Разработка информационной системы управления учебным процессом

Положения разработаны в соответствии с  требованиями Классификатора функции, задач и операций управления (КФЗО), Унифицированной системы организационно-распорядительной документации и структурно состоят из следующих разделов:

- общие положения;

- функции;

- руководство;

- организация и ликвидация.

Наличие и применение должностных инструкций в управленческой практике филиала  позволяет:

- рационально распределить функциональные обязанности между его сотрудниками и исключить их дублирование;

- повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет введения показателей оценки периодичности их выполнения, трудоемкости, продолжительности и др.;

- поддерживать нормальный морально-психологический климат в коллективе, а также устранить конфликты между руководителями и подчиненными;

- четко определить служебные связи сотрудников и их взаимоотношения друг с другом;

- конкретизировать права сотрудников в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов;

- повысить коллективную и личную ответственность сотрудников за своевременное и качественное использование возложенных па них функциональных обязанностей;

- организовать равномерную загрузку сотрудников по периодам с минимальными потерями рабочего времени и перегрузками.

Должностные инструкции разработаны для каждой должности в соответствии со штатным расписанием филиала и являются логическим продолжением и развитием системы его управления.

Система управления филиалом отражена в его  структуре (Рис.1.1.)

 

Рис. 1.1. Система управления филиалом

1.6 Структура филиала

 

В структуре  филиала работают такие общие  административные подразделения, как  дирекция, учебно - методический отдел, отдел бухгалтерского учета и  финансового контроля, отдел кадров, канцелярия, библиотека, отдел по работе со студентами, хозяйственный отдел.

Ключевое  место в ней занимают кафедры, которыми непосредственно руководят  заведующие кафедрами, выбираемые Ученым советом РГГУ и утверждаемые ректором из числа специалистов соответствующего профиля, имеющих ученую степень и звание. Срок полномочий заведующего кафедрой в филиале - от одного года до трёх лет. Заведующие кафедрами несут ответственность за результаты деятельности возглавляемых ими кафедр, которые они представляют во всех подразделениях филиала и других организациях. Полномочия заведующих кафедрами определяются соответствующими Положениями, утверждаемыми директором филиала.

Взаимодействие  структурных подразделений филиала  обеспечивается соответствующими локальными актами и средствами оперативного управления. Контроль за выполнением планов осуществляется в течение учебного года. Помимо плановых мероприятий в филиале осуществляется оперативное управление через совещания при директоре. Обязательным является их проведение в начале каждого месяца. Внеплановые совещания созываются по мере необходимости.

Для оперативного руководства и координации деятельности подразделений филиала издаются приказы директора. Система координации  и взаимодействия основных структурных  элементов и должностных лиц филиала отражена в Рис. 1.2.

В целях  рационализации управления в филиале  имеются междугородние и международные  телекоммуникации (факсимильная связь  и электронная почта), выход в сеть Интернет.

Наличие указанной выше организационной  структуры управления благоприятно сказывается на положении дел в филиале и способствует его эффективному функционированию, которое позволяет адекватно оценить степень соответствия достигаемых результатов установленным целям филиала, а также степень соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию, организации и результатам.

При этом критерием эффективности организационной  структуры филиала служит возможность  наиболее полного и устойчивого  достижения конечных целей управления при существующей системе финансирования, а критерием эффективности мероприятий по совершенствованию организационной структуры - возможность более полного и стабильного достижения поставленных целей.

Филиал  при анализе и оценке эффективности  работы аппарата управления и соответствующей ему организационной структуры использует следующие группы взаимосвязанных показателей, характеризующих:

- эффективность собственно системы управления (выражается через конечные результаты деятельности филиала и затраты на управление);

- содержание и организацию процесса управления, в том числе непосредственные результаты и затраты управленческого труда (в качестве затрат на управление учитываются текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуатацию технических средств, подготовку и переподготовку кадров управления, на приобретение вычислительной техники и других технических средств, используемых в управлении;

- рациональность организационной структуры и ее технико-организационный уровень (число уровней и звеньев с системы управления, уровень централизации функций управления, принятые нормы управляемости, сбалансированность распределения прав и ответственности, уровень специализации и функциональной замкнутости подсистем и т.п.).

В филиале  создана централизованная система  делопроизводства, при которой полный цикл технологических операций по обработке документов, от момента их получения или создания и до сдачи в архив, выполняется в канцелярии филиала при участии, если это необходимо, должностных лиц других подразделений.

Оценивая эффективность управления филиалом, следует отметить, что в ней находит выражение сбалансированность состава целей и функций управления, содержательная полнота и целостность процессов управления, соответствие численности и состава работников объему и сложности работ, полноте обеспечения процессов требуемой информацией, а также обеспеченности процессов управления техническими средствами.

В целом  система управления филиалом РГГУ в  г.Всеволожске и организация взаимодействия его структурных подразделений  соответствует Положению о филиале (Рис. 1.2.).

Рис. 1.2. Системное управления филиалом РГГУ в г.Всеволожске и организация  взаимодействия его структурных  подразделений

 

1.7 Обоснование выбора и системный анализ с применением CASE-средств

 

Как видно  из структуры организации филиал РГГУ в г. Всеволожск состоит из множества  подразделений, основные процессы которых  могут быть автоматизированы. В рамках проекта планируется провести автоматизацию  учебно-методического отдела.

Существует два подхода разработки программного обеспечения информационных систем один из них - это структурный подход.

В его  основе лежит идея декомпозиции. Вся  структура описывается функциональными  блоками, между которыми протекают  определенные процессы.

Второй подход разработки программного обеспечения ИС заключается в объектной декомпозиции. Структура описывается в терминах объектов и связей между ними, а поведение системы описывается в терминах обмена сообщениями между объектами. Каждый объект системы обладает своим собственным поведением, моделирующим поведение объекта реального мира.

Система управления учебным процессом состоит  из двух аспектов - оперативной обработки  данных и анализа полученной информации. Говоря о процессе получения новых  данных мы имеем ввиду систему оперативной обработки данных, а формируя сложные отчеты и выборки, имеем дело с системой аналитической обработки данных.

В реализации информационной системы эти два  аспекта тесно переплетены между  собой. Таким образом, создание единой информационной системы помогает:

. Автоматизировать  и оптимизировать деятельность  управления процессами управления.

. Формирует  полную и достоверную информацию  необходимую для принятия управленческих  решений.

Для решения  данной задачи выделим ряд функций  и задач методистов учебно - методического отдела, на которые он затрачивает большую часть времени.

Такими  задачами являются:

- заполнение и изменение личных карточек студентов;

- первоначальная сортировка и распределение вновь поступивших студентов по группам;

- формирование аттестационных ведомостей по группам;

- формирование индивидуальных ведомостей;

- формирование сводных ведомостей по итогам сессии.

Результат и повышение эффективности будет  замечено на оптимизации и сокращении времени потраченного на сбор и каталогизацию информации. Уменьшенное количество документов в бумажном виде и их оцифровка приведет к существенному уменьшении времени на поиск необходимой информации, что, в конечном счете, приведет к ускорению документооборота в целом. Ускорение документооборота уменьшит задержки на получение необходимой информации для принятия необходимых решений. Компьютерная обработка полностью исключает проведение однотипных операций и их дублирования.

Автором описана функциональная модель формата  IDEF0 деятельности филиала РГГУ в г. Всеволожск.

IDEF0 - представляет собой иерархическую систему диаграмм описывающих основные бизнес процессы. Функции и интерфейсы систем на данных диаграммах представляют собой дуги и блоки. От места соединения дуг и блоков зависит тип представляемого ими интерфейса. Если дуга соединяется с блоком сверху, то она является управляющей. Если слева, то она представляет собой информацию, которая подвергается обработке этим блоком. Нижняя дуга отвечает за механизмы и ресурсы, которые в процессе обработки не подвергаются изменению и являются ресурсами. Стрелка, исходящая из блока справа представляет собой результат обработки блока.

На рис. 1.3. представлена контекстная диаграмма процессов филиала РГГУ в г. Всеволожске.

 

Рис. 1.3. Контекстная диаграмма процессов  филиала РГГУ в г. Всеволожск

 

Декомпозиция контекстной диаграммы процессов филиала РГГУ в г. Всеволожск рассмотрена на Рис. 1.4.

 

 

Рис. 1.4. - Декомпозиция контекстной диаграммы процессов филиала РГГУ в г. Всеволожске

 

Процесс отражения поступления студента в филиал РГГУ г. Всеволожск начинается с момента заключения договора. После  чего полученные данные о студенте передаются на бумажных носителях в  учебно-методический отдел.

 

Декомпозиция  контекстной диаграммы деятельности канцелярии представлена на Рис. 1.5.

 

 

Рис. 1.5 Декомпозиция контекстной диаграммы деятельности канцелярии

 

На рис.1.6 изображена контекстная диаграмма  деятельности учебно-методического  отдела.

 

 

Рис.1.6. Контекстная  диаграмма деятельности учебно-методического отдела

 

В учебно-методическом отделе находятся два методиста, один занимается студентами очного, а  другой заочного отделения. Полученная информация о новых студентах  попадает к соответствующему методисту, который в дальнейшем формирует на бумажном носителе личную карточку студента. После чего личные карточки группируются по группам и хранятся в отделе.

Исследование  показало, что данная операция трудоемка  и занимает много времени методистов. Низкая производительность обусловлена ручной обработкой всей поступающей информации, а недостаточная компьютеризация процесса отрицательно сказывается на поиске и сортировки информации.

При изменении  одного из свойств или параметров, например Фамилии студента, методистам будет необходимо «поднять» весь архив документов и внести в них корректировки.

Данный  процесс можно автоматизировать, возложив весь контроль, сортировку, поиск и мониторинг информации на информационную систему.

На Рис.1.7. показана декомпозиция контекстной диаграммы деятельности методиста очного отделения.

 

Рис.1.7. Декомпозиция контекстной диаграммы деятельности методиста очного отделения.

 

Декомпозиция  контекстной диаграммы деятельности методиста заочного отделения представлена на Рис. 1.8

 

 

Рис. 1.8. Декомпозиция контекстной диаграммы  деятельности методиста заочного отделения

 

В процессе обучения на каждую группу и каждого  студента методистами учебного отдела заводятся ведомости. В процессе обучения в ведомостях отражается текущая успеваемость групп и их участников, что позволяет не только принимать какие либо управленческие решения или корректировки в обучении, но и собирать статистические данные о качестве обучения университета в целом.

Индивидуальная  ведомость представляет собой документ на бумажном носителе отражающий сводку успеваемости студента. Формирование индивидуальных ведомостей происходит на основе ведомостей составленных на группу после проведения экзамена или зачета.