Учетные регистры

Регистрационный журнал предназначен для контроля за сохранностью мемориальных ордеров путем их порядковой нумерации и для определения общей суммы всех операций за отчетный месяц. Сверка этой суммы с суммой "Итого оборотов" в оборотной ведомости по синтетическим счетам за месяц позволяет убедиться в правильности записей.

После регистрации бухгалтерских  записей в регистрационном журнале  производится запись мемориальных ордеров в Главной книге. Для каждого синтетического счета в Главной книге отводится отдельный развернутый лист, в левой стороне которого отражается запись по дебету счета, в правой — по кредиту с указанием в колонках сумм по соответствующим корреспондирующим счетам. Каждый мемориальный ордер отражается в Главной книге дважды: по дебету и кредиту соответствующих счетов.

Итоги дебетовых и кредитовых оборотов переносят из главной книги в оборотную ведомость синтетических счетов, используемую в дальнейшем для составления баланса на первое число.

Аналитический учет при этой форме  учета может быть организован  как на карточках, так и в специальных  книгах (Книга учета расчетов по оплате труда, Книга учета расчетов с организациями и др.).

После записи хозяйственных операций в аналитические счета на мемориальных ордерах и приложенных к ним документах отмечается номер карточки или страницы Книги аналитического учета, в которую записана оформленная ими операция.

В конце отчетного месяца на основании  записей в карточках или книгах составляются оборотные ведомости  по счетам аналитического учета. Записи в Главной книге служат основанием для составления оборотной ведомости  по счетам синтетического учета. После  взаимной сверки оборотных ведомостей аналитического учета с оборотной  ведомостью по счетам синтетического учета (последняя должна быть предварительно сверена с итогом регистрационного журнала) составляется баланс.

Характерными особенностями мемориально-ордерной формы являются:

- оформление бухгалтерских записей мемориальными ордерами;

- разделение синтетического учета на хронологический (журнал регистрации мемориальных ордеров) и систематический (Главная книга);

- ведение аналитического учета в основном в книгах и карточках;

- особое построение Главной книги, раскрывающее корреспонденцию счетов, как по дебиту так и по кредиту каждого счета.

Недостатки этой формы:

- большое количество мемориальных ордеров,

- неоднократная запись одних и тех же показателей в различные учетные регистры.

В настоящее время применяется  в бюджетных организациях.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета была впервые применена в 1939 году на предприятиях электропромышленности. Широкое распространение получила начиная с 1949 года. Эта форма основана на принципе накапливания данных первичных документов для получения необходимых показателей синтетического и аналитического учета, т.е. ведения группировочных и накопительных ведомостей. Поэтому в синтетические счета записывается не каждая отдельная операция, а итоги однородных операций.

Основным регистром журнально-ордерной формы учета является журнал-ордер. В основу построения журналов-ордеров положен кредитовый признак в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

Журнально-ордерная форма нашла  свое распространение в 2 вариантах: полная журнально-ордерная форма бухгалтерского учета содержит 16 журналов-ордеров, а сокращенная - 8. Кроме основных типовых журналов-ордеров, в состав ее учетных регистров входят ведомости (в полной 18, в сокращенной 6), и  разработочные таблицы (в полной 15, в сокращенной 3).

В журналах-ордерах предусмотрена  типовая корреспонденция счетов и перечень показателей, необходимых для отчетности. Некоторые журналы-ордера предназначены для отражения операций по кредиту нескольких счетов. В журналах-ордерах, совмещающих синтетический и аналитический учет, предусмотрены необходимые статьи аналитического учета.

В бухгалтерии создаются отдельные  сектора по учету материалов, заработной  платы, производственного учета и т.д.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу, которая используется для обобщения их данных, а также для взаимной проверки правильности записи по счетам и для составления баланса. Главная книга открывается на год.

Для каждого счета в Главной книге отводится отдельная таблица (страница), где записывают остатки на начало месяца, оборот по кредиту одной общей суммой из соответствующего журнала-ордера. Обороты по дебету собираются из различных журналов- ордеров, т.е. Главная книга ведется по дебетовому признаку. Сумма дебетовых и кредитовых оборотов и сальдо по дебету и кредиту должны быть равны в Главной книге.

При этой форме учета не требуется составлять оборотную ведомость по синтетическим счетам (эти данные содержатся в Главной книге). В журналах-ордерах максимально используется шахматная и линейно-позиционный способы записей.

Таким образом, основным преимуществом  журнально-ордерной формы бухгалтерского учета является возможность разделения труда в бухгалтерии.

Недостатками этой формы являются:

- сложное построение учетных  регистров, каждый из них построен  по-своему;

- изначально построенная в расчете  на ручное ведение регистров,  эта форма трудно механизируется.

В современном бухгалтерском учете, организации, в большинстве случаев, применяют комбинированную форму  учета (журнально-ордерная и автоматизированная). Когда отдельные участки, а следовательно  и отдельные журналы-ордера заменяются регистрами автоматизированной формы.

Упрощенная форма бухгалтерского учета была разработана в 1991 году Министерством финансов СССР для  малых предприятий. Эта форма  применяется в организациях с  небольшим количеством хозяйственных  операций, независимо от сферы деятельности. Основным регистром данной формы бухгалтерского учета является Книга учета хозяйственных операций, в которой каждая отдельная хозяйственная операция отражается одной строкой. Причем сумма по отдельной хозяйственной операции отражается в качестве контрольной в графе "Сумма" и равна сумме, отраженной по этой же строке по дебету одного счета и кредиту другого в соответствии с установленной корреспонденцией. Книга учета хозяйственных операций совмещает аналитический и синтетический учет, а также хронологическую и систематическую записи хозяйственных операций.

В тех случаях, когда упрощенная форма учета применяется в  организациях производственной сферы  деятельности, наряду с Книгой учета  хозяйственных операций рекомендуется использовать следующие ведомости:

- Ведомость учета основных средств, начисленного износа —форма № В-1;

- Ведомость учета производственных запасов и готовой продукции — форма № В-2;

- Ведомость учета затрат на производство — форма № В-3;

- Ведомость учета денежных средств и фондов — форма № В-4;

- Ведомость учета расчетов и прочих операций — форма № В-5;

- Ведомость учета реализации — форма № В-6;

- Ведомость учета расчетов с поставщиками — форма № В-7;

- Ведомость учета заработной платы № В-8;

- Ведомость (шахматная) — форма № В-9.

Итоговые данные по счетам в Книге  учета хозяйственных операций являются основанием для составления оборотного баланса (оборотной ведомости по счетам).

Автоматизированная форма бухгалтерского учета

Применение персональных компьютеров в учетной работе дает возможность автоматизировать рабочее место бухгалтера, что повышает производительность труда учетных работников, обеспечивает оперативность получения данных.

Большие возможности современной вычислительной техники расширяют сферы деятельности бухгалтерского учета путем совмещения с функциями финансового анализа. Этим самым бухгалтерский учет выполняет функцию управления, создает информационную базу для принятия правильных решений. Использование персональных компьютеров позволяет автоматизировать обработку учетных данных от их ввода до формирования выходных форм. При этом ввод данных производится однократно, а использование - многократно в разрезе различных уровней пользования.

Используемое в настоящее время программное обеспечение автоматизированной обработки учетной информации базируется на методологических положениях, закрепленных в действующих нормативно-правовых актах. Это позволяет осуществлять предварительный контроль вводимых для обработки исходных данных и результатных показателей, которые могу быть представлены в виде различных форм выходных документов. Формы выходных документов могут быть представлены в виде ведомостей с отражением показателей по форме журналов-ордеров, характерным для которых является кредитовый признак построения. Следовательно, все используемые в настоящее время программы автоматизированной обработки информации ("1С:Бухгалтерия", "Галактика", "Ветразь" и др.) могут отличаться формами выходных документов и приемами ввода первичных данных. Вместе с тем всех их объединяет то, что они функционируют на основе взаимодействия элементов метода бухгалтерского учета: документации, счетов, двойной записи на счетах, баланса, инвентаризации, отчетности, оценки и калькуляции.

Таким образом, каждая отдельно взятая версия автоматизированной обработки учетной информации представляет собой единство методологических основ бухгалтерского учета, возможностей вычислительной техники и логической последовательности (алгоритма решения) обработки информации и получения выходных данных.