Основные задачи и функции стендиста на выставке

Первый дружеский зрительный контакт, вежливое приветствие, вручение личной или фирменной визитной карточки, вопрос о впечатлении от выставки и дизайна стенда фирмы могут  создать основу для разговора. Эти  подходы различны для разного  типа посетителей, к каждому пришедшему на стенд необходимо подобрать особый «ключ», чтобы завязать разговор. Прежде всего, надо постараться отвлечь  посетителя от посторонних дум и перевести его внимание на стендиста, затем перенаправить его интерес на стенд. Стендист должен отнестись к посетителю как к важной персоне, попросить оценить экспозицию, выразить готовность ответить на любой вопрос, мягкое, вежливое общение вызывает обоюдную симпатию.

Хороший стендист подобен  актеру, он должен немного подыграть  посетителю, который первоначально, как правило, не намерен полностью  раскрывать свои намерения, и прикрывает их маской независимости. Легкая шутка  по поводу выставки, экспонатов или  недавно произошедшего события  позволит уменьшить настороженность  посетителя. Выставку посещают люди разных темпераментов, различных стилей поведения. Одни идут на выставку с определенной целью, а другие - просто посмотреть.

Наблюдательность стендистов, умение расспрашивать и определять тип посетителя - это ключ к успеху. Есть три основные категории посетителей: заинтересованные, колеблющиеся и откровенно незаинтересованные (безразличные). Предварительное изучение предполагаемых категорий посетителей значительно облегчает задачу персоналу стенда и позволяет быстрее адаптироваться к характеру каждого посетителя и определению его потребностей.

В кратком изложении основные правила работы на стенде и рекомендации будут выглядеть так: будьте другом каждому посетителю, подходящему к стенду; имейте под рукой достаточное количество рекламно-информационных материалов; регистрируйте каждого посетителя, указывая его имя, профессию, компанию, цель посещения, интересы, вопросы; отдайте ему визитную карточку фирмы и спросите у посетителя карточку или фирменный буклет его компании, фирмы; уделите внимание стендам конкурентов.

 

 

 

 

Особенности организации  сотрудников на выставке

 

Ответственным за организацию  участия фирмы в выставке, т. е. директором экспозиции фирмы, обычно назначается  один из менеджеров фирмы, обладающий широкими знаниями по маркетингу, сбыту, выставочному делу, а также имеющий  обширную информацию о продукте и  фирме. Его функции начинаются на стадии планирования и завершаются  после анализа результатов мероприятия.

Сегодня пребывание на выставке с монтажом и демонтажем стенда занимает обычно от 5 до 10 дней, поэтому как  составная часть общего плана  работы у директора экспозиции должен быть календарный план работ на стенде, с которым необходимо ознакомить стендистов. В обязанности директора также входит организация рабочего дня на стенде.

Перед началом рабочего дня: сбор стендов не позднее, чем за 15 минут до открытия павильона для  публики; ежедневное проведение утреннего  инструктажа (ознакомление с планом работы на день и основными событиями  дня); выдача необходимого инвентаря, инструментов и материалов.

В течение дня: координация  ведения переговоров специалистами  фирмы; контроль состояния экспонатов, наличия рекламно- информационных материалов, и т. д.; контроль за расстановкой стендистов по местам и помощь им в работе с посетителями; регулирование периодического отдыха стендистов и обслуживание посетителей; организация контактов важных клиентов, официальных гостей и почетных лиц с коммерческой службой или руководством фирмы; изучение экспонатов других фирм- экспонентов.

В конце рабочего дня: обсуждение итогов дня с коллективом стенда; анализ письменных отчетов по проведенным  переговорам и принятие решений  по наиболее срочным вопросам; отключение экспонатов от энергопитания; сдача  стенда охране.

По окончании выставки директор организует демонтаж стенда и подготовку к отъезду. На нем  лежит ответственность за возврат  арендованного имущества, сдачу  оборудования и стенда организатору выставки, окончательный расчет с соответствующими подрядчиками, подписание актов и протоколов, оформление заказа на погрузочные работы и транспортировку грузов с выставки. Он собирает у себя все важные документы, контролирует отъезд персонала и последним покидает выставку в полной уверенности, что намеченное выполнено.

Очень большое значение имеет  внешний вид персонала. В нем отражается степень самоуважения и почтительного отношения к окружающим, что в сочетании с общим поведением приводит посетителя либо к положительным, либо к отрицательным выводам для развития контактов. Обсуждение формы одежды и согласование единого стиля проводится во время предварительного инструктажа персонала стенда. Стендисты должны выглядеть солидно и аккуратно, не использовать «кричащие» тона в одежде. Умение служащих правильно одеваться отражается на авторитете предприятия. Одежда стендистов должна быть привлекательной и удобной, с фирменными элементами гардероба, такими как галстуки, декоративные платки и т. п.

Во время выставки желательно, чтобы каждый стендист находился  на отведенном ему по расписанию месте (при необходимости в первые дни работы выставки можно провести отдельную корректировку для наибольшего удобства работы стендистов). Места, которые займет персонал стенда, должны учитывать движение посетителей по примыкающим к стенду проходам. Стендист не должен уходить со стенда или из выставочного зала, не предупредив о том, куда он уходит и на сколько.

Общие задачи стендистов заключаются  в следующем:

• привлечение внимания посетителей выставки к стенду фирмы;
• представление продукта и поддержание интереса к нему у целевой группы посетителей;
• коммуникация и сбор полезной коммерческой информации, в том числе на стендах партнеров и конкурентов.

Специалисты рекомендуют  стендистам, впервые участвующим  в работе выставки- ярмарки, не увлекаться новизной ситуации. Праздничная и театральная атмосфера выставки может создать впечатление, что торговые выставки устраиваются для того, чтобы рекламировать восхитительный мир выставочного бизнеса. Это не так. Они устраиваются для того, чтобы двинуть вперед торговлю, и каждый разговор, каждый деловой запрос и общее гостеприимство должны способствовать продаже товара или возможности этой продажи, способствовать организации деловых встреч после выставки или появлению потенциального заказчика.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Нестандартные подходы к  работе персонала стенда

 

«5 советов от профессионалов»

1. Рекомендуется сидеть  на высоком стуле: это поможет  поддерживать зрительный контакт  с посетителями. Избегайте стульев  обычной высоты, так как у посетителей  создается ощущение, что вы находитесь  на большом расстоянии от них,  а это психологически препятствует  установлению контакта;

2. Следите за тем, чтобы  количество мужчин на вашем  стенде было примерно равно  количеству женщин, благодаря чему  посетители будут чувствовать  себя более свободно и непринужденно.  Если фирму представляют только  мужчины или только женщины,  стенд может оказаться не очень  привлекательным для представителей  противоположного пола. Кроме гендерного баланса, желательно позаботиться и о возрастных характеристиках вашего персонала. Если на стенде будут работать сотрудники разного возраста, то вероятность того, что среди них найдется такой человек, с которым захочет заговорить тот или иной посетитель, увеличится;

3. Чем меньше, тем лучше  - таков девиз относительно буклетов  и другой литературы. Лучше регулярно  раскладывать новые рекламные  материалы, чем сразу завалить  стол кипой бумаг: из-за большого  количества листовок на стенде  некоторые посетители могут подумать, что ваша компания никому не  интересна. Положите основную  массу буклетов под стол и  выкладывайте их постепенно;

4. Предлагайте посетителям  пакеты. Посетители выставок, как  правило, набирают большое количество  образцов продукции, брошюр и  визитных карточек. Предложите им  пакет с символикой фирмы, и  вы будете настоящим благодетелем  в их глазах. Кроме того, ваш  логотип увидят другие посетители, пока человек с вашим пакетом  будет ходить по выставке;

5. Используйте фотографии. Разместите свое фото или изображение вашей продукции в своих рекламных материалах - это поможет посетителям вспомнить вас, когда они через некоторое время будут просматривать эти материалы. Обычно посетители набирают очень много брошюр, а потом уже дома или в офисе снова их просматривают и выбрасывают те, которые им не пригодятся. Увидев же вашу фотографию, они вспомнят, что именно вы им предлагали.

Шоу персонажи  для наглядности

Шоу-персонаж (он же - промоутер) решает важнейшую, можно сказать - глобальную задачу: выносит компанию-экспонента за пределы своего стенда, обеспечивает работу по продвижению ее бизнеса на всей территории выставки, а при необходимости - и выставочного центра.

На больших выставках  ряженые гуляют везде, где только можно - в залах, на входах, между  павильонами.

Основной перечень их задач  можно сформулировать следующим  образом:

• привлечение внимания посетителей к своей компании, торговым маркам и конкретным видам продукции;
• раздача рекламы и образцов продукции;
• приглашение и сопровождение гостей посетить стенд и / или принять участие в бизнес- мероприятии (семинаре, конференции, «круглом столе» и пр.);
• проведение презентаций и розыгрышей.

Организация работы шоу- промоутеров - дело не такое простое, как может показаться с первого взгляда.

И тому есть две основные причины.

Первая- это сложность подбора нужных кадров. Необходим очень серьезный кадровый отбор, обучение, тестирование и контроль работы промоутеров - ведь именно они, неизвестные и незнакомые вам мальчики и девочки, нанятые на несколько дней, представляют ваш бизнес, в том числе - потенциальным партнерам и покупателям.

Основные требования к  промоутерам можно сформулировать следующим образом:

• опыт работы на выставках или участия в промо- акциях;
• психологическая устойчивость, уверенное поведение;
• умение общаться и убеждать собеседника, хорошо поставленная речь;
• открытость, контактность, способность располагать к себе;
• ответственность;
• нацеленность на работу и конкретный результат;
• выносливость, работоспособность.

Не всегда таких людей  можно найти, тем более, что часто речь идет о наборе молодежи почти подросткового возраста.

Вот пример конкретного случая (костюм персонажа изменен): гуляет по продовольственной выставке огромная Мышь с подносом, заполненным плавленым сыром. Встречает ее иностранец: улыбается, что-то пытается спросить - с трудом, конечно, поскольку по-русски говорит плохо. Бесполезно. Взаимности - никакой. Мышь, как заведенная, словно попугай, повторяет: «Попробуйте сыр! Пройдите на стенд - там все объяснят!». Так учили. Последний вопрос: «А сама-то ты этот сыр ешь?» Ответ - честный и искренний: «Что я, больная… По такой цене…»

И ничего Мыши не будет. Во-первых, никто не узнает. Во-вторых, работа оплачена заранее. И третье: через три дня  она расстанется с сыром и  его производителем на веки вечные.

Вторая причина - восприятие персонажа.

Необходима глубокая психологическая  проработка принимаемых решений  по выбору типажа и костюма (как минимум - тестирование представителей основных целевых групп, для которых шоумен работает).

Как будет реагировать  нужный вам клиент на данного конкретного  персонажа?

Не изменит ли он мнение о фирме в худшую сторону, мол, ничего себе выдумали, странные там  люди…

Одно дело, когда молочный завод запускает гулять «сгущенное молоко» в костюме консервной банки - партнеры и потребители, не говоря уже о детях, только улыбнутся. Другое дело - инопланетянин, рекламирующий  металлорежущие станки.

Решение о выборе места  работы промоутеров - на стенде, в зале или перед павильоном - целиком и полностью определяет выполнение поставленных перед ними задач. В целом, вопрос выбора дислокации промоутеров зависит от двух факторов:

• задач, поставленных перед ними;
• объективных обстоятельств, сложившихся здесь и сейчас, на данной конкретной выставке: неудобное расположение стенда; наличие шумных соседей, устраивающих громобойные шоу в проходах; положение стендов конкурентов и их бизнес-активность (промо- акции, конференции, презентации и пр.).

Все эти данные и служат исходной базой для анализа ситуации и выработки решений по размещению промоутеров на территории выставочного комплекса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В наши дни выставка - это не просто мероприятие, в котором надо участвовать, поскольку так принято. Сегодня деловой подход к данному виду продвижения компании изменился. Все более распространенным становится цивилизованный взгляд на выставку как на инструмент бизнес- коммуникации и самостоятельный бизнес-проект. Действительно, участвуя в выставках, компании могут достигать самых разных целей- проводить мониторинг рынка, заявлять о себе, продвигать свои идеи и продукцию на рынке, знакомиться с партнерами и конкурентами, поддерживать и укреплять корпоративный имидж, устанавливать новые бизнес- контакты. Современные менеджеры все чаще задумываются о том, как повысить эффективность участия своей компании в выставке. Этот вопрос безусловно актуален.

Разумеется, что успех  проведения выставки зависит от многих факторов. И одним из важнейших  является эффективный персонал на стенде. Даже самый привлекательный, стильный, интересный стенд не сможет выполнять  свои презентационные функции, если сотрудники не подготовлены к выполнению роли стендистов и совершают одну за другой ошибки, обслуживая посетителей. Готовясь к выставке необходимо четко  определить цели участия в выставке и подобрать людей, которые обучены  и готовы трудиться ради достижения этих целей. Перечислим факторы, определяющие продуктивность персонала на стенде: деловой стиль и имидж, коммуникативные  способности, владение техниками делового общения, профессиональные знания, навыки работы в команде, мотивированность. Важно иметь в виду, что посетители приходят на выставку, как зрители на представление. И часто сотрудники, представляющие компанию являются для посетителей «экспонатом номер один». Сотрудник способен привлечь или отпугнуть посетителей, укрепить позитивный имидж своей компании через эффективное обслуживание посетителей или разрушить репутацию компании через вульгарные деловые манеры. Именно поэтому возрастают требования к профессионализму и деловому общению стендиста. Максимальный эффект от участия в выставке, как правило, получают те компании, где заранее подготовили сотрудников к работе на выставке.