Информационные системы в коммуникационной деятельности предприятия

   В ряде случаев, обмениваясь информацией, желательно не ограничиваться единственным каналом связи, а использовать определенное сочетание средств передачи информации. Хотя это и усложняет коммуникационный процесс, зато повышает его результативность. Так, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективней, чем обмен только письменными сообщениями.

   Выбрав  канал, отправитель использует его  для передачи сообщения получателю. Речь здесь идет только об одной из операций — физической передаче информации, занимающей часто лишь считанные секунды, которую, однако, иногда ошибочно принимают за весь процесс коммуникации.

   4. Декодирование и восприятие информации.

   Чтобы воспринять   информацию,   заключенную   в   сообщении,   получатель должен декодировать его. Декодирование — это, по сути, перевод символов сообщения в мысли получателя. Если символы, использованные отправителем, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймет смысл сообщения и заложенную в нем идею. Однако в силу ряда причин, которые рассмотрены ниже, в процессе передачи информации возникают раз личного рода помехи и искажения (шум), способные изменить смысл сообщения.

   Для того чтобы компенсировать негативное влияние шумов и повысить эффективность  обмена информацией, в коммуникационных процессах используется обратная связь. Под обратной связью здесь понимается реакция получателя на принятое им сообщение. Обратная связь необходима, чтобы понять, насколько правильно было воспринято и понято сообщение. Менеджер не должен считать, что смысл всего сказанного или написанного им будет понят в точности так, как он задумал, и ему следует, поэтому наладить обратную связь с получателем.

   Такая обратная связь реализуется с  помощью двух завершающих этапов коммуникационного процесса.

   5. Интерпретация сообщения  и  формирование  ответа. 

   На  этом этапе отправитель и получатель меняются местами: получатель становится отправителем и формирует свой ответ, в котором содержатся его интерпретация полученного сообщения и реакция на него, а первоначальный отправитель - получателем, ожидающим сообщения - ответа.

   6. Передача ответа.

   Сформированный  ответ передается получателю по выбранному каналу связи, замыкая тем самым цикл коммуникации.

   Следует иметь в виду, что для достижения взаимопонимания может потребоваться несколько таких циклов и соответственно больше времени. Но хотя процесс коммуникации с обратной связью протекает медленнее, он гораздо более точен и эффективен по сравнению с односторонней связью.

   Как уже отмечалось выше, в системах передачи информации в большей или меньшей степени всегда присутствует шум. На языке теории информации шумом называют все, что искажает смысл передаваемого сообщения. Определенные шумы имеются всегда, поэтому на каждом этапе процесса коммуникации может происходить некоторое искажение смысла. Обычно эти искажения несущественны, но если уровень шума высок, это приводит к существенной потере смысла и может даже полностью блокировать информационный обмен. Поэтому необходимо знать основные причины шумов и возможных искажений и учитывать их влияние в процессах коммуникации.

1.3.  Коммуникационные барьеры 

   Весьма  важной характеристикой любой формы  коммуникации является ее подверженность всевозможным помехам.

   Под помехами понимаются препятствия, барьеры, возникающие при формировании, передаче и приеме информации и нарушающие коммуникацию. Основными коммуникационными барьерами являются помехи, связанные:

• с содержанием сообщения;
• с формой сообщения;
• со средствами сообщения;
• с организацией сообщения.

   К помехам, связанным с содержанием сообщения, относятся:

1. Языковые вербальные (связанные с речью, словами). Это, прежде всего, семантические помехи, вызванные неправильным пониманием смысла слов (например, из-за плохого перевода), недостаточной профессиональной подготовкой (непониманием специальных терминов), плохим произношением и т. п.
2. Языковые невербальные (связанные с языком жестов, тело движениями, выражением лица). Это помехи, возникающие приведении переговоров, когда разные стороны придают одним и тем же жестам различный смысл (например, кивок головы у болгар означает не согласие, как у нас, а отрицание).
3. Логические помехи. Здесь барьером становится различная система доказательств, принимаемая сторонами, различное видение одних и тех же обстоятельств, разные принципы и установки. Так, логика богатого отличается от логики бедного, логика смелого — от логики осторожного, логика покупателя — от логики продавца и т.д.
4. Помехи восприятия. Барьером может стать обстановка, в которой воспринимается информация (например, недружелюбная атмосфера), предвзятое отношение к получаемой информации, отсутствие доверия, противоречия с предшествующими сообщениями, неготовность к восприятию (например, из-за пренебрежения необходимой подготовительной работой).

   Помехи, связанные с содержанием сообщения, могут быть в значительной степени нейтрализованы:

   - тщательной подготовкой к формированию, передаче и приему информации;

   - привлечением к созданию сообщения и к его приему специалистов;

   - обучением персонала организации коммуникационным процессам;

   -созданием обстановки, благоприятствующей коммуникационной деятельности.

   К помехам, связанным с формой сообщения, относятся:

   Сложность формы. Здесь помехи возникают из-за трудности понимания сообщения (например, при злоупотреблении специальными терминами, при обилии цифровых данных и т. п.).

   Непривычность формы. Помехи появляются, например, тогда, когда распоряжение отдается нетрадиционным способом.

   Несоответствие  формы содержанию информации. Например, сигнал бедствия должен передаваться коротким сообщением, а финансовая информация должна носить исчерпывающий характер.

   Неопределенное  посредничество в передаче и интерпретации информации. Помехи возникают из-за неизбежных искажений на каждом этапе приема-передачи сообщения (эффект «испорченного телефона»).

   Помехи, связанные с формой сообщения, могут быть преодолены:

• приданием сообщению понятного вида и доступной формы;
• соблюдением установленных и согласованных правил представления информации;
• обеспечением соответствия формы сообщения его содержанию;
• исключением неоправданных промежуточных инстанций при передаче и приеме информация.

   К помехам, связанным со средствами сообщения, относятся:

   Низкая  оперативность передачи информации. Например, запаздывание передачи информации вызвано необходимостью ее кодировать.

   Малая пропускная способность средства. Информационные перегрузки, например, может вызвать недостаток у организации необходимой для оформления и передачи сообщения оргтехники.

   Несоответствие  средства сообщения характеру передаваемой информации. Например, отсутствие видеоаппаратуры вынуждает довольствоваться лишь аудиотехникой, возможности которой ограничены.

   Слабая  помехозащищенность и низкое качество коммуникационных средств. Это приводит к нарушению коммуникационного процесса и резко снижает его качество. Помехи, связанные со средствами сообщения, могут быть существенно снижены при выделении дополнительных средств на оснащение коммуникаций современной техникой.

   К помехам, связанным с организацией сообщения, относятся:

   Плохая  обратная связь или ее отсутствие. Это увеличивает риск искажения информации, лишает организацию возможности контролировать процесс управления.

   Запаздывание  информации. Это резко снижает ценность информации и эффективность ее использования.

   Неудачный подбор партнеров в коммуникационном процессе. Это увеличивает возможность искажения сообщений, а в ряде случаев может привести к срыву коммуникации.

   Помехи, связанные с организацией сообщения, могут быть существенно уменьшены:

• обязательным налаживанием постоянной и устойчивой обратной связи;
• обеспечением своевременности в передаче информации;
• тщательным подбором участников коммуникационного процесса;
• продуманным выбором времени и обстановки коммуникации.

2. АНАЛИЗ КОММУНИКАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ОСОБЕННОСТИ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ПРЕДПРИЯТИЯ

2.1. Общая  характеристика предприятия 

   Фирма АООТ "Донецкий завод "ПРОДМАШ" - одна из известных в Украине  производителей технологического оборудования для перерабатывающих отраслей пищевой  промышленности.

   Традиционно АООТ "Донецкий завод "ПРОДМАШ" производит сушильное оборудование, машины для мясо-, молокопереработки, технологическую оснастку для гранулирования комбикормов, товары для быта. Продукция и система качества сертифицированы в соответствии с требованиями ДСТУ ISO 9001-2001.

   Фирма производит механическую обработку  и сварку черных металлов, нержавеющих  сталей и алюминиевых сплавов.

   Фирма была создана в 1955 году. Имеет акционерную  форму собственности и является акционерным обществом открытого  типа. В Уставном Фонде фирмы доля государственного капитала отсутствует. Земельный участок, занимаемый фирмой, составляет 9 га и передан в постоянное пользование акционерному обществу в соответствии с действующим на Украине законодательством.

   Фирма расположена в регионе, где создана  свободно-экономическая зона, т.е. имеется значительный потенциал импортно-экспортного рынка, который предлагает широкие возможности бизнесменам, которые желают установиться на нем, такие, как налоговые льготы, большое количество сырья, дешевая рабочая сила, развитая инфраструктура.

   АООТ"Донецкий завод "ПРОДМАШ" является учредителем  следующих дочерних предприятий:

• ЗАО "Продмаш-Технология"
• ТНП: электрокипятильники; электропаяльники; широкий ассортимент трубчатых электронагревателей (ТЭНов) производственных, бытовых, жидкостных и воздушных, котел отопительный, каменки для саун.
• ЗАО "УКРАВТОПРОМЭКС"

   Производство  проката из лома цветных металлов методом элетрошлакового переплава: проволока диаметром 1-5 мм, медные прутки диаметром 5-90 мм, отливки до 80 кг.

   НПП "УкрПромСоя"

   Продукты  из сои: молочко соевое; тофу (соевый сырок); окара (соевый обагатитель), майонез.

   Предприятия находятся на территории общества.

   АООТ "Донецкий завод "Продмаш" открыт для сотрудничества с деловыми партнерами. Особый интерес представляет сотрудничество по следующим направлениям:

• Поставка продукции АООТ "Донецкий завод "Продмаш" заинтересованным фирмам.
• Участие в кооперированном изготовлении машиностроительной продукции путем изготовления заводом деталей, металлоконструкций, отдельных узлов, агрегатов, оборудования по техническим требованиям партнеров по кооперации.
• Создание совместного предприятия по производству конкурентоспособных видов оборудования для пищевой промышленности, металлических конструкций из нержавеющих сталей, другой продукции для последующей реализации с участием иностранного партнера.
• Совместная деятельность по производству продуктов питания.

 
 
 

2.2. Виды внутренних коммуникаций предприятия 

     Согласно  исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все виды управленческой деятельности, коммуникации иногда называют связующим процессом.