Особенности совершения кассовых операций

Недостача на основе расходного кассового ордера относится на счет 60308 «Расчеты с работниками по подотчетным суммам» по лицевому счету кассового работника, у которого обнаружена недостача, и учитывается на этом счете до полного ее погашения (делается бухгалтерская проводка: дебет сч. 60308, кредит сч. 20202). Во всех случаях принимаются меры к взысканию выявленной недостачи.

  Суммы расписок и других документов, не проведенных  по бухгалтерскому учету, в оправдание остатка кассы не принимаются и считаются недостачей.

  Суммы выявленных излишков кассы зачисляются на счет  «Другие доходы», при этом оформляется бухгалтерская проводка:

Д-т  сч. 20202 «Касса кредитных организаций»

К-т  сч. «Другие доходы».

   В акте о произведенной ревизии  должны быть приведены следующие данные:

• суммы денег и ценностей, числящиеся на день ревизии по бухгалтерскому учету и в книгах учета ценностей;
• фактическая сумма ценностей;
• обнаруженные при ревизии излишки и недостачи денег и ценностей, а также нарушения правил ведения кассовых операций;
• правильность оформления кассовых документов; ведения книг учета ценностей; соблюдения минимальной суммы денег в операционной кассе;
• особые замечания членов комиссии, если эти замечания имеются.

   При проведении ревизии в связи со сменой или временной сменой должностного лица, ответственного за сохранность ценностей (кассового работника операционной кассы вне кассового узла), о передаче денег и ценностей, находящихся в хранилище, ключей и печатей от хранилища (денег, ценностей и ключей от сейфа) делается запись в акте.

   Результаты  проведенной ревизии или проверки рассматриваются руководителем кредитной организации и даются указания должностным лицам, ответственным за сохранность ценностей, по устранению выявленных недостатков. Материалы ревизий и проверок хранятся у руководителя кредитной организации в отдельном деле¹.

Глава 4. Учет инкассирования денежной выручки

   4.1. Доставка и инкассация денежной наличности и других ценностей

   Операции  по доставке и инкассации денег и  других ценностей осуществляются бригадами инкассаторов. Количественный состав бригады инкассаторов определяется в зависимости от объема работы и сложности выполнения указанных операций, один из членов бригады назначается старшим. При инкассации ценностей другой инкассатор назначается инкассатором-сборщиком. Если операции по инкассации ведутся двумя работниками, обязанности старшего бригады выполняются водителем-инкассатором. Перед выездом на маршрут старший бригады инкассаторов получает порожние сумки, инкассатор-сборщик — доверенность на получение ценностей, печать и явочные карточки. Для доставки ценностей старший бригады получает доверенность на прием и доставку ценностей или доверенность на получение ценностей и явочную карточку. Выдача и прием доверенностей, явочных карточек, печатей, сумок осуществляется руководителем подразделения инкассации (дежурным инкассатором) под расписку в журнале учета выдачи и приема явочных карточек, печатей, ключей и доверенностей.

   Подкрепление  кредитными организациями денежной наличностью и другими ценностями филиалов, а также одним филиалом кредитной организации другого филиала этой кредитной организации проводится на основе письма за подписями руководителя филиала, главного бухгалтера и заведующего кассой, заверенными печатью филиала.

   Операционная  касса вне кассового узла кредитной  организации подкрепляется заявкой кассового работника этой кассы. В кредитной организации-отправителе на необходимую сумму подкрепления выписывается расходный ордер.

  Денежная  наличность и другие ценности инкассаторам, кассовому работнику операционной кассы вне кассового узла выдается заведующим кассой. Обнаруженные в момент приема пачки и мешки с монетой, имеющие дефекты упаковки, приему не подлежат. На рублевую денежную наличность, иностранную валюту и ценности, отправляемые через инкассаторов, составляются отдельные описи, которые подписываются заведующим кассой кредитной организации, и его подпись скрепляется печатью. В приеме денег и ценностей старший бригады инкассаторов, кассовый работник операционной кассы вне кассового узла расписывается в расходном ордере и на втором экземпляре описи.

  Доставка  денежной наличности в операционную кассу вне кассового узла кредитной организации непосредственно кассовым работником этой кассы осуществляется в сопровождении специально выделенных работников, обеспечивающих безопасность кассового работника и сохранность ценностей.

   Прием денег и других ценностей, доставленных инкассаторами, проводится заведующим кассой кредитной организации-получателя, кассовым работником операционной кассы вне кассового узла по пачкам с проверкой количества корешков в них, правильности и целости упаковки, наличия четких и целых оттисков пломб (клише), наличия необходимых реквизитов; по надписям на ярлыках к мешкам с монетой с проверкой правильности и целости упаковки и пломбы.

Инкассатором  может доставляться денежная наличность организациям. Накануне доставки наличных денег организация предъявляет операционному работнику кредитной организации денежный чек. Контрольная марка от чека остается у клиента. Подготовку денежной наличности для доставки клиентам производит заведующий кассой или специально выделенный кассовый работник. Подготовленная отдельно по каждому документу денежная наличность вкладывается в сумку. Сумка снабжается ярлыком и пломбируется заведующим кассой или кассовым работником, упаковавшим сумку. На ярлыке проставляются: наименование организации, дата упаковки, сумма вложенных денег, подпись и именной штамп заведующего кассой или кассового работника.

   Заведующий  кассой выдает инкассаторам подготовленные для доставки клиентам наличные деньги и денежный чек после предъявления ими служебных удостоверений и доверенности. Инкассаторы принимают сумки с денежной наличностью по надписям на ярлыках, прикрепленных к сумкам, с проверкой их целости, наличия целых и четких оттисков пломб. Обнаруженные инкассаторами в момент приема сумки, имеющие дефекты упаковки, приему не подлежат. В приеме денег старший бригады инкассаторов расписывается в расходном кассовом ордере.

  В организации доставленные деньги принимает  кассир или комиссия уполномоченных лиц, назначаемая письменным распоряжением руководителя организации. В состав комиссии включается кассир организации.

   Инкассаторы предъявляют кассиру организации (комиссии уполномоченных лиц) служебные удостоверения и явочную карточку, представители организации инкассаторам — распоряжение руководителя организации о включении их в состав комиссии, документы, удостоверяющие их личности, и контрольную марку для сверки ее номера с номером денежного чека. Кассир организации (комиссия уполномоченных лиц) проверяет целость упаковки сумки с денежной наличностью, сверяет соответствие оттиска пломбира на пломбе к сумке имеющемуся образцу и принимает полные и неполные пачки банкнот по количеству корешков в них, отдельные корешки и банкноты — полистным пересчетом, мешки с монетой — по надписям на ярлыках. После этого сверяет сумму принятых денег с суммой, указанной в денежном чеке, расписывается на денежном чеке и заполняет явочную карточку. В явочной карточке проставляется номер сумки, время приема и сумма принятой денежной наличности.

   При предъявлении инкассаторами сумки в нарушенной упаковке составляется акт в трех экземплярах и подписывается всеми лицами, присутствовавшими при приеме денег. Первый экземпляр акта передается кредитной организации, второй — подразделению инкассации, третий экземпляр остается в организации.

   Оформленный денежный чек инкассаторы передают операционному работнику кредитной организации для записи в кассовом журнале по расходу и отражения по счетам бухгалтерского учёта. Денежный чек и расходный кассовый ордер (в качестве приложения к. денежному чеку) передаются заведующему кассой для помещения в кассовые документы.

   В подразделении инкассации для работы с клиентами ведется список организаций, обслуживаемых инкассаторами кредитной организации.

   На  каждую организацию для инкассации рублевой денежной наличности ежемесячно выписывается явочная карточка с присвоением ей номера, указанного в списке. Для инкассации наличной иностранной валюты и платежных документов в иностранной валюте используется явочная карточка с надписью «Валютная». В графе «Сумма денег (ценностей), вложенных в сумку» указывается общая сумма рублевого эквивалента вложенной в сумку наличной иностранной валюты, определяемая по курсу Банка России на дату формирования сумки.

     Кассир организации к каждой  сдаваемой инкассаторам сумке  с рублевой денежной наличностью выписывает препроводительную ведомость.

   Сумка с денежной наличностью пломбируется кассиром организации таким образом, чтобы предотвратить ее вскрытие.

   Перед получением ценностей инкассатор-сборщик предъявляет кассиру организации служебное удостоверение, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и порожнюю сумку. Кассир организации предъявляет образец оттисков пломбиров, сумку с ценностями и два экземпляра препроводительной ведомости.

Инкассатор-сборщик  принимает сумку с ценностями с проверкой целости упаковки, наличия целых и четких оттисков пломб, соответствия их имеющемуся образцу, проверяет правильность заполнения препроводительной ведомости и передает кассиру организации порожнюю сумку и явочную карточку для заполнения. Затем инкассатор проверяет соответствие суммы, указанной в явочной карточке кассиром, суммам в накладной и копии препроводительной ведомости, сумм цифрами и прописью, номера сумки, указанного в явочной карточке и сопроводительных документах, номеру принимаемой сумки, после чего на копии препроводительной ведомости расписывается, ставит печать и дату приема сумки.

  Сумки с денежной наличностью и другими  ценностями, доставленные в кредитную организацию по окончании операционного дня, сдаются в вечернюю кассу или, при ее отсутствии, хранятся под ответственностью инкассаторов. 

  4.2. Хранение денег и других ценностей 

  Наличные  деньги операционной кассы и другие ценности кредитной организации хранятся в хранилищах ценностей.

   Вход  в хранилище ценностей оборудуется  бронированной дверью специальной конструкции, закрывающейся не менее чем на два ключа.

   Ключи от хранилища ценностей находятся  у должностных лиц, на которых по письменному распоряжению руководителя кредитной организации возложена ответственность за сохранность ценностей. Эти должностные лица опечатывают хранилище ценностей, для чего используется сургуч.

   В течение рабочего дня при временном  отсутствии должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, хранилище может опломбировываться.

  Хранилища ценностей могут не опечатываться, если их охранная сигнализация сдается на пункт централизованной охраны, оборудованный системой охраны на базе ПЭВМ с круглосуточным режимом работы.

   Перед открытием хранилища ценностей  должностные лица, ответственные  за сохранность ценностей, в присутствии  представителя охраны проверяют, не имеют ли повреждений двери, замки, после чего расписываются в контрольном журнале приема под охрану и сдачи из-под охраны хранилища ценностей.

   В течение рабочего дня хранилище  ценностей закрывается должностными лицами, ответственными за сохранность  ценностей, на ключи. Во время совершения кассовых операций из скважин замков дверей хранилища, сейфов, металлических шкафов, тележек ключи изымаются.

   В хранилище деньги и другие ценности хранятся в металлических шкафах, стеллажах, сейфах, тележках, которые закрываются на ключ заведующим кассой.

  Рублевая  денежная наличность, иностранная валюта и платежные документы в иностранной валюте, другие ценности хранятся раздельно.

  Предварительно  подготовленные денежная наличность и  другие ценности для выдачи клиентам на следующий рабочий день хранятся отдельно от наличных денег и ценностей операционной кассы. Банкноты Банка России хранятся упакованными в пачки по годам образца и достоинствам, монета — упакованной в мешки по достоинствам; иностранная валюта и платежные документы в иностранной валюте — по наименованиям валют и достоинствам. Ценности на хранении хранятся разложенными по датам в порядке поступления, а внутри одной даты — в порядке номеров ценностей. К упаковке с ценностями по каждому владельцу прикрепляется ярлык к мемориальному ордеру по приему (выдаче) ценностей с указанием в нем: владельца ценностей, рода и номера ценностей, даты зачисления на счет и суммы. Драгоценные металлы, принятые в залог в качестве обеспечения выданных кредитов, хранятся в вышеуказанном порядке упакованными в инкассаторские сумки, мешки, ящики, контейнеры и т.д.

   Ценные  бумаги и бланки ценных бумаг хранятся упакованными в пачки и корешки по наименованиям, а также выпускам и достоинствам (где они имеются). Все бланки строгой отчетности хранятся упакованными по их видам в пачки.