Удержания из заработной платы: их виды и учет

1 Удержания  из заработной платы работника  как объект бухгалтерского учета

1.1 Понятие  и виды удержаний из заработной  платы 

     Заработная  плата работника является результатом  арифметического действия: суммы  оплаты труда, исчисленные согласно условиям трудового договора, установленных в организации в рамках Положения об оплате труда, Положения о премировании и прочих внутренних документов организации, именуемых в статье 8 ТК РФ локальными нормативными актами, уменьшаются на сумму удержаний. Поэтому работник заинтересован в том, чтобы размер удержаний был как можно меньше или причины для удержания отсутствовали вовсе.

     Удержание из заработной платы работника - это  неперечисление (невыдача) части заработной платы, причитающейся работнику, в  обеспечение требований к этому работнику либо со стороны работодателя, либо со стороны третьих лиц, осуществляемое в случаях, размерах и порядке, установленных ТК РФ и иными федеральными законами [35].

     Удержания из оплаты труда работников организации  подразделяются на обязательные удержания, удержания по инициативе работодателя и удержания по инициативе работника.

     К числу обязательных удержаний относятся:

• удержания налога на доходы физических лиц (далее - НДФЛ);
• удержания по исполнительным документам;
• удержания по вступившему в законную силу приговору суда.

   Такие удержания денежных сумм из дохода работника осуществляются без издания  приказа руководителя об удержании  и без согласия работника.

   Удержания по инициативе работодателя осуществляются на основании приказа (распоряжения) руководителя организации с указанием причин удержаний, с которыми должно быть ознакомлено под расписку лицо, с доходов которого производятся удержания. Они могут производиться:

• для возмещения причиненного организации материального ущерба;
• для погашения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы, а также неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой;
• для возврата своевременно не возвращенных подотчетных сумм,
• для возврата также сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда, а также в связи с неправомерными действиями работника, установленными судом;
• для возврата сумм за неотработанные дни отпуска при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск.

   К числу удержаний по инициативе работника, в частности, можно отнести:

• удержания профсоюзных и страховых взносов;
• удержания по предоставленным кредитам и займам;
• удержания стоимости товаров, выполненных (оказанных) работодателем работ (услуг);
• удержания в пользу физических и юридических лиц на основании письменного заявления работника.

   Удержания по инициативе работника работодатель должен производить и перечислять лицам и в сроки, указанные в письменном заявлении работника. По заявлению работника могут удерживаться суммы квартплаты, расходов по коммунальным услугам и по содержанию детей в дошкольных учреждениях, благотворительные взносы и другие платежи.

   Таким образом, приведенное деление позволяет  классифицировать удержания по соответствующим  видам, в зависимости от инициатора "вычета" из заработной платы. Но вне зависимости от вида удержаний  они осуществляются только работодателем, т.к. именно работодатель начисляет и выплачивает заработную плату работнику. 

1.2 Законодательное регулирование  удержаний из заработной платы 

     Законодатель  устанавливает правила охраны заработной платы от удержаний, которые может осуществить работодатель, на уровне Федерального законодательства.

       Законодатель предоставляет работодателю  право на удержание из заработной платы только в случаях, указанных в ТК РФ и иных федеральных законах (например, НК РФ), одновременно ограничивая размеры удержаний (ст.138 ТК). Указанные удержания можно проводить по инициативе работодателя  для погашения задолженности.

      В ст.130 ТК устанавливается государственная  гарантия на ограничения перечня оснований и размеров удержаний из заработной платы по распоряжению работодателя, а также в обязательных случаях (например, при налогообложении доходов от заработной платы).

       К иным случаям удержаний из  заработной платы, предусмотренных  в других федеральных законах,  можно отнести, например, налоговые вычеты. В соответствии с ч.1 ст.224 Налогового Кодекса для работника налоговая ставка предусмотрена в размере 13%, если иное не предусмотрено в НК.

      Статьей 208 НК предусмотрены подпадающие  под налогообложение доходы физического лица от источников в Российской Федерации, а в ст.217 НК указываются доходы, освобожденные от налогообложения.

      Кроме налоговых удержаний обязательны  другие удержания в порядке, предусмотренном федеральным законодательством. Например, из заработной платы удерживают штрафы за нарушения налогового или административного законодательства, алименты на несовершеннолетних детей, производят удержания по исполнительным документам и т.д.

      При наличии письменного заявления  работника работодатель обязан ежемесячно бесплатно перечислять на счет профсоюзной организации членские профсоюзные взносы из заработной платы работника. Порядок перечисления должен быть определен в коллективном договоре. Работодатель не имеет права задерживать перечисление указанных средств (ч.5 ст.137 ТК).

       По соглашению работодателя и  работника возможно удержание  из заработной платы платежей по добровольному пенсионному, медицинскому, имущественному и т.д. страхованию, в связи с выполнением обязательств по кредитам, займам и т.д.

        Часть 2 ст.137 ТК устанавливает  случаи, когда необходимо компенсировать потери работодателю: для возмещения неотработанного аванса, выданного в счет заработной платы, командировки или при переводе в другую местность.

       Работодатель имеет право удержать из заработной платы суммы, излишне выплаченные вследствие счетной ошибки, или если юрисдикционный орган признает вину работника в невыполнении норм труда (ч.3 ст.155 ТК) или простое (ч.3 ст.157 ТК). В соответствии со ст.248 ТК работодатель имеет право удерживать с работника суммы за причиненный по его вине ущерб в размере, не превышающем среднемесячного заработка. При расторжении трудового договора до окончания того рабочего года, в счет которого работник получил ежегодный оплачиваемый отпуск (как основной, так и дополнительный), работодатель имеет право удержать часть заработной платы за неотработанные дни отпуска.

       В ч.4 ст.137 ТК устанавливаются  правила возврата излишне выплаченной заработной платы работника. Работодатель не имеет права удерживать излишне выплаченную заработную плату (по любой причине, включая неправильное применение нормативных правовых актов).

       В рамках ст.137 ТК не решен  вопрос о порядке расчета с  работником при отзыве работника из отпуска по инициативе работодателя.

   Таким образом, при производстве удержаний  из заработной платы работника работодатель должен придерживаться норм действующего федерального законодательства, включая  правила об ответственности за незаконные удержания.

1.3 Документальное оформление операций по удержаниям из заработной платы 

     Производимые  работодателем удержания должны оформляться надлежащим образом. Они  должны отражаться в издаваемых приказах (распоряжениях) работодателя, рассчитываться в строго установленной последовательности и учитываться в регистрах бухгалтерского и налогового учета.

     Для производства обязательных удержаний  издания приказа не требуется, так  как основанием для этого являются положения главы 23 НК РФ, а также  соответствующие исполнительные документы, поступившие в организацию и обязательные для реализации.

     Ст.230 Налогового кодекса обязывает налоговых  агентов по НДФЛ вести персональный учет доходов, выплаченных каждому  физическому лицу-налогоплательщику. Для такого учета предназначена  налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц по форме 1-НДФЛ. Форма 1-НДФЛ и порядок ее заполнения утверждены приказом МНС России от 31.10 2003 г. N БГ-3-04/583 [14]. В ней в течение года накапливают данные о доходах и удержанном НДФЛ. Карточки ведут на всех работников: штатных, нештатных, временных, сезонных, а также лиц, выполняющих работы по договорам гражданско-правового характера, получающих авторский гонорар. Они заполняются на основе данных лицевых счетов работников, расчетно-платежных ведомостей, первичных документов и обеспечивают информацией для целей налогообложения.

     По  итогам года работодатель должен отчитаться в налоговой инспекции по удержанному  и уплаченному налогу с доходов  физических лиц по каждому работнику. Для этого нужно сдать справки по форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 13.10.2006 г. N САЭ-3-04/706 [13].

     Полученные  организациями исполнительные документы  регистрируются и не позднее следующего дня после их поступления передаются в бухгалтерию под расписку ответственному лицу, которое назначается приказом руководителя организации. В бухгалтерии они регистрируются в специальном журнале (картотеке) и далее хранятся как бланки строгой отчетности. Форму такого журнала организация вправе разработать самостоятельно, при этом возможность ее применения должна быть предусмотрена учетной политикой.

     Перед осуществлением удержания, производимого  по инициативе работодателя, составляется документ, подтверждающий наличие основания для данного удержания - счетной ошибки, наличия причиненного работодателю ущерба, факта выдачи неотработанного аванса и т.п. Так, о выявлении счетной ошибки свидетельствует докладная записка главного бухгалтера на имя генерального директора. Решение работодателя оформляется в виде резолюции на данной докладной записке или изданным на ее основании распоряжением .

     При выдаче и оформлении подотчетных  сумм руководствуются положениями  Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 г. N 40 [31].

     Для каждого командируемого работника  формируется служебное задание  для направления в командировку и отчет о его выполнении, которое  утверждается руководителем организации. После утверждения служебное задание передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.

     По  истечении срока, на который были выданы денежные средства, подотчетное  лицо обязано не позднее трех рабочих  дней представить в бухгалтерию организации авансовый отчет о произведенных расходах по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 г. N 55 [24]. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, которое является документом, удостоверяющим фактическое время пребывания в командировке.

     Сумма подотчетных средств, не возвращенная работником в установленный срок, может удерживаться из его заработной платы.

     В случае принятия работодателем решения  о выдаче работнику займа, работник составляет в письменной форме обязательство о его возврате. На основе приказа руководителя организации о выдаче денежных средств работнику открывается карточка аналитического учета, обобщающая информацию о состоянии расчетов с заемщиком.

     Для обобщения данных о произведенных удержаниях по каждому работнику, цеху, отделу и организации в целом, а также о состоянии расчетов по заработной плате бухгалтерия ведет учетные регистры, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. N 1 [19].

     Лицевой счет открывается по каждому работнику на год на основе приказа о приеме на работу. При внесении в лицевые счета информации об удержаниях используются такие первичные документы, как листки о простое, табели учета рабочего времени, решения судебных органов на удержания по исполнительным листам, заявления работников о перечислениях из заработной платы, налоговые карточки по учету доходов и НДФЛ.

     На  основании данных лицевых счетов заполняются расчетная (форма N Т-51), платежная (форма N Т-53) или расчетно-платежная ведомости (форма N Т-49). Расчетная и платежная ведомости применяются в крупных организациях. В небольших организациях рекомендуется формировать расчетно-платежную ведомость, где отражаются все суммы основной и дополнительной заработной платы и суммы удержаний из неё.