Журнально-ордерна форма обліку

- безперервність машинної обробки інформації і зведення її до трьох етапів: документи - перфокарти - табуляграми;

- забезпечується відповідність аналітичного і синтетичного обліку;

- поліпшується точність розрахунків, підвищується оперативність зведеної інформації, скорочуються строки подання звітності;

- покращується взаємозв'язок планової, нормативної і фактичної інформації;

- підвищується продуктивність праці облікових працівників, вивільняється час для проведення економічного аналізу.

Схема 2. Черговість записів і їх звірки при, таблично-перфокартковій формі

2. Суть і застосування журнально-ордерної форми обліку

Ця форма обліку побудована на використанні системи групувальних і нагромаджувальних облікових регістрів - журналів-ордерів і допоміжних відомостей до журналів-ордерів.

Записи в журнали-ордери роблять на підставі первинних документів протягом місяця, а у випадку наявності великої кількості первинних документів їх групують у відповідних відомостях, місячні підсумки з яких переносять у журнали-ордери.

В журналах-ордерах поєднується хронологічний облік з систематичним, а по окремих рахунках - синтетичний з аналітичним. З цього походить і назва цих регістрів. Журнал-ордери е одночасно журналами в яких здійснюють записи у хронологічному порядку і ордерами, так як місячні підсумки журналів-ордерів замінюють меморіальні ордери.

За своїм змістом журнали-ордери є регістри, призначені для кредитових записів по окремих наперед визначених балансових рахунках.

Форма журналів-ордерів, розміщення граф залежить від особливостей обліковуваних в ньому операцій, у них завчасно передбачена можлива кореспонденція рахунків. Кожному журналу-ордеру присвоюють постійний номер. Журнали-ордери побудовано за кредитовим принципом, тобто всі господарські операції відображають по кредиту даного синтетичного рахунку в розрізі рахунків, що кореспондують з ним по дебету. Кредитову ознаку взято тому, що вона більшою мірою, ніж дебетова, відповідає характеру здійснюваних операцій і забезпеченню контролю за збереженням і раціональним використанням господарських засобів. Кредит рахунку показує початок руху засобів підприємства, а дебет його завершення.

Відображають господарські операції в журналах-ордерах за шаховим порядком, тобто один запис відображає два кореспондуючі рахунки по дебету і кредиту. Це забезпечує можливість значного скорочення облікових записів.

Кредитові обороти по синтетичному рахунку відображаються в одному журнал-ордері, а дебетові обороти у тих журналах-ордерах, в яких записи проводять на рахунках, що кореспондують з дебетом цих рахунків. Загальну суму дебетового обороту за місяць по кожному синтетичному рахунку можна підрахувати, вибираючи дані з відповідних журналів-ордерів.

З метою посилення контролю за рухом коштів в касі, розрахунковому рахунку, інших рахунках в банку поряд з веденням журналів-ордерів по кредиту цих рахунків, на зворотному боці цих журнал-ордерів ведуть відомості, в яких відображають кореспонденцію по дебету цих рахунків. Журнали-ордери, які призначені для обліку операцій по кредиту одного синтетичного рахунку, називають спеціалізованими, а для обліку операцій по кредиту багатьох синтетичних рахунків-уніфікованими.

Окремі журнали-ордери побудовані так, що вони використовуються як для синтетичного так і аналітичного обліку і містять усі необхідні дані обліковуваного об'єкту.

По рахунках, які охоплюють велику кількість обліковуваних об'єктів, аналітичний облік ведуть, як і при меморіально-ордерній формі обліку, в картках, книгах. Це стосується пооб'єктного обліку основних засобів, сортового обліку матеріалів, готової продукції, поособового обліку розрахунків з працівниками по оплаті праці.

Аналітичний облік касових операцій при всіх формах обліку ведуть у касовій книзі.

Записи в журнали-ордери проводяться з первинних документів в хронологічному порядку їх надходження і опрацювання. На документах проставляють номер журналу-ордера і порядковий номер запису. Опрацьовані документи зберігають в папках до відповідних журналів-ордерів. Це дає змогу легкої звірки записів у журналі-ордері із документами і навпаки.

Підсумок по кредиту відповідного рахунку порівнюють з підсумками по кореспондуючих рахунках. Це забезпечує можливість перевірки облікових записів у журналах-ордерах, які містять дані синтетичного і аналітичного обліку, без складання оборотних відомостей. Оборотні відомості складають по тих, рахунках, по яких ведуть картки аналітичного обліку.

Місячні підсумки журналів-ордерів переносять у Головну книгу. Головна книга є систематичним регістром синтетичного обліку. Вона призначена для щомісячного узагальнення даних поточного обліку, взаємної перевірки правильності записів по рахунках синтетичного обліку і складання балансу.

Для кожного синтетичного рахунка у Головній книзі відводять окрему сторінку, а для запису місячних оборотів по кожному рахунку - окремий ' рядок. Кредитові обороти журналів-ордерів переносять у Головну книгу загальним підсумком, дебетові обороти записують окремими сумами з різних журналів-ордерів. Звідси, журнали-ордери і Головна книга взаємно доповнюють одне одного і дають розгорнуту кореспонденцію по дебету і кредиту кожного окремого синтетичного рахунка. По кожному синтетичному рахунку в кінці місяця у Головній книзі виводять залишок (сальдо), який записують в окрему графу. На підставі даних Головної книги складають баланс. Оборотна відомість по синтетичних рахунках при цій формі обліку не потрібна.

Виходячи з вище сказаного журнально-ордерна форма обліку має ряд переваг в порівнянні з попередньо розглянутими:

- скорочується обсяг облікової роботи через відсутність дублювання записів в облікових регістрах;

- суворо регламентується порядок ведення обліку, що зумовлено заздалегідь надрукованими рахунками і аналітичними позиціями;

- спрощується ведення аналітичного обліку, завдяки об'єднанню його з синтетичним, що дає можливість уникнути відставання аналітичного обліку, сприяє скороченню облікового циклу:

- створюються нові можливості для використання обчислювальної техніки;

- створюються умови для раціонального розподілу обов'язків і рівномірного, протягом місяця, завантаження працівників бухгалтерії.

Схема 3. Черговість записів і їх звірки при журнально – ордерній формі.

Важливим недоліком журнально-ордерної форми обліку є те, що вона розрахована на застосування клавішних обчислювальних машин. Однак, при застосуванні в обліку спочатку перфораційних, пізніше електронних і ще пізніше персональних швидкодіючих комп'ютерів, вона себе не виправдала.

За Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" підприємства самостійно обирають форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів бухгалтерського обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад бухгалтерського обліку та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних. Отже, підприємство не зобов'язано застосовувати затверджені Методичні рекомендації і регістри. Проте чи варто підприємству витрачатися на розробку власної форми бухгалтерського обліку, якщо вже є затверджена система і вона може задовольнити потреби цього підприємства та врахувати попередній варіант узагальнення на ньому обліково-економічної інформації.

Затверджені регістри розраховані на відображення документообороту невеликих і середніх підприємств.

Законодавством про бухгалтерський облік передбачено складання журналів, відомостей, Головної книги, таблиць аналітичних даних, аркушів-розшифровок, реєстру депонованої заробітної плати, бухгалтерських довідок (якщо, звичайно, відбулися відповідні операції).

Журнали є основними регістрами синтетичного, а в окремих випадках при невеликому обсязі облікової інформації і регістрами аналітичного обліку.

Відомості, аркуші-розшифровки призначені для аналітичного обліку об'єктів, попереднього накопичення, групування та узагальнення облікової інформації, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах. Бухгалтерські довідки використовуються для виправлення помилок минулих звітних періодів.

Головна книга призначена для узагальнення облікових записів у журналах, взаємної перевірки облікових записів з рахунками бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності.

Записи у журналах здійснюються з кредиту одного (або кількох) синтетичних рахунків до дебету багатьох рахунків синтетичного обліку, а в деяких журналах — навіть до дебету субрахунків бухгалтерського обліку та інших складових аналітичного обліку (статті, елементи). Головна книга передбачає щомісячне перенесення підсумків облікових записів журналів до окремого аркуша, який виділяється для одного синтетичного рахунку.

Підсумкові записи з журналів після підписання їх головним бухгалтером або особою, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку (у випадках, коли на підприємстві не створено бухгалтерської служби), переносяться до Головної книги. Перевірка правильності складання журналів і Головної книги полягає у перевірці порівнянності оборотів. Так, у журналах сума підсумків у рядку за горизонталлю має дорівнювати сумі підсумків у графі за вертикаллю. Сума всіх оборотів за дебетом рахунків (графа 24) Головної книги повинна дорівнювати сумі всіх оборотів за кредитом рахунку (графа 25) Головної книги.

Первинні документи упорядковуються для зберігання в архіві підприємства за належністю до журналу, в якому здійснені відповідні облікові записи.

3. Методика ведення журнально-ордерної форми обліку на підприємстві

Форма бухгалтерського обліку як певна система регістрів бухгалтерського обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них обирається підприємствами самостійно з додержанням єдиних засад бухгалтерського обліку та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних.

Розглянемо методику ведення журнально-ордерної форми обліку на підприємстві.

Облік грошових коштів та грошових документів

Узагальнення інформації про наявність і рух грошових коштів (у національній та іноземній валюті в касах, на поточних, валютних та інших рахунках у банках), грошових документів (у національній та іноземній валюті), які знаходяться в касі підприємства (поштових марок, сплачених проїзних документів тощо) та коштів у дорозі здійснюється в Журналі 1 і відомостях до цього Журналу 1.1, 1.2, 1.3.

Журнал 1 використовується для відображення оборотів за кредитом рахунків ЗО "Каса", ЗІ "Рахунки в банках", 33 "Інші кошти". У відомостях до Журналу 1 відображаються обороти за дебетом рахунків З0, ЗІ, 33.

Записи у Журналі 1 та відомостях здійснюються на підставі первинних та зведених облікових документів (звітів касира і доданих до них прибуткових та видаткових касових ордерів, виписок банку і доданих до них документів тощо) у розрізі кореспондуючих рахунків у хронологічному порядку підсумками за 2-3 дні. Можливо накопичення даних про операції з грошовими коштами за кожний день попередньо у допоміжній відомості у потрібному аналітичному розрізі з наступним перенесенням підсумкових оборотів за місяць до Журналу 1 і відомостей до нього.

Для відображення операцій, здійснених у іноземній валюті, використовується Журнал 1 і відомості до нього, які заповнюються у валюті здійснення операцій. Для кожної іноземної валюти, в якій здійснювалися операції, ведеться Журнал 1 і відомості до нього, які позначаються назвою валюти, в якій вони заповнюються.

Аналітичні дані про грошові кошти в іноземній валюті наводяться у гривнях і одночасно в тій валюті, в якій здійснювалась операція в іноземній валюті.

Залишки на відповідних рахунках у відомостях на кінець місяця встановлюються як різниця між сумою сальдо на початок місяця і дебетових оборотів по рахунку за поточний місяць і сумою кредитових оборотів за місяць.

Сальдо рахунків перевіряється з відповідними документами (звітами касира, виписками банку тощо).

Облік довгострокових та короткострокових позик

У Журналі 2 відображаються операції з одержання довгострокових і короткострокових позик та інші операції, облік яких ведеться на рахунках 50 "Довгострокові позики" і 60 "Короткострокові позики".

У цьому Журналі відображаються обороти за кредитом рахунків 50 і 60 у розрізі кореспондуючих рахунків. Записи здійснюються на підставі виписок банку і доданих до них документів таї інших документів, що засвідчують рух залучених | позикових коштів.

У розділі III цього Журналу відображаються аналітичні дані до рахунків 50 і 60. У графі З відображаються позикодавці (банки) кредитів (позик) і строки їх погашення.

У графі 7 таблиці аналітичних даних до рахунку 50 відображаються суми одержаних довгострокових позик, а також переведення короткострокових (відстрочених) у довгострокові позики, у графі 6 - погашення заборгованості за ними та переведення до поточної заборгованості за довгостроковими зобов'язаннями. У графі 7 таблиці аналітичних даних до рахунку 60 відображаються суми одержаних короткострокових кредитів (позик), у графі 6 - сума їх погашення та переведення до довгострокових зобов'язань у разі відстрочення кредитів (позик). У графах 9 і 10 наводяться дані про нараховані відсотки (проценти) за користування довгостроковими позиками і окремо за короткостроковими позиками за поточний місяць і за період з початку року до кінця місяця, за який складається Журнал 2.

Облік розрахунків, довгострокових та поточних зобов'язань

Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками, покупцями і замовниками, різними дебіторами і кредиторами, за податками і платежами, облік виданих та отриманих короткострокових векселів, виданих довгострокових векселів, довгострокових і поточних зобов'язань (крім зобов'язань, облік яких ведеться у Журналі 2), відстрочених податкових активів і зобов'язань здійснюється у Журналі 3 та відомостях аналітичного обліку 3.1-3.6.