Организация офиса проекта

Примером “интеллектуальных” офисов служат офисы крупных промышленных и торговых корпораций, органов государственной  власти, банков, выставочных залов, зданий аэропортов и т.д. Приведем пример типичной организации электронного офиса.

Суть их в том, что управленческому  персоналу фирмы создают возможность  для выполнения своих функций  дома, тем самым они продуктивнее используют свое рабочее время. Информационные системы современного офиса должны отвечать следующим основным требованиям  и характеризоваться такими параметрами:

• переносимость;

• графические интерфейсы пользователя;

• интеграция (объединение  в одно целое) распределенность данных;

• быстрая разработка приложений;

• обработка правил ведения  бизнеса;

• концепция клиент –  сервер;

• инструментальные средства проектирования.

Lotus QuickPlace — система организации электронного офиса, решение для совместной работы, оптимизирующее процесс создания и управления местом для групповой работы. Оно позволяет коллективам выполнять критичные по времени проекты, обеспечивая их жизненно важной информацией 24 часа в сутки.

QuickPlace — это Web-приложение, позволяющее пользователям, не обремененным техническими знаниями, создавать мгновенно разделяемое рабочее пространство, на котором члены группы могут безопасно общаться, совместно использовать, управлять и организовывать информацию, документы и расписания, связанные с любым проектом или инициативой.

Идея создания Электронного офиса была сформулирована очень  просто: «Создать Электронный офис наподобие любого традиционного  офиса Финансовой Корпорации, как  то: центральный, дополнительный или  филиал, который удаленно обслуживает  клиентов по всей территории России через  электронные каналы связи».

Электронный офис является сочетанием электронных технологий и финансового бизнеса, обе составляющие являются критически важными для  успеха нашей деятельности.

В Электронном офисе есть все, что есть в традиционном офисе: вы заходите в Электронный офис и  попадаете в зал обслуживания, прямо как в обычном офисе, где вы можете ознакомиться с последними новостями, посмотреть электронные  презентации услуг, прочитать описание каждой услуги. В отличие от настенных  стендов традиционного офиса  и бумажных буклетов, вся информация представлена в электронном виде.

Для получения консультации можно поступить любым из двух способов. Во-первых, обратиться к Дежурному  консультанту – это клиентский менеджер, доступный в любое время работы Электронного офиса.

 Ежедневно один из  менеджеров Клиентской службы  является дежурным, т.е. несет  ответственность за качественные  консультации наших клиентов. С ним можно начать интернет-переговоры в любой момент времени, точно так же, как и обращаясь к менеджеру традиционного офиса за консультацией. В первый момент интернет-переговоров с Дежурным консультантом он представится, назовет свое имя и покажет свою фотографию.

Во-вторых,  можно назначить время интернет-переговоров с любым из клиентских менеджеров Электронного офиса.

После завершения интернет-переговоров клиент мгновенно получит протокол переговоров, в котором все договоренности с клиентским менеджером закреплены в письменном виде. Протокол переговоров сохраняется в архиве, и в любой момент времени можно просмотреть содержание уже завершенных интернет-переговоров.

Если  нет возможности общаться с менеджером, то можно заказать экспресс-консультацию: опишите бизнес-задачу, которую вам необходимо решить, а менеджер подготовит развернутый ответ с возможными вариантами использования услуг Электронного офиса и отправляет информацию тем способом, который вы предпочтете.

Выбрав услугу, обратившийся заполняет электронную заявку на покупку, которая автоматически отправляется персональному клиентскому менеджеру. Электронная заявка содержит информацию, которая необходима для начала оформления покупки.

Все документы формируются  в электронном виде, происходит обмен  документами между клиентом и  Корпорацией. Когда все параметры  сделки определены, клиент распечатывает  документы, подписывает их и отправляет в Корпорацию.

После первого обращения  в Электронный офис клиент получает электронную цифровую подпись. С  ее помощью он может подписывать  электронные документы, которые  по своему юридическому статусу эквивалентны простой письменной форме.

Используя электронную подпись, клиент может, не покидая своего офиса, подписывать электронные договора с Корпорацией, таким образом, покупая  финансовые услуги. Конечно, некоторые  документы все еще необходимо передавать в бумажном виде (например, нотариально заверенную копию устава, или бухгалтерскую отчетность с  отметкой ГНИ), но большую часть документов удастся перевести в электронную  форму.

Услуги, которые не требуют  предоставления нотариально заверенных копий, можно покупать, используя  исключительно электронный документооборот. Например, можно разместить свободные  денежные средства на депозите, либо перезаключить  кредитный договор, если Банк уже  принял решение о выдаче кредита.

Уже сегодня предприятия  могут сдавать бухгалтерскую  отчетность в налоговую инспекцию  по электронным каналам. К сожалению, пока это не получило широкого распространения, тем не менее более 5000 предприятий  в Москве уже откликнулись на новые  возможности общения с налоговой  инспекцией по электронным каналам  и подключились к системе "Электронная  Отчетность по Каналам Связи" [6, c.104].

Используя электронные формы  бухгалтерской отчетности, клиенты  смогут получить кредиты быстрее, чем  это происходит сейчас. В первую очередь, за счет экономии на транспортных расходах и времени бухгалтера предприятий.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

Все большее значение приобретает  автоматизация административных функций. В этой автоматизации важная роль принадлежит концепции обработки  документов. Она происходит в системах, комплексах компьютеров, в локальных  сетях. Большое значение в электронном  офисе играет методология искусственного интеллекта. Концепция интеллектуальной обработки документов основана на использовании  баз знаний и выполнении многочисленных задач управления: учет и анализ корреспонденции, составление договоров, деловых писем, описаний изделий  и т.д.

Широкое распространение  в электронных офисах получили службы экспертиз и консультативные  службы. Они включают анализ и контроль за деятельностью (ревизия отчетности, анализ узких мест, баланс, оценка работы). Задачей электронной картотеки является хранение, каталогизация, и поиск документов. Календарное планирование предоставляет возможность составления планов проведения мероприятий.

Важным процессом, выполняемым  в электронном офисе, является обработка  изображений. Это компьютерная графика  от простых гистограмм до сложных  географических карт и технических  чертежей. программное обеспечение компьютерной графика позволяет осуществлять всевозможную обработку документов.

В электронных офисах широко используется служба обработки текстов. Она позволяет форматировать, редактировать, запоминать и распечатывать электронные  документы. Служба тесно связана  с электронной почтой. Сообщения, пересылаемые по почте, создаются и  редактируются благодаря программе-редактору. Полученные документы размещаются  в специально создаваемых для  этих целей базах данных. Все большую  популярность получают деловая графика  и телеконференции. Методы анализа  позволяют классифицировать документы  по их содержанию. Эти же методы дают возможность архивирования данных и поиска нужных документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

 

1. Ашманов Игорь Станиславович Жизнь внутри пузыря. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2008. — 208 с.
2. Заренков В. А. Управление проектами. СПб., 2010.
3. Ким Хелдман Профессиональное управление проектами — «Бином» «Москва», 2005. — 517 с.
4. Лапыгин Ю.Н. Управление проектами: от планирования до оценки эффективности. — Омега-Л «Москва», 2008. — 252 с.
5. Ньюэлл Майкл В. Управление проектами для профессионалов. Руководство по подготовке к сдаче сертификационного экзамена. — «КУДИЦ-ПРЕСС», 2008. — 416 с.
6. Рассел Д. Арчибальд Управление высокотехнологичными программами и проектами = Managing High Technology Programs and Projects — М.: «Академия АйТи», 2004. — 472 с.
7. Стэнли Э. Портни Управление проектами для "чайников" = Project Management For Dummies — М.: «Диалектика», 2006. — 368 с.
8. Том ДеМарко Deadline. Роман об управлении проектами — «ВЕРШИНА» «М», 2006. — 143 с.