Внутренний контроль

      В течение отчетного года в учреждении должна проводиться единая учетная  политика отражения хозяйственных операций и оценки имущества. Изменение учетной политики по сравнению с предыдущим годом должно быть аргументировано в годовой бухгалтерской отчетности. Важно обеспечить в учете правильность отнесения доходов и расходов к соответствующим отчетным периодам.

      Бухгалтерский учет должен систематически контролировать исполнение смет, состояние расчетов с дебиторами и кредиторами, сохранность денежных средств и товарно-материальных ценностей.

      Руководитель  учреждения обязан создать необходимые  условия для правильной организации  бухгалтерского учета, обеспечить неукоснительное  выполнение всеми структурными подразделениями  и службами, работниками учреждения требований главного бухгалтера в части порядка оформления и сдачи в бухгалтерию необходимых документов.

      Главный бухгалтер учреждения, централизованной бухгалтерии назначается или освобождается от должности руководителем учреждения и непосредственно ему подчиняется. Он обеспечивает контроль и отражение на  счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых учреждением хозяйственных операций, составление в установленные сроки бухгалтерской отчетности; подписывает совместно с руководителем учреждения документы по финансово-расчетным операциям, а также документы, служащие основанием для выдачи товарно-материальных ценностей. Указанные документы без подписи главного бухгалтера считаются недействительными и не могут быть приняты к исполнению. Если работники учреждения передают главному бухгалтеру для исполнения документы по операциям, противоречащим законодательству и нарушающим финансовую и налоговую дисциплину, то главный бухгалтер обязан письменно сообщить об этом руководителю учреждения. При получении от руководителя письменного распоряжения об исполнении указанных документов главный бухгалтер выполняет его. В этом случае вся полнота ответственности за совершение незаконных операций возлагается на руководителя учреждения.

      Главный бухгалтер визирует заявления, приказы  о назначении на работу и перемещение материально-ответственных лиц (кассиров, кладовщиков).

      При увольнении главный бухгалтер учреждения обязан передать дела по акту вновь  назначенному главному бухгалтеру. Если кандидат на должность еще не подобран, то дела передаются работнику учреждения, назначенному для этого приказом руководителя учреждения.

      В процессе сдачи-приемки дел проводится проверка состояния бухгалтерского учета и достоверности отчетных данных, наличия бухгалтерских документов и регистров, а также наличие дел в архиве.

2. Осуществление контроля  системы внутреннего  контроля организации

      На  любой стадии процесса управления неизбежны  отклонения фактического состояния  объекта управления от планируемого. Для своевременной информации о качестве и содержании таких отклонений  необходим внутренний контроль.

      Внутренний контроль организации — это осуществление субъектами организации таких действий, как:

      а) определение фактического состояния организации (объекта контроля);

      б) сравнение фактических данных с  планируемыми;

      в) оценка выявляемых отклонений и степени  их влияния на аспекты функционирования организации;

      г) выявление причин зафиксированных  отклонений.

      Цель  внутреннего контроля — информационное обеспечение системы управления для получения возможности принятия эффективных решений.

      Особенность внутреннего контроля — в его двойственной роли в процессе управления организацией. В результате глубокой интеграции контроля и других элементов процесса управления на практике невозможно определить круг деятельности для работника таким образом, чтобы он относился только к какому-либо одному элементу управления без его взаимосвязи и взаимодействия с контролем. Любая управленческая функция обязательно интегрирована с контрольной. Поэтому теоретически рассматривая каждую стадию как отдельный элемент процесса управления, можно допустить, что элемент контроля присутствует на каждой стадии. Для оптимального хода любой из стадий процесса управления над каждой из них необходим контроль.

      На  стадии планирования реализуются следующие  контрольные функции:

      оценка  рациональности возможных вариантов  плановых решений;

      соответствие  плановых решений принятым установкам и намеченным ориентирам, а также  общей стратегии.

      Для обеспечения рациональности и адекватности окружающим условиям самого курса действий и общей стратегии, для обеспечения соответствия управленческих решений  самой возможности их успешной реализации (с точки зрения потенциалов организации) также необходим контроль. Если в стадию планирования не «включить» элемент контроля, ошибочность планирования в лучшем случае проявится на стадии организации и регулирования.

      На  стадиях организации и регулирования  реализации управленческих решений  необходим контроль правильности хода реализации принятых плановых решений  для достижения необходимых результатов. Необходимо контролировать и рациональность осуществления  организации и регулирования принятых решений.

      На  стадии учета должен быть обеспечен  контроль за:

      1) наличием и движением имущества; 

      2) рациональным использованием производственных  ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

      3) состоянием выданных и полученных  обязательств;

      4) целесообразностью и законностью  хозяйственных операций организации,  и т.д.

      Данные  учета служат информационной базой  для контроля. C другой стороны, необходим контроль качества самого учета.

      На  стадии анализа осуществляется оценка информации о результатах выполнения управленческих решений на основе ее разложения на различные составляющие и их соотнесения между собой. Контроль и анализ глубоко интегрированны. Данные контроля часто являются основой для проведения анализа. На стадии анализа реализуются и контрольные функции, например контроль уровня обеспеченности запасов и затрат источниками формирования. Методы  анализа, используемые на стадиях осуществления контрольной деятельности, оценивают степень приближения фактических результатов к конечному пункту какой-либо управленческой программы независимо от того, изложена она в общих или конкретных выражениях. Контроль качества проведения анализа — необходимый этап при оценке информации относительно результатов выполнения управленческих решений.

      Таким образом, внутренний контроль организации  является:

      1) неотьемлемым элементом каждой  стадии процесса управления;

      2) «обособленной» стадией, обеспечивающей информационную прозрачность на предмет качества хода процесса управления на всех других стадиях.

      Функция контроля глубоко интегрированна с  другими функциями управления. Вместе с тем существует информационная интеграция внутри функции контроля. Интеграция контроля и  других функций на одном уровне управления — это горизонтальная интеграция, а информационная интеграция функций контроля на разных уровнях управления (контроль на уровне рабочего места, бригады, участка, цеха, организации) — это вертикальная интеграция.

      В результате интеграции по горизонтали  достигается согласование  отдельных элементов управления с целью решения какой-либо управленческой проблемы или достижения какой-либо цели управления. При вертикальной же интеграции  функция контроля реализуется на разных уровнях управления, но на базе одной и той же информации, подвергаемой агрегированию (укрупнению). Вертикальная интеграция необходима для контроля со стороны вышестоящего звена (системы) управления.

3. Оценка систем  бухгалтерского учета и внутреннего контроля организации

      Ключевое  условие успешного функционирования системы внутреннего контроля организации  — это соблюдение принципов эффективности  — основных правил, охватывающих контрольную  деятельность в целом.

      Принцип ответственности гласит:  каждый субъект внутреннего контроля, работающий в организации, за ненадлежащее выполнение контрольных функций должен нести экономическую, административную и дисциплинарную ответственность. Ответственность должна быть формально установлена за выполнение каждой контрольной функции, ясно очерченной и формально закрепленной за конкретным субъектом. В противном случае  субъект не будет в должной мере осуществлять контроль.

Таблица 1

Классификация внутреннего контроля

      Принцип сбалансированности, неразрывно связанный  с предыдущим,  означает: субъекту нельзя предписывать контрольные функции, необеспеченные средствами для их выполнения; не должно быть средств, несвязанных той или иной функцией. При определении обязанностей субъекта контроля должен быть предписан соответствующий объем прав и возможностей и наоборот.

      Принцип своевременного сообщения об отклонениях  гласит:  информация об отклонениях должна быть представлена лицам, уполномоченным принимать решения по соответствующим отклонениям, в максимально короткие сроки. Если сообщение запаздывает, нежелательные последствия отклонений усугубляются; объект переходит  уже в другое состояние (действие), что лишает смысла сам проведенный контроль. При предварительном контроле несвоевременное сообщение о возможности возникновения отклонений также лишает смысла проведенный контроль.

      Принцип интеграции гласит: любой элемент  управления не может существовать обособленно. Контроль необходимо рассматривать  в корреляции с другими элементами в едином контуре процесса управления. При решении задач, связанных с контролем, должны создаваться надлежащие условия для тесного взаимодействия работников различных функциональных направлений.

      Принцип соответствия контролирующей и контролируемой систем гласит: степень сложности системы внутреннего контроля должна соответствовать степени сложности подконтрольной системы. Успешно справиться с разнообразием в подконтрольной системе может только такое контролирующее устройство, которое само достаточно разнообразно. Необходимо, чтобы адекватность достигалась в главном, в принципиальном, чтобы звенья системы внутреннего контроля могли гибко настраиваться на изменения соответственных звеньев системы объектов внутреннего контроля организации.

      Принцип постоянства гласит:  постоянное адекватное функционирование системы внутреннего контроля позволит вовремя предупреждать о возможности возникновения отклонений и своевременно  их выявлять.

      Принцип комплексности гласит:   объекты различного типа должны быть охвачены адекватным контролем; нельзя добиться общей эффективности, сосредоточив контроль только над относительно узким кругом объектов.

      Принцип согласованности пропускных способностей различных звеньев системы внутреннего  контроля гласит:  в различных сопряженных звеньях системы внутреннего контроля должно обеспечиваться согласование передачи данных. Смысл быстродействия компьютерной программы, контролирующей отпуск товаров на предмет соблюдения лимита, теряется, если «узким местом» оказывается скорость обмена информацией между отделом сбыта (коммерческим) и бухгалтерией, или ввод данных вручную сотрудником, не имеющим должной подготовки.