Пресс-служба и организация специальных событий

Введение 
 

Темой данной курсовой работы является "Пресс-служба и организация специальных событий". С одной стороны, сегодня на жизнедеятельность  людей оказывают свое воздействие  усилия специалистов по связям с общественностью. В их арсенале имеется большое  количество разнообразных технологий, среди которых далеко не последнее  место занимает организация специальных  событий.  

С другой стороны, в эпоху телевидения, глобальных телекоммуникаций, Интернет, общественное мнение формируется в значительной степени под воздействием того, что  люди читают в центральной, местной, специальной прессе. Пресса служит для организации, во-первых, каналом  широкого информирования общественности самой организации, а во-вторых, источником информации, необходимым для принятия решений. Это обуславливает необходимость  наличия в структуре любой  организации пресс-службы. Следовательно, чтобы умело воздействовать на общественное мнение, используя средства массовой информации, необходимо четко знать, в чем состоят функции и  задачи пресс-службы, каковы направления  ее деятельности. Это подтверждает актуальность рассматриваемой темы.  

Целью данной курсовой работы является закрепление  теоретических знаний по дисциплине "Современная пресс-служба". Предмет  исследования - это деятельность пресс-службы в рамках организации специальных  событий. Объект исследования - это  пресс-служба, как обязательный элемент  структуры организации.  

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить  ряд задач: 

- дать  понятие пресс-службы 

- дать  понятие специального события 

- обозначить  роль пресс-службы в организации  специальных событий 

В работе используются учебники по дисциплине "Связи с общественностью" как  российских, так и зарубежных авторов. В первых автор почерпнула богатый  теоретический материал, а вторые явились источником разнообразных  примеров практической деятельности. С помощью различных Интернет-статей из области PR были охарактеризованы функции и задачи пресс-службы, а также составлен глоссарий данной работы.  

Глава 1. Пресс-служба 
 

1.1. Понятие  пресс-службы 
 

"Пресс-служба - это отдел сбора и обработки  информации по материалам печати"1.  

Родоначальником этой деятельности можно назвать  Айви Ли, т. к. именно он был первым пресс-секретарем и сделал первое заявление для печати. В 1906 году ему было поручено помочь компании „Антрацит Коул Роудз энд Майи" предотвратить назревавшую забастовку. Молодой Айви Ли разослал редакторам городских газет свою историческую „Декларацию о принципах”. Вот что он писал:  

"Это  не секретное пресс-бюро. Вся наша  работа делается в открытую. Наша цель - давать новости. Но это и не рекламное агентство. Если вы считаете, что какой-нибудь из наших материалов больше подошел бы для вашего рекламного отдела, не пользуйтесь им. Наши материалы точны. По любому из освещаемых вопросов можно получить дополнительную информацию, мы с радостью поможем любому редактору лично проверить достоверность любого из упомянутых фактов. По первому требованию любой редактор сможет получить исчерпывающие сведения о тех, от чьего имени распространяется статья. Словом, наша цель заключается в том, чтобы откровенно и открыто, от имени деловых кругов и общественных институтов предоставлять прессе и общественности США своевременную и точную информацию по вопросам, представляющим для общественности ценность и интерес. Корпорации и общественные институты распространяют большое количество материалов, в которых теряется элемент новизны. Но, несмотря на это для общественности так же важно получить эту информацию, как и для самих учреждений распространить ее. Я распространяю только те материалы, достоверность которых я сам бы с радостью помог проверить любому."2 

Это заявление  ознаменовало революцию в отношениях между деловыми кругами и общественностью. Пренебрежительное отношение к  общественности, которое ранее бытовало повсеместно, стало вытесняться  желанием информировать общественность. Поэтому сегодня любая компания, рассчитывающая на долгосрочное существование, имеет в своей структуре пресс-службу или хотя бы пресс-секретаря.  

Предназначение  пресс - службы – обеспечить максимальный объем публикаций или радио - и  телепередач, содержащих информацию PR-характера  об организации, для того чтобы добиться понимания явлений и процессов  и предоставить необходимые знания.  

Крупные организации имеют собственные  пресс-службы или пресс - центры. Чаще всего они являются подразделениями  отдела PR, а ответственный за связь с прессой подчиняется руководителю отдела PR. В небольших организациях эта функция может совмещаться с другими функциям исполнителя. Штат пресс-службы может составлять различное количество людей – от одного - двух до 20 и более. Работа с прессой носит в значительной мере оперативный характер. Поэтому существует ответственный за связь с прессой - для того, чтобы своевременно уделять внимание интересам прессы. Он должен быть доступен для прессы.  

Следует отметить, что работа пресс-службы становится все более формализованной. Еще  несколько лет назад считалось, что развитие связей с общественностью  несет в себе больше творчества, чем технологии. Сейчас мы наблюдаем  все большую технологизацию этой работы.  
 

1.2. Задачи  пресс-службы 
 

"Пресс-службы  существуют в том или ином  виде во всех крупных организациях  и компаниях. Они работают в  таких компаниях, как РАО "ЕЭС  России, "Газпром", АО "Русский  алюминий", "Лукойл", "Аэрофлот", АО "МГТС". Пресс-центр работает в АО "АвтоВаз", бюро по работе со СМИ – в ОАО ГАЗ. Московские представительства компаний Ford, DaimlerChrysler, а также АО "Москвич" имеют пресс-секретарей. Собственные пресс-службы или пресс-центры имеют все органы госуправления федерального уровня и уровня субъектов федерации: Президент РФ, Правительство РФ, Госдума и Совет Федерации, Конституционный суд, Центральный банк, министерства РФ, Государственный таможенный комитет, мэр и правительство Москвы. "3  

Отделы  по связям с прессой, вне зависимости  от того, как они называются (пресс-служба, пресс-бюро, пресс-центр, пресс-секретарь), выполняют ряд задач. К ним  относятся:  

"Создание  и реализация стратегии информационной  политики компании.  

Формирование  с помощью СМИ общественного  мнения в соответствии со стратегией информационной политики компании.  

Взаимодействие  с российскими и иностранными средствами массовой информации в целях  полного и объективного освещения  деятельности компании.  

Осуществление взаимодействия и развитие контактов  с пресс-службами органов государственной  исполнительной власти и местного самоуправления, компаний-партнеров, фирм, работающих на одном рынке с компанией.  

Анализ  тенденций и условий развития профильных СМИ.  

Изучение  материалов средств массовой информации в целях определения их позиций  и подготовки для руководства  компании обзоров этих материалов, аналитики и справок. "4  
 

1.3. Функции  пресс-службы 
 

К сожалению, отношения с общественностью (public relations) и отношения с прессой (press relations) часто обозначаются одной и той же аббревиатурой PR, иногда это вносит путаницу. В США такой проблемы не существует, поскольку там чаще используется термин “отношения со средствами массовой информации“ (mass media reiations). Но в России путаница распространяется не только на названия, но и непосредственно на специфику деятельности. Очень часто функции pr – специалиста и пресс-секретаря являются идентичными.  
 

Поэтому следует выделить основные функции  пресс-службы. К ним относятся:  

"Составление  планов работы по реализации  стратегии информационной политики  компании.  

Подготовка  заявлений и сообщений для  средств массовой информации, брифингов  и пресс-конференций.  

Оперативное распространение в СМИ официальных  сообщений.  

Ведение официального сайта компании, поддержка  интерактивных сервисов, информационная переписка с посетителями сайта.  

Контроль  за упоминаниями о компании и руководства  в Интернет-источниках, СМИ и неформальных коммуникационных ресурсах.  

Поддержка рабочих контактов с главными редакторами СМИ, руководителями телерадиокомпаний.  

Проведение  пресс-конференций, брифингов, информационных встреч журналистов.  

Участие в подготовке и проведении официальных  визитов и рабочих поездок  по стране и за рубеж в целях  их освещения в средствах массовой информации.  

Подготовка  и передача средствам массовой информации теле-, фото - и аудиоматериалов, связанных  с деятельностью компании.  

Подготовка  мониторингов. "5  

Отсюда  видно, что пресс-служба, помимо оперативного распространения информации о деятельности компании и мониторинга СМИ, также  осуществляет оперативное взаимодействие со СМИ в качестве представительских  мероприятий. Но сегодня функции  большинства пресс-центров включают также и организацию специальных  событий.  

Глава 2. Специальные события 
 

2.1. Понятие  специального события 
 

"Специальные  события (special events) - это мероприятия, проводимые организацией в целях привлечения внимания общественности к самой организации, eё деятельности и продуктам. "6  

"Специально  организованное событие позволяет  усилить действие всех инструментов PR, достичь эффекта за счет  их комплексного применения.  

Действие  специальных событий усиливается  за счёт оттенка сенсационности, оригинальности, присущего их содержательной и организационной  составляющим. Известный пример – празднование продажи пятидесятимиллиардного гамбургера Макдоналдс в 1984 году. В тот день, когда число проданных гамбургеров приблизилось к заветной цифре, на сцену крупного Нью–Йоркского отеля был вывезен аппарат для гриля под музыку из рекламных роликов Макдоналдс, на котором президент американского отделения корпорации лично приготовил пятидесятимиллиардный гамбургер для одного из братьев – основателей компании. На празднике присутствовали представители всех СМИ. Многие журналисты представили репортажи о местных отделениях ресторанной сети. Специально созданное событие повлекло за собой цепь мини-событий и сообщений, например, о том, сколько мяса, жареной картошки, кетчупа и т.п. понадобилось для приготовления и продажи гамбургеров с начала существования фирмы. По подсчётам специалистов, около 120 представителей СМИ во всём мире сообщили новости о Макдоналдс, получив около 300 000 000 откликов. Видимо, такой эффект положительно сказался на объеме реализации продукции, поскольку Макдоналдс через четыре года повторил процедуру, празднуя открытие десятитысячного ресторана.  

В России празднование Дня города и организация  ряда мероприятий в его рамках также может служить примером специального события. "7 
 

2.2. Подготовка  специального события 
 

Задача  организации специального события  – привлечение внимания и интереса общественности к организаторам  и переключение на PR – обращение. Все факторы, включая выбор места, времени, определение бюджета и  списка приглашённых, должны способствовать решению данной задачи. Специально организованное событие предполагает значительные затраты времени на планирование и подготовку.  

"Успешное  спецсобытие требует подготовки более серьезной, чем это обычно предполагается зрителями, участниками и приглашенными. Начать следует с четкого определения цели спецсобытия, согласования её со всеми заинтересованными сторонами. Цель нужно довести до сведения всех участников подготовки мероприятия. Это помогает избежать разнонаправленности действий и достичь принципиальной скоординированности усилий. Цель может быть конкретизирована перечнем задач. Например, целью "круглого стола" может быть поиск путей решения социально - значимых проблем. Эта цель предполагает решение задач: пригласить представителей заинтересованных сторон, построить схему обсуждения проблемы, обеспечить информирование общественности о ходе и результатах дискуссии.  

Цели  и задачи спецсобытия определяют круг участников и их роли, состав приглашенных. Далее разрабатывается детальная программа и сценарий, расписанный по минутам. Все возможные варианты отклонений от сценария необходимо предусмотреть заранее. События не должны выходить из-под контроля. Экспромтов и сюрпризов для организаторов спецмероприятия не должно существовать - их следует оставить только для публики. "8  

Специально  организованные события могут быть самыми разнообразными по видам, поводам  и форме проведении. В качестве особых событий могут быть представлены различные годовщины и юбилеи, выставки, аукционы, благотворительные  вечера и тематически вечеринки, игры, спортивные мероприятия и конкурсы, показы мод, ярмарки и распродажи.  
 

2.3. Церемонии  открытия 
 

"Церемонии  открытия знаменуют собой начало  нового бизнеса, становление новой  услуги компании, - а именно открытие  новой страницы в жизни компании.