Закон информированности упорядоченности

Закон информированности и упорядоченности

Закон информированности и упорядоченности  означает, что любая социальная организация  способна к выживанию только в  том случае, если она обеспечена полной достоверной и упорядоченной . информацией.

Полнота информации определяется возможностями  доступа к ресурсам информационного  пространства, в котором действует  организация, а также состоянием внешних и внутренних коммуникационных связей. В современных условиях любой  организации доступны очень большие  объемы информации. Несмотря на разветвленную  сеть и высокое быстродействие современных  информационных систем, процесс поиска нужной информации требует значительных усилий. Кроме того, в условиях рынка  и острой конкурентной борьбы часть  информации о деятельности организаций  переводится в разряд строго конфиденциальной, становясь при этом недоступной  не только для членов других организаций, но и для большинства членов своей  организации.

Достоверность информации — необходимое  условие использования полученных данных в деятельности предприятия. Источники информации должны быть надежными  и не вызывать сомнений. В ряде случаев  в информационные базы данных вводится заведомо ложная информация, чтобы  дезинформировать конкурентов или  подорвать к ним доверие со стороны клиентов.

Упорядоченность информации подразумевает  структурирование или распределение  информации по степени ее важности для решения задач управления организацией. Сложной и ответственной  задачей в формировании внутренней информационной системы является сбор и систематизация информации, полученной из различных подразделений организации. Рекомендуется разработать единую систему информационных запросов, которая  обеспечила бы своевременную и оперативную  передачу информации, накопившейся в  подразделениях, в центральную базу данных. Основным потребителем информации является система управления организацией. Однако владение большими объемами информации еще не означает, что она будет  эффективно использована в деятельности организации.

В современной перенасыщенной информационной среде любому человеку доступны огромные объемы информации, но далеко не все, что  он может узнать, доходит до его  сознания, а тем более используется в жизни. Из несметного количества обрушивающейся информации мы стараемся выбрать  те сведения, которые нам нужны  или могут понадобиться в дальнейшем.

Такой же подход справедлив и для  организации. Из общего потока система  управления воспринимает и отбирает только ту информацию, которая соответствует  поставленным целям и может быть использована в процедурах управления. Поэтому вся доступная информация должна быть упорядочена по целевому признаку.

Закон информированности – упорядоченности  – в организационном целом  не может быть больше порядка, чем  информации.

Упорядоченная система характеризуется  наличием установленных взаимосвязей между элементами системы. Порядок  модно считать полным, если известно количество и состав компонентов  системы, образ действия каждого  из них и системы их взаимодействий.

Информация – сведения, которые  снижают неопределенность системы  для наблюдателя.

Информация имеет объективный  характер и существует независимо от создания людей, при этом наиболее сложно и одновременно наиболее отчетливо  она проявляется в мышлении людей. Представление об интересующем нас  объекте мы получаем на основании  восприятия его различных состояний. Чем больше состояний проявляет  объект, тем больше его разнообразие. Чем больше информации об объекте, тем  более предсказуемо его поведение, свойства, а значит, выше упорядоченность, организованность объекта. Руководитель, зная объективный характер закона, должен создать эффективную систему  документооборота в организации, активно изучать внешнюю среду. Все это способствует повышению устойчивости организации. Порядок в организации формируется путем разработки и применения системы организационных документов:- положения о структурных подразделениях,- штатное расписание,- правила внутреннего трудового распорядка,- должностная инструкция. Введение.

 

      Каждый руководитель  компании хотел бы иметь дружный  и  работоспособный

коллектив, способный вместе с ним  достичь  поставленных  целей.  Работа  по

созданию и совершенствованию  условий для формирования такого  коллектива  не

менее  важна,  чем  производственная  деятельность.   Среди   этих   условий

важнейшее – организация внутренних и внешних связей (коммуникаций).

      Управление  в   организации  осуществляется  через  людей.   Одним   из

важнейших инструментов управления в  руках менеджера является  находящаяся  в

его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию,  а также

получая  обратные  сигналы,  он  организует   ,   руководит   и   мотивирует

подчинённых. Многое зависит от его  способности передавать  информацию  таким

образом, чтобы достичь  наиболее  адекватное  восприятие  данной  информации

теми, кому  она  предназначена.  Многие  менеджеры  понимают  важность  этой

проблемы и уделяют этому  большое внимание.

      Коммуникации рассматриваются  как явление и как  процесс.  Как  явление

коммуникации представляют собой  установленные  нормы  (правила,  инструкции,

положения) взаимодействия между людьми в рамках  организационных  форм.  Как

процесс коммуникации отражают  принципы  и  закономерности  отношений  между

людьми.

      Все коммуникации  в  организации  основаны  на  получении,  обработке,

передаче  и  хранении  данных.  Данные  –  это  сообщения,  сведения  любого

происхождения, вида и назначения, результаты  мыслительной  деятельности.  А

часть данных, несущих в себе новизну  и полезность для принятия  специалистом

обоснованного решения, является управленческой информацией[1].

      Управленческая  информация  должна,  в   свою   очередь,   рационально

собираться  и  использоваться.  Именно  вопрос  эффективности  использования

информации   в    деятельности    организации    и    описывается    законом

информированности упорядоченности.

 

                               Основная часть.

 

 

Коммуникации в управлении

 

      В процессе  коммуникации  информация  передаётся  от  одного  субъекта

другому. Субъектами могут выступать  отдельные личности, группы и даже  целые

организации. В первом случае коммуникация  носит  межличностный  характер  и

осуществляется путём передачи идей, фактов, мнений,  намёков  в  устной  или

какой-либо другой форме (письма, жесты, поза и т.д.)  с  целью  получения  в

ответ желаемой реакции.

      Коммуникация и  информация различные, но связанные  между собой понятия.

Коммуникация включает в себя и  то, что  передаётся,  и  то,  как  это  «что»

передаётся.  Для  того,  чтобы коммуникация  состоялась,  необходимо,   как

минимум, наличие двух людей.

      Термин «коммуникация»  происходит от латинского «communis», означающего

«общее»: передающий информацию пытается установить «общность»  с получающим

информацию. Отсюда  коммуникация  может  быть  определена  как  передача  не

просто информации, а значения или  смысла с помощью символов[2].  Эффективная

межличностная коммуникация в силу ряда  причин  очень  важна  для  успеха  в

управлении. Во-первых,  решение многих  управленческих  задач строится  на

непосредственном   взаимодействии   людей   (начальник    с    подчинёнными,

подчинённые  друг  с  другом)  в  рамках   различных   событий.   Во-вторых,

межличностная коммуникация, возможно, является  лучшим  способом  обсуждения

вопросов, характеризующихся неопределённостью  и двусмысленностью.

      Принята следующая  типология коммуникаций:

         . Между  организацией и внешней средой,

         . Между  подразделениями,

         . Внутри  подразделений по уровням производства  и управления,

         . Межличностные,

         . Неформальные.

      Руководитель, принимая  решение и реализуя его среди  своих подчинённых,

коллег и вышестоящих руководителей, должен управлять возникающими  при этом

реакциями: либо  полной  поддержкой,  либо  проявлениями  противоречий.  Это

определяется  степенью   удовлетворения   потребностей   и   интересов   как

управляющей, так и управляемой  систем.

      Полная поддержка  свидетельствует  либо  о   пассивности  подчинённых   и

большом  авторитете  руководителя,  либо  об  их   некомпетентности.   Таким

образом, полная поддержка  решений  руководителя  –  это  серьёзный  симптом

неблагополучия в организации.

      Наиболее характерная  реакция подчинённых – противоречие.  Противоречие

– это результат взаимодействия сторон  с  различной  степенью  восприятия  и

оценкой одного  и  того  же  явления  или  объекта,  которые  вместе  с  тем

находятся во  внутреннем  единстве  (в  рамках  одной  системы)  и  является

источником развития и познания.

 

 

Общие сведения об информации

 

      Информация  представляет  важнейший   элемент   информационной   среды

управления (ИСУ). Кроме нее ИСУ  включает:

         .  информационные  технические средства  управления   (компьютер,

           телефон,  факс и др.),

         . технологии,

         . профессионализм   работников  аппарата  управления  и  работников

           сферы  производства,

         . общую  культуру управленческих отношений,

         . систему  документооборота.

      Уровни развития  составляющих ИСУ должны взаимно   соответствовать,  при

этом среда играет активизирующую роль, выступая как дополнительный  ресурс.

При  большом  несогласовании  составляющих  ИСУ  друг  другу  информационный

процесс становится неэффективным (эффект отрицательной синергии).  Так,  при

преимущественно ручной обработке  информации  (печать  на  обычных  машинках,

вычисления на калькуляторах) следует  использовать простые  системы  передачи

информации и  приглашать  специалистов  со  средним  уровнем  образования  в

области информатики.

      Основная задача  ИСУ  —  доведение  до  конкретного  работника  нужной

информации в нужное время.

      Обычно информацию  разделяют на два больших класса:

         . объективную, овеществленную в товаре;

         . субъективную, отраженную, организованную людьми.

      К объективной относится информация, полученная от  объекта управления

как потребительской стоимости. Например, информация о работнике:  диплом  об

образовании, его патенты и свидетельства об изобретениях,  трудовая  книжка,

местожительство и т.д.; информация о конкуренте: прайс-листы  на  продукцию,

его реклама, местонахождение, сведения о  персонале  и  т.д.  Основную  долю

составляет  класс  субъективной  информации.  Соотношение  субъективного   и

объективного в отраженной информации  зависит от  многих  факторов,  в том

числе  от  уровня   профессиональной   подготовки   и   культуры   человека,

потребностей и  интересов,  сложности  процесса  и  времени  на  управление,

уровня и технических средств  управления.

      Таким  образом,  хотя  сам  источник  информации   носит   объективный

характер, но информация о нем субъективна, так как при отражении  происходят

прием,  преобразование  и  передача  ее  человеком.  Работник  может  и  сам

организовать информацию (составление  инструкций,  приказов,  распоряжений  и

т.д.). В данном случае субъективность информации заложена в самом начале.

      Субъективность  информации  нельзя   отождествлять   с   ошибочностью,

недостоверностью —  это  разные  категории.  Субъективная  информация  может

иметь высокий уровень объективности  и достоверности.

      Категория «информация»  имеет смысл лишь  тогда,  когда   есть  источник

(информатор) и ее получатель (информант). Человек  может  одновременно  быть

информатором и информантом. Так, осуществляя управленческое  воздействие  на

объект управления, руководитель получает информацию  о  ходе  воздействия  и

результатах  деятельности  объекта   управления   (обратная   информационная

связь).

      Задача субъекта  управления в ИСУ заключается  в следующем:

      • отделить ценную  информацию от «шумов»;

      •  выделить  из  информации   наиболее   важную   часть,   позволяющую

анализировать текущее состояние  объекта управления и  выработать  правильное

решение.

      Большое значение  имеет работа со слухами. В  типичный перечень тем  для

слухов входит следующая информация:

      • предстоящие  сокращения;

      • новые дисциплинарные  и экономические меры наказания;

      • изменения в  структуре организации;

      • грядущие кадровые  перемещения и повышения;

      • подробности  споров руководителей;

      • подробности  личной жизни руководителей.

      Управлять такой  информацией необходимо. Если все  пустить  на  самотек,

то информация может достаточно быстро превратиться в дезинформацию,  вредную

как для  руководителей,  так  и  для  подчиненных.  Для  работы  со  слухами

существует два основных метода: