Внутрифирменные коммуникации в бизнесе

Структурно организация представлена следующим образом:

Подразделение веб -поддержки клиентов и партнеров компании

Осуществляет свою деятельность исключительно с использованием сети Internet. Это поддержка многоязыкового Интернет - сайта, создание сайтов для партнеров компании.

Маркетинг-подразделение

Маркетинг осуществляется в реальном времени с использованием самых последних разработок для  голосовой и видеосвязи

Подразделение автоматизации делопроизводства

Разработка и внедрение систем оптимизации всех бизнес-процессов.

Несмотря на свою различную специализацию/профиль, все эти подразделения находятся в тесной взаимосвязи. И их суммарная работа направлена на успешное внедрение информационных технологий в жизнь и деятельность клиентов и партнеров организации.

Главной задачей специалистов становится обеспечение деятельности всех профильных подразделений фирмы как единого целого, а их сотрудников – как одного большого и дружного коллектива, мира единомышленников и проповедников идей и ценностей сообщества.

2.3 Внутрифирменные коммуникации компании

Основная цель любой молодой коммерческой компании – получение прибыли. Главная задача системы управления – обеспечить производство товаров и услуг, привлекательных с точки зрения целевых рынков. Однако успех зависит и от деятельности всех профильных подразделений фирмы, и от действий ее посредников, конкурентов и различных контактных аудиторий. Специалисты по связям с общественностью не могут замыкаться на нуждах целевого рынка. Они должны принимать в расчет все факторы микро- и макросреды. Фирме необходимо придирчиво следить за отношением широкой публики к своей деятельности.

Изначально компания, выпускавшая продукты для информационных устройств, хотела сделать внутренние коммуникации голосовыми, т.е. свести к минимуму проблемы голосового общения всех подразделений и каждого рабочего в частности. Ею была создана платформа для связи через Internet. А после того, как была запущена платформа WoIP2 (вторая редакция платформы), было принято решение распространить эту голосовую связь 4 поколения по всему миру.

Продукты компании:

- Программы голосовой связи DeskCallNG -для связи через компьютер и 3G VideoCall – с использованием сотового телефона;

- Виртуальная карта V-SIM, позволяющая совершать телефонные звонки, привязывая виртуальный номер к любому мобильному номеру для связи через WoIP2.

- карта V-SIM NG позволяет совершать звонки в любую точку земного шара, на любой номер любого телефона по невероятно низким ценам.

Статусы в компании:

-бесплатный пользователь (бесплатно получает программы, позволяющие осуществлять звонки на любые номера по низким ценам);

- член команды (имеет те же возможности, что и бесплатный пользователь с преимущественным правом существенных скидок на разговоры, в т.ч. с партнерами команды - бесплатно);

- партнер (бизнес-уровень. Имеет возможность построить собственную команду для получения прибыли от многоуровневого маркетинга);

- создатель команды (уровень высшего менеджера, в команде которого партнеры компании со своими структурами. Возможность неограниченного заработка и бесплатного доступа к любым продуктам Telme).

Среди внутренних задач компании можно выделить следующие:

                    создание атмосферы доверия между всеми участниками сообщества;

                    организация потока искренней информации, который должен свободно развиваться как по вертикали (от начальника к подчиненным), так и по горизонтали (между различными профильными подразделениями);

                    обеспечение удовлетворенности своим статусом и участием в общем деле для каждого сотрудника, формирование духа единой команды;

                    обеспечение работы без конфликтов;

                    создание здорового окружения;

                    достижения успеха для предприятия;

                    поддержание оптимизма в отношении будущего.

К сожалению, слишком часто коммуникации в организации представляют собой лишь обмен противоположными идеями, передаваемыми друг от друга по односторонним каналам. Здравый смысл диктует предприятиям необходимость систематического выслушивания своей внутренней общественности. В данной компании таких проблем просто не существует, т.к. все члены международной Интернет - команды  могут общаться между собой посредством видеоконференций и бесплатных телефонных звонков с использованием платформы связи последнего поколения.

Как показал опрос, сотрудники удовлетворены отношениями и атмосферой, царящими на фирме. Более того, сложный маркетинговый план становится прозрачным для всех, кто начинает строить свой бизнес в компании.

Достижения компании:

- минимум подчинения и максимум коммуникации;

-  маркетинговый план, предусматривающий построение бизнеса на основе последних достижений связи становится доступен любому пользователю Internet благодаря онлайновым видеоконференциям, исключающим поиск обратной связи;

- последние достижения компании в области создания продуктов связи позволяют свободно общаться между собой любым членам бизнес-сообщества, и в частности, менеджерам без каких-либо проблем с помощью видео и голоса с использованием компьютера или любого из доступных ему телефонов (стационарный, сотовый, таксофон) в 140 странах мира. Это позволяет всегда быть в курсе последних событий компании.

- исключается возможность распространения слухов;

- достижение высокой работоспособности членов сообщества благодаря отсутствию неформальных  связей и не имеющему аналогов маркетинговому плану компании;

- неограниченные возможности бизнес - роста партнеров.

Таким образом, прибыль любого из бизнес - партнеров компании основана на сплочении коллектива и оптимизации информационной политики.

Основными каналами распространения информации на фирме являются:

                    ежедневные видео - голосовые конференции;

                    доска объявлений на сайте компании;

                    видеоотчеты о работе;

                    фильмы;

                    корпоративные мультимедийные издания;

                    опросы;

                    внутрифирменные мероприятия.

Подобное объединяющее начало сильно сближает членов коллектива. Акции, направленные на сплочение всех сотрудников компании, работающих в разных профильных подразделениях фирмы, помогают им ощутить себя членами единой команды, что, в свою очередь, сказывается на эффективности работы многопрофильного предприятия в целом. Итак,  маркетинговый план компании уже воплощается в реальность благодаря тому, что именно продукты,  предлагаемые компанией, сделали прочными и сами коммуникации внутри  нее.

Все вышеизложенное позволяет сделать вывод о том, современный уровень информатизации позволяет достичь высочайшего уровня коммуникаций внутри организации при условии стоящих перед руководством  соответствующих задач.

2.4 Рекомендации по совершенствованию работы в компании«TelMe»

Несмотря на высокий уровень информационных продуктов, обеспечивающих связь между  партнерами по бизнесу и руководством компании, нельзя не отметить и ряд существенных моментов, которые можно отнести скорее к индивидуальным факторам коммуникации. А  личностные взаимодействия, как уже было отмечено выше, имеют существенное значение для достижения ее эффективности. Информация наиболее эффективно может быть воспринята, если у принимающего ее задействованы все органы чувств. К сожалению, голосовая и видео-связь не могут заменить живого общения, при котором  можно свести на нет все  помехи и искажения при приеме информации. К тому же, любые неполадки в сети Интернет (временная неработоспособность серверов, технические работы  на платформе Woip2)  могут иметь пагубные последствия для компании (срыв важной видеоконференции или встречи, отсутствие связи в момент  демонстрации ее возможностей клиенту и др.)

Таким образом, руководству компании нужно учитывать в своей деятельности следующие рекомендации:

- обеспечить постоянную возможность связи партнеров друг с другом путем привлечения дополнительных  корпоративных видов связи;

-  финансовая поддержка реальных встреч создателей команд для решения важных вопросов;

- о работах на платформе связи Woip2 заблаговременно предупреждать всех партнеров по бизнесу;

-  наиболее полное освещение информации о компании, ее деятельности на страницах корпоративного сайта;

-  ежедневные рассылки новостей компании для партнеров по бизнесу, включающие в себя и нисходящие инструкции;

- периодические онлайновые отчеты команд партнеров, добившихся наивысших результатов;

- ввести обязательные семинары для создателей команд в ситуации реального общения для обучения искусству деловой этики, способствующие исключению  из бизнеса случайных людей.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Коммуникационным процессам, протекающим внутри организаций, посвящены горы литературы. Ими интересовалось большое количество ученых разных стран. Учитывая материалы научных исследований, о выводах которых говорилось в главе 1, можно сделать вывод о том, что коммуникационный процесс в любой организации является запутанным, усложненным индивидуальными особенностями, предубеждениями и различием в способностях, а также организационными характеристиками, такими как иерархия или специализация. Тем не менее, коммуникации находятся в центре других внутриорганизационных процессов: власти, руководства и принятия решений.

Все большая доля коммуникаций в современных организациях осуществляется с помощью информационных технологий. Введение информационных новшеств подчас существенно облегчает труд тех, кто занят рутинной обработкой информации, а также позволяет осуществляться в минимальные сроки восходящим коммуникациям.

Как мы смогли убедиться, даже технологические изменения последнего времени, используемые в работе такой масштабной компании, как «TelMe», имеют ряд недостатков. Прогрессивная технология не искоренила проблем, связанных с идеей достижения эффективности коммуникаций. Очень много в деятельности такой организации зависит от личностных качеств руководства. Отсутствие единых правил построения команд партнеров вызывает у потребителей продукции множество вопросов. Это создает дополнительные искажения информации. А перезагрузки новостями компании, которые бессистемно рассылаются партнерам, создают иллюзию хаоса и вызывают недоверие как к организации, так и к ее информационным продуктам. Таким образом, руководству компании следует учесть рекомендации по улучшению работы для устранения имеющихся коммуникационных проблем, подробно рассмотренных в теоретической части данной работы.

«Совершенная» коммуникационная система пока не создана, и, возможно, ее никогда не будет. Естественно, что каждая организация сама решает, какие коммуникационные пути ей использовать для эффективного достижения своих целей.

Технологические изменения последнего времени способствуют обработке информации, но прогрессивная технология не искоренила вопросы и проблемы, рассмотренные в данной работе.

ЛИТЕРАТУРА

1. Aldrich, Howard E., and Jeffrey Pfeffer«Environments of Organizations.» Annual Review of Sociology. Vol. 2. Palo Alto, CA: Annual Reviews. Inc. 1976

2. Athanassaides, John С. «On Investigation of Some Communication Patterns of Female Subordinates in Hierarchical Organizations.» Human Relations. 27, -1974

3. Bass, Bernard M. Leadership and Performance Beyond Expectations. New York: Free Press.-1985.Stinchcombe, Arthur L. «Bureaucratic and Craft Administration of Productions» Science Quarterly, 4,168-87. -1959

4. Guetzkow, Harold «Communications in Organizations, » in Handbook of Organizations, ed. James G. March. Chicago: Rand McNally. -1965

5. Kanter, Rosabeth Moss Men and Women of the Corporation. New York: Basic Books. -1977

6. Klauss.Rudi, and Bernard M. Bass Interpersonal Communication in Organizations. New York: Academic Press.-1982

7. Katz, Daniel, and Robert L. Kahn The Social Psychology of Organizations, rev. ed. New York: John Wiley. -1966

8. Osgood Ch., Suci S., Tannenbaum P. The Measurment of Meaning. Urbana, 1957

9. Steve de Shazer. Keys to Solution in Brief Theraphy. W. W. Norton & Company, New York — London, 1985

10. Zaikind, Sheldon, and Timothy W.Costello «Perceptions: Some Recent Research andImplications for Administration.» Administrative Science Quarterly. -1962

11. Арсеньев Ю.Н.Управление персоналом. Технологии: Учеб.пособие для студентов вузов― М.: ЮНИТИ-ДАНА,2005

12. Доблаев В.Л.Организационное поведение: Учебное пособие. ―М.:ЗАО Издательство «Дело и сервис»,2006

13. Ершов П.М. Режиссура как практическая психология. — М., 1972.

14. Жуков Ю.М., Петровская Л.А., Растянников П.В. Диагностика и развитие компетентности в общении. — М., 1990

15. Жуков Ю.М., Петровская Л.А., Соловьева О.В. (ред.). Введение в практическую социальную психологию. — М.: Смысл, 1996.

16. Иванов М.А., Мастеров Б.М. Саморегуляция во взаимодействии // Введение в практическую социальную психологию (Жуков Ю.М., Петровская Л.А., Соловьева О.В. — ред.). М.: Смысл, 1996.

17. Коломинский Я.Л. Психология взаимоотношений в малых группах. — Минск: БГУ, 1976

18. Кроль Л.М., Михайлова Е.Л. Человек-оркестр: Микроструктура общения. — М.: Независимая фирма “Класс”, 1993

19. Организационное поведение: Учебник для вузов/Под ред.Г.Р.Латфуллина, О.Н.Громовой. ― СПБ.: Питер,2006

20. Психодрама: вдохновение и техника / Под ред. Пола Холмса и Марши Карп. — М.: Независимая фирма “Класс”, 1997

21. Роббинз Стивен П. Основы организационного поведения, 8-е изд.: Пер. с англ.-М.: Издательский дом «Вильямс»,2006