Ведение делового телефонного разговора

 

                                                 Содержание

 

Введение…………………………………………………………………3

1. Специфика жанра телефонного  делового общения…………5

   1.1.Дистантность общения………………………………………..5

   1.2.Стоимость телефонного разговора………………………..6

   1.3.Тематика беседы……………………………………………….8

 

2.Этикет  делового телефонного разговора……………………..16

 

   2.1.Правила делового телефонного  разговора, когда звонят Вам………………………………………………………………………21

 

2.2.Правила делового телефонного разговора, когда звоните Вы………………………………………………………………………..26

 

Заключение…………………………………………………………...30

 

Литература……………………………………………………………32

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

           ВВЕДЕНИЕ

 

 

Деловая беседа по телефону – это  самый быстрый деловой контакт  и особое уменье. Значение телефонного  общения трудно переоценить, так  как это самый простой способ установления контакта; телексы, телетайпы, факсы, лишь дополняют его. Умение деловых  людей вести телефонные коммуникации влияет на их личный авторитет и  на реноме фирмы, организации которую  они представляют.

Большинство специалистов в деловом  мире не имеют специальной подготовки для ведения телефонных бесед  и переговоров. Зачастую не имеют  ее и секретари приемных, хотя отвечать на телефонные звонки является их первоочередной обязанностью. В последнее время  за рубежом широко практикуют внутрифирменные  краткосрочные курсы по овладению  основы работы с оргтехникой, где  особое внимание уделяется телефонам. Владение беседой по телефону, рассматривается  как неотъемлемая часть образования  «белых воротничков» новой формации.   Подсчитано, что каждый разговор по телефону длится в среднем от 3 до 5 минут. Следовательно, в общей сложности руководитель теряет в день на телефонное общение около 2 – 2,5 часов, а иногда – от 3 до 4,5 часов. Телефонные звонки нарушают нормальный режим работы, разбивают рабочий день на короткие отрезки времени 10 30 минут (а порой 5 – 10 минут), что не позволяет сосредоточиться на проблемах и иногда провоцируют стресс. Около 60% разговоров по служебному телефону приходится на первую половину дня. В среднем на деловые звонки сотрудниками компании тратится от 25 до 90% рабочего времени. В этой связи требуется не только умение вести короткий разговор, но и мгновенно перестраиваться, мобильно реагируя на разных партнеров и на разные темы.

Сегодня телефон настолько прочно вошел в повседневную жизнь, что  без него невозможно представить  полноценную работу любой компании. Без телефонных разговоров не возможна деловая активность. Умение общаться и, в первую очередь по телефону необходимо практически на любой должности.

В этом и заключается актуальность выбранной темы в настоящее время.

      Целью проведенного исследования является анализ проблем в ведении делового телефонного разговора.

     Для достижения этой цели были  поставлены следующие задачи:

-рассмотреть  специфику жанра делового общения;

-раскрыть  сущность делового общения с  двух позиций: когда звоните  Вы и когда звонят Вам.

      Объектом исследования является  телефонный разговор, предметом-  владение умением вести деловой  телефонный разговор.

      В работе использовались следующие  методы исследования:изучение монографической  публикации и статей,аналитический,метод  обобщения,сравнительный.

      Теоретической основой реферата  послужили исследования отечественных  ученых, таких, как Е.Н.Скаженик,   В.Н.Лавриненко, К.А.Шилову, И.А.Стернина  и др.

      Реферат написан при использовании  литературы по деловому этикету,психологии раскрывающей затронутую в реферате тему, а также материалам периодической печати.

      Библиографический список представлен  в конце работы.

 

 

 

 

       

 

       1.СПЕЦИФИКА ЖАНРА ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

 

 

                     1.1.Дистантность общения

 

В чем специфика телефонного  общения – она определяется, прежде всего, фактором дистантности общения. Собеседники (абоненты) не видят друг друга, поэтому из всех паралингвистических факторов в телефонном общении остается только интонация. Основное перераспределение информативной нагрузки происходит между вербальным уровнем и интонационным. Таким образом, интонация делового телефонного общения столь же значима, насколько значимо и содержание речи. Во время общения по телефону мы слышим интонацию угрозы, раздражения, нерешительности, сочувствия, участия, заинтересованности. Даже односложные реактивные реплики «угу», «да-да» могут быть произнесены по-разному. Особенно значим интонационный рисунок начала и конца общения. Начало и конец беседы закрепляют весь спектр положительных эмоций: оптимизм, уверенность в своих позициях, доброжелательность и уважение к собеседнику.

Психологи утверждают, что если есть расхождения речи между содержанием  речи и тоном сообщения, то люди будут  доверять больше тону, чем содержанию.

Все сказанное делает очевидной  следующую рекомендацию: при подготовке и особенно в развитии служебного телефонного разговора следите  за интонацией и постарайтесь снять  все нежелательные голосовые  факторы (пыхтение, запинки, фырканье, сопенье, прищелкивание языком и  т.п.).

 

 

               1.2.Стоимость телефонного разговора

 

      Другим существенным специфическим моментом является стоимость этого вида общения и влияние стоимости минуты телефонного разговора на специфику его текстовой организации.

При обычном внутригородском общении  временной регламент делового телефонного  разговора ограничивает продолжительность:

– информативной беседы – 1 мин – 1 мин 15 с;

– беседы, целью которой является решение проблемы – 3 мин.

При этом соответственно выделяются следующие композиционные части:

 

Информативная беседа	Долгие переговоры с  целью принятия решения
1. Взаимное представление  – 20 + 5 с.	1. Взаимное представление  – 20 + 5 с.
2. Введение собеседника  в курс дела – 50 + 5 с.	2. Введение собеседника  в курс дела – 40 + 5 с.
3. Заключительные слова  и слова прощания – 20 + 5 с.	3. Обсуждение ситуации  – 100 + 5 с.
	4. Заключительные слова  и слова прощания – 20 + 5 с.

 

Стоимость междугородного телефонного  разговора многократно выше, поэтому  даже самые сложные вопросы в  этом случае принято решать в течение 1 – 2-минутного разговора. Часто язык междугородного телефонного общения напоминает телеграфный стиль. Произносится только то, что необходимо для понимания вопроса, принятия информации.

Фрагмент телефонного разговора:

А. – Хотелось бы выяснить взаимные претензии.

Б. – Хорошо; сейчас возьму документы (пауза). Давайте.

А. – В январе мы поставляли две цистерны бензина за полученные трансформаторы.

Б. – Есть.

А. – Камаз.

Б. – Есть.

А. – В феврале –  одна цистерна в адрес завода.

Б. – Есть.

А. – Две в Фокино.  Счет выставляли Брянску.

Б. – Так.

Такой жесткий временной регламент  обуславливает довольно высокий  темп речи во время делового телефонного  общения. Когда люди хотят убедить  собеседника или уговорить его, они говорят быстро. Следовательно, деловое общение по телефону требует  особой подготовки. Особенно это важно  сегодня, когда менеджеры проводят «на проводе» больше трети своего рабочего времени. Одним из тестов при  приеме менеджера на работу в крупные  западные компании является проверка его умения быстро и эффективно вести  деловую беседу по телефону. При  этом он сам и хронометрирует время. На практике в российских компаниях  и учреждениях мало кто хронометрирует время телефонных переговоров, отсюда десяти- и пятнадцатиминутные беседы вместо трехминутного продуктивного  разговора. Наряду с неумением организовывать речевую подачу информации соответственно требованиям речевого регламента, «долгие» разговоры часто являются следствием незнания, казалось бы, очевидных вещей.

 

                      1.3.Тематика беседы

 

     Существует понятие «нетелефонный разговор», оно определяется тематикой беседы. Что такое «нетелефонный разговор» для западного менеджера? Это прежде всего разговор по вопросу, обсуждение которого займет более чем 3 минуты. Сложные вопросы, требующие размышления и всестороннего обсуждения, выносятся за рамки телефонного общения до личной встречи. На этот же вопрос русские менеджеры отвечают: разговор по вопросам, связанным с коммерческой тайной, или разговор по личным вопросам. Но личные вопросы в служебное время вообще не принято решать, а коммерческая тайна не может быть предметом обсуждения ни во время контактного, ни во время дистантного делового общения. То есть обе эти темы должны быть попросту закрытыми для обсуждения в официальной обстановке. Таким образом, первое определяющее понятие «нетелефонный разговор» оказывается более конкретным, опирающимся на практику решения вопросов в процессе делового общения. Когда мы набираем номер какой либо организации, мы должны себе отдавать отчет в том, что будучи инициатором телефонного разговора. Мы покушаемся на чужое служебное время. Поэтому если этот звонок несанкционированный, необходимо выяснить, есть ли у абонента время на обсуждение того или иного вопроса. Если же нет, попросить перенести разговор на другое время. Санкционированным будет звонок по так называемому контактному телефону фирмы, по номеру, который специально выделен для решения различных оперативных вопросов. Санкционированным будет звонок, время которого оговорено заранее. Например:

А. – Алло.

Б. – Добрый день, будьте добры Александра Ивановича Корешкова.

А. – Я слушаю.

Б. – Простите, я вас  не узнал. Это Буров вас беспокоит.

А. – Здравствуйте, я  как раз жду вашего звонка.

Б. – Я обещал позвонить  в три, а сейчас уже начало четвертого.

А. – Ничего страшного. Я как раз подготовил материалы…

В целях экономии времени, представление  во время телефонного диалога  происходит не так, как при личной встрече. Сначала называется фирма, затем должность и фамилия  звонящего:

А. – Фирма «Информцентр», здравствуйте.

Б. – Добрый день.

А. – Отдел связей с  общественностью. Мы вам делали предложение  в отношении рекламной поддержки  презентации нашей организации.

Естественно, что при жестком  лимите времени выработались устойчивые речевые формулы, закрепленные за той  или иной ситуацией и облегчающие  выбор словесной формы передачи информации. Так, например, при переходе ко второй части (введение собеседника  в курс дела) часто используются следующие фразы:

 

Мне нужно (необходимо)	проинформировать  вас… поставить в известность… обсудить с вами вот  что…
Я должен (должна)	сообщить вам… объяснить вам…
Вы не могли  бы меня	проконсультировать…?
Я звоню вот  по какому делу… У меня вот какой вопрос…
Я вам звоню	по просьбе… по рекомендации…
Меня просили	с вами связаться  по вопросу…

 

В отсутствие визуального контакта, реактивные реплики должны быть более  энергичными. Трубка не должна «молчать»: для говорящего это означает, что  его не слушают или слушают  невнимательно. Реактивные реплики  типа «да-да», «хорошо», «понятно», «так-так» сопровождают сообщение, при необходимости  их можно развернуть в полноструктурные ответы.

А. – Алло . Здравствуйте Галина Владимировна.

Б. – Алло , слушаю вас , Брянск.

А. – Как погода?

Б. – Прекрасно . А у вас?

А. – Хорошо . Бухгалтерия беспокоит по вопросу дебиторских задолженностей, поэтому хотелось бы выяснить взаимные претензии.