Инвентаризация как форма проведения контроля

- Каждая промежуточная группа (бригада) в зависимости от объекта проверки разрабатывает подробную про­грамму проведения инвентаризации конкретных объек­тов и распределяет работу между членами группы (бри­гады). В каждой группе назначается (выбирается) стар­ший (бригадир), а для инвентаризационной комиссии в целом из ее членов избирается председатель комиссии.

- Руководитель организации и главный (старший) бухгал­тер проводят инструктаж членам комиссии о целях, зада­чах и порядке проведения инвентаризации.

- Бухгалтерия организации подготавливает все необходи­мые бланки документов для проведения инвентаризации (инвентаризационные описи, сличительные ведомости, промежуточные акты и т.п.).

- К началу инвентаризации все записи и остатки по счетам в регистрах аналитического и синтетического учета дол­жны быть тщательно выверены, а все данные документов записаны в регистры.

Проверка материально-производственных ценностей, денеж­ных средств и внеоборотных активов производится по месту их хранения, обязательно в присутствии лиц, на ответственности которых находятся проверяемые ценности.

Общий порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов определен Приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 г. № 49, а Постановлениями Госкомстата России от 18 августа 1998 р. № 88 и от 27 марта 2000 г. № 26 утверждены унифицированные формы учета результатов инвентаризации.

Порядок проведения инвентаризации в организации оформляется в виде приложения к приказу об учетной политике, которое включает в себя:

- график проведения плановых и внеплановых инвентаризаций (в том числе обязательных) в отчетном году;

- даты проведения плановых инвентаризаций;

- перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации. Объектами инвентаризации выступают:

• основные средства,

• нематериальные активы,

• финансовые вложения,

• производственные запасы,

• готовая продукция,

• товары,

• прочие запасы,

• денежные средства,

• прочие финансовые активы,

• кредиторская задолженность,

• кредиты банков,

• займы,

• резервы.

Каждая организация обязана создавать постоянно действующую инвентаризационную комиссию. В нее включаются представители администрации, работники бухгалтерии, а также другие (специалисты (инженеры, экономисты, техники). В комиссию могут входить и представители службы внутреннего аудита организации или независимых аудиторских организаций.

В организационно-контрольные функции постоянно действующей комиссии входит проведение плановых, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок в межинвентаризационный период.

Для проведения инвентаризации в организации могут создаваться также рабочие и разовые комиссии.

Рабочие комиссии непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения. Они обычно создаются при большом объеме работ или территориальной разобщенности имущества для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Разовые комиссии (в каждом конкретном случае состав комиссии утверждается руководителем организации при проведении инвентаризации по мере необходимости) проводят проверки выборочные инвентаризации.

Существенное правило для всех инвентаризаций: при отсутствии хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации четко организованы складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие факты:

- осуществляется ли охрана территории организации, обо­рудованы ли помещения пожарно-охранной сигнализа­цией;

- заключены ли фактически и правильно ли оформлены до­говоры о полной индивидуальной или бригадной матери­альной ответственности с работниками, которым переда­ны ценности для сохранения и использования;

- соответствуют ли должности материально ответственных лиц утвержденному перечню должностей и работ, заме­щаемых и выполняемых работниками, с которыми орга­низацией могут заключаться письменные договоры о пол­ной материальной ответственности;

созданы ли материально ответственным лицам условия для обеспечения сохранности материальных ценностей, имеются ли закрываемые складские помещения, шкафы, сейфы, емкости для хранения ценностей;

- оснащены ли места хранения материальных ценностей необходимыми измерительными приборами;

- существует ли контроль над порядком вывоза ценностей из организации и выдачей доверенностей на их получение;

- хранятся ли товарно-материальные ценности, принадле­жащие третьим лицам, отдельно;

-  назначена ли приказом руководителя постоянно действу­ющая комиссия для проверки сохранности материальных ценностей.

Перед тем как начать проверку фактического наличия иму­щества, инвентаризационная комиссия должна получить все при­ходные и расходные документы или отчеты о движении денеж­ных средств и материальных ценностей. Приходные и расходные документы материально ответственные лица сдают в бухгалте­рию под расписку, а затем документы передаются инвентариза­ционной комиссии.

   Документальное оформление процесса и результатов инвентаризации

Перед проведением инвентаризации директор издает приказ о ее проведении (форма № ИНВ-22). Он регистрируется в журна­ле учета контроля за выполнением приказов о проведении ин­вентаризации (форма № ИНВ-23).

Данный приказ готовят, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации. В приказе определяют, что конкретно будет учитываться в ходе инвента­ризации, в каком порядке она должна проводиться, в какие сроки и кто входит в инвентаризационную комиссию.

После проверки фактического наличия материальных цен­ностей составляются акты инвентаризации и инвентаризацион­ные описи.

Причем основной формой первичной документации для уче­та результатов вещественной инвентаризации является инвен­таризационная опись, а для учета документальной инвентариза­ции - акт инвентаризации.

Формы инвентаризационных описей и актов инвентариза­ции утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88.

Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки, так и с использованием компьютера. Но в любом случае они дол­жны быть заполнены четко и ясно, без помарок и подчисток. Ошибки, допущенные при заполнении инвентарных описей, исправляются во всех их экземплярах следующим образом: неправильные записи зачеркиваются одной линией и над ними проставляются правильные записи.

Исправления согласовываются со всеми членами инвентари­зационной комиссии и материально ответственными лицами и подписываются ими.

В инвентаризационных описях и актах инвентаризации не­допустимо оставлять незаполненные строки, поэтому все остав­шиеся незаполненными строки описи или акта должны быть про­черкнуты.

Инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию, где производится сравнение данных учета и данных инвентаризации. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и ма­териально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кла­довой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

Результаты инвентаризации, а также контрольных проверок оформляются следующими документами:

- сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств – ИНВ-18;

- сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей – ИНВ-19;

- Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей;

- Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций;

- Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу ТМЦ (неправильный учет товаров одного сорта в составе другого сорта), суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Необходимо также произвести списание потерь в пределах норм естественной убыли.

                       Ошибки при проведении инвентаризации и их последствия

Несмотря на то, что порядок проведения инвентаризации достаточно подробно регламентирован действующим законодательством, на практике организации очень часто его нарушают.

Хотя бы одно из нижеследующих нарушений приводит к ситуации, когда проведенная инвентаризация считается недействительной:

- Состав инвентаризационной комиссии не утвержден ру­ководителем. Нет основания для проведения инвентари­зации.

- Документально подтверждено отсутствие хотя бы одного из членов комиссии во время проведения инвентариза­ции. Результаты инвентаризации недействительны.

- В приказе не указаны сроки инвентаризации. Нет основа­ния для начала проведения инвентаризации.

- Во время перерывов в работе комиссии не закрыт доступ посторонним к помещению, где хранятся инвентаризаци­онные описи. Внесение исправлений, искажающих ре­зультаты инвентаризации.

- При невозможности остановки хозяйственной деятельно­сти, приходно-расходные документы не завизированы председателем инвентаризационной комиссии. Имеется возможность оформить ранее не выписанные приходно-расходные документы.

- У материально ответственных лиц не взяты расписки о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию.

- Проводится сопоставление данных бухгалтерского учета с фактическим наличием, а не наоборот. Имеется возмож­ность искажения фактических данных в соответствии с данными бухгалтерского учета.

- Инвентаризационная опись составлена в одном экземп­ляре. Результаты инвентаризации недействительны.

- Итоги должны быть выверены на каждой странице: число прописью, количество номеров и сумма материальных цен­ностей, а также общий итог в натуральных показателях, даже если подсчет велся в денежном измерении. Имеется возможность несанкционированных исправлений.

- На каждой странице нет записи «Цены, итоги проверил» и подписи материально ответственного лица. Инвентари­зационная опись не является документом, на основании которого можно предъявлять претензии к материально ответственным лицам.

- Ошибки и исправления не подписаны и не заверены чле­нами комиссии. Исправления считаются недействитель­ными.             

- Инвентаризационная опись после утверждения результа­тов содержит незаполненные строки. Имеется возмож­ность внесения дополнительных данных.

- На последней странице инвентаризационной описи нет подписи материально ответственного лица об отсутствии у него претензий к, членам комиссии и подтверждения, а также о том, что он принимает указанное в описи имуще­ство на ответственное хранение. Отсутствие оснований для предъявления претензий к материально ответствен­ному лицу при выявлении недостач.

                     Отражение результатов инвентаризации в учете

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором она закончена, а если инвента­ризация проводилась за год, то в годовом бухгалтерском отчете.

Отражение в учете излишков имущества, выявленных в про­цессе инвентаризации. Выявленные излишки имущества нужно оприходовать по рыночной цене на дату проведения инвента­ризации.

Стоимость такого имущества увеличивает налогооблагаемые доходы организации. Поэтому с полученного внереализационно­го дохода надо заплатить налог на прибыль. (Внереализацион­ными доходами налогоплательщика в соответствии с п. 20 ст. 250 НК РФ признаются доходы в виде стоимости излишков товарно материальных ценностей и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации.)

Таким образом, излишки, выявленные при инвентаризации принимаются к учету по рыночной стоимости по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса») и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», суб­счет 1 «Прочие доходы».

Пример 1.

В конце года организация проводила ежегодную инвентаризацию, в результате которой были выявлены излишки материа­лов. Рыночная стоимость этих материалов равна

2 000 руб.

На основании решения инвентаризационной комиссии, отра­женного в протоколе по результатам инвентаризации, делают следующую проводку:

Дт 10 Кт 91-1 2000 руб. – оприходован излишек материалов, выявленный в результате инвентаризации.

Отражение в учете недостач, выявленных в процессе инвен­таризации.

Излишки на предприятии - довольно редкое явление, а вот с недостачами дело обстоит иначе.

Недостача представляет собой установленное при инвента­ризации, ревизии или проверке несоответствие по товарно-мате­риальным ценностям или денежным средствам данным бухгал­терского учета.