Отчет по практике в РУП «Гомсельмаш»

1 Теоретические аспекты информационных систем в управлении

             предприятием

Переход к рыночным отношениям в  экономике и научно-технический  прогресс чрезвычайно ускорили темпы  внедрения во все сферы социально-экономической жизни общества последних достижений в области информатизации.

Глобализация рынков создает предпосылки  к переходу конкуренции на новый  уровень, когда в конкурентную борьбу включаются компании с разных континентов, а ограничения локальных рынков уменьшаются. В таких условиях особое значение приобретают внутрифирменная эффективность, четкость функционирования бизнес-процессов. При этом роль информации, которая сопровождает все материальные и нематериальные процессы в организации, значительно возрастает, предъявляются более жесткие требования к ее качественным и количественным характеристикам.

Современная ориентация на клиента  требует углубленного знания его  потребностей, постоянного наблюдения за ними и прогнозирования их развития, правильной направленности маркетинговых  мероприятий, более тесного взаимодействия с клиентурой. Для реализации конкурентных преимуществ приоритетное значение приобретает информация как стратегический ресурс, а также организация и управление ею.

Технический прогресс дает возможность  эффективного использования этого ресурса, предоставляя инструменты сбора, обработки и хранения информации. Развитие компьютерных технологий позволяет создавать автоматизированные системы управления производством, материальными и человеческими ресурсами предприятия

Различают информацию, данные знания. Данные – это поток необработанных фактов описывающих события, которые происходят в компании или ее внешнем окружении. Эти факты пока не структурированы и не приведены в приемлемую для пользователя форму. Информация – это данные, приведенные в состояние, значимое и полезное для пользователя. Знания – это организованная информация, используемая при принятии решений, что предполагает наиболее полное использование имеющейся в фирме информации и данных, а также интеграцию идей опыта, интуиции, мастерства ее сотрудников.

Информация становится ресурсом для  организации, если позволяет решать следующие важные для организации  задачи:

• определять стратегические и тактические цели и задачи организации;
• формировать планы развития бизнеса и организовывать их выполнение;
• осуществлять контроль над текущей ситуацией в организации;
• прогнозировать изменения во внешней среде;
• принимать обоснованные управленческие решения;
• осуществлять взаимодействие различных подразделений.
• оперативность и доступность;
• непротиворечивость и целостность.

Информация превращается в бизнес ресурс в рамках информационной системы  организации, которая представляет собой набор взаимосвязанных  элементов, их совместное функционирование, направленное на сбор, обработку, хранение и распространение информации ради поддержки принятия решения, координации, контроля и анализа всего того, что происходит внутри и за границами организации.

Информационная система призвана собирать и обрабатывать «сырые» данные, превращать их в информацию и распространять ее в удобной для пользователя форме.

В задачи информационной системы организации  входит:

• поддержка процесса принятия решений путем предоставления нужной информации в нужное время и нужном месте;
• содействие оптимизации системы управления и повышению ее эффективности;
• создание информационной среды для осуществления управления организацией;
• создание новых методов ведения бизнеса;
• структурирование информации и др.

Внутри информационной системы  должны быть предусмотрены механизмы  сбора данных, их обработки и передачи готовой информации тем, кто в ней заинтересован.

Информационная система должна полностью повторять структуру  управления организации: в соответствии с уровнями управления выделяют стратегические информационные системы и информационные системы оперативного управления. Соответственно, пользователями этих систем являются высшее руководство, совет директоров, руководители подразделений и функциональных служб, менеджеры подразделений.

Следует различать информационную систему в широком и узком смысле слова. В первом случае под информационной системой мы понимаем набор взаимосвязанных элементов, совместное функционирование которых направлено на сбор, обработку, хранение и распространение информации ради поддержки принятия решения, координации, контроля и анализа всего того, что происходит внутри и за границами организации. Во втором случае мы рассматриваем информационную систему, реализованную на базе информационных технологий: компьютерного оборудования (hardware) и одного или нескольких программных продуктов (software), которая призвана собирать, обрабатывать и распределять информацию (это так называемая computer-based information system – CBIS).

Сейчас применятся понятие «информационная система управления предприятием» (ИСУП), под которой понимается «система управления, построенная на основе применения средств вычислительной техники, экономико-математических методов и информационных технологий».  Классификация ИСУП представлена в таблице 1.

Таблица 1 – типы информационных систем

Локальные системы. Предназначены для ведения учета по одному или нескольким направлениям (бухгалтерия, сбыт, склады, учет кадров). Системами этой группы может воспользоваться практически любое предприятие, которому необходимы управление финансовыми потоками и автоматизация учетных функций. Эти системы универсальны, хотя зачастую разработчики предлагают решение отраслевых проблем, например особые способы начисления налогов или управление персоналом с учетом специфики регионов. Цикл внедрения таких систем невелик, иногда можно воспользоваться "коробочным вариантом", купив программу и самостоятельно установив ее на персональном компьютере.

Малые интегрированные  системы. Эти системы могут быть гибко настроены на нужды конкретного предприятия. Они хорошо интегрируют деятельность предприятия и предназначены в первую очередь для учета и управления ресурсами торговых компаний. Они также часто универсальны, хотя может появляться необходимость отражения специфики деятельности конкретной компании, так как функциональные возможности таких систем шире, чем локальных. Однако по своей сути они являются финансово-управленческими.

Средние интегрированные  системы. Предназначены для управления производственным предприятием. Учетные функции, хотя и глубоко проработаны, выполняют вспомогательную роль, информация в бухгалтерию поступает автоматически из других модулей.

Цепочка оперативного планирования «сбыт  – производство – закупки» является ядром таких систем. Подразделения инфраструктуры предприятия (финансы, бухгалтерия, маркетинг и пр.) строят свою деятельность, опираясь на данные этой цепочки.

Такие системы значительно более сложны в запуске, цикл внедрения может занимать от 6–9 месяцев до полутора лет и более. Это обусловлено тем, что система покрывает потребности всех подразделений и полностью интегрирует производственное предприятие, что требует значительных совместных усилий сотрудников предприятия, поставщика программного обеспечения и компании, осуществляющей внедрение.

Производственные системы по многим параметрам значительно более сложные, чем финансово-управленческие. Производственное предприятие должно работать, как хорошо отлаженные часы, где основными механизмами управления являются планирование и оптимальное управление запасами и производственным процессом.

Крупные интегрированные системы. Отличаются от средних интегрированных систем прежде всего глубиной поддержки процессов управления больших многофункциональных групп предприятий (холдингов или ФПГ). Такие системы имеют большую широту охвата, включая управление производством, сложными финансовыми потоками.

Среди продуктов, используемых в Республике Беларусь, претендующих на звание ИСУП, прежде всего выделяются «Галактика», «Парус-Предприятие», «БЭСТ», «БОСС-Корпорация», «1С: Предприятие».

Тем временем на белорусском рынке появилось уже немало западных систем, многофункциональных, высокоинтегрированных, ориентированных на различные типы производства – от сборки на заказ до производства с непрерывным циклом. В основу этих систем как раз положен управленческий принцип, и они охватывают практически все функции предприятия. В первую очередь, это SAP/R3, MRP, MRPII, Baan, Oracle eBs, MSBS (Microsoft Business Solution) Navision, MSBS Axapta.

Наиболее популярным на данный момент новым видом информационных систем являются системы стандарта ERP – Enterprise Resource Planning (система планирования ресурсов предприятия).

ERP-системы позволяют поддерживать весь цикл управления «планирование – учет – контроль – регулирование» практически для всех основных функций деятельности, что показано на рисунке 1.

Рисунок 1 -  Функциональность ERP-систем

IC (Inventory control) – управление запасами; MPS (Master Production Sheduling) – основной производственный план-график; MPR (Material Requirement Planning) – планирование потребностей в материалах; SFC (Shop Floor Control) – внутрицеховой контроль.

В первую очередь сюда относятся:

• планирование производственной деятельности. Это составление производственных планов различного уровня, от стратегических (несколько лет) до оперативных (несколько дней), и проверка возможности их исполнения в соответствии с состоянием производственных мощностей и людских ресурсов. Степень детализации планов различного уровня различна и зависит от семейства продукции для решения задач стратегического планирования до конкретных материалов или производственных операций для оперативного управления производством;
• управление закупками, запасами, продажам. Это автоматизация процессов планирования и учета для задач снабжения (материально-технического обеспечения) производства сбыта готовой продукции и управления складскими запасами;
• управление финансами. Это ведение главной книги, расчеты с дебиторами и кредиторам», учет основных средств, управление наличными средствами и планирование финансовой деятельности;
• управление персоналом. Как правило, в подсистеме управления персоналом реализованы все основные потребности работы с кадрами. Наем и увольнение персонала, учет сведений о сотрудниках, планирование их карьерного роста, расчет заработной платы и учет рабочего времени. В системах ERP персонал рассматривается как отдельный вид ресурса, что позволяет связать воедино кадровый потенциал предприятия и производственные планы;
• управление затратами. Сюда относятся учет всех затрат предприятия и калькуляция себестоимости готовой продукции или услуг;
• управление проектами / программами. Современная деятельность предприятия все больше рассматривается через призму реализации производственных проектов или программ, для которых могут осуществляться отдельное планирование и учет;
• проектирование продукции и технологических процессов. Данный функциональный блок позволяет вести информацию о составе продукции, технологических маршрутах ее изготовления, разрабатывать продукцию в соответствии с требованиями клиентов, а также оценивать затраты, которые понесет предприятие при выпуске такой продукции.

В настоящее время ERP-системы широко применяются в производстве и  практические во всех сферах коммерческой деятельности. Предлагаемая ERP методика планирования позволяет предприятию сократить время, прямые и косвенные затраты на выпуск продукции и услуг, а также на уровень улучшить связь с клиентами и потребителями и сократить административный персонал.

Оценка  эффективности инвестиций в информационные технологии. Внедрение и использование таких дорогостоящих IT-продуктов, как корпоративные информационные системы класса ERP, в обязательном порядке должно предполагать наличие определенных методик оценки эффективности систем как на стадии их внедрения, так и на стадии использования.