Основы документооборота кадровой службы

      конкурентоспособность,  являющаяся  существенной целью компании;

      разнообразие и качество ассортимента продукции;

      контроль  над  изменениями на рынках в интересах потребителей;

      эффективный сбыт, реклама, продвижение товара;

        К основным тенденциям развития отрасли и  факторам, оказывающим  влияние на состояние отрасли и, соответственно, на деятельность общества  можно отнести  рост конкуренции за рынки сбыта. Наблюдается тенденция к укрупнению конкурирующих  предприятий и деление между ними рынков сбыта.

       Существенными факторами, которые могут  улучшить результаты деятельности общества  является активная маркетинговая деятельность, поиск новых рынков сбыта. На данном этапе существенными факторами  деятельности компании являются:

      поставка организациям нагревательного оборудования, аккумуляторов, сантехники, металлопластиковых и полипропиленовых труб для центрального отопления и водоснабжения;

      поставка строительных материалов;

      оказание помощи предприятиям в приобретении промышленного инструментария;

      поставка отечественных и импортных электроинструментов и др.

За эти годы в компании созданы прекрасные условия для работы и отдыха работников: оздоровительно-эстетический центр, солярий, бильярд, есть даже молельная комната. «Клуб К» оформлен в стиле старинных рыцарских замков, где обедают сотрудники и гости Компании.

У компании есть свой Флаг и Гимн, своя Галерея Славы, Книга Почета. Лучшим работникам вручается золотой значок ККК. Знак ККК является запатентованным товарным знаком.

Итоги работы акционерного общества характеризуются следующими показателями эффективности использования трудовых ресурсов (таблица 1):

Таблица 1 – Трудовые ресурсы организации и эффективность их использования

Из данной таблицы видно, что трудовые ресурсы используются эффективно, так как при снижении численности в 2010 году по сравнению с 2008 годом на 20,5%, не повлияло на выручку, увеличение произошло на 24,2%, чистой прибыли на 7,1%, и производительности труда на 56,2%, но в 2009 году эти показатели были выше.

Также рассмотрим анализ движения персонала (таблица 2).

Таблица 2 – Анализ движения персонала

Рассмотрев таблицу 2, можно сделать вывод, что на начало года численность увеличивалась на 4,4% а на конец года снижалась на 25,1%. Снизилось число принятых на 55%, но увеличилось число выбывших на 57,7%, по личному желанию на 54,2%. Коэффициент текучести в 2010году составил 0,5 это высокий показатель, предприятию необходимо провести работу в данном направлении.

Рассмотрим динамику численности работников, их состав и структуру в ОАО «ККК» на основе таблицы 3.

Таблица 3 – Динамика численности работников, их состава и структуры

Численность работников на предприятии снижается, по всем категориям. Численность производственного персонала снизилась на 24,6%, непроизводственного на 33,3%. Структура и состав работников практически не изменился за последние три года.

2.2. Анализ документооборота в кадровой службе

Документооборот ОАО «ККК» регулируется инструкцией по делопроизводству (приложение 1).

Инструкция по делопроизводству в ОАО «ККК» разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом ОАО «ККК» и иными внутренними нормативными документами ОАО «ККК».

Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ОАО «ККК».

Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Инструкции по организации и ведению конфиденциального делопроизводства в ОАО «ККК», утвержденной приказом генерального директора.

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях ОАО «ККК» осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления – административно-правовой департамент.

При применении ОАО «ККК» электронного документооборота административно-правовым департаментом (административным управлением, управлением документооборота совместно с управлением информационных технологий) разрабатываются маршруты движения документов.

В деятельности ОАО «ККК» образуются следующие группы документов:

-         организационно-распорядительные документы - локальные нормативные документы Общества, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Общества, его подразделений и должностных лиц:

-         приказы генерального директора по основной деятельности;

-         приказы генерального директора по административно-хозяйственным вопросам;

-         распоряжения генерального директора по основной деятельности;

-         протоколы совещаний;

-         положения, инструкции, правила, регламенты;

-         внутренние документы (служебные записки);

-         служебные письма (поступающие в ОАО «ККК» и создаваемые в компании);

-         договоры (поступающие в ОАО «ККК» и создаваемые в компании).

Каждая из вышеперечисленных групп, исходя из содержания конкретных документов, подразделяется на типы (приложение 2).

-         Документы по инвестиционной (производственной) деятельности.

-         Документы по финансовой и внешнеэкономической деятельности.

-         Документы по кадровой деятельности.

-         Документы по общим вопросам (по вопросам безопасности и материально-технического обеспечения).

-         Документы по корпоративной и административной деятельности.

Каждый тип документов, в свою очередь, состоит из нескольких видов.

1. Документы по инвестиционной (производственной) деятельности:

-                инвестиционные соглашения, контракты и договоры (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                агентские договоры, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним, агенты отчета;

-                договоры по рекламе и маркетингу, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                иные договоры по инвестиционной (производственной) деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                соглашения о зачете встречных требований по вышеперечисленным договорам;

-                стратегии реализации инвестиционных проектов;

-                бизнес-планы, технико-экономические обоснования, заключения, справки;

-                планы продаж и рекламных мероприятий;

-                положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам инвестиционной (производственной) деятельности.

2. Документы по финансовой и внешнеэкономической деятельности:

-                договоры об участии в целевом финансировании, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;