Внутренняя управленческая отчетность

Понятность  и обозримость  информации сводится к тому, что каждая отчетная форма должна содержать информацию, необходимую конкретному руководителю. Чрезмерная детализация отчетной информации, ее перегруженность малосущественными показателями затрудняют понимание отчетности и в итоге препятствуют принятию правильных решений. Наиболее существенные примеры чрезмерной детализации:

1) размерность  количественных показателей доведена  до абсолютной точности (вместо  показателя суммы 10 926 462 руб. 18 коп.следует  записать 10 926 тыс. руб., или даже 10,9 млн. руб., что намного обозримее  детальной цифры, величина которой  воспринимается с трудом);

2) отклонения  отражаются буквально по всем  статьям: отклонение в 100 руб.  приводится рядом с отклонением  в 100 тыс. руб., в результате  их можно принять за равновеликие (мелкие отклонения распыляют  внимание управляющего, ограничивают  понимание информации);

3) статьи отчета  детализируются по функциям "объем  продаж", "издержки на продажи"  без связи с видами продукции,  секторами рынка и т. п. —  в данной ситуации имеем детализацию  наоборот;

4) множество  второстепенных показателей, не  контролируемых данным центром ответственности.

Оптимальная частота представления  отчетностиявляется производной от назначения информации и возможностей принятия решений, т. е. от факторов, определяющих использование отчетов в управлении. Одни отчеты нужны чаще, другие реже. Периодичность представления внутренней отчетности колеблется в значительных пределах.

Внутренние отчеты могут быть ежегодными, ежеквартальными, ежемесячными, еженедельными, ежедневными  или представляться по мере возникновения  отклонений. Нет необходимости увеличивать  частоту представления отчетов, если невозможно принять решение на их основе. Если премирование персонала производится поквартально, то нет смысла в ежемесячной информации выполнения условий премирования. Агрегирование информации и частота ее представления коррелируют между собой. На нижних уровнях управления необходимы более частые и более детальные отчеты. С переходом на более высокие уровни отчетность представляется реже и содержит более укрупненные агрегированные показатели.

Не следует  думать, что все отчеты нужны на третий день по окончании месяца. Все зависит от необходимости принимать оперативные решения, от потребности в дополнительных сведениях и пояснениях.

8.  Проблемы автоматизации  управленческой отчетности

Необходимость ведения управленческого учета  не вызывает сомнений у большинства  руководителей предприятий. Однако, решив автоматизировать управленческий учет, многие неизбежно сталкиваются с проблемой: как использовать IT-технологии наиболее эффективно. Рассмотрим преимущества и недостатки трех основных типов  систем, используемых для автоматизации  управленческого учета крупными и средними компаниями.

Вести управленческий учет в системе, не связанной с  системой финансового учета, могут  позволить себе лишь небольшие предприятия. Для крупных и средних компаний такая организация учета(двойной  ввод информации, различные системы  автоматизации, две базы данных и  т.д.) будет попросту неэффективной  и дорогой. Поэтому, как правило, на крупных и средних предприятиях в систему управленческого учета  используется информация из бухгалтерского учета или база данных для всех видов учета (Такая же позиция  была высказана и участниками  “круглого стола“, проводившегося в нашей редакции). Это неизбежно  приводит к ряду проблем при автоматизации  управленческого учета.

Бухгалтерский учет не предоставляет всей информации, необходимой для принятия управленческих решений, либо предоставляет ее в  иных разрезах. Соответственно автоматизация  управленческого учета будет  затруднена по следующим причинам.

1. Сложность  учета по проектам. Бухгалтерский  учет обычно ведется в разрезе  структурных подразделений. Для  управленческих целей наибольший  интерес представляет учет доходов  и расходов в рамках проектов. Получить такие данные из бухгалтерского  учета очень сложно, а чаще  всего просто не возможно.

2. Различия в  оценке активов. В первую очередь  это касается основных средств  с длительным сроком службы (например, активов советских времен), истинная  стоимость которых может существенно  отличаться от бухгалтерской,  несмотря на переоценку.

3. Различия в  определении амортизационных отчислений. В бухгалтерском учете амортизация  рассчитывается по нормативам, установленным  в учетной политике. Если эти  нормативы не совпадают с реальными  срока ми службы основных средств  в компании, то приходится пересчитывать  амортизацию, отражаемую в бухгалтерском  учете, по реальным нормам для  целей управленческого учета,  что “частую очень трудоемко. 

4. Трудность  учета внутреннего перемещения  средств. Эта проблема актуальна  для крупных холдингов, внутри  которых происходит множество  перемещений основных и денежных  средств, продукции и т. д.  между различными дочерними структурами.  Для этого в бухгалтерском  учете используется счет 79 “Внутрихозяйственные  расчеты“, но при большом количестве  проводок аналитика этого счета  разрастается настолько, что разобраться  в ней становится очень сложно, а “очистить“ от внутренних  проводок управленческий учет  практически невозможно, особенно  если таких сделок тысячи.

Большинство описанных  проблем можно избежать, введя  определенные правила в учетную  политику бухгалтерского учета. Так, кроме  традиционных разрезов аналитического бухгалтерского учета (по центрам финансовой ответственности, статьям, элементам) предприятия могут вести аналитический  учет затрат в разрезе отдельных  инвестиционных проектов (ИП). Для каждого  ИП утверждается разрешение на расходы (текущие и капитальные), и все  поступающие в бухгалтерию документы, относящиеся к данному разрешению, кодируются соответствующим образом. Затем в компьютерной программе  путем запроса по конкретному  утвержденному разрешению можно  легко выявить все расходы, произведенные  в рамках проекта. Сложнее с учетом доходов в разрезе ИП, но эта  задача не решена даже в большинстве  компаний, где управленческий учет ведется отдельно от бухгалтерского.  

Различия  в справочниках и  рабочих планах счетов разных подразделений  компании.

Российский бухучет  регулируется ПБУ и другими нормативными актами. Что касается управленческого  учета, то порядок его ведения  зависит только от специфики работы предприятия. У крупной компании, состоящей из нескольких предприятий, или у средней фирмы, разделенной  в целях оптимизации управления на несколько юридических лиц, неизбежно  возникают проблемы консолидации управленческих данных, которые поступают из разных подразделений.

Для того чтобы  избежать этих проблем, у всех юридических  лиц необходимо, во-первых, привести управленческие планы счетов в соответствие друг с другом, а во-вторых, обеспечить одинаковую структуру и содержимое аналитических справочников учета. В противном случае финансисты каждой дочерней компании будут составлять отчетность по собственным правилам и для ее консолидации придется анализировать  первичные документы.

На этапе становления  холдинга, когда дочерних предприятий  бывает немного, вопросам достоверности  управленческой отчетности, синхронизации  справочников и т. д. уделяется слишком  мало внимания. С ростом числа дочерних предприятий повышаются и издержки на обработку и приведение к единому  формату разнотипных данных, информация в консолидированной управленческой отчетности отражалась с опозданием, поэтому приходится принять ряд  решений по стандартизации учета. Желательно при открытии новых юридических  лиц в них сразу же стандартизировать  планы счетов, справочники аналитического учета и другую нормативную информацию, устанавливая типовое программное  обеспечение. Это позволяет анализировать  как консолидированные отчеты всех фирм, входящих в холдинг, так и  первичную информацию, сократить  сроки подачи информации руководству, значительно снизить затраты  на обслуживание и сопровождение  информационных систем холдинга.

Достоверность данных.

Автоматизация управленческого учета, основанная на преобразовании данных бухгалтерских  систем, не гарантирует получения  достоверной информации о работе компании, так как эти данные могут  быть неверными. В практике бывают случаи, когда в бухгалтерской учетной  системе в конце месяца не сходились  сальдо, и тогда бухгалтеры просто правят его, не желая разбираться  в причинах нестыковки. В результате остаток на счете на конец месяца не совпадал с остатком на начало следующего месяца. Поэтому и управленческая информация, полученная путем переработки  таких проводок, оказывается неверной. Также часто встречаются ошибки, связанные с вводом неверных значений справочников аналитического учета.

Таким образом, для того чтобы получить достоверную  информацию о работе компании, необходимо организовать единую базу первичных  данных, которая могла бы использоваться для составления как бухгалтерской, так и управленческой отчетности. Первичные данные должны вводиться  по единым для всей компании правилам, любое нарушение которых контролируется учетной системой. Решить эти задачи можно по-разному,

При грамотном  внедрении помимо обеспечения данными  о деятельности любого сотрудника компании в реальном времени в любом  разрезе (то есть развернутого управленческого  учета) автоматизация способствует значительному повышению эффективности  работы компании, ее прозрачности, а  также росту финансовой и производственной дисциплины работников. Бухгалтерская  и управленческая отчетность при  этом составляются на основе одной  и той же первичной информации.