Учет спецодежды в организациях общественного питания

Дебет 10 (субсчет «Спецодежда в эксплуатации») Кредит 10 (субсчет «Спецодежда на складе»)

-- отражена стоимость  спецодежды, выданной работникам.

Бухгалтер должен организовать надлежащий аналитический  учет спецодежды, переданной в эксплуатацию. К примеру, можно составлять оборотные  ведомости. В них следует указывать  наименование, количество и фактическую  стоимость выданной спецодежды, дату поступления в эксплуатацию и  дату возврата, цеха и подразделения, где используется спецодежда, материально  ответственных лиц.

В бухгалтерском  учете стоимость спецодежды списывается  двумя способами: единовременно  или линейным методом.

Способ единовременного  списания можно применять в отношении  спецодежды, срок использования которой  по нормам выдачи не превышает 12 месяцев. При данном способе стоимость  спецодежды полностью списывается  на затраты в момент отпуска ее в эксплуатацию.

Линейный способ используется для списания стоимости  спецодежды со сроком эксплуатации более  года. При таком способе стоимость  предметов спецодежды погашается равномерно в течение срока их полезного  использования, предусмотренного в  типовых отраслевых нормах.

Обратите внимание: применение способа единовременного  списания недолговечной спецодежды -- это право, но не обязанность организации. По решению руководства стоимость спецодежды со сроком носки менее года может погашаться линейным способом.

Пример 2

Работникам ЗАО «Дормеханизация» было выдано со склада в пользование:

-- 10 защитных касок стоимостью 216 руб. за штуку (срок носки -- 2 года);

-- 14 рабочих костюмов стоимостью 250 руб. за штуку (срок носки -- 9 месяцев);

-- 28 пар брезентовых рукавиц стоимостью 50 руб. за пару (срок носки -- 2 месяца).

Стоимость спецодежды со сроком нормативного использования больше года списывается в организации линейным способом.

Бухгалтер сделал проводки:

Дебет 10 (субсчет «Спецодежда в эксплуатации») Кредит 10 (субсчет «Спецодежда на складе»)

-- 7060 руб. (216 руб.  х 10 шт. + 250 руб. х 14 шт. + 50 руб. х 28 пар) -- отражена стоимость спецодежды, выданной работникам;

Дебет 20 Кредит 10 (субсчет «Спецодежда в эксплуатации»)

-- 4900 руб. (250 руб.  х 14 шт. + 50 руб. х 28 пар) -- списана на затраты стоимость рабочих костюмов и рукавиц;

Дебет 20 Кредит 10 (субсчет «Спецодежда в эксплуатации»)

-- 90 руб. (216 руб.  х 10 шт. : 24 мес.) -- списана на затраты часть стоимости защитных касок (проводка делается ежемесячно в течение двух лет).

В налоговом учете  списание стоимости спецодежды проводится иначе. Спецодежда стоимостью ниже 10 000 руб. и со сроком полезного использования  менее года включается в состав материальных расходов. Затраты на ее приобретение признаются косвенными расходами и  подлежат единовременному списанию в момент ее выдачи работникам (п. 2 ст. 318 НК РФ). Спецодежда стоимостью выше 10 000 руб. и со сроком службы более 12 месяцев  попадает в состав амортизируемого  имущества. Ее стоимость погашается путем амортизации, которая исчисляется  одним из двух методов -- линейным или нелинейным (п. 1 ст. 259 НК РФ).

Способы списания стоимости спецодежды, предусмотренные  Налоговым кодексом и Методическими  указаниями, не во всем совпадают (см. таблицу).

Как списывается стоимость спецодежды в бухгалтерском и налоговом учете

Стоимость и срок полезного использования  спецодежды	Бухгалтерский учет		Налоговый учет
единовременное списание	списание линейным методом	единовременное списание	амортизация линейным или нелинейным методом
Менее 10 000 руб. и менее года	+		+
Менее 10 000 руб. и более года		+	+
Более 10 000 руб. и менее года	+		+
Более 10 000 руб. и более года		+		+

Из таблицы видно, что в бухгалтерском и налоговом  учете с 2003 года придется по-разному  списывать спецодежду, стоимость  которой менее 10 000 руб., а срок носки  по нормам превышает 12 месяцев. В налоговом  учете стоимость такой спецодежды сразу (в момент выдачи) включается в состав материальных расходов, а  в бухучете ее придется списывать  постепенно.

Работодатели должны не только выдавать работникам спецодежду, но также нести расходы на поддержание  ее в чистом виде и исправном состоянии. В бухгалтерском учете затраты  на чистку, стирку, ремонт, дезинфекцию  спецодежды и прочие мероприятия  по ее обслуживанию включаются в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 29 Методических указаний). Для налогового учета эти затраты признаются текущими расходами. Они принимаются  в уменьшение налоговой базы в  том отчетном периоде, когда была совершена соответствующая операция (п. 1 ст. 260, п. 2 ст. 318 НК РФ).

По истечении  срока носки работники возвращают спецодежду на склад. Никаких записей  на счетах бухучета при этом делать не нужно, так как стоимость спецодежды к моменту возврата уже полностью  списана на затраты. Необходимые  пометки о возврате изношенной спецодежды делаются только в аналитических  оборотных ведомостях, а также  в складских документах и личных карточках работников.

А если работник возвращает на склад спецодежду по той причине, что он больше в ней не нуждается? Например, при увольнении, при смене  характера работы. Тогда надо сделать  записи не только в складских документах и аналитических ведомостях, но и  на счетах бухгалтерского учета. Внутренними  проводками по счету 10 необходимо показать остаточную (недосписанную) стоимость возвращенной спецодежды:

Дебет 10 (субсчет «Спецодежда на складе») Кредит 10 (субсчет «Спецодежда в эксплуатации»)

-- отражена остаточная  стоимость спецодежды, возвращенной  на склад. 

Сверхнормативная выдача спецодежды

Руководитель организации  вправе принять решение о выдаче работникам дополнительной спецодежды сверх норм, установленных законодательством. Кроме того, он может обеспечивать спецодеждой работников, должности  которых не предусмотрены в типовых  нормах, а также выдавать больше предметов спецодежды, чем это  предписано Минтрудом России. Это  его право. В бухгалтерском учете  все расходы по приобретению и  выдаче спецодежды будут отражены полностью. Но при исчислении налогов бухгалтеру следует быть осторожным: в расчет он сможет принять лишь ту спецодежду, которая «умещается» в рамки  установленных нормативов.

Отметим, что в  Налоговом кодексе не говорится  про соблюдение нормативов по спецодежде. Это требование выдвигают налоговые  органы. Оно изложено в разделе 5.1 Методических рекомендаций по применению главы 25 «Налог на прибыль организаций» части второй Налогового кодекса  Российской Федерации. Они утверждены приказом МНС России от 20.12.2002 № БГ-3-02/729. Согласно этому документу затраты  по бесплатной выдаче спецодежды работникам можно учесть в составе материальных расходов лишь тогда, когда спецодежда была выдана в таком количестве и  работникам тех профессий, которые  указаны в типовых нормах, утвержденных постановлениями Минтруда России.

Не исключено, что  деление затрат на спецодежду на нормативные  и сверхнормативные повлечет за собой  проблему с НДС. Сотрудники налоговых органов считают, что налогоплательщики не вправе принимать к вычету НДС по сверхнормативным расходам. Это мнение основано на положении, которое было введено пунктом 7 статьи 171 НК РФ в редакции Федерального закона от 29.05.2002 № 57-ФЗ. В нем говорится, что если расходы принимаются в целях 25-й главы НК РФ в пределах нормативов, то НДС по этим расходам подлежит вычету в сумме, соответствующей этим нормативам. Казалось бы, все ясно. Но смущает одно: упомянутое положение включено законодателем в тот пункт, который посвящен исключительно командировочным расходам. Возникает спорный вопрос: то ли речь идет о любых нормируемых расходах, то ли только о командировочных.

Это одна из многочисленных проблем, и решать ее налогоплательщику  придется самостоятельно. Предупредим  лишь, что отстаивать точку зрения, противоположную позиции МНС  России, придется через суд.

Выбытие спецодежды

Причины выбытия  спецодежды могут быть разными. Она  изнашивается при эксплуатации, портится из-за небрежного хранения или в  результате аварии. Порой при инвентаризации выявляется недостача спецодежды. Спецодежда может быть продана или безвозмездно передана кому-либо. В любом случае факт физического выбытия спецодежды должен найти отражение в учете.

Продажа спецодежды

Согласно Методическим указаниям доходы и расходы от продажи спецодежды учитываются  в том отчетном периоде, к которому они относятся. Они отражаются на счете финансовых результатов как  операционные доходы и расходы. Если спецодежда не была в эксплуатации, на расходы списывается ее фактическая  стоимость. При продаже спецодежды, находившейся в пользовании, списывается  ее остаточная стоимость, то есть фактическая  стоимость за минусом той части  стоимости, что была перенесена на затраты  за время эксплуатации.

Пример 3

По решению руководства ОАО «Водоканал» со склада организации было продано 20 новых предохранительных поясов по цене 420 руб. за штуку и 8 предохранительных поясов, бывших в употреблении, по цене 300 руб. за штуку. Фактическая первоначальная стоимость одного предохранительного пояса составляла 280 руб. (без учета НДС). По поясам, бывшим в употреблении, к моменту продажи было списано 40% стоимости.

В бухучете операцию по продаже предохранительных поясов бухгалтер отразил так:

Дебет 62 Кредит 91-1

-- 10 800 руб. (420 руб.  х 20 шт. + 300 руб. х 8 шт.) -- отражена сумма выручки от реализации предохранительных поясов;

Дебет 91-2 Кредит 68 (субсчет «Расчеты по НДС»)

-- 1800 руб. (10 800 руб.  х 20/120) -- начислен НДС по реализованным предметам спецодежды;

Дебет 91-2 Кредит 10 (субсчет «Спецодежда на складе»)

-- 5600 руб. (280 руб.  х 20 шт.) -- списана фактическая стоимость предохранительных поясов, не бывших в употреблении;

Дебет 91-2 Кредит 10 (субсчет «Спецодежда на складе»)

-- 1344 руб. (280 руб.  х 8 шт. - 280 руб. х 40% х 8 шт.) -- списана остаточная стоимость предохранительных поясов, бывших в употреблении.

Налоговый и бухгалтерский  учет реализации спецодежды совпадают, если продается спецодежда стоимостью ниже 10 000 руб. и со сроком нормативного использования менее года. Единственное отличие в том, что в налоговом учете доходы и расходы от продажи будут классифицироваться не как прочие, а как реализационные.

Различия в налоговом  и бухгалтерском учете появляются при продаже спецодежды стоимостью более 10 000 руб. и со сроком носки  более года, то есть той спецодежды, которая в целях налогообложения  учтена как амортизируемое имущество. Если такая спецодежда будет продана  с убытком (ниже фактической или  остаточной стоимости), то в целях  налогообложения полученный убыток будет учтен не сразу. По нормам пункта 3 статьи 268 НК РФ убыток от реализации амортизируемого имущества переносится  на расходы равными долями в течение  оставшегося срока полезного  использования.

Списание недостачи  и порчи спецодежды

Если в организации  по итогам инвентаризации выявится недостача  или порча спецодежды, в бухгалтерию  подается акт на списание. На основании  этого акта на счетах бухучета отражается списание материальных ценностей. При  этом фактическая (остаточная) стоимость  списываемой спецодежды переносится  на счет «Недостачи и потери от порчи  ценностей»:

Дебет 94 Кредит 10 (субсчет «Спецодежда на складе»)

-- отражена недостача  и порча спецодежды.

Дальнейший учет зависит от конкретных причин недостачи  или порчи. Стоимость недостающей  и испорченной спецодежды может  быть списана на счета затрат, расчетов с персоналом по возмещению ущерба, на финансовые результаты, на чрезвычайные расходы:

Дебет 20 (44, 73, 91, 99) Кредит 94

-- списана стоимость  недостающей и испорченной спецодежды.

В налоговом учете  расходы в виде недостачи и  порчи материальных ценностей будут  признаны внереализационными расходами, только если уполномоченными государственными органами подтвержден факт отсутствия виновных лиц, а также если потери произошли из-за аварий, пожаров и других чрезвычайных обстоятельств (подпункты 5 и 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). В ином случае потери от недостачи и порчи материальных ценностей не учитываются при налогообложении.

При списании недостающей  или испорченной спецодежды придется восстановить «входной» НДС, который  был принят к вычету при ее приобретении. Таково требование МНС России. Оно  основано на том, что операция по списанию спецодежды по причине порчи или  недостачи не является объектом обложения  НДС. «Входной» НДС по выбывшей спецодежде, который был прежде зачтен, надо восстановить, поскольку спецодежда была использована для выполнения необлагаемой операции. Другими словами, при списании не соблюдается условие подпункта 1 пункта 2 статьи 171 НК РФ, дающее право на налоговый вычет.

Какую сумму НДС  нужно восстановить? По той спецодежде, которая списывается новой, не будучи ни разу использованной, налог надо восстановить в полной сумме ранее  сделанного вычета. Если списывается  спецодежда, ранее бывшая в употреблении, НДС восстанавливается в той  части, которая относится к остаточной стоимости этой спецодежды по данным бухучета.

Безвозмездная передача

При безвозмездной  передаче спецодежды ее стоимость (фактическая  или остаточная) в бухгалтерском  учете списывается следующим  образом:

Дебет 91-2 Кредит 10 (субсчет «Спецодежда на складе»)

-- передана безвозмездно  спецодежда.

При исчислении налога на прибыль расходы по списанию стоимости  безвозмездно переданной спецодежды не принимаются в уменьшение налогооблагаемой базы (п. 16 ст. 270 НК РФ). В то же время  у передающей стороны возникает  объект обложения НДС. Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 146 НК РФ передача товаров (работ, услуг) на безвозмездной основе в целях исчисления НДС признается реализацией. Величина налоговой базы по НДС определяется как стоимость  безвозмездно переданных материальных ценностей с учетом положений  статьи 40 НК РФ (п. 2 ст. 154 НК РФ). Налоговая  база возникает в день передачи товаров, работ или услуг (п. 6 ст. 167 НК РФ).