Деловое общение

Использование указанных методов  невозможно без понимания специальных  приёмов, способов, так как именно они детализируют и конкретизируют применение методов.

Деловое совещание  как вид деловых переговоров. Деловое совещание является основной формой обсуждения, ускорения и принятия решения. ДС – это та возможность для реализации всех коммуникативных функций, которые позволяют решать задачи от руководителя до исполнителя, возможность обратной связи и особенно в плане эмоционального воздействия на персонал. ДС – это форма целенаправленного, организационного взаимодействия руководителя и исполнителя, посредством разных возможностей общения; это деятельность, связанная с принятием решений и на характер которого оказывает влияние как руководитель, так и исполнитель, особенно в контексте их группового поведения (распределение ролей в группе, групповое давление, отношения между членами группы). Так как деловое совещание – это средство управления, то соответственно оно должно быть продуктивным и целенаправленным, согласно общему процессу управления. Продуктивность прежде всего от понимания и взаимопонимания всеми участниками задач: от планирования, от состава участников, от даты и места проведения и от повестки дня. При подготовке к деловому совещанию руководителю важно понять необходимость группового решения задач, что может быть в следующих случаях: проверка разных взглядов, анализ распределения ответственности за решение поставленной управленческой проблемы, возможность принятия потенциальных решений при этом руководитель вправе выбирать одно решение, участникам необходимо лучше узнать друг друга. Продуктивность делового совещания зависит от разработки этапов этого совещания, не только с точки зрения повестки (тематики), а в целях направленности на участников делового совещания, для необходимости их отождествления себя с окружающими проблемами, что является серьёзным фактором к коллективному принятию решения. Данная направленность позволяет создать с одной стороны доброжелательную, а с другой стороны конструктивно – критическую атмосферу. При этом продуктивность совещания может уменьшиться: 1) за счет безапелляционного изложения руководителем своей позиции, той, которая не даёт возможности для как раскрытия других участников, так и для позиционирования креативности в процессе обсуждения. 2) недостаточная подготовка к совещанию (безответственность участников). 3) в связи с несформулированной целью совещания.

Решение проблем  непродуктивности совещания может  быть через соблюдение основных рекомендаций:1) повестка дня 2) цель и предмет совещания 3) этапы разбора проблемы, постановка вопросов в процессе, выявление основных моментов 4) творческая дискуссия 5) тщательная фиксация выступлений участников: аргументы, альтернативные решения, требования и т.д. 6) корректное прерывание выступления 7) обобщение результатов в заключении совещания с возможностью отметить принятые решения от тех исполнителей, от кого были предложены данные варианты. 8) в заключении совещания благодарность сотрудникам.

Классификация деловых совещаний:1. Деловые административные совещания 2. Научно-технические совещания: семинары, симпозиумы 3. Съезды политических партий 4. Собрания общественных организаций.

Данные совещания объединены принадлежность к общественной жизни.  По масштабу привлечения участников совещания делятся на – региональные – отраслевые – международные – а также в масштабе 1 организации или её подразделений.

Совещания могут быть как выездные так и местные. Деловые совещания  подразделяются по периодичности проведения, по количеству участников: в узком  составе до 5 человек, в расширенном  – до 20 человек, и более 20 – представительское  совещание. По тематике деловые совещания  подразделяются: - по постановке вопросов, - по форме проведения, - по задачам, - по основной задаче, которая поставлена на повестке дня.

По целям: - оперативные, - инструктивные, - проблемные.

Деловые совещания  по цели. Оперативные совещания – совещания, на которых анализируется информация о текущей деятельности. Получение информации вертикальное: снизу вверх. Как правило такое совещание проходит на местах, необходимость проведения регулярное желательно в одно и то же время, как правило, без повестки дня, но с обязательной постановкой задач. Перед совещанием и формулировкой задач на ближайшие 2-3 дня.

Инструктивное совещание предполагает передачу необходимых сведений, но по вертикали сверху вниз (распоряжения), в целях ускоренного их выполнения. Данные сведения содержат принятые решения, процессуальные задачи, инструктаж, возможности  исполнения, способы исполнения и  сроки исполнения. Основная смысловая  нагрузка заключается в эмоциональном  воздействии на окружающих.

Проблемные  деловые совещания. На таких совещаниях анализируются возможности мирных решений в кратчайшие сроки, а также инновационные проекты и организационные перспективы. Так как основная цель этих совещаний – поиск решений, то здесь нужно рекомендовать следующие способы: выбор одного решения из двух вариантов при этом уже подготовленных к обсуждению, принятие решения подготовленного до совещания руководителем, при этом вынес его на совещание является необходимостью убеждения его эффективности, недопустимость конкретных действий, помощь участникам совещания на пути к согласованном мнению, нахождение решения на основе обсуждения всех мнений, при этом без предварительной подготовки. Основные задачи, которые решаются в процессе проблемного совещания: задачи по отношению к каждом участнику (активизировать пассивность участников, внимание к каждому участнику, концентрация во вкладе каждого участника, дискуссия, благодарность каждому участнику) и задачи по отношению к руководителю совещанию (внимание к индивидуальности каждого исполнителя, внимание к проблеме, ориентация на эффективность), задачи по отношению к проблеме (цель, предмет, тематика проблемного совещания, направленность совещания, сбор максимальных предложений по проблеме, итоги дискуссии по проблеме, контроль регламента, сопоставление цели с полученными результатами, возможность принятия решения).

Принятие решения является главным  в проблемном совещании и на его  качество влияют: последовательность, взаимосвязь вопросов и формулировка анализа дискуссий, предшествующих принятию решений. Одним из вариантов  дискуссии может быть мозговой штурм, где решаются очень успешно задачи инновационных проектов. Как правило  мозговому штурму подвергаются те проблемы делового совещания, которые не нашли приемлемого решения. Мозговой штурм на деловом совещании сопровождает следующие правила: отсутствие оценки, недопустимость критики, свобода выражения идей, возможность доработки чужих идей, разработка модели на основе предложений, возможность фиксирования идеи.

На деловом проблемном совещании  мозговой штурм проходит следующие  этапы: 1) проблема 2) идеи для решения  проблемы 3) по ситуации выдвижение возможного лидера 4) альтернативные предложения 5) практическая значимость 6) принятие решения (по ситуации).

Рекомендуется вводить в состав участников таких дискуссий исполнителей с гораздо меньшим навыком, умением, знанием, количество их должно быть минимизировано, так как у них есть возможность  увидеть проблему со стороны, мыслить  нестандартно, а их предложения и  позиция могут быть катализатором. Однако появлению новых идей может  препятствовать чрезмерное формальность проблемного делового совещания, пассивность  как участников, так и руководителя, чрезмерное разъяснение и обоснование. При этом эффективности могут  способствовать активность, открытая атмосфера и т.д.

Основные  категории, необходимые в процессе проведения такого совещания.1) суть проблемы. 2) четкая формулировка. 3) понятие общей ситуации и места в ней данной проблемы, фактическая сторона дела, обязательная история проблемы, причины проблемы, идеология проблемы, влияние проблемы на процесс управление, критерии и соответствия принимаемому решению, формулировка стандарта, по которому возможна формулировка решения, дополнительные возможности решения проблемы, эффективный вариант решения проблемы, возможность исполнения решения и основные этапы исполнения решения, ответственность за исполнение решения. Таким образом деловое совещание – это форма деятельности, представляющая и обеспечивающая эффективность решения проблемы и других организационных вопросов, в том числе в работе с группой.