Особливості складання опису та специфікації роботи

    Вступ

    Основою будь-якої організації і її головним багатством є людські ресурси. Сьогодні в розвинених країнах людина представляє ключовий і найцінніший ресурс. Рівень розвитку персоналу безпосередньо впливає на можливості фірми і її конкурентні переваги. У зв'язку з цим підприємства прагнуть якнайповніше використати можливості співробітників, створюючи умови для інтенсивного розвитку і реалізації їх потенціалу.

      Проте, як показує практика, важливими чинниками, що обумовлюють невдачі в діяльності багатьох організацій, являються неефективне використання персоналу і недоліки в кадровому менеджменті. Таке положення пов'язане з тим, що значна частина керівників підприємств і організацій має недостатньо повне уявлення про специфіку управління персоналом в нових умовах господарювання. Тому необхідно кардинально змінити відношення до цієї сфери управління підприємством, виробити прогресивні форми і методи управління персоналом, спрямовані на розвиток і ефективне використання потенційних здібностей працівників, мотивувати їх до трудового процесу і досягнення поставлених цілей.

    Написання даної роботи зумовило постановку наступних завдань:

• проаналізувати особливості складання опису та специфікації роботи;
• дослідити методику проведення оцінювального інтерв’ю;
• вказати передумови використання підприємствами лізингових послуг;
• визначити основні вимоги щодо розробки карти компетенції і схематично її зобразити.

 
 
 
 
 
 
 
 

1. Особливості складання опису  та специфікації роботи

    Опис  роботи — це письмовий документ, у якому міститься інформація про те, що реально робить працівник, який виконує дану роботу, як він це робить і в яких умовах виконується дана робота. Ця інформація потім використовується при складанні специфікації роботи, в якій викладені знання, здібності та навички, необхідні для задовільного виконання даної роботи.

    Більшість описів містить такі розділи:

1. Визначення роботи. Даний розділ містить наступну інформацію:

• Назва роботи ‒ вказується назва роботи, наприклад, керівник робіт з обробки даних, менеджер з продажу або комірник.

• Статус роботи ‒ цей розділ дозволяє швидко визначити статус роботи.
• Код роботи ‒ кожному виду робіт в організації повинен бути присвоєний певний код; ці коди відображають найбільш важливі характеристики роботи, такі, як рівень оплати, до якого дана робота відноситься.
• Дата опису даного робочого місця ‒ час, коли даний опис робочого місця дійсно було складено. Там же вказується, ким був складений опис. Також у даному розділі відводиться місце для вказівки, ким даний опис було затверджено і до якої організаційної одиниці (заводу / підрозділу і департаменту / відділу) дана робота відноситься. Крім того, зазначається назва посади безпосереднього начальника.
• Ідентифікація роботи ‒ містить інформацію про ставки зарплати  і діапазони зарплати.
• Категорія, рівень ‒ показує категорію або рівень даної роботи, якщо такі є. Наприклад, фірма може розділити секретарів на секретарів I категорії, секретарів II категорії і так далі.
• Рівень оплати даної роботи ‒ містить інформацію про конкретний рівень оплати або діапазоні оплати для даної роботи.

2. Короткий опис роботи. В даному розділі повинно міститися загальний опис характеру роботи, що включає тільки основні функції і дії. Так, начальник відділу обробки даних "управляє всіма операціями обробки даних, контролем даних, а також вимогами щодо підготовки даних". Для менеджера зі закупівель в розділі "Короткий опис роботи" може міститися наступна інформація: "менеджер з закупівель здійснює закупівлю, регулює поставки, запаси і розподіляє всі матеріали, необхідні для даного виробництва". Для роботи начальника відділу поштових відправлень у даному розділі може бути вказана наступна інформація: "начальник відділу поштових відправлень сортує і отримує всю вхідну пошту і здійснює обробку всієї вихідної пошти, включаючи точну і своєчасну відправку даної пошти".

3. Відносини. Описуються взаємовідносини роботодавця з іншими людьми усередині і поза організацією. Наприклад:

   підзвітний  — віце-президент з кадрів;

   контролює — клерка з людських ресурсів, перевіряє  адміністратора і одного секретаря;

   працює  — із усіма менеджерами відділу  і займається виконавчим управлінням;

   поза  компанією - агентства зайнятості, фірма  по вербуванню робочої сили, представники профспілки.

4. Обов'язки і відповідальність. Наводиться перелік всіх обов’язків даної особи. Необхідно не тільки перерахувати роботи, але й максимально розкрити їх зміст, періодичність виконання, інформацію, що необхідна для виконання роботи, найменування підсумкових документів, їх адресність. Також даний розділ містить показники особистої відповідальності за виконання робіт, а також переліки результатів, яких необхідно досягти працівникові в процесі професійної діяльності за вказаною посадою, професією або роботою.
5. Повноваження. Визначає межі повноважень роботодавців, обмеження прийняття рішень, пряме спостереження з боку персоналу і бюджетні обмеження.

    Стандарти виконання. Деякі описи робіт містять перелік стандартів виконання. Вони представляють собою стандарти, яких службовець, як очікується, досягає, виконуючи основні обов'язки і несучи певну відповідальність. Один із прямих шляхів встановлення стандартів полягає в тому, щоб закінчити твердження: "Я буду цілком задоволений Вашою роботою, коли...". Це речення в закінченому вигляді, за що встановлена відповідальність, внесена в опис роботи, повинно забезпечувати створення стандартів виконання.

6. Робочі умови. Опис роботи буде також включати в себе загальні умови праці, відповідні роботи. Вони можуть включати в себе такі чинники, як рівень шуму, небезпечні умови або висока температура.
7. Специфікація роботи.

   До  основні принципи опису робіт можна віднести:

• Ясність. Опис роботи має відображати етапи роботи так добре, щоб всі обов'язки були ясні.
• Вказівка ​​можливостей. Необхідно переконається, що вказали можливості та характер роботи, використовуючи фрази типу "для відділу" або "як вимагає менеджер". Додайте всі важливі відносини.
• Визначеність. Необхідно вибрати найбільш певні слова, щоб показати:

   1) вид роботи;

   2) ступінь складності;

   3) необхідні навички; 

   4) ступінь стандартизованість проблеми;

   5) ступінь відповідальності робітника  за кожну стадію роботи;

   6) ступінь і тип матеріальної  відповідальності. Використовуйте  дієві слова типу "аналізують", "збирають", "підбирають", "планують", "винаходять", "виводять", "постачають", "передають", "обслуговують", "підтримують", "контролюють"  і "рекомендують ". Працівники  більш низьких рівнів організації  мають детально розписані обов'язки  або завдання, в той час як  працівники вищого рівня мають  більш великі обов'язки.

• Стислість. Точна коротке формулювання найкращим чином описує мету.

    Опис  специфіки роботи

    Специфікація  роботи містить опис роботи і відповідає на питання "Які людські якості і досвід необхідні, щоб робити цю роботу добре?" Відповідь на це питання  покаже, яку людину потрібно вербувати  і яку перевірку він повинен  пройти. Специфікація роботи може являти собою як набір окремих розділів опису роботи, так і цілий, повний документ. Часто вона розташовується на звороті опису роботи.

    4.1. Специфікація для  навченого персоналу  порівняно зі специфікацією  для ненавченого  персоналу 

    Проблема  полягає в тому, що набагато складніше, коли працівників на робочі місця  шукають серед ненавчених людей (ймовірно, з наміром навчити їх по ходу роботи). Тут необхідно визначити  фізичні якості, індивідуальність, сферу інтересів або сенсорних  навичок, які мають на увазі деякий потенціал виконання роботи, або  наявність здібностей до навчання будь-якій роботі.

    4.2. Специфікація роботи, заснована на суб'єктивній  думці 

    Специфікація  роботи, заснована на суб'єктивній думці, складається з урахуванням інформації, яка отримана від спостерігачів  і менеджерів з персоналу. Основною процедурою тут є відповідь на питання: "Які вимоги пред'являються  до освіти, інтелекту, навичкам, і т. п. для того, щоб робити цю роботу добре?" Один з найбільш поширених  підходів до розробки специфікації роботи, заснованої на суб'єктивній точці зору, міститься в Словнику "Найменувань  Професій". У ньому наведено вимоги до працівника, розроблені аналітиками  та професійними технічними радниками  для кожного робочого місця. Кожна  вимога або характеристика були позначені  літерами наступним чином: G (інтелігентність), V (словниковий запас), N (чисельність), S (просторовість), Р (сприйняття), Q (конторське сприйняття), К (координація), F (спритність рук), М (здатність до керівництва), Е (координація "очі-руки-ноги") і  С (кругозір).

    Ці  оцінки відбивають сумарні якості чи здібності, якими володіють працюють в даний час люди.

    4.3. Специфікація роботи, заснована на статистичному  аналізі 

    Базування специфікації роботи на статистичному  аналізі представляє собою найбільш точний, але більш важкий підхід. В основному, тут статистично  визначається залежність між деякими  прогнозами або людськими якостями типу росту, інтелекту або спритності рук і деякими індикаторами і  критеріями ефективності роботи (типу виконання за оцінками спостерігачів).

    Основний  процес складається з п'яти кроків:

    1) аналіз роботи і рішення про  вжиття заходів для її виконання; 

    2) вибір характеристик персоналу  (подібно спритності рук), які,  як Ви вважаєте, будуть сприяти  успішному виконанню; 

    3) перевірка кандидатів на наявність  цих якостей; 

    4) перевірка якості виконання роботи  цими кандидатами; 

    5) проведення статистичного аналізу  залежності між характеристиками  людини (спритність рук) і якістю  виконання роботи. Ваша мета полягає  в тому, щоб визначити, чи є  прогноз вірним.

    Таким чином можуть бути встановлені характеристики людини, необхідні для виконання  роботи. Цей метод більш правильний, ніж підхід з суб'єктивної точки  зору. Законодавство забороняє використання необгрунтованих критеріїв при  оцінці якості виконання роботи. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Методика  проведення оцінювального  інтерв’ю

   Грамотне  проведення оцінного інтерв'ю грунтується на ретельній попередній роботі. Оцінне інтерв'ю часто використовують в компаніях як один із способів проведення чергової оцінки працівників, керівників.

   Серед усього різноманіття підходів до розробки і проведення оцінного інтерв'ю можна  розглянути підхід, пропонований А. Вучкович - Стадник, який містить основні принципи і демонструє повноту цього виду інтерв'ю .

   План  інтерв'ю

1. Підготовка до інтерв'ю