Поняття та значення конфіденційної інформації

1)Поняття та значення конфіденційної інформації  До комерційної інформації відносяться відомості: - знання і досвід в сфері реалізації продукції та послуг; - відомості про кон'єктуру, маркетингові дослідження; - аналіз конкурентноздатності  продукції і послуг; - інформація по споживачах, замовниках, посередниках; банківські  відносини, кредити, борги ; - відомості про найбільш  вигідні форми використання грошових  коштів, акцій та інших цінних  паперів, капіталовкладеннях; - бухгалтерські і фінансові  звіти; - очікувані об'єми комерційної  діяльності і плани розвитку  Підприємства, відомості про наради; - відомості про заробітну  плату; - відомості по укладених  договорах (контрактах ), пропозиціях по їх укладенню; - умови договорів реалізації  і передачі продуктів; - умови перевезення вантажів; - список ( перелік ) клієнтів; - ділова кореспонденція; - форми і види розрахунків; - відомості про безпеку  Підприємства.    Таємницями  виробництва («ноу - хау») Підприємства є: - Методи і способи правового  здійснення діяльності Підприємства; - Знання пов'язані з освоєнням, обслуговуванням, створенням, експлуатацією, ремонтом нової техніки, технології, управлінського, фінансового, економічного та ін. Характеру. - Організаційно – управлінська  діяльність Підприємства:    Організаційно – управлінською інформацією, що охороняється в якості конфіденційної , є: - Структури і методи  управління; - Зв'язки як в середині, так і поза Підприємством; - Розподіл обов'язків  і їх зміст; - Взаємодія структурних  підрозділів; - Плани розвитку и реорганізації  виробництва; - Склад засновників Підприємства і їх частка в Статутному фонді. Кадровий склад, його підбір, формування; - Об'єкти охорони і  контролю, його організація, методи  боротьби і способи.                 До комерційної таємниці  Підприємства відносяться інші відомості пов'язані з її діяльністю, що не ввійшли до вищевказаного переліку, розголошення ( передача, витік) котрих може зашкодити підприємству, його інтересам. Міри по захисту комерційної таємниці і конфіденційної інформації: Усі відомості, що складають  комерційну таємницю і конфіденційну  інформацію, передаються стороннім  організаціям, державним органам ( відповідно до їх компетенції) і фізичним особам тільки з санкції керівника Підприємства. Процес передачі оформляється Протоколом. Ця інформація передається в письмовому вигляді на письмові запити.             Від осіб, допущених  до ознайомлення з комерційною  таємницею, беруться відповідні  розписки про нерозголошення  комерційної таємниці і конфіденційної  інформації і про їх згоду  з мірами відповідальності у разі її розголошення;             Надання відомостей, що  містять комерційну таємницю  і конфіденційну інформацію, представникам  судових, ревізійних , слідчих та інших контролюючих державних органів, народним депутатам, представникам телебачення, радіо, преси здійснюється тільки з санкції керівника з обов'язковим протоколюванням і в законодавчо встановленні строки.             Працівник Підприємства, що має доступ до комерційної таємниці і конфіденційної інформації зобов'язується її зберігати, і погоджується з мірами відповідальності за їх розголошення.                               Даний документ розроблений  на основі вимог Правління  Підприємства про підтримку конфіденційності в питаннях, що складають чи містять комерційну таємницю Підприємства. Основною вимогою є  нерозголошення подробиць фінансово  – господарської та ділової діяльності Підприємства, а саме: - будь-яка інформація  стосовно фінансових і ділових  партнерів Підприємства як на території України так і поза її межами; - будь-яка інформація  про фінансово-господарську діяльність  Підприємства, специфіки ведення бухгалтерського обліку, оформлення та складання документів. - будь-яка інформація  стосовно договірних зобов'язань  Підприємства з контрагентами:            - зміст договору;            - умови договору;            - предмет договору;            - пільгові умови договору;            - порядок і форма оплати;             - строки виконання зобов'язань  згідно договору;            - будь-яка інформація про порядок зберігання матеріальних цінностей, навантаження, розвантаження товару, його кількості;             - інформація про розміри  торгівельної виручки і порядок  її індексації поточного залишку  на р/р Підприємства, товарно – грошового обігу;            - інформація про фінансові  можливості Підприємства;            - будь-яка інформація  про розміри заробітної плати,  формах і розмірах матеріального  стимулювання працівників Підприємства;             - будь-яка інформація про організацію охорони офіса, об'єктів, складських приміщень, пожежно – охоронною сигналізацією;            - будь-яка інформація  про кількість працівників Підприємства, їх посад;            - будь-яка інформація  витік, якої може завдати моральну  чи матеріальну шкоду Підприємству, його працівникам.

      Суть поняття комерційної таємниці є в таких положеннях: це будь-яка ділова інформація, що має дійсну або потенціальну цінність для підприємства з комерційних причин, розголошення якої може завдати шкоди підприємству. Вона не є загальновідомою або загальнодоступною на законних підставах. Ці відомості відповідним чином позначаються, а фірмою здійснюються належні заходи щодо збереження її конфіденційності. Ця інформація не є державним секретом і не захищається авторським і патентним правом. Ця інформація не стосується негативної діяльності підприємства, яка може завдавати шкоду суспільству (порушень законів і неефективної роботи, адміністративних помилок, забруднення навколишнього середовища тощо).

27 березня 1991 року Верховною  Радою України був прийнятий Закон "Про підприємства в Україні". Згідно з частиною І статті 30 цього Закону "під комерційною таємницею підприємства мають на увазі відомості, пов´язані з виробництвом, технологічною інформацією, управлінням, фінансами та іншою діяльністю підприємства, що не є державною таємницею, розголошення (передання, просочування) яких може завдати шкоди його інтересам".

Крім того, в статті 30 розділу 2 Закону України "Про інформацію" від 2.10.1992 р. дано визначення конфіденційної інформації: "Конфіденційна інформація — це відомості, що знаходяться у володінні, користуванні або розпорядженні окремих фізичних чи юридичних осіб і розповсюджуються за їх бажанням, відповідно до передбачених ними умов".

Разом з тим, 9 серпня 1993 року Кабінетом Міністрів України відповідно до частини другої статті 30 Закону України "Про підприємства в Україні" затверджений перелік відомостей, що не становлять комерційну таємницю:

• установчі документи, документи, що дозволяють займатися підприємницькою або господарською діяльністю і її окремими видами;

інформація за всіма встановленими формами державної звітності;

дані, необхідні для перевірки обчислення і сплати податків та інших обов´язкових платежів;

відомості про кількість  і склад працюючих, їх заробітну  плату в цілому і за професіями та посадами, а також наявність  вільних робочих місць;

документи про сплату податків і обов´язкових платежів, інформація про забруднення навколишнього  природного середовища, недотримання безпеки умов праці, реалізація продукції, що завдає шкоди здоров´ю, а також інші порушення законодавства України і розміри завданої при цьому шкоди;

документи про платоспроможність;

відомості про участь посадових  осіб підприємства в кооперативах, малих підприємствах, союзах, об´єднаннях і інших організаціях, що займаються підприємницькою діяльністю;

відомості, які відповідно до чинного законодавства підлягають оголошенню.

Згідно з цією постановою підприємства зобов´язані подавати перераховані відомості органам державної виконавчої влади, контролюючим і правоохоронним органам, іншим юридичним особам відповідно до чинного законодавства, за їх вимогою.

Таким чином, комерційна таємниця — це виробнича, науково-технічна, управлінська, фінансова та інша документована інформація, яку використовують для досягнення комерційних цілей (одержання прибутку, запобігання втрати, одержання добросовісної переваги над конкурентами), яку підприємець вважає конфіденційною. До конфіденційних відомостей відносяться перш за все ідеї, винаходи, відкриття, технології, індивідуальні деталі комерційної діяльності, які дозволяють успішно конкурувати, прибуток фірми та ін.

До умов, при яких інформація підприємства може бути віднесена до комерційної таємниці відносяться:

дійсна чи потенціальна комерційна цінність інформації в силу невідомості  її третім особам;

відсутність вільного доступу  до цієї інформації на законній основі;

приймання власником інформації необхідних заходів до охорони її конфіденційності. Забезпечення збереженості конфіденційної інформації комерційного підприємства вимагає дотримання наступних умов:

визначення відомостей, які  складають комерційну таємницю підприємства;

забезпечення порядку  їх захисту. Якщо ці умови не будуть виконані, то підприємство не буде мати законної основи для притягнення до відповідальності працівників за розповсюдження чи передачу відомостей, які складають комерційну таємницю.

Відомості комерційної таємниці підприємства можна умовно розділити на два великих блоки: 1) науково-технічна (технологічна) інформація; 2) ділова інформація.

Науково-технічна інформація містить: відомості про конструкції машин і обладнання; схеми; матеріали, що використовуються; рецептури; методи і способи виробництва (особливо про нові вироби, що розробляються); нові технології, напрямки модернізації відомих технологій, процесів і обладнання; програмне забезпечення ПК. Ділова інформація містить:

відомості про фінансову  сторону діяльності підприємства, крім фінансових звітів (стан розрахунків з клієнтами, заборгованість, кредити та ін.);

відомості про розмір прибутку, собівартості виробляємої продукції та ін.;

плани розвитку підприємства (тактичні і стратегічні);

плани й обсяги реалізацій продукції (плани маркетингу, дані про  характер і обсяг торгових операцій, про рівні цін, на явність товарів);

аналіз конкурентоспроможності виробленої продукції, ефективність експорту та імпорту, час виходу на ринок, що пропонується;

плани рекламної діяльності;

списки торгових та інших  клієнтів, представників, посередників, конкурентів, відомості про взаємовідношення з ними, їх фінансове положення, проведених операціях і обсягах, умовах діючих і нових контрактів та ін.

Перелік і обсяг відомостей, що складають комерційну таємницю підприємства, строки конфіденційності, порядок захисту і доступу до конфіденційної інформації, а також правила її використання визначаються керівником організації. Керівник може залучити для проведення цієї роботи спеціалістів-аналітиків.

Основна мета захисту конфіденційної інформації полягає в тому, щоб, як говорять професіонали, запобігти розповсюдженню її до конкурентів. В деяких випадках вимагається захист і "чужих" комерційних секретів, які можуть бути довірені підприємству іншими особами, організаціями. Відсутність такого захисту може залишити підприємство без вигідних партнерів, клієнтів.

Забезпечення захисту комерційної таємниці містить

встановлення правил віднесення інформації до комерційної таємниці;

розробку і доведення  до осіб, допущених до відомостей, що складають комерційну таємницю, інструкцій за дотриманням режиму конфіденційності;

обмеження доступу до носіїв інформації, які вміщують комерційну таємницю;

використання організаційних, технічних та інших засобів конфіденційної інформації;здійснення контролю за дотриманням встановленого режиму охорони комерційної таємниці.

2)Сторони та особливості  конфіденційної інформації:

Як і всі співробітники  фірми, менеджер повинен при вступі на роботу підписати зобов´язанність  про нерозголошення комерційної таємниці (про відповідальність за її збереження).

В цьому документі основними  являються наступні обов´язки:

1) не розголошувати відомостей, що складають комерційну таємницю, які будуть доведені чи стануть  відомі при виконанні службових  обов´язків, в тому числі, протягом  визначеного строку після звільнення з фірми;

2) дотримуватись доведених  до відома співробітника вимог по захисту комерційної таємниці;

3) не використовувати  відомості, що складають комерційну  таємницю без відома на це її власника;

4) не мати ніяких обов´язків  перед іншими особами і підприємствами.

За інформованістю менеджери  більшості підприємств є другі особи після керівника. Менеджер має доступ до самих різноманітних джерел інформації. Він може її одержувати:

організовуючи різні паради, прийоми, переговори;

приймаючи і обробляючи кореспонденцію;

складаючи і контролюючи  виконання документів;

проводячи телефонні переговори;

приймаючи відвідувачів та ін.

Менеджер є основною фігурою  для осіб, що добувають різноманітну інформацію. Тому йому необхідно проявляти розумну обачність у розмовах з потенційними партнерами чи клієнтами, для яких будь-яка інформація може стати важливою.

Менеджер часто повинен  відповідати нарізні запитання. Потрібно увесь час чітко проводити межу: звичайні, рядові запитання і запитання "ковзаючі", відповіді на які розкривають конфіденційні сторони роботи фірми. У цьому випадку треба запитати себе: "Чи має право співрозмовник знати дану інформацію? Чи необхідна вона йому у роботі?". На "ковзаючі" запитання відповіді повинні бути ухильні. Хоча за рекомендаціями японських спеціалістів, сама розумна відповідь на подібне запитання — "не знаю", а за діловою етикою така відповідь для менеджерів небажана. Можна також порекомендувати співрозмовнику звернутися з цим питанням до керівника фірми.

В більшості конфіденційної інформації необхідно керуватися рекомендаціями керівника фірми чи служби безпеки підприємства. Менеджер за видом своєї діяльності повинен знати, хто і до якої інформації чи обладнання має допуск і дотримуватись встановлених правил. І якщо, наприклад, рядовий працівник фірми раптом зацікавився конфіденційним документом, потрібно швидко і тактично зупинити цю спробу.

Особливо уважним потрібно бути до предметів, які "забувають" відвідувачі. Звичайний блокнот, фломастер, портмоне чи інші предмети можуть виявитись технічними пристроями для підслуховування і "зняття" самої важливої інформації, наприклад, відразу після переговорів і виходу відвідувачів. Не можна залишати відвідувачів в кабінеті самих, так як професіонали можуть легко протягом секунди встановити підслуховуючий пристрій. Усі залишені чи знайдені предмети потрібно швидко передати в службу безпеки підприємства. Розібратися з ними — завдання спеціалістів.

Менеджер, як і інші працівники фірми, повинен усвідомлювати значимість конфіденційної інформації для успішної роботи і процвітання фірми, а також знати про прийоми і методи, якими можуть користуватися конкуренти по збору такої інформації.