персонала, отдел по работе с клиентами, бухгалтерию, службу размещения заказов, отдел маркетинга и рекламы, технический отдел. Организационная структура производства представлена подразделениями: отдел верстки, отдел оперативной полиграфии, видеоотдел, монтажная и др.

     Целями  деятельности службы персонала является удовлетворение потребности организации в высококвалифицированных работниках, обеспечение условий для развития их творческого потенциала, уровня квалификации, повышение степени удовлетворенности и заинтересованности в работе.

     Выбор службы персонала в качестве объекта  анализа объясняется ее особой ролью в управлении данного центра, а также спецификой деятельности организации (производство эксклюзивного творческого продукта) и обусловленной ею значимостью каждого работника и качества работы управленческого персонала. Кроме того, в деятельности службы персонала имеется ряд проблем, связанных с перегруженностью персонала, которые могут быть решены посредством использования больших резервов в ее работе.

     Задачи  функционально-стоимостного анализа  деятельности службы персонала: совершенствование  методов управления персоналом; совершенствование организационной структуры службы персонала; уточнение функций службы и ее работников; повышение качества выполнения функций; рационализация функциональных взаимосвязей службы с другими подразделениями центра и внешними организациями; совершенствование технологии управления персоналом; совершенствование кадрового, информационного и технического обеспечения службы; снижение расходов

на выполнение функций службы; повышение эффективности  деятельности службы персонала. 

2. Сбор, изучение и систематизация информации

     Сбор, изучение и систематизация данных, характеризующих

систему управления, отдельные ее подсистемы или работников, проводятся на информационном этапе.

Источником информации является следующая документация: планы  и годовые отчеты работы организации, положения о подразделениях аппарата управления, должностные инструкции, стандарты организации, штатное расписание, схемы управления организацией и ее подразделениями, данные бухгалтерской отчетности, результаты проведенных научных и социологических исследований и др.

     Изучение  данных включает:

- описание состава и содержания выполняемых функций объекта анализа;

- уяснение сущности объекта анализа и характера процессов выработки, обоснование, принятие и реализацию управленческих решений;

- характеристику кадров управления, применяемых технических средств, информации, используемой объектом в своей работе, организационной структуры и методов управления;

- изучение внедряемых или планируемых мероприятий по совершенствованию организации труда и трудовых процессов;

- изучение передового опыта в организациях-аналогах;

- подготовку информации для определения затрат на выполнение управленческих функций на основе нормативной документации и экспертного опроса, а также в результате изучения форм статистической отчетности и штатного расписания.

      Структурно  служба персонала состоит из двух отделов - отдела по работе с персоналом и отдела по найму и отбору персонала. Отдел по работе с персоналом занимается кадровым делопроизводством, организацией обучения, переподготовки, повышения квалификации, планированием карьеры и служебно-профессионального продвижения, выполняет другие функции. В отделе по найму и отбору персонала особую роль играет деятельность специалиста по отбору персонала – профессионального психолога, поскольку кроме высоких профессиональных качеств от сотрудников центра прежде всего требуется умение работать в команде. С другой стороны, имея дело с креативными проектами, продюсерскому центру необходимы сугубо творческие личности, способные находить свежие, неординарные пути решения проблем. Задача психолога - выявить личностные характеристики кандидатов и отобрать необходимых для организации работников. Отдел работает с рекрутинговыми агентствами и напрямую с кандидатами на вакантные должности, занимается подбором и расстановкой кадров, выполняет другие функции.

     Соответствие  деятельности службы персонала современным  требованиям достигается благодаря  системе постоянного обучения, включающей в себя участие в семинарах, тренингах, изучение тематической литературы. 

3. Анализ функций,  выполняемых персоналом, и затрат на их осуществление

     На  аналитическом этапе осуществляется формулировка, анализ и классификация функций, их декомпозиция, определяется стоимость выполнения функций. Здесь оценивается степень значимости функций, определяются степень и причины несоответствия между значимостью функций и уровнем затрат на их реализацию, качеством выполнения функций.

     Функции управления необходимо разделить на главные, основные и вспомогательные. Для службы персонала главная функция - «Обеспечивать персоналом, его эффективное использование, профессиональное и социальное развитие». Выявление основных функций и отделение их от вспомогательных имеет важное значение, так как среди последних находятся излишние или несвойственные службе персонала функции - важный источник излишних затрат и, следовательно, резерв снижения стоимости выполнения совокупности управленческих функций.

     Классификация функций позволяет построить  функционально-стоимостную диаграмму, которая представляет собой графическое изображение функций управления службы персонала.

     Диаграмма строится по следующим правилам. Все  функции службы персонала заключаются на диаграмме между двумя вертикальными пунктирными линиями. Левая граничная линия находится между анализируемой основной функцией и функцией более высокого уровня (главной функцией подразделения). Основные функции располагаются на горизонтальной линии. Правая граничная линия находится между анализируемой основной функцией и функцией более низкого уровня (не относящейся к функциям анализируемого подразделения). Все вспомогательные функции располагаются либо над, либо под основными функциями. Это необходимые вспомогательные или излишние, несвойственные, дублируемые функции. Диаграмму следует читать справа налево.

     При помощи тестов «Как?», «Зачем?», «Когда?» отсеиваются излишние и несвойственные функции. Функции, не отвечающие ни на один из этих вопросов, должны быть изъяты из диаграммы и состава функций службы персонала, так как относятся к категории излишних или несвойственных. Все основные функции должны отвечать (по направлению слева направо) на вопрос «Как?», а по направления справа налево - на вопрос «Зачем?». Все вспомогательные функции должны отвечать на вопрос «Когда?» (когда возможно осуществление основной функции?). В случае необходимости количество вопросов можно увеличить.

     При расчете затрат на выполнение функции «Осуществлять наем, оценку и отбор персонала» учитывается фонд заработной платы, единый социальный налог и расходы на содержание и эксплуатацию технических средств управления. Это составляет 95% всех затрат на выполнение функций службы персонала.

     Данные, полученные в результате формулировки, классификации функций службы персонала и определения затрат на их осуществление, которые рассчитываются на основе отчетной документации, а также экспертного опроса специалистов и руководителей службы персонала, сводятся в специальную таблицу.

     Стоимостная оценка функций и нанесение их на диаграмму позволяют выявить распределение стоимостей по функциям и областям диаграммы и определить те направления, по которым следует вести работу для сведения к минимуму излишних затрат, связанных с осуществлением конкретной функции управления. С помощью диаграммы выявляются излишние и несвойственные службе персонала функции, а также функции, невыполняемые в настоящее время работниками службы персонала.