Особенности управления гостиничным предприятием

    Делая вывод, следует сказать,  что соглашение об управлении гостиницей является правовой основой сотрудничества российских гостиниц и управляющих компаний.

       2.5. Shelter – система управления гостиницей

  Существует множество систем управлений гостиницами. Одна из многих – это Shelter. О ней я и хочу рассказать поподробнее.

  UCS Shelter - это новая система управления гостиницами, позволяющая автоматизировать такие процессы как бронирование, поселение, выселение, работа со счетами гостей и т.д.

  Система  решает следующие крупные задачи:

• автоматизация служб бронирования и размещения,

• управление ресурсами гостиницы,
• поддержка единой системы безналичных платежей для гостей и клиентов,
• автоматизация текущей деятельности,
• ведение базы данных гостей,
• многофакторный анализ деятельности гостиницы,
• взаимодействие с другими системами.

    Система UCS Shelter поддерживает иерархические счета (фолио) с возможностью задания ограничений на транзакции и трансферты, с занесением сумм, как по факту оказания услуги, так и автоматически, продажу услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого пересчета фактической стоимости, тарифы и тариф-контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, по типу номера или по номеру.  
Система UCS Shelter состоит набора модулей и ядра, обеспечивающего их интеграцию и разграничение пользовательских полномочий. Такое решение позволяет собирать автоматизированные рабочие места с нужной функциональностью, расширять и заменять функции без перекомпиляции системы. Этими рабочими местами могут, например, быть:

1. Портье

• информация о предстоящих заездах и выездах;
• информация о наличии мест в гостинице;
• информация о состоянии счетов гостей;
• ввод данных о заездах (check-in, check-out);
• размещение гостей;
• текущая работа с клиентом (внесение информации о пользовании услугами, переселение из номера в номер);
• резервирование (индивидуальное, служебное);
• информация о текущей загрузке и количестве брони на будущие периоды;
• информация о количестве и типе заказываемых номеров, о времени прибытия и отъезда гостей;
• информация о внесении депозитов за бронь;
• работа со счетами гостей и клиентов;
• внесение информации об оказанных услугах и платежах по ним на счета гостей;
• печать и выставление счетов клиентам;
• создание мастер-фолио;
• информация обо всех платежах и услугах;
• печать дневных отчетов;
• доступ к архиву счетов;
• возможность ввода услуги страхования гостей, с выдачей страхового полиса;
• при установке системы в гостиничных предприятиях, оказывающих санаторные услуги, возможно ведение истории болезни гостя;
• для иностранных гостей предусмотрена услуга регистрации и паспортно-визового контроля.

2. Отдел бронирования 

• резервирование (индивидуальное, групповое, служебное) по типу комнаты или по комнате, отмена резервирования
• печать подтверждений по брони;
• информация о внесении депозитов за бронь;
• анализ текущей и ожидаемой загрузки
• просмотр истории гостя

 
3. Бухгалтерия, участок  работы со счетами  гостей и клиентов

• разнесение безналичных платежей по счетам гостей и клиентов
• анализ расчетов с компаниями и турагенствами;
• выставление счетов к оплате
• получение отчетов о финансовой деятельности гостиницы
• доступ к архиву счетов

4. Офис руководителя  хозяйственной службы отеля (housekeeping)

• управление службами сервиса гостиницы;
• контроль состояния номерного фонда;
• информация о санитарном состоянии номеров;
• управление службой горничных;
• организация бюро находок;
• получение отчетов о работе сервисных служб;
• ведение справочника номеров и индивидуальных особенностей комнат;
• анализ текущего состояния номеров;
• управление статусом номера (чистый, грязный, неисправен, вне продажи);
• прочие отметки (смена полотенец, белья, халата, требуемый вид уборки или ремонта и пр.).

5. Офис программиста 

• управление интерфейсом с системой R-Keeper
• управление интерфейсом с телефонной станцией
• информация о совершенных звонках и их стоимости, об открытии/закрытии определенного класса телефонного доступа в номере (должно поддерживаться телефонной станцией)
• управление интерфейсом с кабельным телевидением
• информация о сеансах просмотра платного телевидения
• настройка под любую телефонную станцию любой емкости;
• поддержка архивов всех произведенных телефонных переговоров;
• настройка прейскурантов на различные внешние линии;
• управление телефонной стацией: подключение телефона при въезде гостя и отключение при выезде;
• подготовка отчетно-финансовых документов для бухгалтерии.

6. Офис финансового директора

• ведение справочников предоставляемых услуг;
• определение пакетов услуг;
• определение типов, стоимости и индивидуальных особенностей номеров;
• определение тарифов и возможность их связи с временными периодами;
• определение типов и категорий гостей;
• получение текущих отчётов, в том числе: оборотно-сальдовый баланс; оборотно-сальдовый баланс по фолио; обороты по операциям; книга регистрации счетов-фолио с расшифровкой; обороты по операциям с расшифровкой; список транзакций за любой период; загруженность номерного фонда за период; отчет по группам (организациям); отчет по тарифам; изменение расценок на те или иные гостиничные услуги;
• управление пакетами услуг и их тарифами;
• управление справочником типов номеров;
• получение отчетов всех видов и т.д. 
  

7. Касса

• расчет с гостями за предоставленные услуги по проживанию;
• полный расчет за услуги, предоставленные гостю за весь период проживания;
• расчет с гостями за дополнительные услуги;
• прием оплаты за услуги, предоставляемые гостиницей не только гостям, но и посторонним людям;
• возврат денег;
• все расчеты с гостями производятся с выдачей фискального документа.

       Система поддерживает иерархические счета (фолио) с возможностью задания ограничений на транзакции и трансферы, с занесением сумм, как по факту оказания услуги, так и автоматически, продажу услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого пересчета фактической стоимости, тарифы и тариф-контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, резервирование по заявке, по типу номера или по номеру и др. Информация о счетах ресторана, о совершенных звонках и просмотрах телевидения автоматически попадает в счёт гостя. [www.shelter.ru]

    Подводя итог, следует сказать,  что существует много систем  управления гостиницей, самая распространенная  была описана выше.   

2.6. Концепции развития и управление гостиницей

(компания  «Бекар») 

   Следует, на примере управляющей компании «Бекар» рассмотреть их план совместной работы по разработке концепции развития и управления гостиницей.

  Специалисты и консультанты управляющей компании «Бекар» принимали участие в разработке проектов реконструкции и строительства гостиниц в Санкт-Петербурге, Москве, Томске, Новосибирске, Самаре, Ялте и других городах России и СНГ. Специалисты «Бекара» имеет опыт управления гостиницами: ими был спроектирован, построен и эксплуатировался в течение 2-х лет лидер продаж Петербурга – отель «Достоевский». Специалисты «Бекара» имеют опыт работы с иностранными и российскими архитекторами по организации совместного проектирования, иностранными и российскими подрядчиками, международными управляющими компаниями, обладаем профессиональными знаниями в реализации проектов гостиниц, различной сложности.

    Проект гостиницы может быть успешным, только если он основывается на правильной концепции, если гостиница привлекательна для клиентов и отвечает их требованиям, а стиль гостиницы соответствует цене предлагаемого продукта. 
    «Бекар» предлагает следующий план совместной работы по разработке концепции развития и управления гостиницей:

1. Видение будущей гостиницы

На этом этапе работ обсуждаются следующие вопросы:

1. Какую категорию клиентов: бизнесменов или туристов, мы пытаемся привлечь в гостиницу?
2. Какое качество и стандарты обслуживания отвечают требованиям основных клиентов гостиницы?
3. Будет ли гостиница соответствовать ожиданиям клиента? Понравится ли ему проживание в гостинице? Не пострадает ли его имидж после пребывания в этой гостинице? Захочет ли он вернуться в нашу гостиницу?
4. Будут ли будущие гостиницы-конкуренты считать нашу гостиницу «легко преодолимым» препятствием или им придется приложить значительные усилия для создания конкурентоспособного продукта?
5. С кем мы будем конкурировать сейчас и в будущем: с российскими или международными гостиничными компаниями?
6. Какой прогноз финансового результата реализации той или иной альтернативы предпочтительнее?

2. Прединвестиционная оценка проекта гостиницы

          Первоначальная оценка проекта гостиницы будет основываться на следующих вопросах:

1. Экспертной оценке предпроектных предложений строительства гостиницы;
2. Предварительное технико-экономическое обоснование проекта гостиницы;
3. Основные выводы и предложения по проекту гостиницы.

Проведенная работа поможет вам утвердить  концепции будущей гостиницы, обозначит  цели и задачи для достижения видения  вашей гостиницы. Рекомендации «Бекара» по планировочным решениям помогут вам:

4. Реализовать международные стандарты, отвечающие требованиям клиентов гостиницы;
5. Проанализировать преимущества и недостатки ваших конкурентов;
6. Оценить финансовые перспективы проекта гостиницы.

Прогнозирование будет базироваться на Международной системе счетов для гостиниц.

• Техническое сопровождение строительства гостиницы

Техническое сопровождение строительства гостиницы  предполагает:

1. Помощь в подготовке резюме проекта гостиницы и первоначального плана издержек строительства гостиницы;
2. Помощь в определении сферы обязанностей команды проектировщиков и консультантов; предоставление типовых договоров "Бекара";
3. Координация и интеграция информации, предоставленной сторонними экспертами;
4. Предоставление технических условий "Бекара" по строительству гостиниц (проект гостиницы, строительство гостиницы, оборудование);
5. Помощь в определении и выборе гостиничной мебели и гостиничного (или торгового) оборудования, а также специального оборудования;
6. Консультации в рамках технической помощи на разных этапах реализации проекта гостиницы;
7. Рекомендации по материально-техническому снабжению проекта гостиницы, предложение кандидатур подрядчиков и поставщиков, утвержденных «Бекаром";
8. Посещения строительной площадки для утверждения образца комнаты и выработки рекомендаций по поводу ведения работ до их окончания.