Договорная работа в организации

     1 РОЛЬ И ЗНАЧЕНИЕ  ДОГОВОРНОЙ РАБОТЫ  В ОРГАНИЗАЦИИ

     Заключение  хозяйственных договоров относится  к повседневной деятельности практически любой организации. Это в равной степени относится к торговле, промышленному производству, сельскому хозяйству, проектно-изыскательским видам работ или деятельности в сфере услуг [10].   

     Задача юриста в вопросах организации договорной работы на организации состоит в регламентации деятельности договаривающихся сторон в соответствии с действующим законодательством, с целью надлежащего исполнения сторонами обязательств по договору и предупреждения рисков финансовых потерь организацией. При заключении и исполнении договоров юридические лица руководствуются Гражданским кодексом Республики Беларусь (далее - ГК), актами законодательства и нормативными правовыми актами министерств и ведомств, вышестоящих организаций, а также Правилами и иными локальными нормативными правовыми актами, издаваемыми на организации [11].

     Договор — это соглашение двух или более  лиц (субъектов, сторон, контрагентов), позволяющее устанавливать, изменять или прекращать их взаимные права и обязанности.

     Цель, с которой заключается договор, составляет предмет сделки, взаимные права и обязанности сторон —  его условия, совокупность условий  — его содержание.

     Общеизвестна роль договора как универсального регулятора хозяйственных связей, всеобъемлющего инструмента коммерции, хозяйственной деятельности. С другой стороны, договор между конкретными сторонами позволяет улавливать и упорядочивать их тончайшие взаимоотношения, избавляя законодателя от этой непосильной и ненужной функции.

     Под договорной работой на организации понимаются мероприятия, обычно проводимые в два цикла [ 2,с. 40-46]:

     1. заключение договоров (подготовка, оформление, согласование условий  с контрагентами);

     2. организация исполнения договоров  (оперативные мероприятия, учет, контроль, оценка хода и результатов).

     Результат первого цикла становится разработанный  и согласованный текст договора, который становится юридически обязательным документом. При этом круг вопросов, решаемых в процессе заключения и исполнения договоров, специфичен для каждой организации, но сам этот процесс единообразен в том смысле, что ему присущи следующие типичные стадии.

     1. Подготовка к заключению договоров.  Этапы:

     − преддоговорные контакты с возможными контрагентами;

     − разработка основных условий (подписание предварительных договоров — соглашений о намерениях);

     − подготовка бланков договорной документации;

     − составление плана договорной кампании (при большом количестве потенциальных контрагентов).

     2. Оценка оснований заключения  договоров

     Базируется  главным образом на анализе производственной и коммерческой ситуации, в которой  находится организация и каждый из потенциальных контрагентов. Решение об отказе заключить договор при наличии предварительного соглашения необходимо аргументировать, причем до того, как контрагент совершит действия, связанные с материальными затратами.

     3. Оформление договоров. Этапы:

     − разработка проектов;

     − урегулирование разногласий;

     − конкретизация содержания заключенных договоров;

     − их изменение или расторжение.

     Проекты разрабатываются, как правило, службой (должностным лицом), ответственными за ведение договорной работы, и  визируются (согласовываются) причастными.

     4. Доведение содержания договоров  до исполнителей. Возможно в следующих формах:

     − передача заинтересованным лицам договорной документации, что обычно удостоверяется их подписью;

     − передача подразделениям организации копий или выписок этих документов;

     − издание систематизированной информации об основных условиях договоров (описи заказов, планы поставок и т.п.).

     5. Контроль исполнения.

     Имеет целью поддерживать работы в параметрах, отвечающих условиям контрактов, для  чего данные о ходе работ сопоставляются с обусловленными показателями. Контроль может быть выборочным, сплошным, периодическим, постоянным.

     6. Оценка результатов исполнения  договоров. Складывается из:

     − выводов об успехе (неуспехе) путем сравнения фактически достигнутых показателей с целями сделок;

     − анализа результатов на предмет возможности применить к исполнителям меры поощрения или санкции;

     − разработки мероприятий, способных улучшить исполнение договоров.

     Особенностью  договорной работы является то, что  она основана на локальных нормативных  актах, то есть таких, которые принимаются  непосредственно самими организациями. Эти акты, не повторяя общих положений о договорах, содержащихся в действующем законодательстве, позволяют [1,с. 70-92]:

     − учесть специфические особенности и условия работы организации, и призваны определить перечень и функции подразделений организаций, ведущих договорную работу;

     − установить содержание выполняемых при этом действий, порядок и сроки их осуществления;

     − закрепить схемы исполнения договорной документации и формы учета исполнения договоров;

     − определить меры стимулирования надлежащего исполнения договоров и ответственности структурных подразделений и должностных лиц за нарушение договорных обязательств;

     − предусмотреть ответственность конкретных работников, их права и обязанности.

     Эффективность договорной работы в немалой степени зависит от учета и контроля исполнения хозяйственных договоров.

     Надлежаще организованный учет является важным элементом системы мер по предотвращению нарушений обязательств. Он должен обеспечивать создание документальной базы для анализа причин невыполнения договорных обязательств, принятия мер по предотвращению их и устранению, способствовать правильному рассмотрению претензий и исков контрагентов, обеспечивать достоверность данных в статистической отчетности о выполнении договорных обязательств  [4, с. 27-33].

     На  практике такой учет осуществляется путем ведения журнала. В этом журнале предусматриваются разделы, в которых указываются, например, по договору поставки такие данные, как реквизиты контрагента, номера и даты договоров, спецификаций, нарядов, заказов, объем продукции, подлежащей поставке, и сроки поставки, наименование отгруженной продукции и дата отгрузки, номера транспортных документов, платежных требований и другие сведения. Контрольные функции за надлежащим исполнением договорных обязательств должны осуществлять все службы, связанные с ведением договорной работы. В этих же целях могут образовываться специальные службы наблюдения за исполнением обязательств.

     Учет  и контроль должны вестись и за ненадлежащим исполнением договорных обязательств контрагентами. И здесь юридической службе, наряду с другими структурными подразделениями, следует наладить оперативный сбор необходимой информации о нарушениях договорных обязательств. Это позволит своевременно выявить и не оставить без внимания ни одного случая ненадлежащего исполнения договоров, уменьшить разрыв во времени между нарушением и применением ответственности к должнику, повысить точность и качество подготавливаемых претензионных и исковых материалов.

     В основе заключения договора лежит принцип  свободы договора. Граждане и юридические  лица вступают в договорные отношения  своей волей и в своем интересе, они свободны в установлении своих  прав и обязанностей и в определении  любых не противоречащих законодательству условий договора

     Данные  положения призваны обеспечить нормальное функционирование гражданского оборота, необходимым условием которого является равноправие его участников.

     Развитие  свободного рынка требует порой  принятия нестандартных решений, и  поэтому современное законодательство предоставляет участникам договора право заключать договоры, как предусмотренные, так и не предусмотренные законом или иными правовыми актами. Кроме того, стороны могут заключить договор, в котором содержатся элементы различных договоров, предусмотренных законом или иными правовыми актами (смешанный договор). При этом к отношениям сторон по смешанному договору будут применяться в соответствующих частях правила о договорах, элементы которых содержатся в смешанном договоре, если иное не вытекает из соглашения сторон или существа смешанного договора.

     Но  прежде чем изобретать «новые» положения  договора необходимо удостовериться, что законом не установлены обязательные требования к составлению данных условий договора. В обратном случае может оказаться, что законом предусмотрены какие-то иные последствия, нежели те, на которые рассчитывали стороны.

     Участники договора могут определять его условия  по своему усмотрению во всех случаях, когда содержание соответствующего условия не определено законом или иным правовым актом, носящим строго обязательный характер (императивными нормами). То есть действует принцип «свободы в рамках закона»  [3, с. 36-41].

     Если  же какое-либо условие не определено сторонами в договоре или диспозитивной  нормой закона, отношения сторон по данному вопросу определяются обычаями делового оборота, применимыми к отношениям сторон.

     Следует иметь четкое представление об основных реквизитах договора. К реквизитам договора обычно относят название договора (заголовок), дату и место его составления.

     Название  договора указывает на юридическую сущность составленного документа (например: «Договор аренды здания»). Возможным вариантом является указание только слова «договор» в начале документа.

     Дата  составления договора является необходимым реквизитом, во многих случаях позволяющим определить начало течения сроков по договору, особенно для договоров, вступающих в силу с даты подписания.

     Обычно  дата ставится после заголовка перед  текстом. Для простой письменной формы характерно написание чисел цифрами, а месяца – словом. В нотариально удостоверяемых договорах, как правило, требуется написание полностью всей даты словами.

     Установлены два необходимых условия, без  соблюдения которых договор не будет  считаться заключенным  [5, с.51-57].

     Во-первых, между сторонами должно быть достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.

     Во-вторых, достигнутое соглашение по всей форме  должно полностью соответствовать  требованиям, предъявляемым к таким  соглашениям.

     Следует различать предмет договора и объект договора. В предмете договора должны быть определены те отношения, по поводу которых заключается договор. Объект договора — это то имущество, по поводу которого заключается тот или иной договор. Таким образом, понятие предмета договора шире понятия объекта договора и включает его в себя.

     Поскольку в договоре должны быть четко определены стороны договора, в нем должны быть указаны данные, позволяющие  установить кто именно его заключил. Поэтому в преамбуле договора целесообразно указать наименования сторон, а также кто именно представляет стороны при подписании данного договора, и на каком основании они действуют, а в конце договора в отдельном разделе указать следующие данные:

     − для организаций: юридические адреса и банковские реквизиты сторон, должность, фамилию, имя, отчество лица, подписывающего данный договор, а также приложить печать этой организации;

     − для граждан: фамилия, имя, отчество, паспортные данные (серия, номер, дата выдачи, орган, выдавший паспорт), место жительства, личная подпись.