Критерии эффективности взаимоотношений со СМИ

Представьте на минуту плохие отношения со СМИ – единственное время, когда вы имеете дело с ними, когда у вас что-то плохо. Плохие отношения влияют на исход дела и не всегда позволяют, чтобы ваши сообщения были донесены до аудитории в положительном свете. Явно плохие отношения, или, ещё хуже, никаких отношений, могут негативно повлиять на общественное мнение о вас и вашей организации.

Отношения со средствами массовой информации также делают возможным регулярные пресс-сообщения по тем или иным событиям, которые привлекают внимание, с короткими комментариями, в виде газетных; активные комментарии, данные последним событиям и решениям, а также получение информации о том, что в данные момент влияет на историю, и как дать огласку тому или иному событию.

Используя средства массовой информации эффективно, вы можете помочь своей компании приобрести общественное признание и поддержку. Публичное мнение критикует, когда пытаются кого-то убедить как, например, правительство пытается убедить в значимости предлагаемых планов и программ.

Если вы хотите иметь диалог со средствами массовой информации, вам необходимо долго работать над вашими взаимоотношениями со СМИ. Выгода, в конце концов, стоит того.

Если ещё не готовы налаживать ваши собственные взаимоотношения со средствами массовой информации, но хотите работать в этом направлении, подумайте о том, чтобы привлечь специалиста, работающего в этой отрасли. Этот человек сможет дать вам необходимые рекомендации, или поможет вам с необходимыми публикациями, поможет написать вам пресс-релиз, распространит их, организует конференцию, организует встречу с журналистами один на один.

Эффективные взаимоотношения со средствами массовой информации могут помочь вам и вашей организации получить определённую репутацию в СМИ. Выгода от этого станет очевиднее, когда для вас откроются двери в органах управления, бизнесе и обществе.

Любой журналист заинтересован в получении новой информации, в знакомстве с нестандартным взглядом на события на рынке. Поэтому организации необходимо найти и продемонстрировать свою индивидуальность, то, что будет отличать, и сделать это частью PR-активности. Обычность и стандартность скучны и не интересны абсолютно никому - ни СМИ, ни клиентам, ни бизнес-партнерам.

Необходимо ставить реальные задачи:

1) внимание к себе и к собственной компании надо заслужить. Никто с нетерпением не ждет, когда вы осчастливите своим появлением общественность;

2) репутацию зарабатывают годами. Связи с общественностью - это кропотливая и постоянная работа с вашими целевыми аудиториями;

3) PR работает только тогда, когда ваши поступки не расходятся с вашими заявлениями.

Основные критерии для успешного взаимодействия с журналистами:

1. Разговаривая с людьми, всегда улыбайся (даже говоря по телефону) - люди это любят.

2. Будь внимателен к человеку и старайся подвинуть его к разговору о нем самом, найди тему, которая ему интересна.

3. Прояви к человеку искренний интерес. Если ты это сделаешь, и он для тебя сделает многое.

Если соблюдать эти правила, результат не заставит себя ждать. Вы начнете завоевывать журналистов.

В зависимости от того, на каком рынке работает ваша компания, будет формироваться список изданий, с кото-рыми надо строить отношения.

Что надо знать об издании

1. Название. .

2. Тип издания (газета, еженедельник и т. п.).

3. Тираж.

4. Распространение.

5. Периодичность.

6. Dead line (последний день, час подачи материала в текущий номер).

7. Адрес, телефон, факс, e-mail редакции.

8. Принадлежность к какому-либо издательскому дому.

9. Имя, телефон и персональный e-mail редактора отдела новостей.

10. Имя, телефон и персональный e-mail журналиста, пишущего о вашей отрасли.

Если информацию по пунктам 1 -8 данного списка можно получить из внешних источников, то персональные данные журналистов лучше всего узнать у них самих. Первый разговор с журналистом (очный или по телефону) очень важен для менеджера по PR. He выкладывайте сразу цель своего звонка. Позиционируйте себя, постарайтесь сделать так, чтобы вас запомнили, прочно связали с именем вашей компании, поняли, что звонит не обычный рассыльщик пресс-релизов, а серьезный профессионал. Правила телефонного разговора с журналистом: экономьте чужое время (представьтесь и без долгих предисловий узнайте, есть ли у собеседника пара минут, чтобы поговорить с вами);

2) изъясняйтесь яснее, понятнее и короче;

3) узнавайте больше;

4) подведите итоги разговора (узнайте, какой способ связи и канал получения информации для него наиболее удобен).

Как и в любых других отношениях, между СО и СМИ могут возникнуть проблемы. Но как и все проблемы, они имеют решения. Важно найти пути оптимизации взаимоотношений с представителями медиа. В третьей главе будут рассмотрены основные проблемы, возникающие в процессе деятельности СМИ и СО, и способы их решения. Организация заранее выстраивает медиа-политику, но как показывает опыт пресс-служб, на практике могут возникнуть некоторые проблемы, связанные со СМИ.

Публикуя материалы, предоставленные пресс-службой, средства массовой информации рассчитывают получить взамен информацию о самой организации или о сфере ее деятельности. В некоторых случаях это могут быть просто бэкграунды. Но бывает, что пресса проявляет интерес к вопросам, освещать которые было бы нежелательно. В таких случаях следует максимально помочь интересующейся стороне. Если предмет ее интереса носит деликатный характер, журналисты могут согласиться и не упорствовать в своих вопросах, если им честно и открыто объяснить причины, по которым это нежелательно. Скрытность же утвердит их во мнении, что здесь ожидается сенсация, и сделает их еще более настойчивыми в своих поисках. Предоставляя информацию, пресс-секретарь обычно разъясняет, могут ли журналисты цитировать эти сведения как официальное заявление, сделанное конкретным лицом, или же им нужно ссылаться на абстрактного «представителя» организации. С другой стороны, журналисту можно сказать, что он может использовать эту информацию, не ссылаясь на источник, или указать, что она носит строго конфиденциальный характер и в печати появляться не должна.

Журналисты злоупотребляют доверием крайне редко, и то только в тех случаях, когда им не объяснили, что необходимо держать информацию в секрете. Поэтому иногда могут возникнуть проблемы, связанные с тем, что после того, как информация была по секрету передана СМИ организацией, редакция получает ту же информацию из другого источника. Это ставит редактора в затруднительное положение, особенно если организация, сообщая какие-то сведения журналистам по секрету, настоятельно дает понять, что следует молчать, чтобы эти сведения не просочились в свет. Там, где между прессой и пресс-службой есть взаимное доверие, такие проблемы редко возникают, а в том случае, если они все-таки возникнут, всегда можно обсудить проблему или достичь компромисса.

Организованная «утечка информации» из компании стала весьма популярным приемом. Когда пресса публикует информацию, появившуюся в результате «утечки», это всегда вызывает реакцию общественности, благоприятную или неблагоприятную. Профессиональные специалисты пресс-службы не должны рекомендовать СМИ или поощрять подобную практику, поскольку это подрывает доверие читателей, и в результате теряется уважение к прессе. Соответственно доверие СМИ к пресс-службе данной компании теряется.

Все издания стремятся публиковать материал, который еще не освещался на страницах конкурирующих изданий. Журналисты желают встретиться с людьми, которые дают материал для печати. Проблема возникает в том случае, если организация готовит материал, чтобы приурочить его публикацию к событию, которое произойдет в ближайшем будущем, а журналист узнал об этом и звонит, чтобы получить подтверждение. Тут существуют два пути: сказать неправду, либо сказать правду. Опровержение догадок журналиста может привести к прекращению сотрудничества с данной редакцией в будущем. Необходимо как из моральных соображений, так и в интересах дела предоставить требуемые сведения и объяснения, почему публикацию хотели приурочить к определенному событию. Далее возникает следующая проблема: следует ли довести материал до сведения всей прессы или позволить сделать это журналисту, который первым узнал о предстоящем материале. Если это не навредит политике организации, можно предоставить возможность журналисту первому дать публикацию.

Похожая проблема возникает и тогда, когда принимается решение, в какие СМИ направлять материал по информационному поводу. Избирательность при этом вызывает возмущение журналистов, которые в круг избранных лиц не попали. В большинстве случаев целесообразнее передавать одинаковую для всех СМИ информацию. Важное правило при работе заключается в сочетании справедливого распределения информации между различными СМИ и эксклюзивностью. Причем эксклюзивность всегда должна соблюдаться, иначе она теряет смысл.

Для профилактики хороших отношений существуют специальные мероприятия. Целесообразно проводить совместные конференции и семинары со СМИ, заинтересованными в освещении крупной проблемы на эксклюзивной основе. Организация, устраивающая семинар берет на себя все финансовые затраты и решает организационные вопросы (предоставление ведущего, аренда помещения, техническое обеспечение, фуршет и др.). А СМИ гарантируют широкое освещение мероприятия на страницах издания, по ТВ, в Интернете и на радио. Обоюдная выгода семинаров очевидна, но главной проблемой является выбор актуальной темы, способной заинтересовать широкие слои общества, и приглашение влиятельных лиц, чей профессиональный уровень и имидж поднял планку такого мероприятия.

Тематический образовательный семинар позитивно расценивается представителями медиа, поскольку помогает им разобраться и получить ценный материал о новшествах современного мира, новых направлениях деятельности и др. Обычно устраивается пресс-службой компании, когда та собирается выводить на рынок новую, еще малоизвестную продукцию.

Так же среди журналистов могут проводиться конкурсы на лучший материал об организации, ее деятельности или продукции (услугах). Такое мероприятие стимулирует СМИ, и освещение получается более глубоким и творческим. Победители награждаются ценными призами, связанными с журналистской профессией (например, поездка в пресс-тур, видеокамера, фотоаппарат, диктофон и т.д.).

Корпоративной PR-службой организовывается день прессы для того, чтобы предоставить журналистам возможность лично познакомиться с эффективной системой менеджмента в компании, ее современной производственной базой, выпускаемой продукцией, корпоративной культу рой, системой профессиональной подготовки персонала, социальной политикой, а также мерами по защите экологии. Программа Дня прессы состоит главным образом из следующих бло ков: общая обзорная экскурсия по предприятию, знакомство с ведущими менеджерами-производственниками, посещение музея, встреча с высши ми руководителями компаниями или брифинг, эксклюзивные интервью, деловой фуршет с вручением презентационной продукции и корпоратив ных сувениров.

Одним из эффективных мероприятий современных СО является информационное спонсорство, поскольку гарантирует позитивное и широ кое освещение значимых PR-мероприятий в целевых СМИ. В обмен на предоставление площадей на страницах печатных изда ний или минут дорогостоящего теле- и радиоэфира информационный спонсор получает целый пакет важных услуг: логотип издания разме щается на всех ключевых документах (пригласительный билет, про грамма мероприятия, информационный буклет, постер, уличный щит или растяжка), ему объявляется специальная благодарность органи заторов, информационно-рекламные брошюры и специальный тираж печатного издания-спонсора распространяются на всех мероприятиях акции.

Как свидетельствует мировой опыт связей с общественностью, специалисту СО нередко приходится сталкиваться с этическими проблемами, в том числе с проблемами, касающимися отношений со средствами массовой информации. Во избежание такой ситуации в мире существуют этические кодексы в связях с общественностью. Помимо правил взаимоотношений с клиентами, конкурентами, коллегами и др., в них прописаны правила взаимоотношений со СМИ.

В Российском кодексе профессиональных и этических принципов в области связей с общественностью в 4 пункте прописаны основные принципы взаимоотношений СО и СМИ:

1. Консультант или агентство не должны предпринимать действия, могущие нанести ущерб репутации СМИ.
2. Новостная информация должна поставляться без оплаты и какого-либо скрытого вознаграждения за ее использование или публикацию.
3. Если возникнет необходимость проявить инициативу или осуществить какой-либо контроль за распространением информации в соответствии с принципами настоящего Кодекса, консультант или агентство могут сделать это с помощью платной публикации в прессе или заплатив за время вещания на радио и телевидении в соответствии с правилами и практикой, принятыми в этой области.
4. В своих взаимоотношениях с представителями других профессий и в других областях общественных отношений консультант или агентство должны знать и уважать правила и практику, принятые в этих профессиях, и соблюдать их в той степени, в которой они совместимы с этикой его собственной профессии и настоящим Кодексом.

В Лиссабонском кодексе (Европейском кодексе профессионального поведения в области PR – кодекс CERP) в 3 части, начиная с 14 статьи и по 16, прописаны критерии и нормы, налагаемые по отношению к общественному мнению и средствам массовой информации:

• Статья 14.Дух настоящего Кодекса и правила, изложенные в предыдущих статьях, особенно в статьях 2, 3, 4 и 5, подразумевают постоянную заботу практического работника PR о соблюдении права на информацию и, более того, его долг поставлять информацию в рамках профессиональной конфиденциальности. Правила предполагают также уважение прав и независимости СМИ.
• Статья 15.Запрещаются любые попытки обмануть общественное мнение или его представителей. Новостная информация должна поставляться без оплаты и какого–либо скрытого вознаграждения за ее использование или публикацию.
• Статья 16.Если возникнет необходимость проявить инициативу или осуществить какой–либо контроль за распространением информации в соответствии с принципами настоящего Кодекса, практический работник PR может сделать это с помощью платной публикации в газете или заплатив за время вещания по радио в соответствии с правилами, практикой и методами пользования, принятыми в этой области.