Критерії ефективності управління

Реферат з державного управління

Критерії  ефективності управління

      Для нашого століття є характерним  намагання досягти високої продуктивності й ефективності будь-якого виду діяльності. Складність полягає у вимірі і  концептуалізації ефективності, зокрема у сфері управління. Оскільки на ефективність впливає комплекс умов, що самі змінюються, остільки ефективність не є константою, вона чутлива до багатьох чинників, пов'язаних із поведінкою людей, тобто до поняття ефективності слід підходити з урахуванням її соціальних результатів.

     У визначенні соціальної сутності управління слід розрізняти такі категорії, як цінність та оцінка. Якщо цінність дає загальну, базову характеристику предмета і явища, то оцінка відбиває позитивну і негативну  їх складові. Водночас висока ефективність управління є одним з проявів його соціальної цінності. Належність тих чи інших явищ до соціальних цінностей визначається суспільним устроєм і нормами людського співжиття, тому вони не однорідні в різних за своїм економічним і політичним устроєм суспільствах, але в основі їх завжди лежать загальнолюдські цінності,

     Соціальна цінність значною мірою характеризує статику об'єкта, тоді як ефективність - його динаміку. У практиці управління соціальна цінність певного управлінського рішення або дії може не викликати сумніву, хоча ефективність їх часто залишається низькою.

     Ефективною  і соціально ціннісною є така управлінська діяльність, яка має  позитивні результати, тобто коли досягається об'єктивно зумовлена  мета. Це положення дає загальне якісне уявлення, але цього не досить для отримання кількісного виміру ефективності, якщо ми хочемо порівняти результати управлінських дій з метою, якої реально досягнуто об'єктом управління. Щоб отримати знання про ступінь ефективності управління, потрібно передусім з'ясувати: як можна виміряти ефективність. Це допоможе визначити шляхи, форми, методи і засоби для отримання надійних та вірогідних результатів.

     Останнім  часом у зв'язку з ускладненням соціальних процесів, а також розширенням  можливостей електронної техніки спостерігається значне збільшення кількості критеріїв і показників для визначення параметрів численних суспільних явищ, в тому числі у галузі управління.

     Отже, поняття ефективності передбачає певний елемент порівняння. Та чи можна  кількісно виміряти ефективність функціонування системи управління апарату управління? Суворому кількісному виміру цей показник піддається важко. Хоча нам можуть бути досить добре відомі залежності, що пов'язують кінцевий результат з виконаним обсягом і змістом управлінської діяльності, але ці залежності не завжди можна кількісно виміряти, так само і новий стан системи не завжди можна описати за допомогою кількісних характеристик. До того ж і сама «технологія» управління в цілому не має кількісних показників і «виміряти» ефективність функціонування системи на проміжних і кінцевих етапах руху до заданої мети можна не кількісно, а шляхом якісної оцінки стану її, що і є основою визначення ефективності функціонування системи.

     Хоча  ефективність управління - результат, зіставний із затратами на його досягнення (вони включають не лише прямі витрати на систему управління, а й витрати на реалізацію управлінських рішень), це міркування не дає змоги кількісно визначити соціальні наслідки як результат досягнення мети управління. Насамперед слід відокремити критерій, за яким можна оцінювати міру результативності функціонування систем управління, тобто критерій ефективності. Якщо метою управління є досягнення об'єктом управління бажаного стану, то змістом ефективності управління є досягнення цілей управління. Отже, критерій ефективності управління можна сформулювати як рівень досягнення цілей управління, міри досягнення об'єктом управління бажаного стану.

     Так само як змінюються цілі управління, змінюються і критерії ефективності. Тому при визначенні ефективності управління слід чітко формулювати й диференціювати цілі управління. Критерій ефективності управління має застосовуватися не до засобів, а до мети.

     Питання теорії, методології і методики оцінки функціонування апарату управління не отримали у вітчизняній літературі глибокої розробки. Наведені в літературі критерії оцінки стосуються передусім ділових характеристик працівників, тоді як більш важливе значення у справі підвищення ефективності управлінської діяльності мають періодична оцінка стану реалізації завдань, оцінка виконуваної роботи за основними параметрами, орієнтація на результати праці, комплексна оцінка якості й кількості виконаної роботи. Значно легше визначити економічну складову ефективності, в показниках якої досить зручно представляти результати досягнення мети функціонування системи. Оцінка тут заснована на кількісному вимірі економії трудових, часових та фінансових витрат. Річна економічна ефективність управлінського персоналу у сфері управління у загальному вигляді визначається як відношення економічного ефекту, отриманого в результаті економії витрат, до загальної суми витрат на управління і розраховується за формулою Еу = Э_у/3у, де Е_у - річна економічна ефективність управлінського персоналу; Э_у - річний економічний ефект, тис. грн; З_у - сума річних витрат на управління, тис. грн. Річний економічний ефект визначається сумою економії витрат на управлінську діяльність за рік.

     Має право на існування і більш  елементарна формула обчислення ефективності:  

     Е = Р₃/Рф,  

     де  Е - ефективність; Р₃ ^_ запланований результат; Рф - фактичний результат.

     Однак управління в будь-якій сфері життєдіяльності  суспільства не може бути зведене  до економічного ефекту, тут не менш важливі політична, соціальна, психологічна і морально-етична сторони. Проте об'єктивні труднощі кількісного виміру результатів управлінської діяльності випливають з обмежень на переклад соціальних цінностей мовою математики. Це справді складно. Однак, незважаючи на специфічність соціальних процесів, не треба перешкоджати спробам використання кількісних, економіко-математичних методів і електронної техніки для аналізу й оцінки етапів і функцій управління. Для цього активно запроваджується системний метод вивчення й організації управління, використовуються нові методи соціології, моделювання, кібернетики, інформатики і, нарешті, комп'ютеризація управлінських процесів. Очевидно, що соціальні процеси за своєю природою не можна повністю формалізувати і виміряти. Важко уявити собі, як такі людські риси і цінності, як гуманізм, егоїзм, альтруїзм, емоції, пристрасті, а також уся гама людської психіки й духовної сфери, які тією або іншою мірою впливають на процеси управління й відбиваються на їхній ефективності, можна формалізувати і точно виміряти. І все ж таки застосування методів кількісного аналізу управління (до речі, як і в юриспруденції) поволі набуває поширення.

     Один  із важливих шляхів підвищення ефективності управління - це пошук і використання таких факторів (індикаторів) управлінського процесу, які могли б слугувати  їх кількісній (числовій) характеристиці. Ще Галілсй закликав вимірювати все доступне вимірюванню і робити недоступне виміру доступним. У зв'язку з розвитком ринкових відносин у системі управління економікою виникає визначення споживної вартості управлінської «продукції», якою є інформація, адже управління і є процесом збирання, обробки та видання інформації. За такого підходу можлива вартісна оцінка такої роботи. Тим більше, що управлінська «продукція», опредметнюючись у матеріальних результатах виробничого процесу, в підсумку мас товарний характер. Та при цьому складно виділити частку ефекту, який одержано за рахунок управлінської діяльності.

     Управлінська  діяльність складається з трьох  головних компонентів: операцій з реєстрації, збирання, передачі, збереження й обробки соціально-економічної та науково-технічної інформації, процесу прийняття рішення і процесу його виконання. Відомо, що ці компоненти тісно взаємопов'язані. Інтенсифікація інформаційних процесів безпосередньо виливає на якість рішень, що приймаються, та виконання їх. Вимір доступних кількісній характеристиці факторів і явищ процесу управління є основою досягнення високої ефективності. Проте на цьому шляху дослідника очікує багато труднощів. Вони є наслідком відсутності науково обґрунтованих нормативних затрат управлінської праці, норм чисельності працівників апарату, слабкого контролю за строками і якістю виконання завдань, низької дисципліни і відповідальності службовців, недостатнього використання організаційної й обчислювальної техніки.

     На  думку праксеологів, будь-яку працю, перш ніж удосконалювати її, підвищувати продуктивність та ефективність, слід оцінити. І в принципі немає такої праці, таких дій, результати яких не можна було б виміряти й оцінити. В основі більшості класичних концепцій оцінки дій лежить один з принципів Г. Емерсона: «Все довкола нас, вся природа вчить, що високі результати створюються скороченням, а не посиленням зусиль... Ми несправедливо вважаємо, що зусилля вимірюється результатом... Вимірюючи будь-який вид зусилля за його результатами, ми бачимо, що він падає з максимуму до мінімуму, а потім знову піднімається до нового максимуму, так що па цій кривій є лише один пункт, де максимальний результат збігається з максимальним зусиллям. Цей пункт і відповідає ста відсоткам продуктивності». Однак праця з управління в соціальній сфері досить важко піддається оцінці. Цей тип праці безпосередньо не виробляє споживної вартості, яку можна було б виміряти. Він належить до розряду розумової праці, оцінка ефективності якої взагалі й управлінської праці зокрема вимагає особливого підходу, специфічного понятійного апарату. І все ж є спроби перевести економічні категорії або категорії, що застосовуються при оцінці фізичної праці, в сферу розумової праці, практично не змінивши їх попереднього стану. Оперування даною термінологією при вимірі ефективності управлінської праці може потягнути за собою неправильне її тлумачення, що позбавляє її всього смислового навантаження. Працівник розумової праці лише відтворює знання, інформацію, ідеї, а не матеріальну продукцію. Розумова праця не підлягає звичайному кількісному виміру і не виробляє чогось такого, що само по собі є ефективним. Тільки якісно результати найбільшою мірою характеризують управлінську - розумову за своєю природою - працю.

     Спеціалісти в галузі промислової психології та управління зазначають, що значна частина літератури, присвяченої проблемі управлінської ефективності, ґрунтується переважно на особистому досвіді або описі особистих рис, що їх мають «добрі» менеджери, того, що вони мають робити, аби бути ефективними, або якими можуть бути результати їхньої діяльності. І. Друкер виводить необхідні характеристики менеджера із характеру п'яти основних операцій (завдань) у його діяльності. Це такі елементи: 1) постановка мети; 2) організація; 3) мотивація і комунікативність; 4) оцінка діяльності підлеглих; 5) удосконалення (підготовка) працівників, включаючи і самого се6е. Для більшості досліджень з проблем ефективності управління характерне зосередження уваги лише на особі, на процесах або тільки на результатах, пов'язаних з ефективним управлінням, тоді як особу, процес і результат слід розглядати в їхньому динамічному взаємозв'язку.

     Деякі американські дослідники робили спробу віднайти формулу виміру управлінської  ефективності, але при цьому обмежувалися сферою матеріального виробництва. Вони виходили з того, що основна мета підприємства - продуктивність. Тоді ефективність слід визначати за формулою Е = О/І, де Е - ефективність; О - випуск; І - затрати. Однак при вимірі ефективності управління доводиться мати справу з досить складними проблемами при вимірі затрат - випусків. Це насамперед: 1) проблема невизначеності, оскільки управлінські рішення пов'язані з майбутнім; 2) проблема визначення чіткої мети, оскільки заздалегідь не може бути точно виміряний випуск, а відповідно, і не можна визначити ефективність; 3) проблема підсистемної оптимізації; 4) проблема мобільності ресурсів, оскільки затрати, наприклад праці й капіталу, не можуть легко переміщатися з менш вигідних можливостей у більш вигідні.

     І все ж таки, як зазначають американські дослідники, попри всі труднощі вимірювання, існує ряд способів, за допомогою  яких може бути оцінена ефективність діяльності держави або фірми. У  масштабах суспільства цс: 1) рівень реального національного продукту на душу населення; 2) ступінь зростання реального національного продукту на душу населення; 3) міра використання витрат; 4) здатність до споживання випуску; 5) рівень конкуренції; 6) адекватність і точність планування.

     Крім  того, розраховуючи ефективність управління у сфері матеріального виробництва, потрібно враховувати ряд обставин: не слід змішувати господарську ефективність з ефективністю управління; ефективність господарської системи і ефективність управління можуть мати загальні виміри і часто-густо на практиці визначаються за допомогою двох основних синтетичних економічних показників -продуктивності праці і рентабельності. Останні можуть застосовуватися для виміру ефективності управління, але вони не враховують деяких важливих процесів, що відбуваються у виробництві й управлінні, і які впливають на продуктивність та рентабельність.

     Однак при цьому слід пам'ятати: показник ефективності управління не тотожний показникам продуктивності управлінської  праці, про які йшлося. Реальний прогрес  у розробці узагальнюючого показника ефективності управління має бути пов'язаний з обліком причинно-наслідкових зв'язків по лінії «управлінські витрати - ефект» та соціальних факторів і наслідків.. Проте будь-який розрахунок ефективності управління виправданий, якщо він використовується з метою подальшого удосконалення управління.