Методы и средства выполнения управленческих операций

     Традиционный  подход основывается на вере в то, что  сотрудники - всего лишь ресурсы, активы, которыми должны заставить эффективно работать.

     Человек, получивший в процессе обучения и  повышения квалификации, накопления производственного опыта знания и навыки, хочет применить свое умение в труде. И чем больше ему  это удается, тем больше степень  удовлетворенности, а соответственно и степень выраженности мотивов. В данном случае сотрудник считает  цель организации своими целями.

     Стремление  человека реализовать себя в своем  деле бесспорно. Так уж он устроен. Там, где управление и организация  труда предоставляют сотрудникам  такие возможности, их труд будет  высокоэффективным, а мотивы к труду - высокими. Значит, мотивировать сотрудников - это затронуть их важные интересы, дать им шанс реализоваться в процессе трудовой деятельности.

     В связи с тем, что существуют различные  пути мотивации, менеджер должен:

     во-первых, установить набор критериев (принципов), которые наиболее сильно влияют на поведение сотрудника. Данные критерии, сведенные воедино, формируют личную философию, которая представляет собой  основополагающее поведение.

     Разработав  личную философию, менеджеры могут  создать такую рабочую среду  окружения, которая будет способствовать мотивации сотрудников. Данная окружающая среда, или организационный климат окажет существенное влияние на отношение  к делу работников, воздействует на сотрудников, которые значительно  легче и менее болезненно воспринимают правила и регламент организации;

     во-вторых, создать атмосферу, благоприятную  для мотивации рабочих;

     в-третьих, активно общаться со своими сотрудниками, поскольку, для того чтобы работник был полностью мотивирован и  работал с полной отдачей, он должен четко представлять себе и понимать, чего от него ждут. Это важно не только потому, что сотрудники знают об ожиданиях своих менеджеров, но им нужно говорить и о том, как  они выполняют свою работу. Прямое общение с руководителем свидетельствует  о его доступности в одинаковой мере для всех работников. Обратная связь обеспечивает крепкую основу для мотивации.

     Функция контроля. Итак, составлен план организации, создана ее структура, заполнены  рабочие места и определены мотивы поведения сотрудников. Остается еще  один компонент, который необходимо добавить к функциям управления, - это  контроль. Эта функция управления предполагает оценку и анализ эффективности  результатов работы организации. При  помощи контроля производится оценка степени достижения организацией своих  целей, и необходимая корректировка  намеченных действий. Процесс контроля включает: установление стандартов, измерение  достигнутых результатов, сравнение  этих результатов с планируемыми и, если нужно, пересмотр первоначальных целей. Контроль связывает воедино все функции управления, он позволяет выдерживать нужное направление деятельности организации и своевременно корректировать неверные решения.

     Контроль, как правило, ассоциируется с  властью, командованием, “поймать”, “улучшить”, “схватить”. Такое представление  о контроле уводит в сторону от главного содержания контроля.

     В самом общем виде контроль означает процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов  с запланированными.

     Некоторые организации создали целые системы  контроля. Их функции состоят в  посредничестве между планами и  деятельностью, т.е. система контроля обеспечивает обратную связь между  ожиданиями, определенными первоначальными  планами менеджмента, и реальными  показателями деятельности организации. И тот, кто имеет современные  и точные системы контроля, имеет больше шансов выжить. Для менеджмента характерно большое количество не только различных видов планов, но и видов и систем контроля. Все системы контроля всегда базировались на идее обратной связи, а именно: они сопоставляют реальные достижения с прогнозными данными. В результате устанавливаются отклонения с тем, чтобы либо исправить негативные влияния, либо усилить действие, если результаты позитивные.

     Окончательная цель контроля состоит в том, чтобы  обслуживать различные планы  и цели менеджмента.

     Функция контроля не является конечным пунктом  всего процесса управления организацией. На практике такого конечного пункта не существует вообще, т.к. каждая управленческая функция движима другой. Возникает  своего рода постепенное круговое движение. Например, информация, полученная в  процессе контроля, может использоваться на этапе планирования, организации  и мотивации сотрудников.

     Менеджеры высокого уровня большую часть своего рабочего времени тратят на осуществление  функций планирования и контроля, а более низкого уровня больше заняты подбором кадров, организацией их труда. Однако на всех уровнях управления они в определенной мере используют и выполняют все четыре функции  управления: планирования, организации, мотивации и контроля. Менеджеров на всех уровнях оценивают по двум основным критериям: результативности (т.е. возможности достичь желаемого  результата) и эффективности (возможности  достичь результата с наименьшими  затратами). 
 
 
 
 
 
 

     Технология  выполнения управленческих операций.

     Как известно, предметом труда в управлении является информация. Аппарат управления, работая с информацией, собирает ее, обрабатывает, хранит и т. п. для использования в процессе подготовки и принятия решения. Технология выполнения таких работ в современных условиях приобретает особую значимость.

     Технология  выполнения управленческих работ —  это совокупность, сочетание, взаимодействие разнообразных повторяющихся процедур, операций, выполняемых работниками  управленческого аппарата в определенной последовательности, на основе функционального, профессионального, квалификационного  и операционно-технологического разделения труда.

     Технология  управленческих процессов разрабатывается  для: _• комплексов работ (функций, подфункций), выполняемых различными подразделениями аппарата управления (при этом определяются основной набор документов и работ, последовательность их выполнения, взаимосвязи, состав участвующих в выполнении функции);

     •   комплексов работ, выполняемых внутри структурного подразделения (при этом определяются детальный перечень документов и работ, последовательность их выполнения, взаимосвязи; состав исполнителей и распределение работ между ними, комплект средств организационной и вычислительной техники);

     _•    отдельных работ, состоящих из определенного набора операций (при этом определяются перечни используемых показателей, набор операций, последовательность, трудоемкость и методы их выполнения, взаимосвязи между операциями, комплекс средств организационной и вычислительной техники).

     По  видам технология управленческих процессов  подразделяется на:  маршрутную, в которой решаются вопросы последовательности движения информации (составления документов) между пунктами ее переработки; операционную, в которой решаются вопросы последовательности и состава операций и методов их выполнения. Возможна типизация маршрутной технологии выполнения управленческих работ для каждой работы по группе однородных предприятий или для комплекса работ.

     Операционная  технология по своей структуре в  определенной мере может быть типовой  для всех управленческих работ.

     Управленческая  работа может быть укрупненно представлена как взаимосвязанная совокупность логических и технических операций

     Совершенствование существующей технологии управленческих процессов или разработка вариантов  принципиально новой технологии производятся в направлении:

     _•    снижения затрат труда на подготовку и принятие решений, времени на ожидание информации и «пролеживания» документов при их передаче;

     •   сокращения общих сроков подготовки документов и длины маршрутов их движения;

     _•    повышения оперативности выполнения работ и ритмичности труда исполнителей;

     _•    проведения унификации и типизации форм документов, улучшения взаимоувязки технологий работ.

     При выборе рационального варианта технологии управленческих работ следует соблюдать  следующие условия:

     _•    установление начала каждой работы только после окончания работ, от которых она зависит;

     _•    обеспечение минимального числа связей кооперации за счет повышения замкнутости процесса составления документов в одном подразделении;

     _•    одноразовое перенесение данных из первичных документов в накопительные;

     _•    ограничение числа пунктов переработки информации и ликвидация возвратных движений документов от исполнителя к исполнителю;

     _•    исключение лишних операций и операций с информацией, не используемой для подготовки и принятия решений;

     _•    сокращение дублирования и параллелизма в работе при обработке информации за счет получения необходимой информации из других подразделений;

     _•    повышение уровня использования организационной и вычислительной техники за счет концентрации однотипных технических операций у отдельных исполнителей или передачи их в специализированные подразделения (компьютерные центры и т.п.);

     _•    максимальное использование одних и тех же документов разными подразделениями для подготовки и принятия решений, повышение коэффициента полезного использования информации в работе.

     Проектирование  технологии управленческих работ может  осуществляться путем привязки типизированных проектных решений и разработки индивидуальных.

     Разработку  проектных решений по технологии управленческих работ следует проводить  в два этапа. На первом этапе составляются списки управленческих работ (результатов  управленческих решений), уточняются карточки входящих, исходящих и промежуточных  документов, списки нормативно-справочных документов, определяются состав операций и даты выполнения работ.

     На  втором этапе по отдельным работам  подбираются карточки входящих и  разрабатываемых документов, определяются поставщик и потребители документов (информации), исполнители, последовательность и алгоритм выполнения операций; рассчитывается трудоемкость операций; разрабатывается  маршрутная и операционная технология выполнения управленческих работ (обработки  документов), устанавливается перечень технических средств. 

     Список использованной литературы 

1. М.: “Финансы, учет, аудит”, Н.И.Кабушкин “Основы менеджмента”,1997г.
2. М.: “Инфра-М”, “Справочник директора предприятия”,1997г.
3. М.: “Дело”, М.Мескон “Основы менеджмента”,1992г.
4. Назначение и виды управленческой деятельности. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш. Экономика и управление.-М., 2005
5. С.-П.: “Экономпресс”, Смирнов С.В. “Организация управления предприятием,1993г.
6. Управление организацией: Энцикл. слов.-М., 2001)