Система ECM, как важная составляющая ведения бизнеса

ВВЕДЕНИЕ

На сегодняшний  день IT рынок позволяет выбрать огромнейшее количество различных систем, позволяющих автоматизировать различные бизнес процессы на предприятии. Но нельзя забывать от том, что каждая система автоматизирует лишь малую часть бизнес-процесса деятельности всей организации, таким образом осуществляется «кусочная» автоматизация частей бизнес – процессов деятельности всей организации. Система класса ERP покрывает наибольшее количество решаемых задач, при этом содержат модули, покрывающие определенные решения -  ECM - система управления контентом предприятия.

ECM - система является для любого предприятия объективной необходимостью эффективного ведения бизнеса. Можно привести массу различных аналогий, в которых маленькие размеры хозяйства могут функционировать при помощи самых простых инструментов, тогда как рост возможностей непременно требует более совершенных и производительных решений. В этом случае следует понимать, что более совершенные инструменты сложны в понимании, поэтому требуют от пользователя определенных знаний и навыков.

Целью реферата является изучит ECM –систему, как важную составляющую ведения бизнеса.

Задачи :

1. Изучение понятия ECM –системы и ее сущности
2. Показать ECM –систему как необходимый элемент эффективного управления предприятием
3. Изучить прогнозы на будущее относительно данной системы.

1.ОПРЕДЕЛЕНИЕ И СУЩНОСТЬ ECM – СИСТЕМ

ECM-система  (Enterprise Content Management) – система управления информационными ресурсами предприятия (или информационным контентом). ECM-система предназначена для хранения и обработки неструктурированной информации (то есть информации, не имеющей четко определенной структуры – это текстовые документы, изображения, электронные таблицы и многое другое). По статистике ежегодный рост объема только неструктурированного контента на предприятиях составляет 65–200% в зависимости от отрасли. ECM-система позволяет не только создавать данные в распространенных приложениях, но и получать доступ к ним из разных источников и легко манипулировать ими. За счет возможностей создания схем категоризации информации, метаданных и тегов, обеспечиваемых ECM, эти программные средства получают мощные инструменты поиска и извлечения данных. С помощью программного обеспечения управления корпоративным контентом можно выполнять просмотр, модификацию и одобрение любых сведений в соответствии с заданным деловым регламентом. По определению Gartner ECM — это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов. ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно. Gartner определяет современные ECM-системы как реализующие следующие ключевые компоненты:

• Управление документами — экспорт/импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов.
• Управление образами документов (Document Imaging) — захват, преобразование и управление бумажными документами.
• Управление записями (или  управление документами) — долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам.
• Управление потоками работ (Workflow) — поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита.
• Управление веб-контентом (WCM) — автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей.
• Управление мультимедиаконтентом (DAM) — управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами.
• Управление знаниями (Knowledge Management) — поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации.
• Документо-ориентированное взаимодействие (Collaboration) — совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.

Основная  цель ECM-системы – обеспечить эффективное  управление накопленными информационными  активами предприятия с целью  повышения производительности и  обеспечения компании устойчивого  конкурентного преимущества. Предприятия, не применяющие полноценной системы  организации электронного документооборота, сталкиваются с неупорядоченным  нагромождением своего контента. Его трудно должным образом классифицировать, часто к нему нельзя получить доступ, а также нет возможности узнать версию документа; в компаниях с разветвленной структурой проблематично избежать дублирования и добиться совместного применения важной информации; сотрудники не могут надлежаще сохранять плоды коллективного труда и содержать в порядке большое количество электронных писем. ECM обеспечивает инфраструктуру, которая позволяет устранять эти и другие проблемы.

Системы управления корпоративным контентом создавались и создаются прежде всего для управления информацией, которая накапливается в организации в процессе ее жизнедеятельности, причем лидерами по количеству такой информации традиционно выступают банки и страховые компании. Для обеспечения работоспособности в условиях больших потоков документации они вынуждены затрачивать немалые средства на эффективную организацию работы с информацией. ЕСМ-системы предназначены именно для того, чтобы сократить эти затраты. Обеспечивая возможность сбора, хранения и предоставления информации по запросу, они позволяют структурировать получаемую информацию и устанавливать единые стандарты ее обработки, хранения, предоставления по запросу и удаления.

Самыми  распространенными информационными  системами управления контентом являются системы электронного документооборота (СЭД). Фактически СЭД и ECM стали понятиями взаимозаменяемыми, а непрерывно расширяющийся функционал систем электронного документооборота и добавление к ним системы автоматизации бизнес-процессов (WorkFlow) уравняли данные понятия полностью. Это обосновано прежде всего тем, что распространенная модель управления и отчетности предполагает использование для принятия и осуществления управленческих решений именно документов, то есть информационных структур, состоящих из контента и комплекса атрибутов, позволяющих их идентифицировать.

Основнмие вендорами на рынке ECM -  EMC: EMC Documentum, ,IBM: FileNet Platform,, DB2 Content Manager, Microsoft: Microsoft Office SharePoint Server  . Open Text: LiveLink, ECM Suite, Oracle: Universal Content Management (UCM).

Условно-бесплатные ECM: Nuxeo 5 — Open Source ECM от Nuxeo, Alfresco — Open Source ECM от Alfresco Software, Inc., Jahia — Open Source ECM от Jahia Solutions Group.

Архитектура большинства современных ЕСМ-систем построена на основе концепции SOA (сервисно-ориентированной архитектуры). В общем виде ее можно представить в виде следующей четырехуровневой системы

(рис 1).

Рисунок 1

На первом, самом низком, уровне такой системы находятся СУБД (системы управления базами данных), которые обеспечивают хранение как контента документов системы, так и их метаданных и поисковых индексов. Используемые в системах ECM СУБД можно условно разделить на 2 типа в зависимости от методологии размещения данных. К первому типу реляционных СУБД относят системы SQL производства Microsoft, Informix производства IBM и системы Oracle одноименного производителя. Ко второму типу относят Lotus Domino/Notes производства корпорации IBM. Также на этом уровне находятся системы, обеспечивающие управление информационной безопасностью как хранимого документационного контента (путем криптографической защиты документальных материалов), так и непосредственно процедур делопроизводства (с помощью электронной цифровой подписи).

Второй уровень системы включает в себя универсальные сервисы, предназначенные для реализации стандартных, унифицированных задач, используемых при выполнении процедур делопроизводства. Так, практически все процедуры организационного документооборота содержат несколько таких сервисов, важнейшим из которых является сервис согласования, позволяющий проводить ознакомление должностных лиц с текстом определенных документов с одновременным получением от них ответной реакции в виде полного или частичного согласия с текстом документа (виза "согласовано") либо несогласия с возвратом на доработку и указанием причин.

Третий уровень (уровень прикладных модулей) представляет собой непосредственную реализацию автоматизированных процедур управления контентом. На этом этапе следует остановиться подробнее, так так подходов к реализации автоматизированных модулей великое множество, но в рамках работы мы их разделим на два основных типа.

Первый  подход, прекрасно зарекомендовавший  себя на протяжении последних лет, - модульная разработка автоматизируемых процессов. Данный подход предполагает использование либо единичных модулей, либо их взаимодействия в рамках SOA для автоматизации каждой конкретной документоориентированной процедуры. Так, уже упомянутый кредитный скоринг в этом случае может быть реализован самим модулем, выполняющим обработку данных, вводимых в систему кредитным экспертом, при этом в рамках процедуры согласования этот модуль предоставляет часть необходимой информации офицеру службы безопасности, который осуществляет согласование на уровне проверки избранных фактов анкеты заемщика.

Второй, более новый и значительно  более эффективный, подход представляет собой WorkFlow-реализацию аналогичного системного функционала. При этом сам программный механизм, осуществляющий продвижение документов в рамках документоориентированного потока, представляет собой один из сервисов предыдущего, т. е. второго уровня системы и, как все сервисы, имеет стандартизованный интерфейс для любого процесса, который создает соответсвующий запрос.

Четвертый уровень – уровень систем взаимодействия с пользователем. В настоящий момент существует основная дифференциация интерфейсов пользователя на два больших класса. Это так называемый толстый клиент, обеспечивающий полный функционал взаимодействия с ECM-системой. Приложение "толстого клиента" обычно разрабатывается производителем самой системы, однако периодически встречаются и сторонние разработки. Так, например, системы, использующие решения на основе Microsoft Exchange сервера, могут использовать не только нативное решение (клиентское приложение Outlook, работающее на платформе Wintel), но и сторонние разработки, к примеру, Evolution компании Novell, работающее под ОС Linux. В большинстве же случаев при разработке клиентского интерфейса производителем СЭД функционал такого клиентского приложения четко предопределен разработчиком.

2.ОТЛИЧИЕ ECM – СИСТЕМЫ ОТ ERP – СИСТЕМЫ

Хотя  и ERP, и ECM работают с корпоративной  информацией, характер этой информации совершенно разный. Основу данных ERP-систем составляет хорошо структурированная  информация. Документ ERP-системы представляет собой четко заданную форму, где  набору реквизитов соответствуют их значения и определенная логика обработки. Документ ECM-системы (под документом будем понимать отдельную единицу  контента) — это в первую очередь информация неструктурированная, ее состав в большинстве случаев предсказать заранее невозможно. Атрибуты документа и связанная справочная информация, то есть структурированные данные, играют второстепенную роль.

Характер  информации — один из основных отличительных  признаков ERP и ECM-систем. Другим, не менее  важным, различием являются методы ее обработки. Действительно, в обоих  классах систем ключевую роль играет коллективная работа пользователей, но цели и средства работы с системой у них неодинаковы.

Таблица 1

В таблице  приведены некоторые особенности  систем с точки зрения подходов к  обработке данных. Это наиболее яркие  отличия. Среди других, не столь очевидных  — порядок протоколирования, уровни разграничения доступа и т. д. Существенно различается и политика хранения объектов системы. Именно она  обусловливает требования к архитектуре  системы и оборудованию.

Ключевым  требованием к архитектуре ERP-систем и оборудованию является скорость одновременного создания документов и справочной информации сотнями пользователей, поскольку  это определяет актуальность текущей  информации о хозяйственной деятельности предприятия и фактически от этого  напрямую зависит «самочувствие» компании. Требования к объемам информации и хранению ниже, чем у ECM-систем: хранение фискальной информации, планов и практически всех документов в ERP-системах может быть ограничено действующими сроками давности. Отчетные документы, а также плановые и фактические  данные, предназначенные для анализа, могут быть вынесены в отдельные  хранилища — в те же ECM или OLAP-системы.

Для ECM-систем требования к архитектуре и оборудованию смещаются в сторону одновременной  работы пользователей с большими массивами информации, поскольку  объем одного документа, который  рассматривается как атомарный  элемент системы, в зависимости  от задач может достигать нескольких гигабайт (медиа-информация, конструкторская документация и т. д.). Существенно повышаются требования к возможностям поиска, надежности хранения, поддержке объемов хранимой информации.

В результате в ECM-системах особым образом выделяется понятие хранилища. Разные типы хранилищ предназначаются для разных типов  неструктурированной информации, либо для различных стадий жизненного цикла документов. Например, после  устаревания документ может перемещаться в долгосрочное хранилище на более  дешевые носители (и здесь возникают задачи интеграции ECM-систем со специализированным оборудованием).

Автоматизация бизнес-процессов, являющаяся неотъемлемой частью ECM, также во многом определяет архитектуру ECM-решений и предъявляет  свои требования к скорости обработки  потоков работ, возможностям автоматизации  отдельных шагов, средствам настройки  маршрутов.