Основы документооборота кадровой службы

-                     ход исполнения;

- № дела (куда документ помещен после исполнения)

При регистрации отдельных видов документов, например обращений граждан, внутренних и исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. Например, при регистрации обращений граждан записывается их адрес.

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять све­дения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.

Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная.

Журнальная система регистрации нужна только тогда, когда учет до­кументов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, Документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов.

Во всех остальных случаях эта форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необ­ходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек (их обычно называют регистрационно-контрольными карточками - РКК) определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две.

Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.

Карточку на документ можно заполнить сначала не полностью, до передачи документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка дозаполняется, т.е. эти сведения вносятся в нее.

При четком взаимодействии с руководителем, если руководитель утром просматривает полученную корреспонденцию, можно сначала дать документы на просмотр руководителю, а затем, уже, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму.

Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.

При регистрации на ПЭВМ, данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введённых показателей.

Контроль за исполнением документов. Контроль играет важную роль в системе документооборота. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Контроль исполнения - это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.

Контроль исполнения документов охватывает три группы вопросов:

   контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий или поручений. Такой контроль предполагает оценку документа в целом, то есть насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает руководитель, либо по его поручению - помощник. Если руководитель удовлетворен решением проблемы - документ подписывается, если же не удовлетворен, то дополнительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит повторное согласование. Контроль по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения;

   контроль за соответствием документов формам составления и требованиям ГОСТов. Такой контроль может осуществлять помощник, специальная контрольная служба или технический работник бухгалтерии. Суть этого контроля сводится к проверке правильности оформления документа, наличия определенного бланка, полноты реквизитов, наличия всевозможных сопутствующих материалов.

Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

   постановку документов на контроль;

   проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

   предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

   учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

   регулярное информирование руководителей органа управления о ходе исполнения документов;

   снятие исполненных документов с контроля.

Контроль исполнения носит многофункциональный характер, поэтому формы и методы его реализации многообразны. Как правило, наиболее эффективным является простейший контроль. Простейшие формы и методы требуют меньших усилий и более экономичны. К простейшим организационным формам контроля исполнения можно отнести:

   контрольные журналы;

   регистрационно-контрольные карточки (картотека);

   письменные отчеты;

   проверки;

Каждая из перечисленных форм имеет свою специфику, но при использовании любой из них необходимо соблюдать одно требование - не ограничиваться разговорами об исполнении, а давать объективную оценку положения дел, намечать и добиваться осуществления конкретных мероприятий.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Передача документов в архив. Исполненные учетные документы хранятся в архиве. Хранение документов играет значительную роль в деле правильной постановки бухгалтерского учета. Рациональная система хранения обеспечивает не только целостность и сохранность документов в течение установленных законом сроков, но и возможность пользования ими в любой момент для всякого рода справок.

Подлежащие сдаче в архив документы предварительно располагаются в удобном для отыскивания порядке и подшиваются или переплетаются в особых папках, именуемых делами.

Расположение в делах документов в зависимости от их характера и назначения производится по тем или иным из следующих признаков:

   По предметному признаку (по вопросам, по операциям, например, кассовые документы, материальные документы, договоры, заказы, сметы);

   По корреспондентскому признаку (т.е. по наименованиям организаций, к которым относятся данные документы);

   По хронологическому признаку (по месяцам, а в пределах месяцев – по дням);

   По номерам документов.

Сдача дел в архив из структурного подразделения производится по графику, который составляется работником архива и согласовывается с руководителями структурных подразделений. Эта работа проводится ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет, а также по личному составу, сдаются в архив по описи.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описей напротив каждого дела делается отметка о наличии каждого дела. В конце описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью количества дел, которые переданы, с указанием отсутствующих номеров. Под заверительной надписью ставится печать, дата приема-передачи и подписи лиц, составляющих ее. Сверенные описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны.

Дела временного хранения до 10 лет передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, разрешают хранение этих дел центральной службой делопроизводства или структурным подразделением до истечения срока хранения, после чего дела подлежат уничтожению в установленном порядке.

Рассмотрев основы кадрового документооборота кадровой службы, необходимо провести анализ организации документооборота на ОАО «Кировской коммерческой компании».

2. Анализ документооборота кадровой службы Открытого акционерного общества «Кировская коммерческая компания»

2.1. Организационно-экономическая характеристика Открытого акционерного общества «Кировская коммерческая компания»

ОАО «Кировская коммерческая компания» - с количеством акционеров более 800 человек. ОАО «Кировская коммерческая компания» располагает складскими площадями 35 000 м2, с подъездными железнодорожными путями, подъемно-транспортными механизмами и технологическим оборудованием. ОАО «Кировская коммерческая компания» постоянно стремится увеличивать свою производственную базу. На данный момент производственные помещения занимают более 12 00 м2, в том числе:

      Товарный цех 6 000 кв.м.2;

      Производство и лесопиление 6 000 кв.м.2;

      Пять магазинов оптово-розничной торговли;

      Цех по производству сетки рабица;

      Цех по производству изделий из песчано-полимерной смеси (тротуарная плитка, черепица).

ОАО «Кировская коммерческая компания» была организована в 1957 году. За свою историю компания не раз переименована, но всегда являлась крупным поставщиком на оптовом рынке. В результате многолетней деятельности ОАО «Кировская коммерческая компания» сумела завоевать широкую известность не только в Кировской области, но и за ее пределами.

На данный момент, в состав акционерного общества входят четыре товарных комплекса:

1.      Лесной

2.      Промышленный комплекс

3.      Комплекс товаров народного потребления и спецодежды

4.      Строительный комплекс

Основными видами хозяйственной деятельности общества является:

      осуществление материально-технического снабжения промышленных, строительных, сельскохозяйственных предприятий и предприятий малого бизнеса, организация производства,  реализация продукции и товаров по коммерческим договорам;

      осуществление закупки у предприятий-изготовителей, посреднических организаций, других товаровладельцев продукции, реализуемой на рынке в соответствии с действующим законодательством РФ;

      оказание производственных услуг;

      оказание физиотерапевтических услуг;

      другие виды деятельности, не запрещенные законодательством РФ.

      Общество является учредителем  следующих обществ:

       ООО «Химсинтез» - доля ОАО «ККК» -100%

       ООО «Киров-Тара» - доля ОАО «ККК» -100%

       ООО «ККК Гвоздика» - доля ОАО «ККК» -25,0%

       ООО «ККК Вторресурсы» - доля ОАО «ККК» -25,0 %

       ООО «Кировметаллопродукция ККК» - доля ОАО «ККК» -100%

       ООО «Машснабкомплект» - доля ОАО «ККК» -24, 0 %

       ООО «ККК Оргторг» - доля ОАО «ККК» -80,0 %

       ООО «Столовая ККК» - доля ОАО «ККК» -25,0%

       ООО «Кировская продуктовая компания» - доля ОАО «ККК» -80,0%

В структуре акционерного общества произошли следующие изменения: 30 марта 2010 года создан магазин «Стройматериалы», 20 октября 2010 зарегистрировано структурное подразделение – участок по производству профнастила.

В мае 2010 года акционерное общество выступило учредителем общества с ограниченной ответственностью «Кировская продуктовая компания» с долей вклада в уставный капитал 80%.

Потребителями продукции электро и машиностроительного направления, продукции легкой промышленности, бытовой химии, строительных материалов являются промышленные предприятия города и области, органы здравоохранения и образования. Основными видам реализуемой продукции  являются лесная и бумажная продукция.

Формирование стратегии фирмы в целом приобретает все большее значение. Это касается приоритетности решаемых проблем, определения структуры фирмы, обоснованности капиталовложений,  координации и интеграции стратегий.

Для реализации своих планов компания  ведет активную маркетинговую деятельность, осуществляет поиск новых рынков сбыта, ведет активную работу по созданию имиджа организации. При  обследовании функций маркетинга основными факторами  являются  следующие: