Основные задачи и функции стендиста на выставке

Содержание

 

Введение

1. Основные аспекты работы с посетителями на выставке
2. Особенности организации сотрудников на выставке
3. Нестандартные подходы к работе персонала стенда

Заключение

Библиографический список

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

На современном этапе  развития, учитывая усиление процессов  интеграции в мировом экономическом  пространстве, выставочно- ярмарочная деятельность является одной из самых динамичных сфер развития мировой экономики, поскольку она играет важную роль в укреплении международных связей, внутренней и внешней торговли, пропаганде передовых технологий и новых видов продукции. Развитие рекламы в России привело к тому, что начал и продолжает развиваться рынок средств массовой информации рекламного характера, что повлекло за собой необходимость поиска эффективных подходов к выбору средств рекламы в целях обеспечения более точного соответствия характеристикам целевой аудитории и оптимизации бюджета рекламной кампании. Экономический эффект от использования только рекламных средств продвижения оказывается ниже, чем при комплексном использовании рекламы и стимулирования сбыта, рекламы и паблик- рилейшнз. Таким образом, выставочно- ярмарочная деятельность может выступать как интегрированная коммуникативная функция предприятия.

В настоящее время выставки - это не только реклама, формирование спроса и общественного мнения, персональные продажи. Участие в выставке позволяет  непосредственно познакомиться  с представителями своей целевой  группы, узнать ее требования, ее интересы, ее реальную платежеспособность и готовность к приобретению услуг и продукции. Важным фактором выставки является общение  поставщика и потребителя на нейтральной  для обеих сторон территории, что  обеспечивает необходимый психологический  комфорт. Поэтому именно участие  в выставках является идеальным  способом обучения потенциальных потребителей, коррекции существующих у них  отрицательных стереотипов, и, соответственно, расширения группы, заинтересованной в использовании представляемых услуг.

«Стендист - это работник предприятия, откомандированный на выставку, обслуживающий определенный участок с экспонатами и выполняющий  обязанности, связанные с целями организации его рабочего места  на выставке» - такое определение  дал в своей книге «Основы  менеджмента выставочной деятельности»  Владимир Петелин. Однако активное развитие выставочного бизнеса в России и рост конкуренции изменили функции стендистов и повысили требования к работе «выставочной команды».

Актуальность данной работы подчеркивают  исследования, проведенные  в Англии и США, они свидетельствуют, что успех выставки на 80% зависит  от подготовки и настроя персонала.

По данным статистики 32% посетителей  выставок остаются разочарованными  по вине персонала стенда. Основные причины в том, что посетителям  не уделяют должного внимания, они  не получают квалифицированных ответов  на свои вопросы, их не удается заинтересовать.

Целью данной работы является рассмотрение вопроса организации  работы персонала при работе на выставке; влияние работы персонала стенда на успешность проведения выставки.

Основные задачи работы:

Охарактеризовать принципы работы с посетителями выставки;

Выделить особенности  работы персонала на выставке;

Рассмотреть нестандартные  подходы к работе персонала стенда.

При написании данной работы использовалась следующая методологическая база: Петелин В. Г. «Основы менеджмента выставочной деятельности»; Бердышев С. Н. «Организация выставочной деятельности»; Архипов А. Е., Третьякова Н. Н. «Ярмарочно- выставочная деятельность».

 

 

 

 

Основные аспекты работы с посетителями на выставке

 

Персонал, занятый на выставке - это самый главный ресурс в  арсенале выставочной деятельности фирмы. Не кто иной, как стендисты, могут повлиять на исход выставки как положительно, так и отрицательно.

При определении количества стендистов необходимо исходить из целевой  задачи участия фирмы в выставке: сохранение старых и приобретение новых  клиентов; число ожидаемых посетителей, в том числе целевых; плотность  потока и активность посетителей; время  работы стенда или раздела; количество экспонатов на стенде или в разделе; сложность объяснения экспонатов и  методов их демонстрации; число стендов  или разделов выставки (для возможного изучения партнеров и конкурентов); финансовые ресурсы и другие факторы (физическая выносливость специалистов, ограничения трудового законодательства, наличие в стране проведения ярмарки  местных специалистов, визовый режим  и т.п.). На стенде длиной 2 м рекомендуется поставить двух стендистов, еще одного - на каждые следующие 3 м и еще одного на каждые 12 кв. м общей площади. 

Стендисты не должны дублировать  работу друг друга. Крупные фирмы, участвующие  в выставках, выполнение тех или  иных задач делегируют разным специалистам. Когда на стенде занято всего один- два человека, то работа должна быть очень четко спланирована, деятельность небольших групп требует повышенной организованности и самодисциплины, а также психологической совместимости. Сегодня с посетителями выставки общаются уже не рядовые сотрудники, а ведущие специалисты фирмы, чей уровень подготовки не вызывает сомнений. Вместе с тем, отношения между двумя сторонами выдерживаются далеко не всегда. Особенно во второй половине дня, когда число посетителей падает, можно видеть такую картину: либо персонал стенда совсем отсутствует - вышел или находится в рабочей зоне стенда, скрытой от постороннего взгляда, либо он всецело увлечен своими делами, пассивно реагируя на происходящее вокруг.

Персонал, т.е. откомандированная  на выставку команда должна быть подготовлена и обучена тому, как достичь  максимальной эффективности в удовлетворении потребностей клиентов до, во время  и после выставки.

Руководитель экспозиции должен убедиться в том, что каждый будущий стендист осознает цели и  миссию фирмы, свои задачи и свою личную ответственность на выставке. Совместно  с сотрудником он разрабатывает  план достижения выставочных целей. На определенной стадии подготовки к выставке устраиваются общие собрания команды, на которые приглашаются все сотрудники организации, кто может быть полезен на данном этапе - секретари, ассистенты, дизайнерский, маркетинговый и рекламный персонал, будущие стендисты, а также при возможности высшее руководство. Такое сотрудничество и взаимное информирование фирм может принести свои положительные результаты в выставочном мероприятии.

Помимо недостатка знаний и навыков, есть еще ряд причин, по которым выставочному персоналу  не удается работать в полную силу. Иногда сотрудники работают без соответствующей  отдачи, поскольку слишком много  внимания уделяют личному комфорту. Специалисты внутренних отделов  фирмы привыкли работать в одиночку, без присутствия конечных потребителей их услуг и продуктов, но даже сотрудники отделов обслуживания часто чувствуют  себя на крупной выставке неуютно  вследствие большого скопления посетителей. В обоих случаях и те, и другие окружены сотнями и тысячами совершенно чужих им людей. К тому же директора  фирмы различного ранга заглядывают  поминутно через плечо, чем сковывают  движения и речевую активность стендистов. В любом случае они испытывают дискомфорт и теряются без четко  определенных задач. Вторая причина неудовлетворительной деятельности выставочного персонала - нигилизм. К сожалению, у «бывалых» выставочных работников нередко бывает негативное отношение к такой работе: «дескать, здесь время тратим попусту». Такие работники только портят новичков, отрицательное отношение к выставкам очень «заразно» и может серьезно помешать в достижении конечных целей участия фирмы в выставке.

Последняя причина плохой работы выставочного персонала в  том, что стендисты путают количество с качеством и уверены в  том, что если раздали две тысячи брошюр, значит, выставка удалась на славу. 

Интенсивная работа на выставках  надолго выбивает персонал из обычной  колеи после окончания мероприятия. Выставочные продажи принадлежат  к разряду самых трудных. Гораздо приятнее проводить время с людьми, которых знаешь, которые вам нравятся и симпатизируют. Труднее работать на выставке - выставочный персонал за три-четыре дня общается с большим количеством разнообразных по темпераменту, знаниям и запросам людей, число которых превышает количество клиентов за год обычной работы.

Главное требование, которое  выдвигается к стендистам, - профессиональная компетентность, способность максимально  полно ответить на вопросы посетителей, предупредительность по отношению к ним. Компетентность выражается в способности стендистов быстро и правильно реагировать на реплики собеседников, запоминать основные характеристики услуг и продукции, а также возможности их использования.

Выставочный персонал должен иметь достаточно знаний о предложениях фирмы - ее товарах и услугах, ценах  и условиях ценообразования, целевых  группах, составе посетителей выставки, важных клиентах и заинтересованных покупателях. Его следует проинформировать о правилах и распорядке работы стенда, значении выставки для фирмы и  ее роли в развитии отрасли, месте  и территории выставки.

При выборе сотрудников для  работы на стенде следует руководствоваться  требованиями, предъявляемыми к их профессиональным и личным качествам. Квалифицированный специалист должен:

• иметь глубокие теоретические и практические профессиональные знания как в отраслевом разрезе, так и в номенклатуре представляемой продукции;
• быть контактным и общительным;
• уверенно вести себя в любой ситуации, обладать искусством убеждения, приемами аргументации и доказательства;
• уметь оперировать своими знаниями и опытом, четко излагать проблему;
• приспосабливаться к обстоятельствам;
• знать иностранные языки;
• обладать опытом работы на выставках, владеть техникой показа и демонстрации;
• переносить физические нагрузки (хорошее здоровье).

Для участников зарубежных выставок требуется также знание современных политических и социальных проблем, уровня экономики и культурных достижений страны, которую они представляют, и страны, где проводится выставка.

Руководитель фирмы заблаговременно  определяет список лиц, которых он делегирует на выставку и которые на второй день ее работы не устанут от общения  друг с другом.

Чем более грамотно подобран персонал стенда, чем он лучше подготовлен  к выставке, тем больше шансов на высокие показатели продаж и налаживание  новых контактов для фирмы. Целенаправленный выбор и интенсивное обучение сотрудников стенда столь же важны, сколь и эффективная презентация  экспозиции. Персонал может принести успех на выставке, но может и  сорвать ее. 

Стендисты должны быть убеждены в том, что каждого посетителя выставки стоит рассматривать как  потенциального клиента, искусству  нахождения и обретения клиентов надо учиться, это искусство важно  постоянно совершенствовать. Персонал стенда никогда не должен забывать о том, что выставки - это живые и сиюминутные мероприятия, где однажды упущенную возможность разговора и желаемого контакта вернуть уже невозможно.

Следует отметить несколько  стадий взаимодействия экспонента и  потребителя, о которых должен знать  и учитывать при непосредственном общении каждый сотрудник стенда фирмы. На первом этапе экспонент  устанавливает контакты, обменивается с другой стороной приветственными  репликами, предлагает поближе познакомиться  с деловыми предложениями фирмы, при возможности обсудить их. Второй этап характеризуется передачей  клиенту необходимой информации, включая описание ведущих показателей  предлагаемых услуг и / или продукции, их преимуществ и т.д. Третий этап включает в себя изложение конкретного предложения с учетом потребностей потенциального потребителя. В соответствии с этим обсуждению подлежит то, что составляет предмет взаимного интереса. Четвертый этап предваряет непосредственно заключение сделки: обсуждаются условия договора, вносятся коррективы и подписываются согласительные документы.

На выставке особо важно, чтобы стендист всегда соблюдал этические  нормы общения. На первом этапе взаимодействия он не должен забывать об улыбке, располагающей  собеседника к установлению контактов, на втором - о предоставлении потребителю  деловой документации, прайс-листов, на третьем - о повышенном интересе к личности потребителя, уточняющих вопросах, на четвертом - о необходимости  вручить сувениры, закрепив тем самым  эффективность намечаемой сделки. Названные  требования носят исключительно  рекомендательный характер, они подлежат уточнению в процессе переговоров  и по мере продвижения к заключению соглашения или договора.

Процесс коммуникации начинается еще до того, как посетитель зашел на стенд. Принцип подсознательного предложения услуг и продукции широко используется на выставках, как и при любых продажах вообще.

Заметную роль играют осанка, одежда стендиста (общеприняты требования к внешнему виду стендистов - на выставке царит деловая обстановка, которая  определяет стиль одежды или униформы всех ее участников), его искренняя  улыбка, как бы подтверждающая то, что  знакомство с посетителем принесет экспоненту массу положительных  эмоций, а также приветственное рукопожатие, если для этого появилась возможность.

Если посетитель уже находится  на стенде фирмы, ему надо дать время  осмотреться. Не надо спешить, посетителю может не понравиться, что с ним  внезапно завели разговор, что не касается представителей целевой, заранее приглашенной группы покупателей или постоянных клиентов фирмы.

Сотрудник стенда в отношении  клиента должен быть очень «аккуратным» и терпеливым. Ему следует вначале  понаблюдать, чем посетитель стенда заинтересуется, выждать удобный  момент и только затем обратиться к нему в первый раз. При этом ни в коем случае нельзя начинать с  разъяснения целей экспозиции фирмы  и ее новой продукции. Прежде всего, стоит наладить личный контакт, инициатива должна принадлежать стендисту. Посетитель ожидает от персонала стенда деликатного  подхода, безупречного приема, вежливого  обхождения и профессионального  обслуживания (предоставление нужной информации, умелая демонстрация экспонатов и т.д.).