Организация пресс-конференции

Следует подробнее  остановиться на информационном обслуживании пресс-конференций. Рассмотрим, что может входить в информационный пакет документов и материалов¹¹.

Тематическое досье — это и есть информационный пакет материалов. В него организаторы пресс-конференции включают:

пресс-релиз;

тематические  обзоры печати по теме пресс-конференции;

справочные материалы (хроника событий, статистика и т. п.);

официальные документы, относящиеся к теме пресс-конференции;

комментарии экспертов;

особые мнения, заявления участников, включенные устроителями конференции в папку материалов¹².

Папка с логотипом  вашей организации более всего  подходит для формирования информационного  пакета документов и вручается журналистам  в зале пресс- конференции, рассылается  по редакциям аккредитованным журналистам, не сумевшим прийти на встречу с устроителями пресс-конференции.

Распространяемые документы, пресс-службы и пресс-центры распространяют среди журналистов ряд информационных материалов (документов), связанных с определенными событиями. Эти документы соединяются в папке информационного пакета документов или предлагаются участникам пресс-конференций.

Заявления для печати пресс-секретаря, руководителей государственных организаций, политических лидеров определяют позицию, точку зрения на событие, содержат оценку других заявлений, документов.

Обращение лидеров организаций разного рода, участников общественных движений, митингов и пр. обращает внимание журналистов на новые проблемы, на новые аспекты традиционных отношений.

Опровержение публикуется вслед за оглашением заявлений, неверно толкующих позицию, точку зрения, ход рассуждений представителей организации, устраивавших накануне пресс-конференцию.

Информационный бюллетень содержит изложение (перечисление) главных событий в деятельности организации, созывающей пресс-конференцию. Его объем лимитируется самим потоком новостей; по периодичности подготовки бюллетень может выходить ежедневно или каждую неделю. По адресной направленности бюллетень предназначается журналистам внутри страны (города), зарубежным представителям СМИ, региональным изданиям и т. п.

Экспресс-обзоры печати, выступлений по ТВ и радио носят в большей или меньшей мере аналитический характер. Специалисты (эксперты) прослеживают по группе материалов СМИ причины и тенденции развития общественной проблемы, высказывают прогноз дальнейшего хода событий, определяют возможные последствия данной проблемной ситуации.

Досье проблемы, как правило, носит тематический характер. В простейшем виде это подборка материалов прессы (газетных вырезок по определенному вопросу). Досье позволяет проследить в динамике позицию организаций, редакций СМИ относительно какой-либо социальной проблемы.

Бэкграунд содержит материалы, относящиеся к происхождению актуальной проблемы (детали, связанные с началом всей истории вопроса, подробности ситуации, краткий исторический экскурс развития проблемы, биографические данные главных участников событий, документы, свидетельства и т. п.)¹³.

Коммюнике предлагается журналистам на пресс-конференциях, проводимых правительственными структурами. Это официальное сообщение правительства о международных соглашениях, переговорах, договорах, визитах официальных представителей и т. п. Коммюнике появляется как один из итоговых документов перечисленных событий; оно публикуется в официальных изданиях, упоминается в официальной хронике ТВ и радио.

Как правило, все виды информационных материалов печатаются на фирменных  бланках устроителей пресс-конференции. В конце текста указываются контактный телефон, а также ФИО сотрудника, готового дать дополнительную информацию.

 

3.  Основные принципы проведение пресс-конференции

 

Проведение пресс-конференции –  это тщательно спланированная и  хорошо организованная встреча журналистов  с представителями компаний, организаций  или отдельными персонами. Пресс-конференции проводятся с целью предоставления СМИ информации и характеризуется возможностью, так или иначе позиционировать компанию или проект¹⁴.

Технология проведения пресс-конференций  не должна предусматривать беседу и  обмен информацией между основными  выступающими и приглашенными представителями СМИ непосредственно перед началом пресс-конференции.

Если пресс-коференция представляет общий интерес, необходимо подобрать  день и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00-11.30 или на 14.30-16.00. если речь идет о какой-то технической теме, то возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение¹⁵.

Каждая пресс-конференция имеет  свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из единого мероприятия:

- открытие;

- представление хозяев (устроителей)  пресс-конференции;

- вступительное слово ведущего;

- выступления (информационные сообщения);

- вопросы и ответы;

- закрытие;

-неофициальная часть, включающая  просмотр слайдов, видеороликов  и т.п¹⁶.

Общая продолжительность пресс-конференции  недолжна, превышать 30-60 минут. Менее 30 минут – это оперативный брифинг. К исходу 60 минут внимание журналистов, как правило, ослабевает ощущение значимости, и солидности происходящего постепенно утрачивается. Поэтому даже вопросы не иссякли, имеет смысл прекратить пресс-конференцию искусственно. Продолжать пресс-конференцию больше часа имеет смысл в тех случаях, когда ньюсмейкер еще не высказал того, что хотел.

Важно также на подготовительном этапе  пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех участников. Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, сто можно осуществить с помощью привлечения статистов.

Выступления на пресс-конференции  готовятся заранее. Они могут  быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной  форме. Характер этих выступлений, их структура  зависят от целей пресс-конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей¹⁷.

Неплохо было бы посадить выступающих  на возвышении (хотя и необязательно). Однако важно, чтобы перед выступающими стояли таблички с их именами, причем буквы должны быть достаточно большими, чтобы можно было прочитать с задних рядов. Все сотрудники, задействованные на пресс-конференции, должны иметь значки со своими именами (об этой немаловажной детали часто забывают)¹⁸.

Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь или ответственный за это мероприятие сотрудник. Следует упомянуть и о том, что пресс-секретарь – это ключевая фигура пресс-службы или пресс-центра. Основные моменты его деятельности регулярность контакта с журналистами об информировании общественности о целях и содержании деятельности организации или фирмы, комментарий решений, действий руководства, толкование смысла решений и действий также относятся к сфере деятельности пресс-секретаря. Все заявления пресс-секретаря должны носить объективный, достоверный характер и быть информационно достаточными.

Пресс-секретарь или ответственный  за проведение пресс-конференции обычно призывает присутствующих тишину и  начинает выступление. Во вступительном  слове пресс-секретаря объявляется  тема пресс-конференции и представление каждого из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами (поименное знакомство, с указанием должности, титула, звания и пр.). Ведущим пресс-конференции также оглашается и регламент, а в дальнейшем он и следит за его выступлением.

Что касается выступлений представителей фирмы, то они должны быть информационно  ёмкими, лаконичными и краткими, особенно если предполагается, что  будет много вопросов. Довольно часто  выступления сопровождаются показом  слайдов.

Некоторые модераторы не уделяют должного внимания вступительной речи. Тем не менее, значение вступительной речи кажется нам очень важным. Вступлением вы как бы задаете свои правила информационной игры (т.е. взаимодействия с журналистами). Вступительное слово модератора включает представление участников пресс-конференции, анонсирование темы и правил ведения пресс-конференции.

Организаторы пресс-конференции  вправе объявить любой регламент  ее проведения (формат и количество вопросов). В дальнейшем, когда обнаружатся  попытки журналистов нарушить регламент пресс-конференции, модератор должен немедленно их пресекать. Главное учитывать, что формат пресс-конференции не предполагает дискуссию или даже обмен мнениями. Функция пресс-конференции – информирование общественности через СМИ. Порядок вопросов регулируется обычно очередностью поднятых журналистами рук¹⁹.

Предварять вопросы журналистов  должно само выступление ньюсмейкера. Главный критерий успешного выступления  на пресс-конференции – информативность (хотя перегруженность выступления информацией также не приветствуется: в СМИ могут появиться искажения). Поэтому никогда не стоит приводить сколько-нибудь широкий перечень цифр, фамилий, организаций и другой фактографической информации (передайте журналистам соответствующие сведения в письменном виде).

Наиболее оптимальная форма  поведения на пресс-конференции:

- естественность;

- умеренная эмоциональность;

- доброжелательность.

После завершения пресс-конференции  ее организаторы должны оценивать результативность проведения мероприятия. Для этого необходим полный и детальный анализ материалов о прошедшей пресс-конференции, появившихся в СМИ спустя некоторое время, - как правило, это выполняется специалистами по связям с общественностью организации, проводящей пресс-конференцию.

Наряду с пресс конференцией важное значение для правильной организации связей с общественностью имеет посещение объектов представителями СМИ.

Если организаторами встречи с  журналистами предусматривается демонстрация видео материалов, то лучше всего  провести просмотр после закрытия пресс-конференции. Объясняется это тем, что видео материалы несут дополнительную, детализированную информацию, и их показ в ходе пресс-конференций обязательно затрагивает время встречи, что не всегда устраивает журналистов.

По окончании официальной части принято угощать журналистов. И хотя на первый взгляд фуршет представляет не столь важной частью встречи, это далеко не так. Подобного рода неформальные встречи имеют большой содержательный смысл и играют важную роль. Объясняется это, прежде всего тем, что именно здесь открываются огромные возможности для установления основанных на взаимном доверии деловых контактов, открываются новые источники обмена информации и услуг, как со стороны журналистов, так и со стороны представителей деловых кругов, отдельных общественных, коммерческих и государственных структур.

В день мероприятия (максимум - утром следующего дня) нужно материалы заинтересованным журналистам, которые не смогли прийти. А также отправить благодарности соответствующим лицам. Также необходимо организовать заседание с целью анализа сильных и слабых сторон прошедшей пресс-конференции.

 

Заключение

 

Если перед вами поставлена задача «прогреметь», приглашать следует широкий  круг журналистов и (обязательное условие) обеспечить присутствие телевизионщиков: если не получится с ведущими каналами, можно обойтись и каким-нибудь кабельным. Не суть: наличие на мероприятии камеры само по себе повышает его ранг и подхлестывает журналистов пишущих. Если событие показывают «по ящику», оно не может остаться незамеченным. Следовательно, надо писать...

Пресс-конференция – один из наиболее распространенных и эффективных способов организации связей с общественностью и передачи ей необходимой информации через посредника, роль которого в данном случае выполняет пресса и другие СМИ.

Важное значение при проведении пресс-конференций имеют личность выступающего, его ораторские способности  и значения обсуждаемого предмета. После завершения выступления основных докладчиков организаторы пресс-конференции  объявляют, что для вопросов журналистов и ответов на них отводится строго определенное время.

Для повышения результативности пресс-конференции  каждому из присутствующих на ней  представителей СМИ вручаются необходимые  информационные материалы. Организаторы пресс-конференции тщательно продумывают многочисленные технические аспекты ее обеспечения.