Проект и его окружение

Из всех перечисленных факторов окружения проекта  менеджеру  проекта следует выделить и проанализировать только те, которые могут оказать  существенное влияние на реализацию проекта. Пропуск каких-то значимых факторов окружения при подготовке и планировании проекта в конечном итоге может привести к его  кризису и «разрушению».

3. Участники проекта

Помимо проектного коллектива  к числу участников проекта относятся различные люди и организации из внешней среды, которые  взаимодействуют с проектом на различных стадиях его осуществления.  Необходимость изучения  этих внешних участников проекта возникает в связи с тем, что наряду со спонсорами, владельцами и потребителями эти люди направляют всю работу менеджера проекта и его команды.

Для эффективной работы с внешними участниками проекта требуется:

1. Выявить всех участников,  которые могут реально воздействовать на проект;
2. Провести классификацию участников по степени их воздействия на проект;
3. Установить приоритеты в требуемых связях с внешними участниками.

Выявление участников проекта:

• Инициатор проекта – в качестве инициатора может выступать практически любой из будущих участников проекта. Он выдвигает главную идею, готовит предварительное обоснование и предложения по осуществлению проекта. Но деловая инициатива по осуществлению проекта в конечном счете принадлежит заказчику или владельцу проекта.
• Заказчик – будущий владелец проекта и потребитель его результатов. Он определяет основные требования к проекту и обеспечивает его финансирование за счет своих либо привлеченных от спонсоров или инвесторов средств. Он же заключает контракты с основными исполнителями проекта и управляет процессами взаимодействия между всеми участниками проекта.
• Инвесторы – банки, инвестиционные фонды, другие организации или физические лица, которые вкладывают средства в проект с целью получения на вложенные инвестиции максимально возможной прибыли. Инвесторы заключают соответствующие контракты с заказчиком, а затем контролируют их выполнение и осуществляют необходимые расчеты с другими участниками проекта по мере его реализации.
• Потребители конечной продукции проекта – это может быть как сам заказчик, так и различные организации и физические лица, являющиеся покупателями конечной продукции  проекта. Они определяют требования к производимой продукции и оказываемым услугам. От их поведения зависит возмещение затрат и прибыль от проекта.
• Поставщики – организации, осуществляющие поставки для проекта   материалов, оборудования, транспортных средств и т.д. на контрактной основе.
• Конкуренты основных участников проекта.
• Органы власти – представители местных, региональных и центральных органов власти, контролирующие выполнение определенных государственных и общественных требований к проекту.
• Лицензоры – организации, выдающие лицензии на право выполнения определенных видов работ и услуг,  ведение торгов,  на право владения земельным участком и т.д.
• Консалтинговые, инжиниринговые, юридические организации, вовлеченные в процесс осуществления проекта.
• Общественные группы и организации, население, чьи значимые интересы затрагивает реализация проекта.

Этот  перечень участников не является исчерпывающим и может дополнятся другими позициями, которые важны  для той или иной области проектной  практики с учетом ее специфики.

Раздел 3 Жизненный цикл проекта

Общепринятого подхода к определению  жизненного цикла проекта, его фаз, стадий и этапов не существует и, вероятно, не может существовать. Так как  все эти характеристики зависят  от специфики конкретного проекта,  условий его реализации и опыта участников. Тем не менее логика и содержание процессов развития проектов имеют много общего и наиболее полно и ясно представлены в схеме жизненного цикла проекта американского Института управления проектами (PMI) (рис. 3).

Рис. 3 Жизненный цикл проекта

1. Основные фазы жизненного цикла проекта

Типичный жизненный цикл проекта, как видно из рис. 4, состоит из четырех фаз:

1. Начальная фаза (концепция).
2. Фаза разработки.
3. Фаза реализации.
4. Фаза завершения.

 

2. Начальная фаза

Посвящена  разработке концепции  проекта  и включает в себя:

• Сбор исходных данных и анализ существующего состояния

(предварительное обследование).

• Выявление потребности в изменениях (в проекте).
• Определение проекта:
• цели, задачи, результаты;
• основные требования, ограничительные условия, критерии;
• уровень риска;
• окружение проекта, потенциальные участники;
• требуемое время, ресурсы, средства  и  др.
• Определение и сравнительная оценка альтернатив.
• Представление предложений, их апробация и экспертиза.
• Утверждение концепции и получение одобрения для следующей фазы.

3. Фаза разработки

Разрабатываются основные компоненты проекта и осуществляется подготовка к его реализации. Основные работы этой фазы:

• Назначение руководителя проекта и  формирование команды проекта, в первую очередь ключевых членов команды.
• Установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требований заказчика и владельца проекта, других ключевых участников.
• Развитие концепции и разработка основное содержания проекта:
• конечный результат (ы) и продукт (ы),
• стандарты качества,
• структура проекта,
• основные работы,
• требуемые ресурсы.
• Структурное планирование, в т.ч.:
• декомпозиция проекта, в т.ч. WBS,
• календарные планы и укрупненные графики работ и обеспечения,
• смета и бюджет проекта,
• потребность в ресурсах,
• процедуры УП и техника контроля,
• определение и распределение рисков.
• Организация и проведение торгов, заключение субконтрактов с основными исполнителями.
• Организация выполнения базовых проектных и опытно-конструкторских работ по проекту.
• Представление проектной разработки.
• Получение одобрения на продолжение работ по проекту.

4. Фаза реализации

Выполняются основные работы, необходимые  для достижения проекта. Данная фаза включает в себя:

• Организация и проведение торгов, заключение контрактов.
• Полный ввод в действие  разработанной системы УП.
• Организация выполнения работ.
• Ввод в действие средств и способов коммуникации и связи участников проекта.
• Ввод в действие системы  стимулирования (участников) проекта.
• Детальное проектирование и технические спецификации.
• Оперативное планирование работ.
• Установление системы информационного контроля за ходом работ.
• Организация и управление материально-техническим обеспечением работ, в т.ч. запасами, покупками, поставками.
• Выполнение работ, предусмотренных проектом  (в т.ч. производство строительно-монтажных и пуско-наладочных работ).
• Руководство, координация работ, согласование темпов, мониторинг прогресса, прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта:
• ход работ, их темпы,
• качество работ и проекта,
• продолжительность и сроки,
• стоимость и другие показатели.
• Решение возникающих проблем и задач.

5. Завершающая фаза или окончание проекта

Достигаются конечные цели проекта, подводятся итоги, разрешаются конфликты и проводится закрытие проекта. Основные работы этой фазы:

• Планирование процесса завершения.
• Эксплуатационные испытания окончательного продукта(ов) проекта.
• Подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта.
• Подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию.
• Оценка результатов проекта и подведение итогов.
• Подготовка итоговых документов.
• Закрытие работ и проекта.
• Разрешение конфликтных ситуаций.
• Реализация оставшихся ресурсов.
• Накопление фактических и опытных данных для последующих проектов.
• Расформирование команды проекта.

Работы последних трех фаз  проекта  могут выполнятся как последовательно, так и параллельно.

 

Заключение

Таким образом, каждый проект несет в себе признаки открытой социально-экономической системы и поэтому нужно рассматривать, а также управлять им, учитывая окружение, в котором он реализуется.

Проект и его окружение  не только связаны между собой, не только взаимно влияют друг на друга, но и взаимно адаптированы. То, что хорошо и эффективно работает в одном проекте и в определенном окружении, может оказаться неэффективным в другом проекте и другом окружении. Многие проекты сталкиваются с трудностями и теряют ожидаемую эффективность из-за того, что их цели, организационное построение и методы управления несовместимы или конфликтуют с ключевыми элементами окружения.

Успех проекта зачастую определяется не столько логическим или эффективным распределением ролей, обязанностей и ресурсов, сколько созданием наиболее работоспособной структуры связей различных внутренних частей проекта с внешними его участниками.

 

Список использованной литературы

1. Басовский Л.Е. Теория экономического анализа: Учебное пособие/ Л.Е. Басвский. – М.: ИНФРА-М, 2004. – 222 с.

2. Дитхелм Г. Управление проектами. В 2 т. Т. II: Пер. с нем/ Г. Дитхелм. – СПб.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2004. – 288 с.

3. Мазур И.И. Управление проектами: Учеб. Пособие для вузов/ Под общ. Ред. И.И. Мазура/ И.И. Мазур, В.Д. Шапиро, Н.Г. Ольдерогге. – М.: ЗАО «Издательство «Экономика», 2001. – 574 с.

4. Меняев М.Ф. Управление проектами. MS Project. Учебное пособие по специальности «Менеджмент организации»/ М.Ф. Меняев. – М.: Омега-Л, 2005. – 276 с.