Коммуникации в управлении организацией

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение………………………………………………………………………4

Раздел 1. Сущность коммуникационного процесса:

1.1 Коммуникация: понятие, виды………………………………………….7

1.2 Содержание коммуникационного процесса…………………………...11

1.3 Структура коммуникаций………………………………………………19

Раздел 2. Процесс коммуникации и эффективность управления:

2.1 Методы управления коммуникациями………………………………...24

2.2 Анализ коммуникационных процессов в организациях………...…..28

2.3 Способы совершенствования коммуникаций в организации……….32

Раздел 3. Коммуникационные процессы на примере компании

«ORGA Kartensysteme GmbH»:

3.1 История создания компании………………………………………...…..37

3.2 Структура внутрифирменных коммуникационных процессов...……38

3.3 Система взаимоотношений между начальником и подчиненным.......40

Заключение…………………………………………………………………....42

Список литературы…………………………………………………………..46 

 

       ВВЕДЕНИЕ 

      Научно-исследовательская работа посвящена изучению коммуникаций в управлении.

      Всякая деятельность человека нуждается в управлении. Управление - это вид деятельности человека, возникший в ее структуре по мере ее оформления в сознательную деятельность по производству необходимых человеку благ. В понимании управления главную роль играет технология производства, которая лежит в основе организации производства, и, следовательно, управления производством. В этом случае управление определяется через понятие организация и, по существу, оно сводится к организации. Управление - это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации.

      Одним из самых важных факторов интеграции управления является коммуникация. Коммуникация - это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Ее также можно рассматривать как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы.

      Актуальность темы заключается в рассмотрении коммуникации как средства, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели, т.е. осуществляется эффективное управление.

      Целью данной научно-исследовательской работы является изучение коммуникации в управлении, ее значения, видов и способов усовершенствования.

      Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

      изучить виды, значения коммуникаций, коммуникационные процессы, их сети и стили;

      рассмотреть управление коммуникациями в организациях, коммуникации между организацией и внешней средой и межуровневые коммуникации;

      подробно рассмотреть современные способы совершенствования коммуникаций с применением вычислительной техники;

      Ознакомиться с особенностями коммуникаций на конкретном примере.

      Объектом исследования является информационный менеджмент.

      Предметом исследования выступает коммуникация в управлении.

      Коммуникация стала темой исследований сравнительно недавно не потому, что древние народы были в неведении о ее важной роли, а потому что все «знали» о ее необходимости и принимали участие в распространении информации. Поэтому, в детальном изучении коммуникационного процесса, его условий, стадий и теоретических основ заключается научный интерес данной работы.

      Исследуемая тема имеет большое практическое значение. По общему признанию, коммуникация и коммуникационные процессы имеют огромное влияние на успех деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы.

      В ходе исследования различных аспектов поставленной темы использовались такие методы научного познания, как сравнительно-правовой, социологический, структурно-функциональный, теоретико-прогностический и др.

      Одним из первых и, по крайней мере, одним из наиболее известных авторов, кто серьезным образом рассматривал коммуникацию и коммуникационный процесс на крупных предприятиях, был известный ученый Бернанд[4].

      Американский ученый Кастельс в своей работе «Информационная эпоха» акцентировал особое внимание на то, что без коммуникационных процессов невозможно управление, потому, что оно, с одной стороны, опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, с другой стороны - формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и само управление[8].

      В книге «Концепция менеджмента» исследователь информационных процессов Коротков показывает, что эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях[9].

      Ученый Красовский Ю. Д. в «Организационном поведении» выявил, какие функции выполняют коммуникации и какими способами можно сделать коммуникационный процесс более эффективным[10]. Его соотечественник Кулицкий С. П. в книге «Основы организации деятельности в сфере управления» раскрывает коммуникационный процесс как один из факторов интеграции управления[11].

      Автор книги «Менеджмент с точки зрения здравого смысла» А. Трейси акцентирует внимание на коммуникационном процессе как средстве, с помощью которого модифицируется поведение сотрудников фирмы[18].

      Американский ученый Роджерс в книге «Коммуникации в организациях» рассматривает процесс коммуникации как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы[16].

      В работе « Теория и методы принятия решений» исследователь Ларичев О. И. выдвинул интересное предположение, что эффективность процесса зависит, прежде всего, от психологического настроя коллектива[12].

      Но несравненным лидером в исследовании коммуникаций остается известный ученый Почепцов Г. Г., который в книгах «Коммуникационные технологии XX» [13], «Теория коммуникации» [15], «Теория и практика коммуникации» [14] раскрывает особенности коммуникационного процесса.

 

       Раздел 1. КОММУНИКАЦИЯ И КОММУНИКАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС. 

       Коммуникация: понятие, виды 

      Коммуникация (лат. communicatio), буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми»[15, с. 11]. В практическом плане - это процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию.

      Цели коммуникаций:

      . Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.

      . Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.

      Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.

      Регулирование и рационализация информационных потоков[13, с. 25].

      Существует две основные функции коммуникации: информационная и личностная. Первая осуществляет процесс движения информации, вторая - взаимодействие личностей. Эти две функции теснейшим образом связаны друг с другом. Взаимодействие личностей в значительной степени осуществляется благодаря движению информации, но полностью к информационным процессам не сводится, потому что коммуникация строится не только по факту передачи и получения информации, но и по личностным ее оценкам и индивидуальным интерпретациям.

      Коммуникации можно классифицировать по множеству различных показателей. По отношению к организации коммуникации бывают двух типов: внешние и внутренние. Они отражают целостность управляемой системы и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы с другими объектами.

      Основную роль в организации играют коммуникации между уровнями и подразделениями. Информация перемещается с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, рекомендуемых процедурах и т.д. [13, с. 23].

      Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низшего уровня на высший может существенно влиять на производительность.

      Коммуникации могут быть одноканальные и многоканальные. Каждый человек имеет разнообразные интересы, которые и определяют множественность его коммуникаций. Но в определенной деятельности человека его интересы могут сводиться к одному типу связей. Это бывает при очень узкой специализации деятельности или очень ограниченных полномочиях. Это часто отражает и определенный стиль управления: управление по ограниченному составу проблем или суженной задаче. Одноканальные коммуникации часто выступают в виде явной и намеренно выделенной приоритетности проблемы в комплексе действий менеджера. Он как бы не обращает внимания на другие проблемы, все подчиняя одной из них. В этом случае и все его связи сводятся к одной, ограниченной данной проблемой. Напротив, многоканальные коммуникации свидетельствуют о широте подхода к проблематике управления, разнообразии решаемых проблем.

      Кроме того, характеристики одноканальности и многоканальности коммуникаций определяются и системой информационного обеспечения управления[6 ,с. 35]. Множество каналов поступления информации, разнообразие информации создают многоканальные коммуникации.

      Коммуникации могут быть устойчивыми и неустойчивыми. И тот и другой их вид может играть различную роль в управлении. В одном случае позитивное значение имеют устойчивые коммуникации, в другом - напротив, неустойчивые.

      Все зависит от того как те или иные коммуникации определяют качество управленческого решения, как они влияют на процесс разработки управленческих решений. Конечно, понятие устойчивости коммуникаций имеет условный характер. Но каждый менеджер знает, какие связи ему мешают в работе и какие способствуют, какие устойчиво мешают, а какие могут быстро безболезненно исчезнуть[12, с. 45].

      Коммуникации могут быть формальными и неформальными. Формальные коммуникации отражают связи, необходимые для выполнения функций и полномочий, связи, определяемые характером и системой распределения функций. Такие коммуникации обычно бывают в виде письменного сообщения.

      Письменные сообщения имеют определенные преимущества. Они могут быть сохранены как записи и источники ссылок, они часто более тщательно сформулированы, чем устные сообщения, и иногда могут сэкономить и время и деньги. Они используются для осуществления огромного объема бумажной работы при заключении сделок и соглашений, изложения организационных схем и правил, составления уставов корпораций и других юридических документов, для публикации бюллетеней, меморандумов, составления контрактов и рекламаций, рекламы и сообщений печати, изложения курса деятельности, делегирования полномочий, описания должностей и многих других вещей. Письменные сообщения имеют и недостатки. Люди могут быть внимательными и точными при составлении сообщений, но они этого часто не делают. Плохо написанные сообщения, за которыми следуют многочисленные письменные и устные «разъяснения», делают конечное сообщение и дорогим и путаным. Письменные коммуникации имеют еще одну функцию - сохранение документов в юридических целях.

      Неформальные коммуникации возникают в процессе человеческого общения по различным интересам: житейским, психологическим, ситуационным. Это коммуникации, не зафиксированные ни в каких организационных документах или официальных требованиях[9,с.56]. Такие коммуникации существуют в любой организации, они играют важную роль в деятельности человека, определяют социально-психологическую атмосферу работы. Главное достоинство таких устных коммуникаций состоит в возможности быстрого и полного обмена информацией.