Учет расчетов с персоналом бюджетного учреждения

4.Учет расчетов с персоналом учреждения по оплате подотчетных сумм

4.1. Особенности бюджетного  учета подотчетных  сумм.

     Бюджетные учреждения выдают денежные средства под отчет для расчетов: по оплате труда, за транспортные услуги, за коммунальные услуги, за приобретение материалов для хозяйственных нужд, за приобретение основных средств, за приобретение горюче-смазочных материалов, на командировочные расходы. 
        Движение денежных средств, выданных под отчет, отражается в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами на основании приходных и расходных кассовых ордеров и авансовых отчетов. 
Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств. 
         Бюджетным учреждениям для оформления авансового отчета следует руководствоваться приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н, которым утверждена форма авансового отчета (форма 0504049) для бюджетных учреждений. 
       Для получения денежных средств под отчет работник должен написать заявление с указанием назначения аванса и срока, на который выдаются денежные средства. 
Денежные средства под отчет могут выдаваться только работнику данного учреждения на основании распоряжения руководителя учреждения. Запрещается передача полученных подотчетных сумм одним работником другому. Если у работника имеется задолженность по ранее выданным подотчетным суммам, выдача нового аванса не допускается. 
         В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Центробанка России от 22.09.1993 N 40 (письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18 "Об утверждении "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации" (далее - Порядок ведения кассовых операций)) работник учреждения, получивший денежные средства под отчет, обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который был выдан аванс, представить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. 
            Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки или не возвратило остаток аванса в кассу, бюджетное учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс на основании ст. 137 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ). Удерживая сумму невозвращенного аванса из заработной платы работника, следует помнить об ограничении размера удержаний из заработной платы, установленном ст. 138 ТК РФ: "Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами - 50% заработной платы, причитающейся работнику". 
Как было уже отмечено, денежные средства выдаются под отчет на выплату заработной платы через раздатчиков, оплату наличными деньгами по заключенным договорам, оплату пособий, приобретение ценных бумаг и т.д.

     4.2. Бухгалтерский учет  подотчетных сумм

     Для учета этих операций предназначены  следующие субсчета:

020811000 "Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате";

020812000 "Расчеты  с подотчетными лицами по прочим  выплатам";

020813000 "Расчеты  с подотчетными лицами по начислениям  на выплаты по оплате труда";

020821000 "Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  услуг связи";

020822000 "Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  транспортных услуг";

020823000 "Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  коммунальных услуг";

020824000 "Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  арендной платы за пользование  имуществом";

020825000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг по содержанию имущества";

020826000 "Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  прочих работ, услуг";

020831000 "Расчеты  с подотчетными лицами по приобретению  основных средств";

020832000 "Расчеты  с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов";

020834000 "Расчеты  с подотчетными лицами по приобретению  материальных запасов";

020861000 "Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  пенсий, пособий и выплат по  пенсионному, социальному и медицинскому  страхованию населения";

020862000 "Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  пособий по социальной помощи  населению";

020863000 "Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  пенсий, пособий, выплачиваемых организациями  сектора государственного управления";

020891000 "Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  прочих расходов".

     Операции  по счету оформляются следующими бухгалтерскими записями:

     Выдача сумм, денежных документов подотчетным лицам отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020811560 - 020813560, 020821560 - 020826560, 020831560 - 020834560, 020861560 - 020863560, 020891560) и

       кредиту счетов 020134610 "Выбытия средств из кассы учреждения", 020135610 "Выбытия денежных документов из кассы учреждения", соответствующих счетов аналитического учета счетов 030405000 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом" (030405211 - 030405213, 030405221 - 030405226, 030405261 - 030405263, 030405290, 030405310, 030405320, 030405340), 020100000 "Денежные средства учреждения" (020111610, 020121610);

     Принятые к бюджетному учету суммы произведенных расходов согласно утвержденному руководителем авансовому отчету отражаются

     по  кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020811660 - 020813660, 020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020861660 - 020863660, 020891660)

     и дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 010500000 "Материальные запасы" (010531340 - 010536340), 010600000 "Вложения в нефинансовые активы" (010611310, 010631310, 010632320, 010634340), 030200000 "Расчеты по принятым обязательствам" (030211830- 030213830, 030221830 - 030226830, 030231830, 030232830, 030234830, 030261830- 030263830, 030291830), 040120000 "Расходы текущего финансового года" (040120211 - 040120213, 040120221 - 040120226, 040120261 - 040120263, 040120290), счета 030403830 "Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда";

     Возвращенные остатки подотчетных сумм отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020811660 - 020813660, 020821660 - 020826660, 020831660 - 020834660, 020861660 - 020863660, 020891660)

и дебету счетов 020134510 "Поступления средств в кассу учреждения", 020135510 "Поступления денежных документов в кассу учреждения";

     Списание в порядке, установленном бюджетным законодательством, дебиторской задолженности, нереальной ко взысканию:

по  дебету счета 040110273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами"

и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020811660 - 020813660, 020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020861660 - 020863660, 020891660).

Список  использованных источников

1. Бюджетный кодекс РФ
2. Трудовой кодекс РФ
3. Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Центробанка России от 22.09.1993 N 40
4. Приказ Министерства финансов Российской Федерации (Минфин России) от 6 декабря 2010 г. N 162н г. Москва "Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению"
5. Поляк Г.Б., Астахов А.А., Вафина Л.А. «Бюджетная система России», М: «Юнити-Дана»,2003,с.378.