Пресс-секретарь: место, функции, обязанности

Пресс-конференции бывают корпоративными (внутрифирменными), региональными, общенациональными и международными. Подготовка и проведение конференций — это, как правило, объемная и кропотливая работа. Непосредственно для проведения пресс-конференции может быть создана специальная координационная группа по ее проведению, участниками которой являются работники разных структурных подразделений фирмы.

Работа по подготовке и  проведению пресс-конференции начинается, как правило, за несколько недель до ее официального открытия и заканчивается несколько позже окончания.

Что же важно учитывать  при проведении пресс-конференции ?

1.   Место. Критериями для выбора места являются:

•   статус — подчеркивает значимость мероприятия;

•  техническое оснащение — возможность показа слайдов, видеороликов, проведения фуршета;

•  удобство расположения — журналисты, участники и гости не должны тратить много времени на дорогу, поиск зала и места для парковки автомобилей.

2.   Содержание. Следует приглашать тех, кому профессионально близко содержание события.

3.   Визуальная сторона. Что, кроме «говорящих голов», смогут увидеть журналисты, особенно телевизионщики.

4.   Время. Время не должно совпадать с другими событиями этого дня, а также необходимо учитывать будущий выход газеты.

Итак, в целом приглашение  на пресс-конференцию содержит элементы, которые, с одной стороны, должны привлечь, с другой, отсеять тех, для которых ее предмет не представляет профессионального интереса. Примерный перечень таков: цель события, место, где оно состоится, когда и почему нужно прийти, а не получить эту информацию по телефону, упоминание о еде и напитках и контактная информация для получения дополнительных разъяснений. Из опыта заметим, что хотя еда и напитки являются привлекательной стороной, они отвлекают внимание журналистов. В то же время легкий фуршет по завершении официальной части конференции является удобным для установления позитивных контактов с журналистами, а журналисты могут получить дополнительную информацию в ходе неформального общения с организаторами и участниками.

Каждому журналисту желательно предоставить максимум информации в  письменной форме, чтобы облегчить  ему процесс написания будущих  материалов. Письменные материалы формируются в отдельную папку, которая называется пресс-кит или медиа-кит (media-kit). Пресс-кит содержит различные виды материалов, потенциально полезных для СМИ, и предназначен для ответа на наиболее вероятные вопросы прессы, появившиеся в процессе подготовки материала по поводу данного события. Медиа-кит может включать в себя:

•  пресс-релиз, описывающий  происходящее;

•   биографии официальных  лиц, которые будут выступать;

•  копии речей, произнесенных  на пресс-конференции;

•   буклет компании или  спонсоров события;

•   слайды, схемы и  статистические таблицы;

•   фотографии.

Подготовка к пресс-конференции  включает в себя также и составление  списка возможных вопросов и ответов. Нет ничего страшного, если какое-то время будет потрачено и на репетицию устного диалога. И репетиция всего события в целом тоже является важным элементом, способствующим его эффективному проведению.

Существуют многочисленные рекомендации по подготовке и проведению пресс-конференций.

Время. Лучшими днями для пресс-конференции, применительно к российским условиям, являются вторник, среда и четверг. У понедельника наряду с известными минусами (начало недели, повсеместные совещания и планерки), имеются и свои плюсы: в условиях относительного информационного голода, образовавшегося за выходные дни, СМИ идут на информационные контакты гораздо охотнее. А вот если ваш «пятничный» материал не попал в субботние газеты, то к следующему выпуску (во вторник, поскольку в воскресенье и понедельник газеты не выходят) он, скорее всего, «состарится» и не выйдет.

Оповещение. Первый анонс следует дать за неделю, а повтор — за два дня до пресс-конференции. Распространение анонса менее чем за сутки до пресс-конференции приводит к сложностям с явкой СМИ, если, конечно, новость не является «горячей». Самой лучшей формой оповещения, конечно, являются визиты к редакторам СМИ, однако это не всегда приемлемо из-за отсутствия временного ресурса или достойных курьеров. Что касается рассылки анонсов-приглашений, то их лучше осуществлять вечером и ночью (когда каналы связи наиболее свободны) в режиме автоматического факса с дублированием по электронной почте. Не позднее чем за сутки до пресс-конференции целесообразно сделать третий, «контрольный», обзвон СМИ для выяснения вопросов: «Получено ли приглашение? Планируется ли явка? Не нужна ли какая-то дополнительная информация?» Если нет пространственных ограничений, то приглашать на пресс-конференцию можно любое количество гостей, не являющихся журналистами, но имеющих отношение к обсуждаемой проблеме. Это лишь поднимает статус пресс-конференции и увеличивает выход материалов в СМИ.

Оформление. Не стоит пренебрегать такой мелочью, как изготовление указателей: объявления на входе в здание, где будет проходить пресс-конференция, с обозначением этажа и комнаты; стрелки с текстом «пресс-конференция» внутри здания, таблички на двери пресс-конференционного помещения и указатель «регистрация» на столе, где фиксируется прибытие журналистов. Уместен указатель «раздевалка», если ее местонахождение не очевидно, в противном случае журналисты будут проходить в зал одетыми и развешивать одежду на стульях.

На стол, за которым будут  сидеть участники пресс-конференции, ставятся таблички с их данными. При всей кажущейся простоте вопроса о тексте на этих табличках оптимальные варианты встречаются не слишком часто. Оптимум нарушается в сторону «недогруза», когда вместо имени-отчества пишут только инициалы; в сторону «перегруза», когда указывают должности и титулы. Наиболее приемлемый вариант — это фамилия, имя и отчество ньюсмейкера, написанные полностью, достаточно крупно и повторенные на обратной стороне таблички (чтобы участник пресс-конференции без проблем мог найти свое место за столом).

Нагрудные указатели — бейджи (с названием структуры, которая проводит пресс-конференцию, фамилией, именем и отчеством сотрудника), должны иметь все организаторы, чтобы журналисты видели, к кому они могут обратиться по различного рода процедурным и иным вопросам.

На стене за столом участников следует расположить логотип или аккуратно сделанную надпись с наименованием организации — организатора пресс-конференции. Во-первых, это как бы закрепляет ваши авторские права на данную пресс-конференцию, а кроме того, так вы с наибольшей вероятностью попадете в поле зрения телевизионных камер.

Желательно, чтобы каждому  участнику пресс-конференции был предоставлен персональный «джентльменский набор», включающий микрофон, бутылку минеральной воды, стакан, бумагу и ручку для записей.

Организация пресс-конференции. С организационной точки зрения на пресс-конференции существуют три роли: ведущий, ньюсмейкер и эксперт. Роли ведущего и ньюсмейкера целесообразно всегда разделять, поскольку первая предполагает фасилитацию, а вторая — ответственность.

Для определения числа  сидящих в президиуме используется правило: «Чем меньше, тем лучше!», иначе рабочая пресс-конференция будет похожа на торжественное заседание, а если журналистов в зале окажется мало, то «президиум» будет выглядеть просто смешно. Обычно в президиуме находится от 3 до 5 человек, включая модератора (ведущего).

Встречать участников пресс-конференции  необходимо сразу же после входа в здание и предусмотреть помещение, где они могли бы «присесть» перед пресс-конференцией, выпить чашку чая или кофе и побеседовать с организаторами. Постарайтесь оградить ньюсмейкеров от общения с журналистами до пресс-конференциии, поскольку последние могут пытаться сделать это, чтобы получить информацию первыми.

Нельзя забывать про такие, кажущиеся простыми на первый взгляд, истины, как подготовка дополнительного персонала (как основного, так и резервного) для сопровождения и обслуживания участников конференции; техническое обеспечение проведения пресс-конференции: оборудование специальных помещений, организация работы средств связи, обеспечение оргтехникой, транспортом, охраной и др.; и разработка культурно-развлекательной программы, организация досуга, неформального общения для лиц, приглашенных на пресс-конференцию.

Ход пресс-конференции. Практикуемая продолжительность пресс-конференции — 30 — 60 минут. Если она длится менее 30 минут, то ее называют «оперативный брифинг».

Обычно первым слово берет  ведущий. Его задача — за 1—2 минуты заложить организационную основу дальнейшего  хода пресс-конференции. Он объявляет  тему и устанавливает регламент  ее проведения, который обычно включает выступления, вопросы-ответы и неофициальную часть. Предварительный «разогрев» журналистов вступительной речью и необходим, и полезен. Вступлением вы как бы задаете свои правила информационной игры. Порядок вопросов обычно регулируется очередностью поднятых журналистами рук или поступивших записок. Чтобы не возникала ситуация отсутствия вопросов, можно заранее попросить знакомых журналистов задать вопросы, позволяющие более полно раскрыть тему в интересующем устроителей направлении. То же самое можно поручить сотрудникам вашей организации. Наконец, можно произнести фразу вроде: «Перед пресс-конференцией нам было передано несколько записок (поступило несколько звонков) с вопросами» и т. д.

Успешное выступление  на пресс-конференции характеризуется информативностью. Ее не смогут заменить ни «рассуждения на тему», ни даже самый высокий уровень компетентности. «Запрещенный» для пресс-конференции прием — молчание при ответе на нежелательный вопрос. Вариант ответа «У меня сейчас нет данных» или «Не знаю» значительно лучше, чем «Без комментариев» или «Не хочу отвечать». Если все же ошиблись, сразу признавайте ошибки и приносите извинения, в противном случае ошибки будут на все лады «смаковать» журналисты. В отношении поведения оптимальны естественность, умеренная эмоциональность и доброжелательность. Не смущайтесь от неудобных и даже провокационных вопросов, начните ответ на них с фразы: «Спасибо за такой острый вопрос».

Имейте перед глазами  печатный текст. Известная поговорка  «Хорош тот экспромт, который подготовлен  заранее» на пресс-конференции весьма актуальна. Но учтите, что сплошное чтение полностью снимет эффект естественности, который желателен на пресс-конференции.

Удовлетворяя журналистов, используйте встречу с ними для  решения дополнительных задач: собрать  с пришедших информацию для включения  в медиа-карту, провести среди них социологический опрос по интересующим вас вопросам и т. д.

Особое внимание следует  уделить прощанию. Поэтому определите ответственного, в задачу которого будет входить: благодарить гостей перед уходом, преподнести какой-нибудь скромный (но не бесполезный) подарок и ненароком намекнуть о возможном тесном сотрудничестве опросу.

Таким образом, были рассмотрены  основные инструменты деятельности пресс-секретаря, помогающие ему в полном объёме выполнять свою работу. 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В одном из рассказов голландского прозаика Симона Кармиггелта есть такая фраза «…Не родился еще писатель, который, довольно потирая руки, встанет из-за рабочего стола и скажет жене: “Полный порядок, Мари, я только что добил специальную литературу, теперь я умею писать”». Безусловно, не родился и такой пресс-секретарь, и вовсе не потому, что эта работа предполагает наличие писательского или художественного таланта.

В данной работе мы разобрали  работу пресс-секретаря, его место  в организации, задачи, возложенные на пресс-секретаря и его основные функции. Также были рассмотрены должностные инструкции специалиста по связям с общественностью.

Таким образом, пресс-секретарь  должен обладать профессиональными  навыками, уровнем профессиональных знаний в соответствующей сфере, позволяющий эффективно выполнять  функциональные обязанности, владение современными профессиональными технологиями. Также на пресс-секретаря возлагается функция проведения информационно-справочной и аналитической работы в рамках задач, определенных должностной инструкцией; планирование служебной деятельности, умение рационально организовать работу по информационному обеспечению деятельности учреждения.

От пресс-секретаря требуется: оперативность в работе; налаживание  взаимодействия с сотрудниками учреждения, другими ведомствами, подведомственными учреждениями по вопросам, связанным с исполнением служебных обязанностей; знание соответствующих нормативных документов; владение навыками делового письма; знание правил эксплуатации оргтехники; знание и умение использовать в работе специализированные программы, применяемые в учреждении.

Требования, предъявляемые  к личностным качествам:профессиональная компетентность, ответственность, развитые коммуникативные способности, умение вести деловые переговоры, коллегиально решать задачи; креативность, способность к стратегическому и текущему планированию; высокая работоспособность, в том числе в условиях ограниченного времени и изменения содержания поставленных задач; исполнительность; умение ориентироваться в сложившейся ситуации, принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции; выдержанность, дипломатичность, инициативность.

Выполнение пресс-секретарём  всех своих профессиональных обязанностей позволит ему эффективно выполнять поставленные задачи, достичь успехов в профессиональной деятельности, обеспечить  благоприятный имидж организации в сфере общественного мнения. 
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Вадим Демин, Татьяна  Пак. Организация работы пресс-служб  – международные стандарты. - «FORPOST», 2005 г.

2. Ворошилов В.В. Теория  и практика массовой информации. Учебник. СПб.:Изд-во Михайлова В. А., 2006