Шляхи оптимізації взаємодії зовнішнього та внутрішнього середовища

 
 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ

На  тему: «Шляхи оптимізації взаємодії зовнішнього та внутрішнього середовища організації.»  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗМІСТ

Вступ……………………………………………………………………………...3

1. Внутрішнє  середовище організації та його  елементи………………………5

2. Сутність і характеристики зовнішнього середовища……………………….7

3. Шляхи покращення  взаємодії внутрішнього та зовнішнього 

середовища організації………………………………………………………….11

Висновки…………………………………………………………………………12

Список використаної літератури……………………………………………..…13 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Вступ

Найважливіша  характеристика організації - її взаємозв’язок із зовнішнім середовищем. Жодна організація не може існувати сама по собі. Вони повністю залежать від навколишнього світу, від зовнішнього середовища відносно як своїх ресурсів так і споживачів, користувачів тими результатами, яких вона намагається досягти.

Уява  про значення зовнішнього оточення та необхідність враховувати сили зовнішні по відношенню до організації, з’явилась  в управлінській думці в кінці 50-тих років. Це стало одним з  найважливіших внесків системного підходу в науку управління, оскільки підкреслювалась необхідність для  керівника розглядати свою організацію  як цілісність, яка складається з  взаємопов’язаних частин, в свою чергу  пов’язаних з зв’язками із зовнішнім  світом.

З кожним роком керівництво вимушене враховувати  все більшу кількість зовнішнього  середовища, які набувають глобального  характеру. Організації повністю залежать від навколишнього середовища, яке, як правило, знаходиться поза впливом  менеджера (керівника). 
 
Сьогоднішні зміни в зовнішньому світі примусили звернути на зовнішнє середовище ще більшу увагу, ніж коли - не будь. Навіть якщо б зміни ці не були б настільки важливими, керівникам все одно б прийшлося враховувати середовище, оскільки організація як відкрита система залежить від зовнішнього світу у відношенні поставок ресурсів, енергії, кадрів, а також споживачів.

Не існує  ні однієї організації, яка не мала б зовнішнього оточення, та не знаходилась  б з ним у стані постійної  взаємодії. Будь-яка організація  потребує регулярного отримання  з зовнішнього середовища вихідних продуктів для забезпечення своєї  життєдіяльності. При цьому  кожна  організація повинна віддавати  що-небудь у зовнішнє  середовище в якості компенсації за її існування. Як тільки зв’язки з зовнішнім середовищем обриваються, організація гине. В останній час в зв’язку з посиленням та ускладненням конкуренції, а також різким прискоренням процесів  змін в оточуючому середовищі організації все в більшій мірі змушені приділяти увагу питанням взаємодії з  оточенням, все в більшій мірі розвивати здібності адаптації до змін зовнішнього середовища. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Внутрішнє середовище організації та його елементи 

Згідно  із системним підходом до управління кожна організація — це відкрита система, цілісність і життєздатність якої забезпечується завдяки елементам, з яких вона формується. Сукупність цих елементів становить внутрішнє  середовище організації. Його проектування і створення відбувається з огляду на специфіку діяльності організації, кола споживачів, ринкової кон'юнктури, умов господарювання тощо. Система  менеджменту при формуванні внутрішнього середовища організації має забезпечити  відповідність характеристик його найважливіших складових умовам зовнішнього середовища, в яких організація  функціонує.

Внутрішнє середовище організації формується керівниками відповідно до їх уявлень  про те, які саме елементи забезпечать  її ефективне функціонування і розвиток. Цим зумовлене існування різних підходів до структурування внутрішнього середовища організацій.

Найчастіше  в ньому виділяють  п'ять складових: цілі, структура, технологія, завдання і персонал, який виконує ці завдання з допомогою відповідної технології. Деякі представники сучасної школи управління вважають, що внутрішнє середовище — це структура організації, її ресурси та культура; інші до внутрішнього середовища відносять структуру, рівень розподілу праці та організаційні комунікації, а також кадровий склад організації, трудові й технологічні процеси, що використовують для перетворення ресурсів на необхідний суспільству продукт.

Основними елементами внутрішнього середовища є:

• цілі організації — формуються з урахуваннями ринкової кон'юнктури на основі наявних та потенційних можливостей організації;
• структура організації — формується під обрані цілі в такий спосіб, щоб забезпечити необхідний рівень гнучкості й мобільності організаційних дій; система технологій — спрямована на забезпечення конкурентоспроможності продукції за технічними й економічними параметрами;
• персонал (людські ресурси) — добирають з урахуванням кваліфікаційних характеристик і узгодженості мотивацій індивідів з цілями організації, здатності їх до саморозвитку;
• організаційна культура — має своїм завданням ідентифікацію індивідуальних та організаційних цілей та їх узгодження.

 

Отже, внутрішнє середовище організації — це складна система елементів і зв'язків між ними, що є об'єктом контролювання та регулювання керівництвом. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Сутність і характеристики зовнішнього середовища. 

Кожна організація є відкритою системою, яка перебуває у постійній  взаємодії із зовнішнім середовищем.

Зовнішнє  середовище — сукупність господарських суб'єктів, економічних, суспільних і природних умов, національних та міждержавних інституційних структур та інших зовнішніх щодо підприємства умов і чинників.

Залежно від характеру впливу зовнішнє середовище поділяють на середовище прямої (мікросередовище) та непрямої (макросередовище) дії.

Зовнішнє  середовище є складним, мінливим, взаємозалежним і, як правило, невизначеним:

1. Складність — велика кількість факторів, на які організація мусить реагувати, а також рівень варіативності кожного з них. Складнішою є робота тієї організації, на яку впливає більше факторів.
2. Мінливість — швидкість зміни оточення організації. У деяких з них зовнішнє середовище дуже рухливе (комп'ютерні технології, електронна, хімічна, фармацевтична промисловість, біотехнології). Менш рухливе воно у підприємств харчової, деревообробної промисловості тощо. Крім того, в межах одного підприємства більш рухливим є середовище для одних підрозділів, зокрема, науково-дослідних, маркетингових відділів, і менш рухливим — для інших, наприклад, виробничих.
3. Взаємозалежність факторів (зміна одного фактора спричиняє зміни інших). Наприклад, зростання цін на енергоносії зумовлює стрибок цін на всі види продукції, а особливо ті, при виробництві яких є велика частка енергозатрат. Це може призвести до ослаблення конкурентних позицій фірм, які виготовляють цю продукцію. Водночас таке становище змушує виробників шукати енергозберігаючі технології.
4. Невизначеність — необмежена кількість інформації про зовнішнє середовище і ймовірність її недостовірності. Організації, прагнучи знизити рівень невизначеності зовнішнього середовища, можуть застосовувати дві стратегії — пристосуватись до змін або впливати на середовище з метою зробити його сприятливішим для свого функціонування. Перша стратегія реалізується через створення гнучких організаційних структур із високим рівнем децентралізації влади. Керівники таких організацій повинні вміло використовувати сучасний інструментарій для прогнозування змін, володіти ринковою інтуїцією. Друга стратегія, як правило, доступна лише великим фірмам або таким, які об'єднуються з метою розширення своїх можливостей.

Для впливу на зовнішнє середовище вони можуть використовувати  потужну рекламу та засоби PR, політичну діяльність для лобіювання своїх інтересів, входження у торговельні асоціації. Вразливість малого бізнесу зумовлена саме тим, що серед підприємців-початківців мало хто досконало володіє мистецтвом передбачувати зміни у зовнішньому середовищі, а змінювати його на свою користь їм не під силу. 

Динамічність  зовнішнього середовища, його видозмінюваність, відсутність необхідного обсягу достовірної інформації перешкоджають  урахуванню всіх можливих наслідків  впливу на діяльність підприємства. Зважаючи на це, керівники підприємств мають  обмежувати спектр зовнішніх чинників, віддавати перевагу тим, які найістотніше впливають на результати діяльності. Досягненню цієї мети сприяє, зокрема, аналіз мікросередовища підприємства і виділення тих його суб'єктів, чий вплив на нього є відчутним.

Функціональні сфери зовнішнього  середовища.

Соціальне середовище. Зростання населення, розвиток культури, освіти визначають характер зростаючого потенційного ринку; вимірювання потреби в кількості та якості благ, які споживаються (продуктів, житла, комфорту), зміна стилю життя призводить до трансформації понять зайнятості та відпочинку, здорового способу життя, комфорту житла, а все разом - мотивація для зміни виробництва благ і послуг.

Правове середовище. Всі бізнес-організації працюють в юридичних рамках, норми права регулюють поведінку бізнес-організацій і вирішують спори, конфлікти між ними і суспільством у цілому. Тому розвиваються закони, контрактне право, захист споживачів тощо.

Державне  середовище. Держава в економіці може відігравати три різні ролі: невтручання держави в процеси економіки (вільний ринок); радикальне втручання в економіку (соціалізм і комунізм); прагматичне втручання, тобто узгодження політичних поглядів, індивідуальної ініціативи, прибуткової мотивації, ринкових сил (ринок, що регулюється).

Політичне середовище. Внутрішній ринок знаходиться під впливом політичних подій і рішень, аналогічно цьому політичні фактори можуть впливати на операції у сфері міжнародного бізнесу.

Технологічне  середовище. Динаміка попиту і пропозиції на ринку праці, ресурсів і фінансів впливає на темпи інноваційних процесів у технології. Сили конкуренції стимулюють процес розвитку технологій.

Економічне  середовище. Процеси виробництва продукції та послуг завжди знаходяться в конкретному зв´язку з економічним середовищем: рівнем зайнятості, платіжним балансом, темпами економічного росту.

Ресурсне  середовище. Економісти вважають, що ресурси, які споживаються людством, завжди обмежені. Цей принцип можна вважати правильним, якщо мова йде про ресурси, які не вимагають глибокої переробки. У випадку, якщо використовуються високі технології і ресурсами є квазічастинки та компоненти енергії, то можна стверджувати, що ресурси на Землі необмежені. Проблемою виробництва є інший аспект: навчитися отримувати необмежену кількість ресурсів, не порушуючи при цьому стійкості та рівноваги параметрів навколишнього середовища, які визначають тривалість перебування людства на землі. 

Зовнішня  оточення організації, стан взаємодії з  яким визначається переважно  якістю управління нею, можна представити  у вигляді  двох сфер. Перша сфера – це спільне зовнішнє оточення організації ( або середовище непрямого впливу). Дане зовнішнє оточення відображає стан суспільства, його економіки, природного середовища та не пов’язане безпосередньо з конкретною організацією.

Загальне  зовнішнє оточення є більш чи менш однакове для переважної більшості  організацій. Друга сфера – це так зване безпосереднє  ділове оточення організації (або середовище прямого впливу). Це оточення формує такі суб’єкти середовища, які безпосередньо зв’язані чи безпосередньо впливають на діяльність даної конкретної організації. При цьому важливо підкреслити, що й організація в свою чергу може безпосередньо впливати на них.

Загальне  зовнішнє оточення формується під впливом  політичних, правових, соціально-культурних, економічних, технологічних, національних, та міжнародних процесів, а також  процесом природокористування 

Безпосереднє  ділове оточення організації створюють  покупці, постачальники, конкуренти, ділові партнери, а також регулюючі служби та такі організації, як адміністративні  органи, ділові об’єднання і асоціації, профсоюзи та ін.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Шляхи покращення взаємодії внутрішнього та зовнішнього середовища організації

Зовнішнє  середовище — це сукупність факторів, які формують довгострокову прибутковість організації і на які організація не може впливати взагалі або має незначний вплив.

Внутрішнє середовище організації — це сукупність факторів, які формують її довгострокову прибутковість і перебувають під безпосереднім контролем керівників та персоналу організації.