Этикет делового общения деловые встречи

Этикет делового общения деловые встречи .

Этикет делового общения: деловые встречи, собрания, совещания.

     Рабочее совещание может быть проведено  любым сотрудником, работа  которого связана с деятельностью других и зависит  от  обмена  мнениями  с коллегами. Как правило, производственные собрания организуются по инициативе руководителей, однако в отдельных случаях их могут созывать и  рядовые сотрудники, пригласив на встречу кого-нибудь из представителей руководства.

     Общие замечания по поводу проведения совещаний

Почти все мы в течение года принимаем участие  в нескольких  совещаниях, а многие время от времени сами проводят их или занимают место в президиуме. Хотя обстоятельства, в которых проходят  совещания,  отличаются друг от друга, все же они имеют некоторые сходные черты, в отношении которых хотелось бы дать несколько полезных советов. Существует ряд  общих правил проведения любых собраний, вне зависимости от поводов, по которым они созываются; если следовать этим правилам, встречи проходят гладко, с пользой для всех присутствующих и заканчиваются вовремя.

- Подготовьте  повестку  дня заранее и старайтесь  неукоснительно ее соблюдать.

- Заблаговременно  известите участников совещания  о причине его созыва и не  отвлекайтесь от намеченной темы.

- Назначьте время  начала и окончания собрания. Вовремя начните и завершите его.

- Вам не  обязательно  прибегать к драконовским мерам,  однако необходимо следить за  тем, чтобы желающие высказаться  выступали по очереди,  а другие участники встречи их при этом не перебивали.

- Думать о том, чтобы не опоздать на собрание, должны  приглашенные,  а организаторы совершенно не обязаны ждать, пока все участники  соберутся.

- Ожидание опоздавших  не доставляет удовольствия тем,  кто пришел к  назначенному часу, и "наказывать" их за вежливость  и  соблюдение  профессиональной этики было бы в высшей степени неучтиво.

Организация питания  участников совещания

Если встреча  достаточно продолжительная,  ее  можно  прервать,  чтобы участники могли выпить чашку чая или кофе. Во время перерыва собравшиеся могут воспользоваться автоматом, разливающим кофе,  или  просто  немного размяться. Когда в повестке дня совещания  не предусмотрен  перерыв  на ленч, организаторам следует позаботиться о том, чтобы участникам встречи были предложены закуски и напитки в ходе заседания. Кто-то из  сотрудников, не принимающих участия в работе совещания,  в  этом  случае  должен проследить за доставкой питания и обслуживанием тех, кто  сидит  в  зале заседаний.

В зависимости  от служебных обязанностей того  сотрудника  или сотрудницы, которым это поручено, он или она может либо помочь доставить закуски и напитки собравшимся и обслужить их, либо сообщить организатору встречи, что все готово к тому, чтобы объявить перерыв и предложить присутствующим приступить к трапезе. По завершении  ленча  каждый  участник совещания должен вынести из конференц-зала свой поднос с одноразовой  посудой и остатками еды и выбросить все в контейнер для мусора.

Организация рабочих  встреч в ресторане

Часто два человека, работающих в одной или разных компаниях,  решают, что им удобнее обсудить служебные проблемы в ресторане, где не раздаются постоянные телефонные звонки и никто не прерывает их разговор  бесконечными вопросами. На том, кто приглашает, лежит в данном  случае  обязанность зарезервировать столик, вне зависимости от того, будет ли  оплачивать визит приглашающий, или же расходы будут поделены поровну. При этом предварительно следует убедиться в том, что ресторан, в котором намечена встреча, достаточно тихий, и там ничто не помешает провести деловую  беседу в спокойной обстановке.

Поскольку во время  ленча рестораны, как правило, бывают  перегружены, многие ответственные  сотрудники все чаще предпочитают проводить  встречи с партнерами или клиентами во время завтрака. Кроме  того,  совещания  в ресторане, организованные в обеденный перерыв, нередко нарушают распорядок рабочего дня, а если они проводятся до прихода на службу  или  после ее окончания, такие нарушения исключаются. Вместо того чтобы заканчивать рабочий день приглашением на поздний обед, некоторые предпочитают встречаться с коллегами вечером в ресторане за чашкой чая.

Такие переговоры в ресторанах позволяют рядовым  сотрудникам  или  ответственным работникам завершить дела на службе немного пораньше, спокойно продолжить их в ресторане и вернуться домой не так поздно, как после деловой беседы за ужином.

Видеоконференции

Сейчас, когда  многие компании имеют отделения  не только в разных  регионах страны, но и по всему  миру,  проведение  видеоконференций  может стать полезным средством для более эффективного ведения  дел.  Организовать видеоконференцию можно таким образом, чтобы у каждой камеры  собралось по два-три ее участника, либо более значительное их  число,  причем камера будет сфокусирована только на лице выступающего в данный  момент.

То оборудование, которое использует при этом  компания,  должно  определяться ее возможностями и предназначением системы проведения видеоконференций. Между видеоконференциями и личными встречами существуют  определенные различия, которые легли в основу следующих  общих  рекомендаций.  Прежде всего, в ходе видеоконференции стоит воздержаться от разговоров, не имеющих непосредственного отношения к теме обсуждения, поскольку они  могут быть транслированы другим участникам вашей встречи на  расстоянии.

Старайтесь время  от времени поглядывать на экран - это  усилит  впечатление непосредственного общения с теми, кто,  находясь  в  других  помещениях, участвует в проведении видеоконференции.

Для того чтобы  мероприятие оказалось эффективным, особенно важно заблаговременно ознакомить всех участников с повесткой дня. Если в  последнюю минуту перед началом видеоконференции будут внесены какие-либо  коррективы, не забудьте сразу же оповестить об этом  заинтересованных  лиц, или разошлите им по факсу новую повестку дня встречи. До начала мероприятия каждый из них, в свою очередь, должен  вам  прислать  подтверждение того, что ваша информация получена.

Перед открытием  видеоконференции следует проверить  четкость изображения и громкость звука. Если замечены какие-то неполадки, нужно  сообщить о них остальным участникам встречи с тем, чтобы обслуживающие ее специалисты на местах могли  соответствующим  образом  наладить  оборудование. Настройте уровень звука с таким расчетом, чтобы все хорошо слышали  каждого из выступающих, и его слова не искажались  при  включении  обратной связи. Возможно, что при прохождении сигнала видеоконференции в какие-то моменты будут возникать помехи, заглушая звук и/или изображение.

Заранее определите, как вы в этом случае поступите -  продолжите  встречу,  пока сигнал не восстановится, а суть сказанного передадите тем, с кем временно был прерван контакт другими способами, или в ходе  конференции  будет объявлен перерыв до восстановления связи. Никаких правил на этот счет не существует. Ваше решение определяется многими факторами: временными  параметрами, возможностью партнеров вскоре снова собраться вместе, а также скоростью, с которой может быть восстановлена прерванная связь.

Можно ли будет  одновременно видеть всех собравшихся на видеоконференцию или нет, зависит от трансляционного оборудования, имеющегося в зале, а также от числа участников встречи. Это имеет особенно  большое  значение, когда видеокамера укреплена стационарно. Всем присутствующим следует помнить о том, что говорить надо четко и достаточно громко,  особенно в том случае, когда вы находитесь не перед  самым  микрофоном  и/или  за пределами зоны действия стационарной видеокамеры.

Поскольку микрофоны  в студии устроены так же, как  в телефонной трубке, в данный момент времени говорить может только  один  человек.  Участников  встречи,  стремящихся что-то сказать в одной студии, никто не сможет услышать до тех пор, пока оратор, находящийся в другой студии не закончит свое  выступление.  Если вы приглашены не в главную, а в одну из  дополнительных  студий,  иногда случается так, что для того, чтобы получить слово, надо привлечь к  себе внимание жестами.

Когда повестка дня видеоконференции исчерпана, и  все  обозначенные  в ней вопросы  обсуждены, завершите встречу в эфире так  же,  как  и  любое другое совещание.