Пресс-служба и организация специальных событий

Спикеры, или докладчики должны быть подготовлены настолько, чтобы их доклады были содержательными и впечатляющими. Следует избегать банальностей, напыщенности, скуки и чрезмерной длительности докладов. Уровень интеллекта слушателей, наличие и качество синхронного  перевода, уровень восприятия иностранного языка определяют оптимальную длительность докладов. Компьютерная презентация, слайды, видео и пленки/транспорантки, проектируемые на экран, существенно улучшают восприятие речи. По материалам конференции, имеющей интерес более широкой аудитории, издаются сборники текстов-тезисов докладов, сведения об участниках.  

Конференции, собирающие десятки и более сотни  человек, требуют многомесячной  подготовки. Подготовка к крупным  международным конференциям нередко  начинается за много месяцев до начала. Информация о конференции вывешивается на Интернет-сайте организации. Потенциальным участникам рассылается извещение по электронной почте и другим каналам, содержащее тему, цели конференции, место проведения, примерную программу, ключевых спикеров, условия участия, включая цены. За несколько месяцев до начала конференции организаторы по полученным зaявкам отбирают участников. После этого формируется окончательная программа, где расписан весь ход мероприятия (с указанием дней, часов, залов и докладчиков) - общие и секционные заседания, телемосты, завтраки, ланчи, обеды, приемы и, возможно, посещения лабораторий, заводов, компаний. За несколько недель все участники должны получить программу конференции.  

Конференции - это средство поддержания связей, обсуждения и решения проблем  в профессиональных, корпоративных, академических, деловых и политических сообществах. Крупные организации  и профессиональные ассоциации проводят конференции регулярно. В небольших  компаниях собрания могут проводиться  в начале или в конце рабочего дня. В глобальных и территориально-распределенных компаниях, профессиональных и академических  сообществах традиционные конференции  дополняются теле - и видео-конференциями, конференциями в Интернет.  
 

2.8. Дни  открытых дверей 
 

Дни открытых дверей могут быть открытыми для  разных групп общественности: для  широкой публики и родственников  занятых, для потенциальных потребителей, для визита группы важных персон в  сопровождении СМИ.  

Широкая публика, как правило, - это, прежде всего, местная общественность - посещает организацию из любознательности, а  сама организация стремится улучшить к себе отношение с её стороны. Приглашение родственников занятых  в организацию на дни открытых дверей направлено на ознакомление членов семей с рабочей средой. Это  знакомство снижает напряженность  в семейных отношениях, когда работа требует от занятых много времени  и усилий.  

Подготовка  дня открытых дверей предполагает разработку программы и сценария проведения этого мероприятия, назначение ведущих  для общего и отдельных собраний публики по интересам. Ведущие собраний и выступающие должны подготовить  тексты (или хотя бы тезисы) своих  выступлений, а также ответы на наиболее вероятные вопросы посетителей.  

Посещение рабочих мест публикой требует обеспечения  безопасности, уборки и наличия сопровождающих, выполняющих функции хозяев для  гостей. День открытых дверей - своего рода внутренняя экспозиция организации; демонстрация самой себя внешней  общественности изнутри. Следует учесть, что большая часть посетителей  не знакома с организацией в достаточной  степени (поэтому они и пришли) и с трудом ориентируется в  месторасположении помещений, коридоров  и офисов. Для новых посетителей  готовятся специальные информационные стенды, раздаточные буклеты, экземпляры внутренних изданий (газеты, буклеты), развешиваются указатели.  
 

2.9. "Kpyглыe столы" 
 

"Круглый  стол" - одна из форм генерирования  и многостороннего обсуждения  идей, значимых для различных  групп общественности. Так, например, обсуждение актуальных социально-значимых  проблем может быть организовано  в форме "круглого стола", участниками котoрогo являются авторитетные представители академического сообщества, делового мира, госаппарата, общественных организаций, СМИ. Участие в "круглом столе" высших руководителей компании, спонсирование компанией такого мероприятия и освещение его в СМИ способно расширить известность компании.  

Тема  и обсуждаемые вопросы планируются  и объявляются заранее и участников знакомят с ними до начала заседания. Это дает возможность участникам подготовить аргументы, материалы  для демонстрации, цифры и факты, что делает заседание более интересным. Число участников может составлять 6-14 человек. Таблички-идентификаторы имен и организаций облегчают процесс  общения. Работу "стола" организует ведущий. Важно, чтобы он имел навыки управления аудиторией и дискуссией, имел признанный авторитет модератора для всех участников. Если "круглый  стол" организуется телеканалом, ведущим  может быть известный телеведущий  публицистических, информационно-аналитических  программ. Перед началом обсуждения и выступлений все участники должны коротко представиться всем присутствующим. Очередность представления может быть задана порядком сидящих - например, по часовой стрелке. Такая последовательность гарантирует, что никто не будет случайно пропущен. Ведущий предлагает участникам порядок хода обсуждения и регламент, объявляет вопросы для обсуждения и корректирует ход дискуссии.  

"Круглый  стол" может быть отражен и  в прессе. На газетной полосе  размещается информация о теме, ведущем, месте проведения. Дискуссия  последовательно воспроизводится  абзацами выступлений; текст может  печататься в сокращенном варианте, а полные тексты могут размещаться  на интернет-сайте СМИ. Фотографии  участников дополняют картину.  
 

2.10. Выставки 
 

Выставки  – одно из ведущих средств PR во всём мире. Преимуществом выставки является концентрированное в течение  нескольких дней сочетание экспозиции, личных контактов, продвижения продаж, а также достаточно широкого первичного (посетителей) и вторичного (через  СМИ) охватов общественности.  

Выставки  различаются по тематике – многопрофильные, отраслевые, специализированные. Могут  проводиться в масштабе одной  компании или целой отрасли. Выставка может длиться от нескольких дней до нескольких месяцев и более. Выставляться могут как товары и услуги, предназначенные к продаже, так и предметы искусства, исторические памятники. Некоммерческие выставки работают на имидж организаторов, авторов и экспонентов. "9  

Организация выставок преследует следующие цели: "создание и поддержание определенного  имиджа организации; поддержание контактов  с важными общественными группами; демонстрация масштабов и размаха  деятельности организации; стимулирование стремления получить дополнительную информацию; обеспечение обратной связи, позволяющей  оценить правильность выбранных  стратегий; наем нового персонала. "10  

Современные выставки перемещаются в Интернет. Выставки можно подкреплять конференциями  и наоборот.  

Видеозаписи, фотографии и материалы прессы, подготовленные в процессе выставки, могут успешно  использоваться участниками для  дальнейшей рекламы или в собственной  газете.  
 

Глава 3. Организация специальных событий 
 
 
 

3.1. Роль  пресс-службы в организации специальных  событий

Мероприятия, имеющие значение для общественности более широкой, чем сами участники, предполагается освещать в СМИ. Именно в этом состоит предназначение пресс-службы, как говорилось выше. Поэтому пресс-служба играет важную роль при подготовке и проведении специального события.

Так, важно  подготовить необходимые условия  для работы журналистов: стулья, розетки  для аппаратуры, средства связи –  иногда пресс-офисы с телефоном, факсом, компьютером, напитки и закуски. Отсутствие условий для своей работы на объекте журналисты воспринимают как пренебрежение конкретным СМИ, общественным мнением и потому освещение события может получить негативный оттенок.

К тому же журналист может быть абсолютно  не знаком с организацией, проводящей конференцию, прием, день открытых дверей и т.д., с тематическим профилем и  составом участников и при этом должен быстро подготовить материал в печать, передать сообщение по телефону. Поэтому  сотрудникам пресс-службы следует  заранее подготовить и вручить  журналистам медиа-кит, содержащий:

1) бэкграундер, или общую информацию об организации (точное название, профиль деятельности, Интернет-адрес, краткая история, структура, список должностных лиц, фотографии фасада и прочее)

2) программу  специального события

3) список  участников с их краткой характеристикой

4) тезисы  наиболее важных и интересных  докладов

5) текст пресс-релиза.

Кроме этого, пресс-службой обеспечивается присутствие фотографа - на случай, если фотограф из СМИ не придет или  упустит интересный кадр. Необходимо сделать извещение-приглашение в СМИ как для журналиста или редактора отдела новостей, так и для фоторепортера. Журналиста следует не только пригласить заранее и встретить, но и ориентировать его, сопровождать, показывая, где развиваются наиболее интересные события.

Пресс-служба должна подготовить представителей организации к возможным интервью и видеосъёмкам.  
 

3.2. Отношения  между пресс-службой и СМИ

Знание  средств массовой информации - умение работать с различными видами СМИ, создавать  информационный продукт для тех  или иных средств массовой информации, укладываться в сроки, задаваемые ими, выдерживать особые требования к  стилю и обращаться к аудитории, характерной для каждого из СМИ, - является одним из важнейших компонентов  работы пресс-службы. Специалисты, отвечающие за работу со средствами массовой информации, и руководители СМИ должны формировать  и поддерживать отношения взаимного  уважения и доверия друг к другу. Эти отношения, являясь, в принципе, взаимовыгодными, остаются противоречивыми  по своей сути, поскольку журналисты и сотрудники пресс-служб занимаются разным бизнесом, а их коммуникационные цели нередко также различаются.

Чтобы эффективно выполнять свою посредническую роль, пресс-секретари должны пользоваться доверием как своей собственной организации, так и средств массовой информации. Это непростая задача. Исполнительные директора и другие руководители организаций относятся к средствам массовой информации с вполне естественной подозрительностью. Точно так же и журналисты не очень-то склонны доверять тем, о ком они пишут. Организациям и представителям пресс-служб разумнее всего было бы рассматривать отношения со средствами массовой информации как своего рода инвестиции. Точность и справедливость в освещении прессой тех или иных событий - это не результат работы одних лишь репортеров. В конечном счете отношения между пресс-службой и журналистами сказываются на качестве освещения деятельности организаций в средствах массовой информации. Эти отношения проще всего сформировать в том случае, если специалисты придерживаются в своей деятельности следующих основных правил.

Вести честную игру. Это означает, что  никогда нельзя лгать специалист не должен отдавать предпочтение одному источнику новостей (газете, телестанции и т.п.) в ущерб другим. Экстренные сообщения должны выдаваться как можно быстрее, а средства массовой информации сами решают, когда эти сообщения выпускать в эфир.

Обслуживать прессу на высоком уровне - обеспечивать их актуальной, интересной и своевременной  информацией, предоставляемой в  наиболее удобной для журналистов  форме.

Не лебезить и не брюзжать. Если представленная информация

недостаточно  актуальна по своей сути, чтобы вызвать интерес

широкой публики, то никакие мольбы и нарекания  не в

состоянии изменить ее качества. И ни в коем случае не просить

журналистов выслать вырезки из опубликованных материалов -

сотрудники  пресс-службы должны сами отслеживать 

публикации  в прессе и заниматься составлением архива вырезок.

Не просить "замять неприятную историю". Такие  просьбы редко приводят к успеху, свидетельствуют о непрофессионализме просителя и вызывают настороженное  отношение к нему. Обратиться с  такой просьбой к журналисту означает нанести ему оскорбление.  

Не обрушивать на прессу шквал новостей. Нужно  понять, что является для журналистов  новостями в подлинном смысле этого слова, и присылать им такие  новости; следить за тем, не устарели ли списки рассылки в СМИ; отправлять материал только одному - самому подходящему - журналисту в каждом из СМИ.