Учетные регистры

2 УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ И ФОРМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

 

2.1 Система учетных регистров применяемых организациями

 

Данные о наличии и  движении объектов бухгалтерского учета  под влиянием совершаемых хозяйственных  операций отражаются в учетных регистрах.

Учетные регистры - это специальные  таблицы (бланки) для отражения в них хозяйственных операций, зафиксированных в первичных документах. Они предназначены для накапливания, группировки и систематизации по счетам однородных хозяйственных операций.

В реальной практике в организации  могут применяться от нескольких десятков до нескольких сотен учетных  регистров различных по форме  и содержанию. Поэтому их принято классифицировать по ряду признаков:

а) по видам учетных записей:

1) хронологические;

2) систематические;

3) комбинированные.

Хронологические регистры предназначены для регистрации хозяйственных операций в порядке их совершения во времени. К ним относится Кассовая книга, Журнал регистрации платежных поручений и др.

Систематические предполагают регистрацию операций в определенной система, т.е. в группировке. Эта группировка происходит на счетах синтетического и аналитического учета. К синтетическим регистрам относится Главная книга организации и т.д.

Комбинированные - это сочетание хронологического и аналитического регистра, т.е. последовательно во времени проводятся операции по определенному счету. Примером может быть ведомость №1 к счету 50 “Касса”.

б) по видам учета (по объему информации):

1) аналитические;

2) синтетические;

3) комбинированные.

Аналитические регистры предназначены и используются отражения однородных операций по отдельным аналитическим счетам. Каждая операция записывается не только в денежном, но и в натуральном выражении. К аналитическим регистрам относят карточки учета основных средств, материалов, сальдовые ведомости и др.

Синтетические записи производятся в разрезе синтетических счетов. Записи в этих регистрах ведутся в общем виде и только в денежном выражении. К ним относятся Главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости по синтетическим счетам и др.

Комбинированные учетные регистры совмещают синтетический и аналитический учет. Их структура позволяет вести учет соответствующих объектов в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные синтетические показатели, поэтому отпадает необходимость в сверке итогов по аналитическому и синтетическому учету (например, журнал-ордер № 6).

в) по внешней форме (по внешнему виду):

1) книги;

2) карточки;

3) свободные листы;

4) машинограммы.

Книги ведутся по синтетическим и аналитическим счетам. Их листы  нумеруются, а их количество указывается прописью на последней странице книги, подтверждается подписью главного бухгалтера и руководителя предприятия. Некоторые регистры, например кассовая книга, до начала работы с ними прошнуровываются. Концы шнура закрепляются с оборотной стороны книги сургучной печатью.

Карточки - это свободные листы бумаги или картона небольшого формата, которые хранятся в ящиках в определенной системе, т.е. в картотеке. Они регистрируются в специальном реестре.

Свободные листы представляют собой отдельные листы или несколько скрепленных листов, которые открываются на месяц и хранятся в папках. Это журналы-ордера или ведомости.

Машинограмма - учетный регистр, получаемый при обработке документов на ПК. Формы их разнообразны и зависят от назначения и содержания учитываемых в них объектов.

г) по форме графления (по строению):

1) односторонние;

2) двусторонние;

3) многографные.

Односторонние учетные регистры предполагают общее ведение записей по дебету и по кредиту счетов. Они предназначены для учета материалов, денежных средств и расчетов. Примером таких регистров являются кассовая книга, журнал регистрации хозяйственных операций и др.

Двусторонние  регистры предполагают обособление дебетовых и кредитовых оборотов и отражение их по разным сторонам счета. Они используются при мемориально-ордерной форме учета.

Многографные применяются для детализации дебетовых или кредитовых оборотов. В них отводится много граф для дебетовых оборотов и одна - для кредитовых или наоборот, что обеспечивает расчленение общей суммы оборотов на односторонние слагаемые. Примером является Главная книга, журналы-ордера.

д) по характеру расположения показателей и последующих записей в регистры:

1) шахматной (матричной) формы;

2) линейной (линейно-позиционной)  формы.

По шахматному принципу построены журналы-ордера, ведомости и другие регистры. Принципы построения записей: строки пересекаются с графами и на их пересечении указываются суммы хозяйственных операций.

При линейной форме записи ведутся только по строкам. Если же в линейной форме появляются графы, то это шахматно-позиционная запись (журнал-ордер №6)

ж) по материальной основе:

1) бумажные;

2) безбумажные.

К безбумажным регистрам  относятся видеограммы на экранах (дисплеях) компьютеров, сформированные в оперативной памяти или на магнитных носителях. При необходимости такие регистры распечатываются на бумаге.

 

2.2 Порядок выявления  и исправления ошибок в учетных  записях

 

При ведении записей в  учетных регистрах могут быть допущены различные ошибки:

- неверно указанные суммы  хозяйственных операций;

- неправильный подсчет  итогов;

- неправильно составленная  проводка и т.п.

В связи с этим существует целый ряд обязательных учетных  процедур, позволяющих выявить ошибки:

- повторная сверка записей  в учетных регистрах с данными  первичных документов;

- проверка данных синтетического  и аналитического учета;

- составление оборотных  ведомостей позволяет проверить  соблюдения правила двойной записи;

- сверка итоговых сумм  по строкам и по графам, так  называемая “сверка на уголок”;

Есть и более сложные  приемы проверки бухгалтерских записей, такие как сверка остатков, повторная  обработка данных по контрольным  программам (если автоматизированная форма бухгалтерского учета), встречные (взаимные) сверки расчетов между организациями  и др.

Для исправления допущенных ошибок в записях применяются  следующие способы:

- корректурный;

- дополнительная запись;

- красное сторно;

- обратной проводки.

Применение того или иного  способа зависит от характера  ошибки и времени ее обнаружения.

Корректурный  способ применяется тогда, когда ошибка обнаружена до выведения итога в регистре и подсчета оборота за данный месяц. В этом случае ошибочная запись зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать, а правильная сумма указывается сверху. Исправление обязательно оговаривается и заверяется подписью лица, внесшего исправление.

Способ дополнительной записи применяется в том случае, если корреспонденция счетов указана правильно, но запись сделана на меньшую сумму, чем следовало. Тогда запись повторяется еще раз с недостающей суммой.

Способ “красное сторно” применяется в том случае, если ранее произведенная запись была ошибочной, неправильная корреспонденция счетов, отсутствует документ, указана дважды и т.п. Этот способ применяется и в том случае, если сумма операции была завышена.

В первом случае неправильная запись повторяется красными чернилами  и при подведении итогов вычитается, если нет красных чернил сумма  берется в рамку.

Если ошибка состоит в завышении суммы, то красными чернилами, либо в рамке показывается сумма завышения.

Способ сторнировочных записей  используется не только для исправления  ошибок в бухгалтерском учете. Этим способом списываются:

- отклонения в стоимости  материалов при использовании  учетных цен;

- отклонения в стоимости  готовой продукции при использовании  учетных цен;

- торговые наценки и  т.д.

Способ обратной проводки заключается в том, что в неверной бухгалтерской записи бухгалтерские счета меняются местами. В практической деятельности этот способ используется крайне редко, так как завышаются обороты по счетам. Это в значительной степени может усложнить составление бухгалтерской отчетности, ведение налогового учета, так как обороты по отдельным счетам являются налогооблагаемой базой.

После подсчета итогов в  регистре, но до внесения их в Главную  книгу исправление производится в предусмотренных для этого  после итогов свободных строках  или графах с указанием даты внесения исправления и подтверждением подписью лица, внесшего исправление. После перенесения  итогов в Главную книгу никакие  исправления не допускаются. Необходимое  исправление  оформляется специально составляемой бухгалтерской справкой. Данные такой справки заносятся  в Главную книгу обособленно.

 

2.3 Характеристика  применяемых организациями форм  бухгалтерского учета

 

Бухгалтерский учет на предприятиях ведется путем использования разнообразных учетных регистров и в разных сочетаниях – книги, карточки, ведомости, записи в которых производятся в различной последовательности. В зависимости от способов учетной регистрации применяются как ручные записи, так и машинные. Различное сочетание учетных регистров, их структура и взаимосвязь, способы записей определяют применяемую форму бухгалтерского учета.

Под формой бухгалтерского учета понимается сочетание различных учетных регистров, их взаимосвязь, последовательность и способы учетных записей.

Признаками, отличающими  одну форму бухгалтерского учета  от  другой, являются:

- внешний вид;

- назначение и содержание учетных регистров;

- взаимосвязь и сочетание хронологических и систематических записей, регистров синтетического и аналитического учета;

- количество регистров синтетического и аналитического учета;

- последовательность учетных записей;

- степень использования средств автоматизации в учетном процессе.

Формы бухгалтерского учета исторически  появлялись, развивались и отмирали, заменялись белее совершенными.

Лука Пачоли в своем “Трактате о счетах и записях” описал староитальянскую форму бухгалтерского учета, которая состояла из 3 книг:

- мемориала (памятка, повседневная книга);

- журнала (хронологический регистр с проводками)

- Главной книги (все счета, сальдо и обороты).

Впоследствии на базе этой формы  появились различные национальные формы учета – французская, немецкая, американская, ново-итальянская, русская, которые имеют свои особенности. Подробное описание этих форм приведено в работе Соколова “История развития бухгалтерского учета”.

В соответствии с законом «О бухгалтерском учете и отчетности» в Республике Беларусь применяются следующие формы бухгалтерского учета: мемориально-ордерная, журнально-ордерная, автоматизированная и упрощенная. Эти формы учета нашли наиболее полное распространение на предприятиях, особенно комбинированные или смешанные формы учета, основанные на журнально-ордерной, мемориально-ордерной и автоматизированной.

Мемориально-ордерная форма учета была описана в 1926 году и широкое распространение получила в 1928-1930 годах. Ее сущность состоит в том, что на основе документов, сгруппированных в накопительных ведомостях, составляются мемориальные ордера, в которых указывается корреспонденция счетов. К мемориальному ордеру прилагаются все документы, на основании которых он составляется.

Для сокращения учетной работы целесообразно применять накопительные ведомости. Когда же число однородных документов незначительно, составление группировочной или накопительной ведомости нецелесообразно. В этом случае мемориальный ордер составляется на каждый отдельный документ.

Применение накопительных ведомостей позволяет значительно сократить количество записей в учетных регистрах. При введении таких ведомостей все кассовые операции за месяц отражаются в учете двумя записями (одна по приходу, другая по расходу). При оформлении мемориальными ордерами каждой кассовой операции потребовалось бы составить столько ордеров (следовательно, сделать столько же записей в учетных регистрах), сколько было кассовых документов.

Мемориальные ордера после их составления  записываются в регистрационный  журнал. При этом на мемориальных ордерах проставляются порядковые номера, под которыми они зарегистрированы в регистрационном журнале. Нумерация ордеров ежемесячно начинается с № 1 и за ними закрепляются постоянные номера.