Таможенные коммуникации

Препятствия в коммуникациях.

Исследования  проведенные в США, свидетельствуют, что 73% американских, 63% английских, 85% японских руководителей считают несовершенные  коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организации. При планировании, принятии решений, мотивации, организации деятельности и контроле необходимо иметь постоянный обмен качественной информацией, т.е. эффективные коммуникации. Но добиваться этого, как показывает зарубежный и отечественный опыт, непросто. Обмен информацией – одна из самых сложных задач как для рыночных, так и для государственных структур, неэффективность коммуникации – одна из главных сфер возникновения проблем.[1]

субъект послание средство                        получатель

    

      

    

          

                                                    шум

    

      обратная  связь

Рис. 2  Процесс  передачи информации с препятствиями  в виде шума. 

    Препятствиями на пути передачи информации могут стать разные факторы, такие как: преграды обусловленные восприятием, семантические барьеры, невербальные преграды, плохая обратная связь неумение слушать и т.д. Все они могут быть коротко охарактеризованы как – шум.(Рис.2)

    Преграды  обусловленные восприятием возникают по причине конфликта между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя. Люди могут интерпретировать одну и ту же информацию по-разному в зависимости от накопленного опыта. Расхождение между основами суждений может становиться причиной избирательного восприятия информации в зависимости от круга интересов, потребностей, эмоционального состояния и внешнего окружения людей. Еще одна причина трудностей восприятия в процессе коммуникаций состоит в существовании преград, обусловленных социальными установками людей.

    Семантические барьеры часто становятся причиной неверного понимания, ибо во многих случаях вовсе не очевидно точное значение, приписываемое символу отправителем. Семантические затруднения могут быть также обусловлены расхождением способов, которыми люди приписывают значение группам символов.

    Невербальные  преграды характеризуются прежде всего тем, что в процессе коммуникации собеседник может сам того не желая ввести в заблуждения своего напарника. Происходит это как правило когда вербальные символы противоречат невербальным, например доброжелательные слова и противоречащие им жесты и позы.

    Плохая  обратная связь также является одним из видов барьеров на пути к полноценным коммуникациям, поскольку она дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем. Истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали.

    Неумение  слушать. Как бы это странно не звучало, но это одна из основных и самых распространенных преград в коммуникациях. Большинство управляющих считают что самое главное это лишь вести себя спокойно и дать другому человеку говорить. Ошибка заключается в том, что руководитель слушает только информацию, не пытаясь при этом анализировать чувственного состояния говорящего.

3.   Таможенные коммуникации

 

    Всемирная таможенная организация (ВТО) в 1995 г. разработала  для стран-членов определенные рекомендации по управлению коммуникациями в таможенном деле. Предложенные в нем принципы управления коммуникациями могут быть использованы в системе коммуникативного управления таможенной службой России при условии ее адаптации к переменам и ситуации в стране.

    Для выполнения задач, стоящих перед  таможенной администрацией любой страны, необходимо установление и поддержание  соответствующего баланса между  обеспечением законного перемещения  груза и поездок граждан при  необходимом уровне осведомленности общества о законах и нормативных актах, в рамках которых работает таможенное ведомство, с одной стороны, и осуществлением эффективного контроля за исполнением данных законов, с другой стороны. Кроме того, своими действиями таможенная администрация должна внушать уверенность участникам ВЭД и обществу, что их взгляды и мнения приняты во внимание и учтены при расстановке приоритетов в политике ведомства и воплощении в жизнь намеченных программ.[4]

    Эффективно  налаженные коммуникации приносят взаимную выгоду как непосредственно таможенному  ведомству, так и бизнессообществу и общественности в целом. Главной  целью хорошо отлаженных коммуникативных  связей является достижение полной информированности  общества о деятельности таможенного  ведомства и применяемой им законодательной  базе, что, в свою очередь, существенно  влияет на создание и поддержание  положительного имиджа и высокой  деловой репутации всей службы. Поэтому, разработка эффективной программы коммуникаций должна стать одним из приоритетов таможенной администрации. Независимо от ресурсного обеспечения коммуникативной программы она должна содержать следующие компоненты:

1. партнерские взаимоотношения между руководством таможенного ведомства и профессиональными коммуникаторами (сотрудниками службы по связям с общественностью);
2. адекватное целям обеспечение выполнения программы персоналом и ресурсами;
3. расположение рабочих мест коммуникаторов в непосредственной близости от ведомственных источников информации в среде, где они могли бы иметь возможность своевременно получать, обмениваться и использовать информацию при планировании и консультировании.

    Правильно разработанная коммуникативная  стратегия, во-первых, способствует повышению  эффективности управления непосредственно  институтом таможни; во-вторых, оказывает  неоценимую помощь сотрудникам таможни  в их работе; в-третьих, обеспечивает поддержку деловому сообществу; в-четвертых, позволяет своевременно, качественно и полноценно информировать участников ВЭД об их правах и обязанностях, нововведениях и т.д.

    Одним из главных и перспективных направлений  развития коммуникативной стратегии  таможенного ведомства любой  страны, является тесное сотрудничество со СМИ. Хорошо налаженные связи со средствами массовой информации должны стать одним из важнейших звеньев в информационно-коммуникативной стратегии  государственного института таможни. СМИ быстро и эффективно с точки зрения затрат доносят информацию как до широких слоев населения, так и до целевой аудитории, что делает средства массовой информации ценнейшим инструментом для служб по связям с общественностью, призванных выстраивать взаимоотношения ведомства с внешними коммуникаторами. В процессе данной работы, осуществляемой таможенным ведомством, «взаимоотношения со СМИ» предполагают установление и поддержание эффективных коммуникаций с представителями как печатных, так и электронных средств массовой информации. Очевидным является еще и тот факт, что принципы, на которых основаны отношения между институтом таможни и СМИ, в значительной степени зависят от общей информационной и коммуникативной политики, проводимой тем или иным государством.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. СОСТОЯНИЕ И ПЕРСПЕКТИВЫ  РАЗВИТИЯ ВНУТРЕННИХ И ВНЕШНИХ ТАМОЖЕННЫХ КОММУНИКАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ.

 

 2.1. Состояние внутренних  и внешних таможенных  коммуникаций. 

    Прежде  чем начинать характеризовать и  анализировать нынешнее состояние  коммуникаций таможенных органов, хотелось бы внести ясность по поводу того, что  же понимать под внутренними, а что, под внешними коммуникациями.

    И так, к внутренним коммуникациям относится вся циркуляция информации в пределах организации: (Рис. 3)

    

    

      

    

    

    

    

    

      

    

    

    

      

        Рис. 3 . Общий вид внутренних коммуникаций  ФТС РФ.

    Главными  целями эффективной внутренней коммуникации являются:

1. предоставление персоналу всей информации, необходимой для эффективного выполнения повседневной работы;
2. повышение мотивации у персонала  на основании чувства сопричастности и профессиональной гордости;
3. полная осведомленность персонала о таможенной политике, о целях и приоритетах ведомства;
4. воспитание у персонала ведомства отзывчивости и внимания к проблемам, с которыми сталкиваются как бизнессообщество, так и широкая общественность;
5. предоставление персоналу возможности широкого обсуждения проблем службы и обмена идеями внутри трудового коллектива с целью совершенствования таможенного труда.[3]

    Внешней коммуникацией является поток информации, исходящий из таможенного ведомства и направленный на обеспечение как широкой общественности, так и бизнесообщества необходимыми им сведениями о таможенной политике и действующем таможенном законодательстве (Рис.4):

                   Обратная связь  

    

    

      
 

      

                Информация

    Рис.4 Схема внешних коммуникаций таможенных органов. 

    Кроме того, и это принципиально важно, исходящая информация должна способствовать созданию и поддержанию положительной  деловой репутации ведомства. К  внешней коммуникации относится  также вся информация поступающая  в ведомство информация о взаимодействии таможни с внешними коммуникаторами  – участниками ВЭД и обществом  в целом.

    Главными  направлениями эффективной внешней  коммуникации являются:

1. предоставление обществу своевременной, полезной и точной информации;
2. мониторинг степени осведомленности бизнессообщества и общественности в целом о своих правах и обязанностях в правовом поле таможенного законодательства;
3. проведение образовательных программ с целью ознакомления общества с ролью института таможни в жизни государства;
4. обеспечение руководства таможенной службы своевременной информацией о нуждах и проблемах, с которыми сталкивается общество при трансграничных коммуникациях;
5. гарантированное рассмотрение и использование предложений и мнений, высказанных членами бизнессообщества и общественностью в целом, в разработке программ и принятии управленческих решений.

 

    Теперь, когда даны понятия и структура  внешних и внутренних коммуникаций таможенных органов, можно перейти  непосредственно к анализу проблем  и современного состояния таможенных коммуникаций.

    Перед институтом таможни России в настоящее  время стоят три главные задачи. Во-первых, таможня обязана осуществлять таможенные и акцизные сборы, которые  составляют в настоящее время  значительную часть бюджетных средств государства – более 40%, и обеспечивать контроль исполнения многих правительственных решений в области внешнеэкономических связей. Во-вторых, таможенное ведомство обязано играть ведущую роль в защите общества от потоков, запрещенных к ввозу в страну и подпадающих под ограничения товаров. В-третьих, таможня должна оказывать всемерное содействие торговле. Однако для того чтобы широкая общественность и бизнессообщество могли правильно оценить и осознать весь объем работы, проводимой таможенным ведомством, необходимы правильно спланированные и четко реализованные коммуникационные программы, рассчитанные как на внешних, так и на внутренних коммуникаторов. Но в современном мире с быстро меняющимися экономическими, политическими и социальными факторами, при разработке коммуникативных стратегий, практически невозможно эффективно решать задачи без информации об общественном мнении.